PORTARIA Nº 13, DE 30 DE MARÇO DE 2022
O DIRETOR-PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições regimentais que lhe confere o artigo 7º do Regimento Interno aprovado pelo Decreto nº 39.381, de 10 de outubro de 2018, e tendo em vista a Lei Complementar nº 769, de 30 de junho de 2008, alterada pela Lei Complementar nº 932, de 03 de outubro de 2017, Considerando o que consta do processo 00413-00001368/2020-40, deliberado e aprovado pela Diretoria Executiva – DIREX, resolve:
Art. 1º Instituir a Política de Comunicação Institucional do IPREV-DF, com o objetivo de definir princípios e diretrizes que reforcem a comunicação institucional nos âmbitos interno e externo ao Instituto.
Parágrafo único. Compete à Unidade de Comunicação Social – UCS zelar pelo cumprimento das regras e diretrizes estabelecidas na Política de Comunicação Institucional do IPREV-DF.
Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I - ação de comunicação: ação realizada por intermédio ou sob supervisão da UCS que visa a comunicar assuntos de interesse institucional do IPREV por meio de ferramentas de comunicação como publicidade, promoção, relações com veículos de comunicação, eventos e comunicação digital;
II - campanha de comunicação de massa: conjunto articulado de esforços, ações, estratégias e produtos de comunicação planejados e executados com o objetivo de consolidar a imagem institucional, incentivar o desenvolvimento institucional ou prestar informações de utilidade pública a uma audiência ampla, dispersa e heterogênea;
III - campanha de comunicação dirigida: conjunto articulado de esforços, ações, estratégias e produtos de comunicação, planejados e desenvolvidos com o objetivo de consolidar a imagem institucional, incentivar o desenvolvimento motivacional ou prestar informações de interesse de públicos específicos;
IV - comunicação institucional: comunicação interna e externa voltada a questões relacionadas à gestão estratégica das relações públicas, à construção de imagem e à identidade da Instituto, tendo como objetivo consolidar e manter a imagem da instituição perante a sociedade, os beneficiários e demais órgãos de governo;
V - evento institucional: ação de comunicação que envolva, por exemplo, a viabilização de espaços físicos, de mobiliário, de equipamentos ou a remessa de convites, com a finalidade de formar, informar ou mobilizar públicos específicos, contribuindo para promoção da transparência e para a consolidação de uma imagem positiva das ações e das políticas institucionais do IPREV-DF;
VI - apoio institucional: apoio dado pelo Instituto a ações de comunicação ou a eventos de outras organizações públicas ou privadas visando ao fortalecimento da imagem do IPREV-DF;
VII - representação institucional: participação de servidor em ação de interesse institucional, na qualidade de representante do IPREV-DF, por razões de conveniência e oportunidade, expressando posicionamento oficial do Instituto;
VIII - marca do IPREV-DF: representação gráfica que identifica o Instituto, conforme estabelecido no Manual de Identidade Visual;
IX - porta-voz: servidor indicado pela UCS, após ouvida a respectiva área técnica, para emitir posicionamento institucional sobre assunto específico e representar o Instituto frente a veículos de comunicação, sendo seu dever portar-se com correção, clareza e em conformidade com a regulamentação vigente;
X - públicos de interesse: público interno ou externo com os quais o Instituto se relaciona e que ofereçam potencial impacto à atuação da instituição; e
XI - identidade estratégica: corresponde à Missão, à Visão e aos Valores da instituição.
Art. 3º As ações de comunicação institucionais obedecerão aos seguintes princípios:
I - suporte à transparência das ações do IPREV-DF;
II - zelo à imagem institucional;
III - promoção das ações do Instituto voltadas ao cumprimento da sua Missão institucional;
IV - apoio à valorização da cultura organizacional;
V - alinhamento da comunicação institucional aos objetivos estratégicos do Instituto;
VI - disseminação de informações fidedignas, tempestivas e pertinentes;
VII - utilização dos canais de comunicação adequados em consonância com os procedimentos e normas vigentes; e
VIII - adoção de uma comunicação institucional integrada e alinhada às inovações tecnológicas das ferramentas e canais de comunicação.
