ATO REGIMENTAL Nº 3, DE 5 DE DEZEMBRO DE 1967
(revogado pelo(a) Ato Regimental 8 de 13/03/1980)
Coordena e complementa normas legais e regulamentares sobre adiantamentos; dispões sobre a imposição de sanções; e especifica atribuições de auditoria orçamentária e financeira.
O Tribunal de Contas do Distrito Federal:
Competência do Tribunal para editar normas regulamentares com eficácia externa.
Considerando que está implícita em sua competência constitucional, notadamente na função de auditoria financeira e orçamentária(art. 71, § 1º), a de expedir instruções à Administração a parte(*) de normas regimentais e regulamentares inerentes a sua autonomia interna corporis;
Necesidade de regulamentação do novo sistema de controle externo.
Considerando que essas instruções são indispensáveis à correta e progressiva implantação do novo sistema de controle de finanças, especialmente enquanto não reestruturado o controle interno, a cargo do Poder Executivo, e previsto para o Distrito Federal, no art. 3º, § 1º in fine, da Lei nº 4.545, de 10 de dezembro de 1964;
Competência do Tribunal para suprir as lacunas das leis e dos regulamentos, no tocante a prazos referentes a suas tarefas de auditoria e aos atos de administração financeira sob seu controle.
Considerando que estão sujeitos a limites no tempo, por imperativo de lógica e também de racionalização, todos os trabalhos administrativos; cabendo ao Tribunal, por esses motivo, em referência aos atos de administração financeira sob seu controle, e a suas tarefas de auditoria, suprir, à luz da técnica do Direito, as lacunas, quanto a prazos, das leis e dos regulamentos do Poder Executivo;
Competência do Tribunal para regulamentar a remessa de informações.
Considerando, ainda, que, nos termos do art. 38 do Decreto-lei nº 199, de 25 de fevereiro de 1967(cujos preceitos naquilo em que encerram complemento às normas constitucionais, são auto-aplicáveis ao Distrito Federal) lhe cabe regulamentar "a remessa dos informes que lhe sejam necessários para o exercício de suas funções";
Competência do Tribunal para estabelecer, graduar, impor e promover sanções, nos limites da lei.
Considerando, mais, que, em razão do disposto nos arts. 49, 51 e 53 do Decreto-lei nº 199, citado, lhe cabe, nos limites fixados nesses dispositivos, estabelecer, graduar, aplicar e promover a imposição de sanções em resguardo da obrigatoriedade de suas decisões.
O uso dos vocábulos adiantamento e suprimento. Sua característica: forma especial ou excepcional de pagamento da despesa pública.
Considerando, por outro lado que, na tradição da Contabilidade Pública brasileira, a expressão "adiantamento" compreendia dois tipos de despesas, conforme estivessem ou não sujeitas a registro prévio; que o vocábulo "suprimento" além de expressar simples transferência de fundos de uma tesouraria para outra(art. 624 do Regulamento Geral de Contabilidade Pública) e, ainda, abranger os suprimentos de exercício, reais ou figurativos(arts. 620 e 623 do mesmo Regulamento), também foi empregado, por largo tempo, como sinônimo dos adiantamentos não dependentes de registro prévio; e que os adiantamentos e suprimentos sempre constituíram forma especial ou excepcional de pagamento da despesa pública(art. 267 do Regulamento Geral citado, aplicável ao Distrito Federal, ex vi do disposto no art. 13, §4º, da Lei nº 3.751, de 13 de abril de 1960; art. 49 da Lei nº 830, de 23 de setembro de 1949; art. 65 da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964);
Vedação de adiantamentos, salvo nos casos pré-definidos em lei.
Considerando que por isso, entre as regras de direito financeiro de aplicação obrigatória no âmbito federal, estadual e municipal, editadas pela Lei nº 4.320, citada figura a do seu art. 68 restritiva dos adiantamentos aos casos pré-definidos em lei;
REvogação, na esfera federal e no Distrito, onde era aplicada supletivamente, da especificação legal das hipóteses de adiantamentos.
Considerando, porém, que, no plano federal, a especificação dessas hipóteses(art. 49, mencionado, da Lei nº 830), estendida supletivamente ao Distrito Federal(art. 13, § 3º, mencionado, da Lei nº 3.751) foi revogada pelo art. 63 do Decreto-lei nº 199, citado;
Generalização do sistema de adiantamentos, no âmbito federal, por força da Lei de Reforma Administrativa(Decreto-lei nº 200, de 25.02.1967).
Considerando todavia, que tal revogação se ajustou à edição, na mesma data, do Decreto-lei nº 200, o qual dispôs sobre a organização administrativa federal e estabeleceu diretrizes para a reforma administrativa; e que esse diploma legal instituiu, em seu Título X, normas de administração financeira, as quais, com base nos princípios da descentralização e da delegação de competência visaram a generalizar, sob a flexibilidade e segurança da via bancária, o sistema de adiantamentos a agentes executivos(art. 74), e reservaram a expressão "suprimentos" apenas à designação dos casos expecionais, de adiantamento, para gastos inatendíveis mediante cheques(art. 74, § 3º);
Revogação implícita, no plano federal, de exigência de previsão legal dos casos de adiantamentos.
Considerando que, assim suprimindo o caráter excepcional dos adiantamentos, o referido Decreto-lei nº 200 derrogou, no tocante à esfera federal, a Lei nº 4.320, citada, quanto à exigência de previsão legal dos casos de adiantamentos;
Aplicação do Decreto-lei nº 200, ao Distrito Federal : direta, quanto a normas que sejam complemento da Constituição; subsidiária, nos casos omissos, em matéria de finanças e contabilidade pública.
Considerando, outrossim, que o mesmo Decreto-lei é aplicável ao Distrito Federal, diretamente em relação àquelas suas normas que sejam especificações de princípios constitucionais, e, subsidiariamente, quanto aos temas de finanças e contabilidade pública, nele regulados e omissos no direito local(art. 13, § 4º, aludido, da Lei nº 3.751; art. 1º, in fine, do Ato nº 2, de 13.03.1967, deste Tribunal);
Identidade dos princípios que presidiram a reforma administrativa federal e à reestruturação administrativa local.
