PORTARIA Nº 396, DE 1º DE JUNHO DE 2023
Institui o Sistema de Protocolo Eletrônico (e-Protocolo) no âmbito dos órgãos e entidades do Governo do Distrito Federal.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo inciso III do parágrafo único do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal e tendo em vista o que dispõe o inciso XIV do artigo 3º da Lei Orgânica do Distrito Federal, a Lei nº 2.834, de 7 de dezembro de 2001, a Lei nº 7.229, de 25 de janeiro de 2023, o Decreto nº 37.335, de 13 de maio de 2016, o Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015 e o Decreto nº 42.070, de 5 de maio de 2021, resolve:
Art. 1º Fica instituído o Sistema de Protocolo Eletrônico (e-Protocolo) no âmbito dos órgãos e entidades do Governo do Distrito Federal (GDF).
Parágrafo único. Ao usuário é facultado protocolar documentos eletrônicos e digitais por meio do e-Protocolo.
Art. 2º O e-Protocolo constitui plataforma digital, desenvolvida, disponibilizada, gerenciada e mantida pela Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Administração do Distrito Federal (SEPLAD) e será disponibilizado nas páginas iniciais dos portais institucionais dos órgãos ou entidades na internet, contendo informações e orientações sobre seu funcionamento.
Art. 3º São objetivos do e-Protocolo:
I - possibilitar ao usuário do serviço público o envio eletrônico de documentos para os órgãos e entidades do GDF sem a necessidade de comparecer presencialmente ou arcar com despesas de envio postal;
II - simplificar o acesso do usuário às instâncias administrativas, por meio da racionalização processual;
III - promover a transparência do processo administrativo eletrônico distrital;
IV - aplicar soluções tecnológicas que visem atendimento ágil, transparente, seguro e gratuito aos usuários.
Art. 4º O e-Protocolo estará disponível 24 horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de restrição técnica.
§ 1º Considera-se restrição técnica a interrupção de acesso ao e-Protocolo nos portais dos órgãos e entidades do GDF decorrente de falha no serviço ou suspensão programada para atualizações e manutenção.
§ 2º Não é considerada restrição técnica a impossibilidade de acesso ao e-Protocolo nos portais dos órgãos e entidades do GDF decorrente de falhas na rede de comunicação, no acesso ao provedor de internet e na configuração do computador utilizado pelo usuário.
Art. 5º O e-Protocolo não substitui:
I - Sistemas de atividade-fim utilizados pelos órgãos e entidades do GDF para a abertura e atendimento de demandas que lhe são próprias;
II - Sistema de Peticionamento Eletrônico do GDF (SISPE) ou outro sistema de peticionamento, em tipos de processos específicos;
III - Serviço de Informações ao Cidadão (SIC).
Art. 6º São usuários do e-Protocolo:
I - a pessoa física em nome próprio ou seu representante legal;
II - a pessoa jurídica de direito privado, por meio do seu representante legal;
III - os órgãos ou as entidades de outras esferas públicas, por meio dos seus representantes.
Art. 7º O usuário do e-Protocolo deve possuir conta única de acesso ao gov.br.
Art. 8º É assegurado ao usuário do e-Protocolo o atendimento prioritário nos casos previstos em lei.
Art. 9º O usuário do e-Protocolo tem como responsabilidade:
I - o sigilo de sua senha de acesso ao gov.br, não podendo alegar o uso indevido;
II - a inserção de documentos eletrônicos e digitais no formato e no tamanho dos arquivos, conforme os requisitos estabelecidos pelo e-Protocolo em manuais de orientação;
III - a conservação de original, em papel, de documento digitalizado ou enviado por meio do e-Protocolo, até que decaia o direito do GDF rever os atos praticados no processo;
IV - a garantia do teor e da integridade do documento digitalizado apresentado no e-Protocolo, respondendo nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes;
V - a verificação regular do e-Protocolo e da pesquisa pública para acompanhamento do status do requerimento e do trâmite do processo cadastrado no SEI-GDF;
VI - a complementação de informações, quando solicitada;
VII - a verificação das condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas.
