PORTARIA Nº 101, DE 05 DE SETEMBRO DE 2018 (*)

O SECRETÁRIO DE ESTADO DAS CIDADES DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições legais, e considerando o disposto no Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003, RESOLVE:

Art. 1º Instituir, em caráter permanente, a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD para conduzir o processo de avaliação documental, no âmbito da Secretaria de Estado das Cidades do Distrito Federal - SECID.

Art. 2º A CSAD será composta pelos seguintes servidores:

I - BERNADETE MEYRE SARAIVA BARBOSA COSTA, matrícula nº 269.186-8, e ISRAEL SOUZA MARIANO, matrícula nº 1.500.064-8, representantes da SUAG;

II - FLÁVIA MARIANO CASTRO, matrícula nº 1.500.041-9, representante do GABINETE;

III - DARLENE NERES LACERDA DE SOUSA, matrícula nº 267.839-X, e SIMONE GONSALVES DA SILVA, matrícula nº 1.500.117-2, representantes da SAMA;

IV - ERASMO DUTRA DE OLIVEIRA, matrícula nº 1.500.043-5, representante da SUDROC;

V - MARCELINO MILAGRES GUIMARAES, matrícula nº 267.382-7, Gerente de Gestão de Documentos; e

VI - GIOVANNA JESUS ROCHA, matrícula nº 1.500.107-5, Chefe do Núcleo de Arquivo.

Parágrafo único. A Comissão será presidida pelo servidor MARCELINO MILAGRES GUIMARAES, que será substituído nos impedimentos legais e eventuais por um membro da respectiva Comissão, segundo sua indicação expressa.

Art. 3º Compete à CSAD:

I - dispor sobre modelos, produção, uso, trâmite, avaliação, e destinação de documentos em todos os suportes no âmbito da SECID;

II - desenvolver as classes de assuntos relativos às suas atividades-fim, bem como estabelecer prazos de guarda e a destinação dos documentos referentes a essas atividades;

III - supervisionar e controlar a aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivos e a Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos, referentes à atividade meio e a atividade-fim; e

IV - encaminhar ao órgão Central SIARDF propostas de adaptação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, referentes à atividade-meio e a atividade-fim.

Art. 4º Designar Equipe de Trabalho, diretamente subordinada à CSAD, para assessorar, planejar e executar as ações de avaliação documental, nos termos do art. 14 do Decreto nº 24.204/2003, a ser constituída pelos seguintes servidores:

I - MARCELINO MILAGRES GUIMARAES, matrícula nº 267.382-7;

II - GIOVANNA JESUS ROCHA, matrícula nº 1.500.107-5;

III- INGRID MONTEIRO DA FONSECA , matrícula nº 1.500.009-5;

IV - SIMONE GONSALVES DA SILVA, matrícula nº 1.500.117-2; e

V - ERASMO DUTRA DE OLIVEIRA, matrícula nº 1.500.043-5.

Parágrafo único. A Equipe de Trabalho será presidida pelo servidor MARCELINO MILAGRES GUIMARAES, que será substituído nos impedimentos legais e eventuais por um membro da respectiva Equipe, segundo sua indicação expressa.

Art. 5º Compete à Equipe de Trabalho, após aprovação da CSAD, por intermédio e supervisão do presidente desta:

I - proceder ao levantamento da situação dos arquivos setoriais;

II - visitar as unidades setoriais detentoras de documentos para aplicação de questionários que indiquem a produção documental;

III - identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada unidade setorial;

IV - propor à CSAD os prazos necessários de guarda dos conjuntos documentais identificados, mediante análise junto às unidades setoriais;

V - fornecer informações necessárias à tomada de decisão da CSAD;

VI - aplicar o Código de Classificação de Documentos de ArquivoseaTabela de Tem - poralidade e Destinação de Documentos; e

VII - observar e atender os prazos estabelecidos pela CSAD para o desenvolvimento das ações deliberadas.

Art. 6º Fazem parte do processo de avaliação documental as seguintes atividades, que terão por base o levantamento da produção documental, em qualquer suporte, da SECID:

I - avaliação dos conjuntos documentais, conforme seus valores primário e/ou secundário; e

II - determinação do ciclo de vida dos documentos - fase corrente, intermediária e permanente.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Portaria nº 73, de 04 de outubro de 2017, publicada no DODF nº 194, de 09 de outubro de 2017.

HAMILTON SANTOS ESTEVES JUNIOR

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(*) Republicado por ter sido encaminhando com incorreção no original, publicado no DODF nº 173, de 11/09/2018, página 41.

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 173, seção 1, 2 e 3 de 11/09/2018 p. 41, col. 2

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 181, seção 1, 2 e 3 de 21/09/2018 p. 42, col. 1