Considerando que os princípios fundamentais de administração científica nos quais se inspirou aquele Decreto-lei(art. 6º) presidiram, também a reestruturação administrativa local, iniciada pela Lei nº 4.545, citada;
Estendem-se, supletivamente, ao Distrito, as normas federais que, retirando aos adiantamentos o caráter de exceção, dispensaram a enumeração legal das hipóteses em que poderiam ser concedidos.
Considerando que, em consequência as novas normas federais sobre administração financeira, embora não se estendam automaticamente ao Distrito, lhe suprem, no compatível com as peculiaridades locais, as lacunas de legislação específica; que decorrentemente, em face da apontada identidade de princípios, está abolido no Distrito, o caráter excepcional dos adiantamentos, e dispensada, pelo mesmo fundamento que no ãmbito da União, a existência da enumeração em lei das hipóteses em que eles poderiam ser concedidos; e que basta, portanto, seja aquela especificação feita em norma regulamentar, quando tal auto-limitação convier ao Executivo;
No Distrito Federal as atividades de liquidação e pagamento da despesa pública são centralizadas.
Considerando, no entanto, que, no Distrito Federal, a liquidação e o pagamento da despesa pública são atividades centralizadas na Secretaria de Finanças(Decretos nº 411 e 467, de 31.01 e 31.12, de 1965);
Os adiantamentos são delegações de competência.
As delegações de competência já eram permitidas pelo art. 264 do Regulamento Geral de Contabilidade Pública.
Considerando, igualmente, que as requisições de adiantamentos sempre importaram em delegação de competência para a expedição de ordens de pagamento(art. 266, do Regulamento Geral citado); e que as delegações de competência, hoje alçadas à categoria de procedimento recomendado(art. 11 do Decreto-lei nº 200, citado; art. 14, parágrafo único, da Lei nº 4.545, aludida), já eram permitidas, mediante ato de autoridade no nível de Ministro de Estado, pelo art. 264, do mesmo Regulamento;
Subsistem vigentes as normas locais sobre adiantamentos, por compatíveis com o novo sistema.
Considerando, portanto, em face das premissas expostas, que as normas do Decreto nº 474, de 29.12.1965, relativas aos adiantamentos no Distrito Federal subsistem vigentes, por compatíveis com o novo sistema de administração financeira;
Impõe-se coordená-las com as novas disposições sobre controle de finanças, e complementá-las com referência a princípios gerais.
Considerando, finalmente, que se impõe coordená-las com as disposições que passaram a reger a fiscalização das Finanças locais(art. 45, III e 71 a 73 da Constituição), bem como complementá-las com referência aos princípios gerais e cuja obediência estão sujeitos todos os getores de dinheiro público, de modo a ensejar paulatina adaptação aos novos métodos de controle externo, resolve:
CAPÍTULO IDos adiantamentos como delegações para descentralização financeira
Seção 1
Do conceito e das modalidades de adiantamento
Art. 1º Considera-se adiantamento qualquer entrega de numerário a servidor público precedida de empenho na dotação própria, visando a que o pagamento da despesa da Administração se efetue através da via bancária, ou em casos excepcionais, diretamente pelo responsável(Lei nº 4.320, de 17.03.1964, art. 68; Decreto-lei nº 200, de 25.02.1967, art. 74, caput, e § 3º).
Parágrafo único. Denomina-se suprimento o adiantamento que não pôr possível aplicar mediante cheques(Decreto-lei nº 200, citado, art. 74, § 3º).
Seção 2
Da extensão da delegação de competência
Art. 2º Todo adiantamento importa em delegação de competência(Regulamento Geral de Contabilidade Pública, art. 266), para a realização das despesas previstas no plano de aplicação, o qual deverá fundamentar a correspondente ordem de empenhamento.
§ 1º Essa delegação abrange a competência para, nos limites e com atenção aos objetivos do programa de aplicação:
a) realizar licitaçãos, na forma legal ou regulamentar(Decreto nº 637, de 03.08.1967), requisitando, quando necessário para julgamento, laudos técnicos e qualquer outro auxílio pericial de reparticação local;
b) requisitar a realização de licitações ao órgão especializado competente;
c) adjucar fornecimentos ou serviços ao licitante vencedor;
d) efetuar aquisições ou determinar a prestação de serviços, nos casos em que não caiba licitação;
e) exigir a prestação de garantia, quer da proposta, quer da execução do serviço ou fornecimento, expedindo, na hipótese de cauções reais, guias para o respectivo recolhimento, como depósito à ordem do Departamento da Despesa da Secretaria de Finanças (Decreto nº 467, de 13.12.1965, art. 52, III);
f) proceder, nos termos do art. 63 da Lei nº 4.320, citada, à liquidação da despesa a seu cargo;
g) requisitar a atestação de entrega do material ou da prestação do serviço;
h) requisitar à repartição competente, a escrituração, como bem do patrimônio do material permanente adquirido, e a decorrente atestação;
i) pagar os débitos, depois da aceitação do material entregue ou do serviço prestado, e da verificação do direito do credor, só dispensado o recibo deste, ou de quem o represente, nos casos de remessa bancária, sob cláusula de aviso ao favorecido e de despesas miúdas que não permitam essa forma de comprovação;
j) movimentar, para a realização de pagamentos, a conta bancária, por meio de cheques nomitativos, e, nos casos de suprimento, mediante retiradas pessoais observado o dispoto no art. 10 deste Ato.
§ 2º Não havendo disposição em contrário, a delegação entender-se-á outrogada, solidariamente, ao recebedor do adiantamento e ao chefe da repartição em que sirva, exceto para movimentação da conta bancária.
§ 3º A autoridade que requisitar adiantamento poderá dispor que toda competência delegada, conforme previsto no § 1º deste artigo, caberá, exclusivamente, ao recebedor. Poderá também restringí-la, ou delimitar parte a ser exercida somente pelo recebedor, parte somente pelo chefe da repartição, ou parte por ambos, em caráter solidário. Poderá ainda, estabelecer que o recebedor do adiantamento exercerá tão-somente função de pagador.
Seção 3
Da utilização do regime de adiantamento
Art. 3º Enquanto as atividades de liquidação da despesa couberem exclusivamente à Secretaria de Finaças, nos termos da vigente legislação do Distrito Federal(Decretos nº 411, de 31 de maio de 1965, art. 5º e nº 4467, citado, art. 46, I) o regime de adiantamento será utilizado como forma de descentralização da execução financeira, e etapa de transição para que se generalize a adoção da via bancária, preconizada no art. 74, caput, do Decreto-lei nº 200, citado.