Art. 4º São diretrizes para a comunicação institucional:
I - promoção e execução de ações de comunicação institucional em alinhamento aos processos organizacionais e aos objetivos estratégicos do Instituto;
II - divulgação das ações do IPREV-DF, respeitando os princípios da transparência, da legalidade, da impessoalidade, da publicidade e da moralidade;
III - constante aprimoramento e atualização dos canais de comunicação digital do IPREV-DF;
IV - fortalecimento da imagem institucional do Instituto, interna e externamente;
V - promoção e consolidação de uma cultura organizacional em sintonia com a identidade estratégica do Instituto;
VI - unidade de discurso no âmbito da comunicação institucional;
VII - reforço e valorização da gestão da comunicação institucional no Instituto;
VIII - acesso tempestivo, periódico e transparente às informações oriundas do Instituto, preservando sua veracidade e sua pertinência;
IX - estímulo à participação de todos os servidores e colaboradores nas ações de comunicação institucional em âmbito interno e externo; e
X - difusão de conteúdos claros e acessíveis para todos os públicos de interesse do Instituto e para a sociedade em geral.
Art. 5º O Plano de Comunicação Institucional estabelece e consolida ações de comunicação do Instituto nos âmbitos interno e externo, considerando o planejamento estratégico do IPREV-DF e, ainda, análise de contextos, objetivos, produtos, públicos de interesse, canais, recursos e cronograma.
§ 1º O Plano de Comunicação Institucional deverá ser aprovado pela Diretoria Executiva – DIREX e terá vigência mínima de 1 (um) ano.
§ 2º É responsabilidade da UCS zelar pelo cumprimento e alinhamento das ações de comunicação com o estabelecido no Plano de Comunicação Institucional vigente.
Art. 6º No âmbito da comunicação institucional do IPREV-DF, cabe à Diretoria Executiva – DIREX:
I - aprovar o Plano de Comunicação Institucional da IPREV-DF;
II - aprovar o posicionamento institucional do IPREV-DF em situações apresentadas pela UCS, considerando a repercussão, complexidade e relevância do conteúdo a ser comunicado; e
III - apreciar o planejamento de campanhas de comunicação de massa elaborado pela UCS.
Parágrafo único. Compete ao Diretor-Presidente aprovar os porta-vozes indicados pela UCS e também as ações de representação e apoio institucional não previstas no Plano de Comunicação Institucional.
Art. 7º Cabe ao Diretor-Presidente a avaliação da pertinência das ações de apoio e representação institucional solicitadas pelo público externo e não previstas no Plano de Comunicação Institucional do IPREV-DF, bem como seu encaminhamento para aprovação pela DIREX, após manifestação, se necessária, de outras Unidades Organizacionais relacionadas ao pedido de apoio ou representação.
§ 1º A Assessoria Especial – AESP comunicará ao demandante de representação institucional não constante do Plano de Comunicação Institucional a decisão do Diretor-Presidente quanto ao atendimento do pleito.
§ 2º Nas hipóteses de solicitação de apoio institucional, a UCS deverá emitir parecer técnico em que avalie o formato do evento e a viabilidade de sua concretização e responderá ao demandante sobre o pleito.
Art. 8º Cabe à Diretoria de Governança, Projetos e Compliance – DIGOV coordenar os casos de apoio e representação institucionais em âmbito internacional.
I - assessorar a execução de ações de comunicação desenvolvidas pelas Unidades Organizacionais no intuito de evitar ou reparar o uso da marca do IPREV-DF quando em desconformidade com o estabelecido no Manual de Identidade Visual, em casos em que ocorra a ciência da UCS;
II - submeter à apreciação da Diretor-Presidente o planejamento de todas as campanhas de comunicação de massa realizadas pelo IPREV-DF;
III - orientar, apoiar e interagir com as Unidades Organizacionais em suas demandas de comunicação e em assuntos que impactem a imagem do Instituto;
IV - coordenar a divulgação de informações direcionadas ao público interno e externo;
V - coordenar as ações de comunicação para o enfrentamento de crises, considerando o disposto na Portaria nº 38, de 17 de setembro de 2020;
VI - analisar a pertinência da divulgação de materiais de comunicação de terceiros nas dependências do Instituto;
VII - interagir com a DIREX, fornecendo as informações necessárias à análise das solicitações de apoio ou representação institucional recebidas de público externo e não previstas no Plano de Comunicação Institucional do IPREV-DF;
VIII - executar as ações de comunicação solicitadas pela DIREX para o apoio ou representação institucional aprovados;
IX - organizar entrevistas, individuais ou coletivas, e promover outras ações com os profissionais e veículos de imprensa;
X - submeter à aprovação do Diretor-Presidente a indicação de porta-vozes de acordo com a estratégia de comunicação; e
XI - realizar periodicamente pesquisas de opinião junto aos públicos de interesse do IPREV-DF, considerando os recursos e meios disponíveis, com vistas a mensurar os resultados obtidos pelas ações de comunicação do Instituto.