Art. 10. A demanda apresentada no e-Protocolo será gerenciada pela Unidade Protocolizadora de cada órgão ou entidade do GDF.
Parágrafo único. As permissões de acesso no e-Protocolo serão concedidas pela SEPLAD às Unidades Protocolizadoras.
Art. 11. O gestor da Unidade Protocolizadora que utilizar o e-Protocolo indevidamente poderá responder administrativa, civil e penalmente por ato ou fato que caracterize o uso indevido da ferramenta ou que transgrida as normas de segurança instituídas.
Art. 12. O documento enviado pelo e-Protocolo deverá ser recebido e registrado pela Unidade Protocolizadora, no prazo máximo de 24 horas, contado da protocolização pelo usuário, salvo quando esta ocorrer fora do horário de expediente do órgão ou entidade, às sextas-feiras, em véspera de feriados, em caso de ponto facultativo, ou caso haja restrição técnica, devidamente fundamentada e comunicada, tanto no e-Protocolo quanto no Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF).
Art. 13. O documento enviado deve estar completo, legível, compreensível, com orientação adequada (retrato ou paisagem), em formato PDF, sem folhas em branco e sem proteção de senha ou outra situação que impossibilite seu reconhecimento e processamento.
Art. 14. O documento enviado pelo e-Protocolo poderá ser nato digital ou digitalizado, inclusive com o uso de assinatura eletrônica.
Art. 15. O documento encaminhado no e-Protocolo será conferido pela Unidade Protocolizadora e poderá ser considerado apto ou devolvido ao usuário para sanar pendência encontrada. Pode ser considerado, ainda, não apto.
Parágrafo único. É vedada a devolução imotivada do documento devendo o usuário ser orientado sobre quais procedimentos adotar.
Art. 16. O e-Protocolo garantirá a emissão do comprovante do envio do documento, bem como o Número Único de Protocolo (NUP) do processo administrativo eletrônico no qual foi incluído.
Art. 17. O documento protocolado no e-Protocolo será analisado tecnicamente pelas áreas competentes pela matéria nele tratada, que poderão solicitar complementação, correção ou reapresentação, quando necessários.
Art. 18. Será considerado pendente:
I - o documento que estiver ilegível, incompreensível, protegido por senha ou outra situação que impossibilite seu reconhecimento e processamento;
II - o requerimento que não possua clara identificação do pedido e de seus fundamentos;
III - o requerimento que estiver faltando anexo citado como enviado;
IV - o requerimento que não apresentar equivalência entre os dados cadastrados para o envio do documento e os constantes em seu conteúdo.
Art. 19. Será considerado não apto o requerimento ou documento que:
I - seja encaminhado para órgão ou a entidade que não for competente para tratar da matéria;
II - apresente conteúdo injurioso, ameaçador, ofensivo à moral ou contrário à ordem pública e aos interesses do governo, neste caso, não se impede a apuração de responsabilidade administrativa, civil ou penal;
III - possua conteúdo não caracterizado como documento, solicitação ou requerimento, tais como jornais, revistas, livros e panfletos promocionais, salvo se for complemento do procedimento administrativo;
IV - se tratar de correspondência particular de servidor ou empregado público.
Art. 20. O documento com conteúdo sigiloso não será protocolado no e-Protocolo.
Parágrafo único. Para tratamento da documentação sigilosa, deverão ser observados os procedimentos estabelecidos na Lei nº 4.990, de 12 de dezembro de 2012, no Decreto nº 34.276, de 11 de abril de 2013 e nas demais legislações vigentes.
Art. 21. Os casos omissos serão dirimidos pela SEPLAD, que poderá expedir normas complementares para a execução desta Portaria e manuais ou Procedimentos Operacionais Padrão (POP) que identifiquem o procedimento a ser utilizado para o registro e acompanhamento das demandas do usuário, bem como para fins de operacionalização da plataforma pelas Unidades Protocolizadoras.
Art. 22. A SEPLAD definirá e divulgará cronograma de implantação do e-Protocolo nos órgãos e entidades do GDF.
Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 106, seção 1, 2 e 3 de 06/06/2023 p. 8, col. 1