§ 1º A utilização do regime de adiantamento efetuar-se-á em estrita conformidade com a programação de desenbolso, afim de manter-se ajustado o rítmo de execução do orçamento-programa, ao fluxo provável de recursos(Decreto-lei nº 200, citado, arts. 18 e 17) e de modo a só permanecerem dinheiros públicos em poder dos que devam empregá-los, nos limites das reais necessidades de aplicação.
§ 2º As dotações que poderão ser aplicadas por meio de adiantamentos serão especificadas em decreto do Prefeito(Decretos nº 474, citado, art. 24 e nº 485, de 4.2.1966, art. 1º).
§ 3º Só por ato do prefeito, poderão ser autorizados adiantamentos à conta de dotações que não constarem do elenco previsto no parágrafo único do artigo anterior(Decreto nº 474, citado, art. 26).
Das concessões de adiantamento
Seção 1
Da requisição de adiantamento
Art. 4º Compete aos Secretários de Estado ou autoridade de nível equivalente requisitar adiantamentos à conta de dotações que lhe caiba movimentar(Decreto nº 474, citado, art. 22).
Parágrafo único. O expediente de requisição será encaminhado em duas vias, destinando-se a segunda a remessa ao Tribunal juntamente com uma via da nota de empenho e uma do plano de aplicação (art.s 6º, § 1º, 7º, § 2º, e 37, parágrafo único, b, deste Ato).
Seção 2
Dos detentores de adiantamento e de sua substituição
Art. 5º Os adiantamentos serão confiados preferentemente aos servidores de maior nível de atribuições e responsabilidades dentro da unidade orçamentária.
§ 1º Não se concederá adiantamento a servidor:
a) em alcance; ou que já seja detentor de dois adiantamentos(Lei nº 4.320 citada, art. 69);
b) que esteja envolvido em irregularidade pendente de apuração em processo administrativo;
c) que não haja prestado contas de adiantamento com prazo de comprovação exaurido;
d) que esteja para afastar-se do serviço, a qualquer título, por prazo superior a dez(10) dias, dentro dos prazos de aplicação e comprovação.
§ 2º Também não se concederá adiantamento durante o exercício financeiro a servidor cujas contas hajam sofrido glosa.
§ 3º Ocorrendo no curso do período de aplicação uma das circunstâncias previstas no § 1º deste artigo, exceto a última das aludidas no item d, será substituído o detentor de adiantamento.
§ 4º Poderá ser substituído o detentor em razão de irregularidade observada no curso do período de aplicação.
§ 5º A substituição se fará por ato de autoridade concedente, de ofício, a pedido da autoridade que houver requisitado o adiantamento, ou em face de representação do Tribunal, excetuando-se mediante comunicação escrita ao substituído o expediente ao estabelecimento bancário, obedecido, no que couber, o disposto na Seção 6 deste Capítulo.
§ 6º Em relação ao substituído, considerar-se-á encerrado o período de aplicação, para todos os efeitos deste Ato, exceto quanto ao recolhimento do saldo existente, que se transferirá ao substituto, pela forma prevista no parágrafo anterior.
§ 7º Para esse fim, quando o saldo, ou parte dele, estiver em mãos do substituído, este o depositará, dentro do prazo de quarenta e oito(48) horas, na conta prevista no art. 9º, a, deste Ato.
Seção 3
Dos planos de aplicação de adiantamento
Art. 6º Os pedidos de adiantamento serão acompanhados de relação de materiais a serem adquiridos ou serviços a serem prestados, bem como de indicação dos objetivos colimados, e das dotações afetadas no orçamento sintético, no orçamento analítico e no orçamento-programa(Decreto nº 474 citado, art. 23; Lei nº 4.320, citada, art. 25, parágrafo único).
§ 1º Esse plano de aplicação constará de fórmula apropriada, extraída em número de vias suficiente, uma das quais será remetida ao Tribunal, juntamente com a segunda via da nota de empenho correspondente, conforme prevêem os art.s 3º do Ato nº 2, de 13.03.1967, e 232 do Regulamento Geral de Contabilidade Pública.
§ 2º Os planos de aplicação em face de proposta da autoridade requisitante poderão ser alterados durante a vigência do prazo de utilização do adiantamento, por ato de quem o haja autorizado, desde que subsista atendida a finalidade das dotações afetadas.
Seção 4
Da autorização do adiantamento
Art. 7º O adiantamento será autorizado(Decreto nº 474, citado, arts. 25 e 26):
a) pelo Diretor do Departamento da Despesa, quando igual ou inferior a NCr$ 200,00(duzents cruzeiros novos);
b) pelo Prefeito, no caso aludido no art. 3º, § 3º, deste Ato;
§ 1º A autorização será dada mediante aposição de assinatura no campo próprio das duas vias do imposto destinado a conter o plano de aplicação.
§ 2º Quando a autorização, por estabelecer limitações, ou introduzir modificação no plano de aplicação, se fizer em escrito separado, este constará do processo em duas vias, a fim de que uma seja remetida ao Tribunal, juntamente com as vias do expediente de requisição da nota de empenho e do plano de aplicação(art.s 4º, parágrafo único, 6º, § 1º).
Seção 5
Do empenho de adiantamento e da liquidação das requisições
Art. 8º Empenhada a importância correspondente ao adiantamento, pela autoridade competente, em caso de dotações cuja movimentação seja centralizada, e, nos demais, pelas Seções Financeiras ou órgãos equivalentes(Decretos nº 474, citado, art.s 8º e 9º), proceder-se-á à liquidação da despesa como adiantamento, verificada, especialmente:
a) a competência da autoridade requisitante;
b) a propriedade da classificação, inclusive no orçamento-programa;
c) a consonância com o orçamento de desembolso;
d) o ajustamento do plano de aplicação à finalidade do crédito afetado.
§ 1º Publicada a lei de Orçamento, o orçamento analítico da Secretaria de Estado interessada e a programação de desembolso, o empenho e a liquidação da requisição de adiantamento cuja aplicação deva ter começo logo ao abrir-se o exercício, poderão ser efetuados no exercício anterior.
