INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01, DE 29 DE JUNHO DE 2021

Dispõe sobre a apresentação de tomadas de contas especiais no âmbito do Distrito Federal por meio do Sistema Informatizado de Contas (e-Contas).

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência que lhe confere o art. 16, L do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 296, de 15 de setembro de 2016, tendo em vista o decidido pelo egrégio Plenário no Processo nº 00600-00004273/2021-98-e, na Sessão Extraordinária nº 97, realizada em 16 de junho de 2021, e

Considerando que compete ao Tribunal julgar as contas daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte dano ao patrimônio público, nos termos do art. 71, II, c/c art. 75 da Constituição Federal, do art. 78, II da Lei Orgânica do Distrito Federal e do art. 1º, II da Lei Orgânica desta Corte de Contas;

Considerando que, no âmbito de sua competência e jurisdição, assiste ao Tribunal o poder regulamentar conferido pelo art. 3º da Lei Complementar nº 1, de 9 de maio de 1994, podendo, em consequência, expedir atos e instruções sobre a matéria visando simplificar a formalização, o trâmite e o julgamento das tomadas de contas especiais, obrigando o seu cumprimento;

Considerando o desenvolvimento do Sistema Informatizado de Contas (e-Contas); Resolve expedir a seguinte INSTRUÇÃO NORMATIVA:

Art. 1º A dispensa, a instauração e o processamento da tomada de conta especial serão registrados e controlados no Sistema Eletrônico de Contas (e-Contas).

§ 1º Os prazos fixados pelo Tribunal serão controlados no sistema e-Contas, inclusive suas eventuais suspensões e prorrogações.

§ 2º O registro da tomada de contas especial compete:

I – à autoridade administrativa competente, ou ao servidor designado, quando houver a dispensa de instauração;

II – à Comissão Tomadora e ao Controle Interno, em relação aos eventos apuratórios de que participarem, às diligências que determinarem e aos documentos que emitirem.

§ 3º O preenchimento das informações previstas no parágrafo anterior deve ser realizado pelos órgãos e entidades da administração pública, no prazo de 5 (cinco) dias contados da instauração ou sua dispensa, da conclusão dos eventos ocorridos ou das etapas finalizadas.

Art. 2º Na dispensa de instauração e na tomada de conta especial com valor inferior ao fixado na Portaria nº 307, de 9 de junho de 2015, deverão ser registradas as seguintes informações no sistema e-Contas, entre outras:

I – número do processo SEI-GDF;

II – identificação do responsável, se houver;

III – identificação do objeto, data ou período da ocorrência;

IV – valor real, estimado ou apurado do débito;

V – data e forma da reparação do dano (reposição, ressarcimento, recuperação ou reaparecimento), ou a justificativa da não regularização da situação e da não recuperação do prejuízo;

VI – valor recolhido e critério de atualização, no caso de ressarcimento;

VII – indicação dos documentos comprobatórios da reparação do dano e regularização patrimonial;

VIII – as contas anuais eventualmente impactadas pela tomada de contas especial instaurada com valor inferior ao especificado no caput. Art. 3º A apresentação da tomada de conta especial com valor superior ao fixado na Portaria nº 307/2015 será realizada no sistema e-Contas, devendo ser registrados os seguintes elementos, entre outros:

I – ato de instauração publicado no Diário Oficial do Distrito Federal – DODF, em que conste no mínimo a identificação dos membros designados, o número do processo SEI-GDF, o valor do dano efetivo ou presumido, o órgão a que se refere e a descrição sintética do objeto de apuração;

II – termos originais dos depoimentos colhidos, assinados pelos depoentes e integrantes da comissão tomadora, se for o caso;

III – conjunto probatório, contendo os elementos de convicção que amparam a quantificação do dano e a identificação dos responsáveis ou a prestação de contas, se for o caso;

IV – demonstrativo financeiro do débito em apuração, indicando a memória de cálculo, a data da ocorrência do fato e os valores original e atualizado;

V – termo de notificação de responsáveis para apresentação de defesa prévia, se for o caso;

VI – relatórios prévio e final, contendo a análise do conjunto probatório;

VII – Matriz de Responsabilização, na forma do Manual de Auditoria e Demais Fiscalizações deste Tribunal;

VIII – demonstrativo do registro dos fatos contábeis e patrimoniais pertinentes;

IX – Relatório e Certificado de Auditoria emitidos pelo Controle Interno;

X – expediente de manifestação da autoridade administrativa competente, na forma do art. 51 da Lei Complementar n° 1/1994;

XI – as contas anuais eventualmente impactadas pela tomada de contas especial instaurada.

§ 1º O relatório prévio individualizará a conduta dos responsáveis, estabelecerá o nexo de causalidade, definirá o valor original e atualizado do dano e fixará prazo para apresentação da defesa prévia, ressarcimento ou regularização.

§ 2º Se as apurações conduzirem à conclusão de ausência de prejuízo ou de impossibilidade de identificação dos responsáveis ou de quantificação do dano, são dispensadas as peças referentes aos incisos IV, V e VII, lavrando-se apenas o relatório final com os elementos de convicção que fundamentaram esse desfecho.