I - coordenar a divulgação de atos resultantes dos Órgãos Colegiados ; e
II - realizar publicidade legal por meio de Boletim de Pessoal e Serviço ou do Diário Oficial do Distrito Federal.
Art. 11. Cabe às Unidades Organizacionais – UORGs:
I - interagir com seus públicos de interesse, observando os princípios e as diretrizes desta Política de Comunicação e em consonância com as normas e procedimentos vigentes, sendo vedadas ações de comunicação dirigida sem conhecimento prévio da UCS;
III - coordenar, antecipadamente com a UCS, o tratamento adequado de comunicação acerca de processos que possam impactar a imagem do IPREV-DF, interna ou externamente, inclusive sobre assuntos considerados sigilosos;
IV - sugerir e apresentar à UCS informações a serem divulgadas ao público interno ou externo, incluindo suas motivações, fundamentações e a respectiva fonte;
V - informar à UCS quaisquer alterações promovidas nas ações constantes do Plano de Comunicação Institucional sob sua responsabilidade;
VI - colaborar para a divulgação descentralizada, no portal do IPREV-DF e em outras plataformas digitais indicadas pela UCS, de conteúdos exclusivamente técnicos e intrínsecos às suas atividades; e
VII - colaborar com a DIREX na análise e execução de ações de apoio e representação institucional, informando sobre sua intenção em participar de ação de interesse institucional na qualidade de representante do IPREV-DF.
Parágrafo único. Para fins do disposto no inciso VII deste artigo, não são consideradas como ações de representação institucional a participação de servidor em reuniões técnicas, grupos e fóruns de trabalho, em compromissos reservados a público restrito ou inerentes à rotina administrativa específica da UORG a que esteja vinculado, nem a presença em eventos na qualidade de ouvinte.
Art. 12. Cabe aos servidores e colaboradores em exercício no IPREV-DF:
I - zelar para que manifestações de caráter pessoal não sejam tomadas indevidamente como institucionais, seja no exercício de suas funções ou fora dele;
II - observar a legislação vigente relativa ao sigilo das informações, em especial o disposto no art. 116, inciso VIII, da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; o completo teor da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; e Decreto nº 37.297, de 29 de abril de 2016, que aprova o Código de Ética dos Servidores e Empregados Públicos Civis do Poder Executivo;
III - reportar à UCS, nos termos das normas e procedimentos vigentes, sempre que contatado por algum veículo de comunicação, jornalista ou qualquer pessoa que se identifique como profissional de comunicação e que busque informações relativas ao IPREV-DF, orientando-o a procurar a UCS para atendimento da solicitação;
IV - manifestar-se na qualidade de porta-voz do IPREV-DF somente quando previamente indicado e capacitado pela UCS; e
V - informar à respectiva Unidade Organizacional sobre sua intenção de participar, na qualidade de representante do IPREV-DF, de ação de interesse institucional.
Parágrafo único. Na hipótese do inciso V deste artigo, em se tratando de representação ou apoio institucional não previstos no Plano de Comunicação Institucional, a UORG deverá comunicar à DIREX, nos termos do inciso VII do artigo 11, para que sejam adotadas as providências cabíveis, conforme o caso.
Art. 13. Os casos omissos serão resolvidos pela UCS com a ciência do Diretor-Presidente.
Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 62, seção 1, 2 e 3 de 31/03/2022 p. 9, col. 2