§ 2º Ainda que não publicado o orçamento de desembolso, poderá processar-se o empenho e liquidação de adiantamento antes de iniciado o exercício, quando, a critério da autoridade concedente, se tratar de despesas inadiáveis que se ajustem à quela programação.
Seção 6Da entrega dos adiantamentos
Art. 9º À entrega de adiantamento será executada mediante expediente a estabelecimento bancário oficial, onde a administração possua depósito, para que:
a) credite, em conta em nome do servidor, precedida de expressão que caracterize tratar-se de dinheiro público, a importância a ser por ele, pessoalmente movimentada;
b) só atenda a retiradas através de cheques nominativos;
c) credite ao Erário Público, os juros que lhe couberem, na forma de lei, regulamento ou convenção.
Art. 10. A entrega do suprimento far-se-á pelo modo previsto no artigo anterior, as retiradas, pelo responsável, mediantes cheques, ao portador, nos limites da necessidade imediata de aplicação, de modo que só se retenha em seu poder e pelo mínimo tempo, a menor importância possível.
Parágrafo único. Quando por determinação expressa da autoridade concedente o quantitativo deva permanecer integralmente em mãos do recebedor, a entrega do suprimento lhe será feita mediante cheque.
Art. 11. O encaminhamento do expediente previsto no art. 9º deste Ato será feito dentro do prazo máximo de quarenta e oito(48) horas.
Da aplicação dos adiantamentos
Seção I
Da forma de Aplicação
Art. 12. Os adiantamentos terão aplicação de conformidade com o plano específico, apresentado pela autoridade requisitante, e acolhido ou modificado pela autoridade concedente.
Art. 13. Quando o titular e o chefe da repartição forem solidariamente responsáveis pela aplicação, esta se fará sob instruções escritas ou verbais do segundo(Decreto-lei nº 200, citado, art. 80, § 2º).
§ 1º Nesse último caso, presume-se autorizado pelo chefe da repartição o gasto que ele não impugnar, justificadamente, dentro de quarenta e oito(48) horas após ter ciência do mesmo, ou, se o fato não chegar antes a seu conhecimento, até, no máximo, o término do prazo de comprovação.
§ 2º Os pagamentos a representante ou sucessor de credor, nos casos que ensejam dúvida, serão efetuados sob orientação do Departamento da Despesa da Secretaria de Finanças(Decreto nº 467, citado, art. 46, XV).
Seção 2
Dos prazos de aplicação
Art. 14. O prazo de aplicação de adiantamento será fixado pela autoridade que o conceder.
§ 1º Quando não constar do ato de autorização de adiantamento, o prazo da sua aplicação, considerar-se-á aprovado e proposto pela autoridade requisitante; caso esta o haja omitido, esse prazo será de sessenta (60) dias corridos.
§ 2º A data do início do prazo será o dia seguinte ao do ofício para a entrega do adiantamento.
§ 3º O período de aplicação, salvo no caso previsto no art. 16 deste ato, não poderá ultrapassar a data do término do exercício financeiro, e, em qualquer hipótese, abrangerá, no máximo, cento e vinte(120) dias, corridos.
§ 4º Antes de vencido, o prazo de aplicação poderá ser prorrogado por quem haja autorizado o adiantamento.
§ 5º O tempo das prorrogações previstas no parágrafo anterior, somado ao inicial, não poderá exceder o limite estabelecido no parágrafo segundo deste artigo.
§ 6º O prazo de aplicação poderá também ser encerrado, antes de vencer-se, na forma do disposto nos arts. 5º, § 5º e 28, § 2º deste ato.
Art. 15. O adiantamento poderá ter início de aplicação, mediante procedimentos de licitação e de liquidação, a partir da data em que houver sido emitido o correspondente empenho.
Parágrafo único. Mediante autorização escrita do Secretário de Estado, ou autoridade de nível equivalente, que houver requisitado o adiantamento e, em face da justificação de força maior, poderá seu responsável reembolsar quem haja atendido a despesas compreendidas no plano de aplicação, desde que realizadas no período entre a data do empenho e a do início do prazo de aplicação.
Art. 16. O adiantamento só poderá ter aplicação em período além do término do exercício, mediante prévio consentimento de quem haja autorizado sua entrega.
Parágrafo único. Nesse caso, o detentor do adiantamento promoverá junto ao chefe da repartição, até o dia cinco(5) de janeiro do novo exercício, a indicação à Divisão de Escrituração da Secretaria de Finanças(Decreto nº 467, art. 67, IV), do saldo em seu poder em 31 de dezembro para efeito de contabilização, conforme prevista no art. 20 deste ato e reinscrição da respectiva responsabilidade(Decreto-lei nº 200, citato, art. 83).
Seção 3
Do recolhimento de saldos
Art. 17. Ao responsável por adiantamento, seja seu detentor, seja este juntamente com o chefe da repartição em caso de solidariedade, cabe promover, dentro do prazo de quarenta e oito(48) horas, a contar do término do período de aplicação, o recolhimento do saldo existente, à Divisão do Tesouro do Departamento da Despesa(art. 52, I, do Decreto nº 467, citado).
Da comprovação da aplicação do Adiantamento
Seção I
Da organização do processo de comprovação
Art. 18. A medida que for aplicado o adaintamento, o responsável colecionará, por ordem cronológica, em pasta especialemente mantida na repartição os recibos, a que dará numeração crescente, e documentos comerciais e fiscais correspondentes aos pagamentos efetuados.
Parágrafo único. O responsável promoverá assim que for recebendo cada comprovante:
a) a aposição de visto, pela autoridade que lhe for imediatamente superior, ou pela que haja requisitado o adiantamento;
b) a atestação, no verso de cada recibo, da entrega do material ou da prestação do serviço, a ser lavrada pelo funcionário a quem tenha cabido o recebimento, ou quando este houver sido o próprio responsável, por outro funcionário do setor beneficiado com o serviço ou material;
c) a atestação, ainda no verso do recibo, quando se tratar de material permanente(Lei nº 4.320, citada, art. 15, § 2º), de haver sido efetuado o correspondente lançamento patrimonial(Decreto nº 467, citado art. 72, I).