§ 3º Referindo-se a tomada de contas especial de recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição, constarão também do respectivo processo os seguintes elementos:

I – cópia dos termos de ajuste ou dos instrumentos de concessão e respectivos planos de trabalho;

II – cópia da nota de empenho, ordem bancária e demais documentos que subsidiaram a liquidação da despesa, quando for o caso;

III – prova de que a autoridade administrativa competente exerceu tempestivamente a fiscalização;

IV – relatório da execução físico-financeira e prestação de contas, se for o caso;

V – as contas anuais eventualmente impactadas pela tomada de contas especial instaurada.

§ 4º A tomada de contas especial poderá ser devolvida ao órgão ou entidade se ausentes ou insuficientes os elementos acima indicados para saneamento e restituição ao Tribunal no prazo de até 30 (trinta) dias.

Art. 4º Os documentos eletrônicos cadastrados no sistema e-Contas devem ser assinados ou autenticados mediante login e senha do usuário.

Parágrafo único. Os órgãos ou entidades da administração pública e o Controle Interno deverão comunicar ao Tribunal, no prazo de até 30 (trinta) dias de sua identificação, as falhas ou problemas que comprometam a consistência dos dados ou inviabilizem a utilização das informações disponibilizadas no sistema e-Contas.

Art. 5º Os documentos originais cujo formato, tamanho ou conteúdo não puderem ser convertidos em arquivos digitais compatíveis com as características previstas no sistema e-Contas poderão ser fracionados e associados.

Art. 6º Os órgãos e entidades da administração pública deverão encaminhar a tomada de contas especial ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno, via sistema e-Contas, após adotarem as medidas de sua responsabilidade e disponibilizarem os elementos que lhes competem constituir, no prazo de até 30 (trinta) dias de sua identificação.

Art. 7º O Órgão Central do Sistema de Controle Interno procederá ao exame formal da documentação que for disponibilizada pelos órgãos e entidades da administração pública e, caso verifique alguma inconsistência, solicitará a sua retificação ao respectivo emitente, que deverá atendê-lo com prioridade, no prazo de até 30 (trinta) dias de sua identificação.

Art. 8º Os órgãos e entidades da administração pública deverão atender, no prazo de até 30 (trinta) dias, à retificação solicitada, com a inclusão de novos documentos, a desativação de documentos inconsistentes e/ou a comunicação da regularização ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno ou ao Tribunal por meio do sistema e-Contas.

Art. 9º O Órgão Central do Sistema de Controle Interno deverá disponibilizar a tomada de contas especial ao Tribunal, via sistema e-Contas, após a adoção das medidas de sua responsabilidade, no prazo de até 30 (trinta) dias de sua identificação.

§ 1º Em se tratando da Defensoria Pública do Distrito Federal, da Câmara Legislativa do Distrito Federal e do Tribunal de Contas do Distrito Federal, a disponibilização da tomada de contas especial será realizada pelas suas respectivas unidades de controle interno.

§ 2º A tomada de contas especial será considerada entregue ao Tribunal apenas quando organizada e apresentada com todos os elementos exigidos nesta Instrução Normativa.

§ 3º Se necessário para complementar a instrução processual, o titular da Secretaria de Contas deverá requisitar o respectivo processo de tomada de contas especial via barramento no Sistema Eletrônico de Informações – SEIGDF, fixando prazo não superior a 5 (cinco) dias, por meio da diligência saneadora prevista no art. 100, VII da Resolução nº 273, de 3 de julho de 2014.

Art. 10. A unidade técnica responsável pela análise da tomada de contas especial no Tribunal procederá ao exame preliminar da documentação disponibilizada e, caso verifique alguma inconsistência insanável, solicitará a sua retificação à Comissão Tomadora ou ao Controle Interno, por meio do sistema e-Contas, fixando prazo não superior a 30 (trinta) dias.

Art. 11. Verificada a suficiência e a consistência da documentação disponibilizada no sistema e-Contas, será autuado no Tribunal o respectivo processo de tomada de contas especial.

Art. 12. Os órgãos e entidades do Distrito Federal terão o prazo de 30 (trinta) dias, a contar da publicação desta Instrução Normativa, para cadastrar no sistema e-Contas as tomadas de contas especiais em tramitação.

Parágrafo único. O Tribunal disponibilizará acesso ao sistema e-Contas mediante prévio cadastramento de usuário, com perfis de acesso diferenciados e de acordo com o tipo de atividade a ser realizada.

Art. 13. A unidade técnica responsável pela análise da tomada de contas especial no Tribunal fica autorizada a devolver aos órgãos e entidades da administração pública, à Comissão Tomadora e ao Controle Interno os processos ou informações que vierem a ser encaminhados em desacordo com o estabelecido nesta Instrução Normativa.

Art. 14. O descumprimento dos prazos previstos nesta Instrução Normativa, sem justo motivo, poderá caracterizar grave infração à norma legal e sujeita a autoridade administrativa competente à multa prevista no art. 57, II da Lei Complementar nº 1/1994.

Art. 15. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

PAULO TADEU VALE DA SILVA

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 121, seção 1, 2 e 3 de 30/06/2021 p. 35, col. 2