Art. 19. Expirado o prazo de aplicação, o responsável organizará, com o auxílio da Seção Financeira competente(Decreto nº 474, citado, art. 28, I) sua prestação de contas, que compreenderá:
a) um demonstrativo com indicação da importância recebida, dos dispêndios realizados, em ordem cronológica, assinalado o comprovante correspondente pelo número que lhe tenha sido dado, e o saldo acaso decorrente da aplicação;
b) pela ordem de numeração, os comprovantes referentes aos pagamentos efetuados, contendo o visto e atestados previstos no parágrafo único do artigo anterior, e a classificação da despesa, acompanhados, cada um, dos documentos comerciais e fiscais correspondentes;
c) relação especificada das despesas miúdas(assim conceituadas as de valor inferior a um quinto do salário-mínimo local vigente), de cuja realização não tenha sido possível colher comprovantes indicadas a data e a natureza de cada uma, bem como as circunstâncias e o local em que tenham ocorrido;
d) o comprovante, em original, do recolhimento(art. 17 deste Ato) do saldo acaso verificado(art. 295, parágrafo único, do Regulamento Geral de Contabilidade Pública);
e) cópia do plano de aplicação;
f) o extrato de conta corrente bancária, os canhotos dos cheques emitidos e os cheques não utilizados;
g) cópias de ordens escritas, acaso recebidas, concernentes à aplicação;
h) cópias de exposições referentes à alterações do plano de aplicação e dos atos de aprovação das mesmas;
i) mapas de apuração e outros papéis referentes a licitações a que o responsável haja procedido, ou que, a sua requisição, hajam sito efetuadas;
j) cópias de documentos relativos a multas, a reposições decorrentes de glosas decididas no curso da aplicação, ou a outras sanções, e dos demais paéis correlatos, inclusive ordens de reposição, defesas, pedidos de parcelamento e de reconsideração e pareceres.
Parágrafo único. As cópias a que alude este artigo serão autenticadas mediante rubrica do responsável e visto de seu superior imediato.
Art. 20. A prestação de contas se fará em duas(2) vias, a primeira a ser remetida à Divisão de Exame de Contas do Departamento da Despesa(Decreto nº 467, citado, art. 57, IV), e a segunda para integrar o arquivo do superior imediato.
Seção 2
Dos prazos de comprovação
Art. 21. O prazo de comprovação será de 30(trinta) dias corridos, a contar do término do período de aplicação, salvo disposição em contrário da autoridade concedente, ou redução na forma prevista no art. 31, § 2º, deste Ato.
§ 1º Em nenhuma hipótese, o prazo de comprovação poderá ser superior a 60(sessenta) dias.
§ 2º Quando a utilização do adiantamento tiver de ultrapassar o exercício financeiro, a importância aplicada até 31 de dezembro será comprovada até 15 de janeiro seguinte(Decreto-lei nº 200, citado, art. 83, parágrafo único).
Seção 3
Da entrega da prestação de contas
Art. 22. A prestação de contas de adiantamento será entregue, contra recibo, pelo responsável(art. 2º, §§ 2º e 3º deste Ato), à Seção Financeira da Secretaria de Estado, ou órgão de nível equivalente, em que sirva, para o encaminhamento previsto no art. 28, II, do Decreto 474, citado.
Parágrafo único. Esse encaminhamento deverá ser efetuado, à Divisão de Exame de Contas da Secretaria de Finanças(art. 20 deste Ato), dentro do prazo de 15(quinze) dias, a contar da entrega da comprovação.
Seção 4
Das normas especiais sobre tomadas de contas relativas a adiantamentos
Art. 23. As prestações de contas de adiantamento ficarão sob a guarda da Divisão de Exame de Contas, após o exame previsto no art. 57, IV, do Decreto nº 467, citado, e a comunicação ao Tribunal das irregularidades acaso verificada.
Parágrafo único. Essas prestações servirão ao levantamento das contas anuais dos ordenadores de despesa(Decreto-lei nº 200, citado, art. 80, § 3º), para a apreciação conjunta das responsabilidades, salvo determinação em contrário do Tribunal(arts. 24, c, 31, § 2º e 34 deste Ato).
Art. 24. Será instaurada, pela Divisão de Exame de Contas, tomada de contas especial do responsável por adiantamento, observando-se, no que couber, o disposto no art. 82 do Decreto-lei nº 200, citado:
a) no décimo sexto dia após o vencimento do prazo de comprovação, se esta ali não tiver dado entrada(Decreto-lei nº 200, citado, art. 81, parágrafo único; Regulamento Geral, citado, art. 901);
b) dentro do prazo de 48(quarenta e oito) horas, por determinação do Tribunal, ou da autoridade administrativa, nos casos previstos nos art.s 31, § 2º e 34 deste Ato(Decreto-lei nº 200, citado, art. 84);
c) dentro do prazo de 48(quarenta e oito) horas, em razão de quaisquer outras irregularidades que, a critério do Tribunal, tornem necessária a medida(art. 5º, § 4º, deste Ato; Decreto-lei nº 200, art. 84, citado).
Parágrafo único. Poderá o Tribunal determinar, a qualquer tempo, a instauração, dentro do prazo que fixar, de tomada de contas de ordenador de despesa, e independentemente de medidas para a imposição de sanções, quando observada irregularidade na concessão de adiantamento, em atos posteriores, ou omissão das providências a que aludem os arts. 80, § 3º, in fine, e 84 do Decreto-lei nº 200, citado.
Das normas especiais para contabilização dos adiantamentos
Art. 25. A entrega dos adiantamentos será escriturada como despesa, à conta das correspondentes dotações orçamentárias(art. 290 do Regulamento Geral citado).
Art. 26. A restituição de saldos de adiantamentos será escriturada, quando ocorrer no exercício relativo ao pagamento, como despesa a anular, e, quando posteriormente, como receita eventual(Regulamento Geral, citado, arts. 292 e 550, § 1º).
Art. 27. Quando parte do adiantamento tiver de ser apliacada após o encerramento do exercício financeiro, o valor dessa parte será escriturado como despesa a anular e, em seguida, inscrita como restos a pagar(Decreto-lei nº 200, citado, arts. 83 e 76, parágrafo único).
Art. 28. A contabilização relativa aos adiantamentos será efetuada pela Divisão de Escrituração da Secretaria de Finanças(Decreto nº 467, citado, art. 67, VI), observando-se no que couber, quanto às baixas em responsabilidade, o disposto no art. 730 do Regimento Geral de Contabilidade Pública, somente quando se tratar de alcance fixado em julgamento de tomada de contas pelo Tribunal.
§ 1º A baixa na responsabilidade dos detentores de adiantamento só será lançada após autorização do Tribunal, emitida na ocasião do julgamento das contas do ordenador da despesa, salvo nos casos de julgamento especial da própria prestação de contas do adiantamento(art.s 24 e 43, g, deste Ato; Decreto-lei nº 200, citado, art. 80, § 3º).
§ 2º Idêntico lançamento quanto aos detentores de adiantamento da Secretaria do Tribunal, e aos responsáveis por despesas de mordomia do Poder Executivo, dependerá de ordem do Tribunal, ao apreciar, respectivamente, as contas do Diretor-Geral da mesma Secretaria e as dos ordenadores daquelas despesas.
§ 3º Poderá o Tribunal, ao apreciar contas de ordenador de despesa, autorizar, antes do julgamento definitivo das mesmas, a baixa na responsabilidade de detentor de adiantamento, ou de ordenador por delegação contidada nesse adiantamento, desde que se evidenciem os requisitos para quitação, independetemente dos motivos que ainda a impeçam em referência aos demais responsáveis.
Das sanções por infração a normas sobre adiantamentos
Seção 1
Da responsabilidade administrativa, civil e penal
Art. 29. O autor ou coautor de infração a normas sobre adiantamentos incorrerá em:
I - responsabilidade administrativa compreendendo:
a) sujeição a penas disciplinares(Leis nºs 1.711, de 28.10.1952; 3.751, citada, art. 30; 4.898, de 9.12.1965, arts. 44 e 45);
b) o ônus de repor o que houver indevidamente pago(Código de Contabilidade da União, art. 65, § 2º);
c) a sujeição a multas especiais(Decreto-lei nº 199, citado, arts. 51, parágrafo único e 53).
II - responsabilidade civil, quando se tratar de procedimento doloso ou culposo que importe em prejuízo direto ou indireto da Fazenda Pública(Lei nº 1.711, citada, art. 197);
III - responsabilidade penal, nos casos de crime ou contravenção previstos em lei.
§ 1º As sanções civis, penais e administrativas poderão cumular-se sendo umas e outras independentes entre si(Lei nº 1.711, citada, art. 200).
§ 2º As sanções disciplinares, bem como as civis e penais, regem-se pela legislação específica; as demais sanções administrativas serão impostas de conformidade com o disposto nas Seções 2 e 3 deste Capítulo, tendo-se em vista os critérios de aplicação estabelecidos no art. 45 da Lei nº 4.878, citada.
Seção 2
Da reposição de quantia indevidamente aplicada
Art. 30. Quem, à conta de adiantamento, efetuar ou ordenar pagamento com inobservância das normas legais ou regulamentares, ficará sujeito a repor aos cofres públicos, dentro do prazo de 8(oito) dias, a importância indevidamente aplicada(art. 65, § 2, do Código de Contabilidade, citado).
§ 1º Quando o detentor do adiantamento não houver sido o ordenador da despesa, o ônus da reposição caberá solidariamente a ambos(art. 2º, §§ 2º e 3º, deste Ato).
§ 2º À mesma sanção administrativa ficará sujeito o responsável, com relação a adiantamento, por outros atos, ou omissões, configurados como peculato no Código Penal, ou considerados nulos ou anuláveis na Lei nº 4.717, de 29.6.1965, que regula a ação popular.
Art. 31. A reposição prevista no artigo anterior, deverá ser imposta assim que conhecido o fato irregular e poderá decorrer:
a) de determinação do superior do responsável a quem caiba decisão em primeira instância, de acordo com o disposto no art. 14 da Lei nº 4.565, citada;
b) de ato de autoridade superior à indicada na alínea anterior;
c) de ordem do Tribunal, emitida diretamente ao responsável;
d) de ordem do Tribunal, emitida a uma das autoridades a que se referem as alíneas "a" e "b" anteriores;
§ 1º O Tribunal fixará prazos para que sua ordem seja trasnsmitida a quem deva efetuar a resposição(Decreto-lei nº 199, citado, art. 51).
§ 2º Com a ordem de reposição poderá ser declarado encerrado o período de aplicação e reduzido o de comprovação, promoendo-se, se convier, a substituição do detentor, na forma do disposto na Seção 2 do Capítlo II deste Ato, e a instauração de tomada de contas, e medidas cautelares, na forma da lei, inclusive sequestto e prisão administrativa.
Art. 32. Intimado para a reposição prevista no artigo 30, o responsável poderá dentro do prazo de 5(cinco) dias, apresentar defesa (Constituição, artigo 150, § 15).
§ 1º Quando a ordem de reposição houver emanado de autoridade administrativa(art. 31, alíneas "a" e "b"(deste Ato), a ela caberá receber a defesa, por protocolo, e encaminhá-la, com parecer conclusivo, diretamente à Secretaria do Tribunal, dentro do prazo de 5(cinco) dias.
§ 2º Quando a ordem de reposição houver sido emitida pelo Tribunal, a defesa será apresentada, por protocolo, ao superior imediato do responsável, e por este encaminhada, com parecer conclusivo, diretamente à Secretaria do Tribunal dentro do prazo de 5(cinco) dias.
§ 3º A entrega da defesa em protocolo, perante a autoridade competente para recebê-la, nos termos dos parágrafos anteriores, suspenderá os efeitos da ordem de reposição, até deliberação do Tribunal.
§ 4º Rejeitada a defesa, será emitida, pelo Tribunal, nova ordem para reposição, no prazo de 3(três) dias.
Art. 33. Da decisão prevista no § 4º do artigo anterior, o responsável poderá solicitar reconsideração, pela forma, e sob os prazos previstos para defesa no artigo anterior, desde que anexe ao pedido o comprovante original da reposição efetuada.
Art. 34. Se o responsável, intimado para reposição, não efetuá-la, nem apresentar defesa, nem solicitar dentro dos prazos para reposição, o parcelamento na forma do § 1º do art. 197 da Lei nº 1.711, citada, será instaurada a tomada de suas contas, dentro do prazo de 48(quarenta e oito) horas, por determinação do Tribunal, em face das comunicações previstas no art. 40, caput e parágrafo único, deste Ato.
§ 1º O pedido de reposição em parcelas só será apreciado se apresentado pela forma prevista nos §§ 1º e 2º do art. 32 deste Ato, e dentro do prazo para reposição, a autoridade administrativa que a tenha ordenado, ou ao Tribunal nos casos do § 4º do mesmo artigo e do art. 31, alíneas "c" e "d".
§ 2º O pedido será objeto de decisão dentro do prazo 5(cinco) dias.
§ 3º Será indeferido o pedido, se, em decorrência dos limites para desconto em folha de pagamento, estabelecidos no mencionado § 1º do art. 197, da Lei nº 1.711 e no art. 6º da Lei nº 4.619, de 28.4.1965, se impuser demora superior a um ano para o ressarcimento devido.
§ 4º Indeferido o parcelamento, será determinada a instauração de tomada de contas se a reposição não se efetuar dentro de 48(quarenta e oito) horas.
Seção 3
Das multas
Art. 35. Quaisquer infrações de normas legais ou regulamentares, relativas a adiantamentos, inclusive as deste Ato, sujeitarão seus autores e coautores a multa não superior a 10(dez) vezes o maior salário mínimo, independetemente de reposição e das demais sanções administrativas aplicáveis(Decreto-lei nº 199, citado, art. 53).
Parágrafo único. A multa de que trata este artigo será imposta, à vista de comunicação do Tribunal, pela autoridade administrativa(Decreto-lei nº 199, citado, art. 53, parágrafo único), a que o infrator esteja subordinado e que seja competente para proferir decisões em primeira instância(Lei nº 4.545, citada, art. 14).
Art. 36. O Tribunal imporá multa em importância até 50%(cinquenta por cento) dos vencimentos mensais, e sem prejuízo das sanções disciplinares cabíveis(Decreto-lei nº 199, citado, arts. 51, parágrafo único, e 53, parágrafo único):
a) aos servidores inclusive os de sua Secretaria, que deixarem de observar os prazos previstos no § 1º do art. 31 e os fixados nos §§ 1º e 2º do art. 32 e no art. 33, deste Ato; e aos que prejudicarem a observância dos mesmos prazos;
b) a autoridade indicada no parágrafo único do artigo anterior se cópia do seu ato de imposição de multa não tiver dado entrada, no protocolo do Tribunal até o décimo dia após o recebimento da comunicação de que trata o mesmo parágrafo;
c) a quem deixar de observar os prazos que forem estabelecidos para a execução da medida prevista neste artigo, ou prejudicar a observância desses prazos.
Do controle externo das despesas por Adiantamentos
Seção 1
Dos procedimentos da Administração essenciais ao controle externo
Art. 37. As segundas vias dos empenhos dos adiantamentos serão remetidas ao Tribunal, mediante protocolo dentro do prazo de 5(cinco) dias, a contar da emissão(arts. 232 e 235 do Regulamento Geral citado, art. 3º do Ato nº 2, citado).
Parágrafo único. Acompanharão a segunda via da nota de empenho:
a) uma via do plano de aplicação;
b) uma via do expediente de requisição;
c) uma via ou cópia do despacho de autorização, quando esta não houver sido lançada ao próprio impresso relativo ao plano de aplicação(art. 7º, § 2º, deste Ato).
Art. 38. O deparatamento da Despesa da Secretaria de Finanças por sua Divisão de Exame de Contas, manterá registro, em livro especial, dos adiantamentos entregues, de modo a controlar o vencimento dos prazos de aplicação e de comprovação(Decreto nº 467, citado, art. 57, III; Regulamento Geral, citado, art. 299).
§ 1º No mesmo Departamento, a Divisão do Tesouro fará imediata comunicação de qualquer entrega de adiantamento a Divisão de Exame de Contas(Decreto nº 467, citado, art. 52, III, parte final).
§ 2º Esses procedimentos de controle interno serão levados ao conhecimento do Tribunal, pelo Deparatamento da Despesa, mediante:
I - remessa por protocolo, a sua Secretaria, de cópia da comunicação aludida do parágrafo anterior, dentro do prazo de 48(quarenta e oito) horas;
II - comunicação quinzenal, em fórmula apropriada, entregue por protocolo à Secretaria, até o quinto dia que seguir ao período, dos registros efetuados na forma deste artigo, indiados, em relação a adiantamento entregue:
a) o nome e cargo ou função do responsável, do ordenador da despesa, e do substituto deste, quando houver;
c) a autoridade requisitante e a autoridade concedente;
d) o número de empenho da despesa e a unidade orçamentária;
e) a importância do adiantamento;
f) os prazos de aplicação e de comprovação;
g) a data do expediente para a entrega, ou do cheque previsto no art. 10, parágrafo único, deste Ato.
III - comunicação especial, feita dentro do prazo de 10(dez) dias em seguida à concorrência, e que poderá constar da fórmula prevista no item anterior, sobre deferimentos de prorrogações de prazos de aplicação e de comprovação, modificações autorizadas em planos de aplicação, substituições de detentores de adiantamento além do término do exercício, e outros dados de utilidade para o controle do Tribunal;
IV - comunicação especial, também em fórmula apropriada, entregue por protocolo, à Secretaria, e feita no décimo sexto(16º) dia após o término do rpazo para comprovação, quando esta ainda não houver dado entrada na Divisão de Exame de Contas.
Art. 39. O depatamento da Despesa, no exercício da atribuição prevista no art. 57, IV, do Decreto número 467, citado, comunicará ainda, imediatamente à Secretaria do Tribunal qualquer irregularidade insanável verificada em comprovação de adiantamento.
Art. 40. A autoridade que impuser a reposição, nos termos do art. 31, "a", "b", "d", deste Ato, de importância indevidamente paga, encaminhará cópia do ato mediante protocolo, à Secretaria do Tribunal, dentro do prazo de 5(cinco) dias.
Parágrafo único. Também dentro do prazo de 5(cinco) dias, comunicará ao Tribunal, essa autoridade, o atendimento de ordem de reposição que haja emitido; o pedido de reposição em parcelas informada a solução que lhe houver dado; a desobediência à mesma ordem quando não apresentada defesa; e as demais ocorrências correlatas.
Art. 41. Todas as ocorrências atinentes às multas e à instauração de tomadas de contas previstas, respectiamente, na Seção 3 do Capítulo VI e na Seção 4 do Capítulo IV, serão comunicadas ao Tribunal dentro do prazo de 5(cinco) dias, se não for estabelecido prazo diverso na decisão específica.
Seção 2
Dos elementos para as tarefas de auditoria externa
Art. 42. Para a execução dos serviços de auditoria com relação ao sistema de adiantamentos, a Secretaria do Tribunal manterá apenas assentamentos especiais com base nos elementos previstos na Seção 1, descritos Capítulo.
§ 1º Esses assentamentos se organizarão na unidade orçamentária, e serão outrossim, referidos em índices alfabéticos, para cada exercício, um em função do prenome do detentor, e outro, do prenome dos cheques de repartição a quem caiba ordenar despesas à conta do adiantamento(art. 2º, §§ 2º e 3º, deste Ato).
§ 2º Constando dos assentamentso anotações sobre todas as decisões tomadas pelo Tribunal.
§ 3º A baixa na responsabilidade será ainda anotada nos índices.
Art. 43. Os trabalhos de auditoria em referência aos adiantamentos se fundamentarão:
a) nos documentos e informações previstos na Seção 1 deste Capítulo;
b) nos assentamentos de que trata o artigo anterior;
c) em inspeções gerais para verificação da regularidade das concessões de adiantamento, no tocante à obediência às disposições legais e regulamentares, especialmente, às deste Ato, sobre a requisição, a autorização, a liquidadação e a entrega;
d) em inspeções gerais para verificação da regularidade das aplicações de adiantamentos, e da organização de prestações de contas, durante o curso da utilização ou comprovação;
e) em inspeções especiais alusivas à concessão ou aplicação de adiantamento determinado, inclusive nos almoxarifados, e aonde estiver o material adquirido ou onde for possível verificar o serviço prestado;
f) em informações e elementos especialmente requisitados;
g) em prestações de contas de adiantamento especialmente requisitadas para julgamento.
§ 1º As inspeções serão realizadas por funcionários dos órgãos de auditoria financeira e orçamentária do Tribunal em, mediante contrato, por firmas especializadas ou por especialistas em auditoria financeira(Decreto-lei nº 199, citado, art. 36, § 1º).
§ 2º Nenhum processo, documento ou informação poderá ser sonegado ao Tribunal em suas inspeções, sob qualquer pretexto(Decreto-lei nº 199, citado, art. 36, § 2º).
§ 3º Em caso de sonegação, o Tribunal assinará prazo para apresentação da documentação ou informação desejada e não sendo atendido, comunicará o fato e não sendo atendido, comunicará o fato à autoridade competente para as medidas cabíveis(Decreto-lei nº 199, citado, art. 36, § 3º).
Seção 3
Dos trabalhos de auditoria financeira e orçamentária quanto aos adiantamentos
Art. 44. Os trabalhos de auditoria orçamentária financeira quanto aos adiantamentos, a serem executados por intermédio da Secretaria do Tribunal(Decreto-lei nº 199, citado, art. 22), abrangerão:
a) análise dos empenhos e dos correspondentes planos de aplicação, expedintes de requisição e despachos de autorização, para se verificar a competência das autoridades requisitantes e concedentes, o cabimento da concessão, e a propriedade da classificação da despesa, inclusive em referência ao orçamento-programa;
b) o exame das comunicações previstas no art. 38, § 2º, deste Ato, para verificação da obediência às obrigações previstas no parágrafo único do art. 37, combinação das análises de que trata a alínea anterior e apuração do cumprimento das normas legais e regulamentares, da aplicação deste Ato sobre prazos de aplicação e de comprovação;
c) a análise das concessões e das aplicações de adiantamento, para verificação da licitude e regularidade dos procedimentos, mediante as inspeções gerais e especiais previstas no art. 43 deste Ato, cujos resultados se consubstanciarão em relatórios, contendo a exposição da tarefa realizada e sugestões de deliberação e e de providências a serem tomadas;
d) a proposta de imposição, redução ou relevação das sanções previstas neste Ato;
e) a proposta de representações, diligências, inspeções e requisições e de ordens de sequestro, de prisão administrativa, e de sustação de despesa;
f) a representação, feita e encaminhada à Procuradoria-Geral no vigésimo segundo(22º) dia após o término do prazo de comprovação para que o Tribunal determine a instauração de tomada de contas especial, se não houver recebido a comunicação prevista no art. 41;
g) a remessa de dados e informações ao Ministério Público, para as medidas de sua competência.
Das Disposições Finais
Art. 45. Em todas as atividades de controle previstas neste Ato visar-se-á a contribuição para a racionalização dos trabalhos de administração financeira e a esoimá-los de ilicitude ou irregularidade.
Parágrafo único. Não serão empreendidas atividades de controle puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco(Decreto-lei nº 200, citado, art. 14).
Art. 46. A exoneração da responsabilidade decorrente da falta, deterioração ou diminuição de bens públicos por acaso fortúito, força maior ou natural perecimento, verificar-se-á mediante prova rigorosa do fato, de que resulte convicção de inimputabilidade do agente, por dolo ou culpa, mesmo leve, oriunda de negligência ou descuido, assim em usar de meios adequados ao recebimento, guarda, conserva ou entrega dos bens a ele confiados, como a escrituração regular que deve manter(Código de Contabilidade, citado, art. 96).
Art. 47. Para ensejar a adptação aos critérios e métodos de controle previstos neste Ato, durante os seis primeiros meses de sua aplicação, o Tribunal de ofício, ou a pedido do Prefeito ou de Secretário de Estado, poderá independentemente de quorum especial, dispensar exigências, atenuar ou relevar sanções, dilatar prazos e autorizar ou determinar privdências complementares.
Art. 48. Este Ato entrará em vigor no dia 1º de janeiro de 1968, revogadas as disposições em contrário.
Sala das Sessões, 05 de dezembro de 1967.
TACIANO GOMES DE MELLO
PRESIDENTE
CYRO VERSIANI DO ANJOS
SAULO DINIZ
SEGISMUNDO DE ARAÚJO MELLO
JOSÉ WAMBERTO PINHEIRO DE ASSUNÇÃO
Este texto não substitui o publicado no DOU nº 240, seção 1, 2 e 3 de 19/12/1967
Este texto não substitui o publicado no DOU nº 240, seção 1, 2 e 3 de 19/12/1967 p. 12784, col. 2