INSTRUÇÃO Nº 147, DE 29 DE JULHO DE 2013.
Disciplina sobre a guarda dos processos de licenciamento ambiental no arquivo técnico e dá outras regras.
O INSTITUTO DO MEIO AMBIENTE E DOS RECURSOS HÍDRICOS DO DISTRITO FEDERAL – BRASÍLIA AMBIENTAL, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos VI, IX, XIX, do artigo 3º, da Lei nº 3.984, de 28 de maio de 2007, combinados com o inciso VII do artigo 5º, o inciso XXIII do artigo 53 do Decreto nº 28.112, de 11 de julho de 2007, que aprova o Regimento Interno do Instituto Brasília Ambiental,
Considerando a necessidade de formatação e organização do arquivo técnico corrente do Instituto Brasília Ambiental; considerando o início da utilização do sistema de gerenciamento de processos de licenciamento conhecido por IbramWeb, com o objetivo de aumentar a segurança e transparência dos procedimentos de licenciamento ambiental, RESOLVE:
Art. 1º Considera-se arquivo técnico, para fins dessa instrução, o local de guarda dos processos ativos de licenciamento em tramitação neste instituto, inclusive aqueles que se encontram em exigência aguardando respostas dos interessados.
Parágrafo único: caberá ao Núcleo de Arquivo - NUARQ a gestão e a organização do arquivo técnico.
Art. 2º Os processos autuados até essa data serão transferidos, de forma gradativa, para o Arquivo Técnico, respeitando-se as seguintes disposições:
I – Antes do envio para o arquivo técnico, a área responsável deve verificar se o processo a ser enviado já foi digitalizado, sinalizando tal informação no termo de encaminhamento de processo (Anexo I);
II – Os processos ainda não digitalizados deverão ser assim identificados e ficarão no arquivo técnico aguardando contratação de empresa para tal;
III – Caso o processo já tenha sido digitalizado e dele conste novas folhas, a complementação da digitalização será feita pelo NUARQ, desde que o quantitativo de folhas novas não exceda a 250 (duzentos e cinquenta);
III – Os processos deverão descer já acomodados nas caixas, acompanhadas do espelho de identificação (anexo II);
IV – Eventuais documentos, que ainda não estejam inseridos no processo, deverão ser a ele anexados, antes do envio para o arquivo técnico;
V – A área responsável pelo envio deverá realizar a conferência das folhas e volumes dos processos e preencher o termo de encaminhamento de processo (Anexo I);
VI– Cumpridas as etapas dos incisos anteriores o processo deve ser tramitado no SICOP e enviado ao NUARQ para a devida guarda no arquivo técnico, cabendo ao NUARQ conferir as informações do termo de encaminhamento e, estando em ordem, preencher e assinar o termo de recebimento de processo (Anexo I).
Art. 3º A localização dos processos no arquivo técnico deverá constar no SICOP e no IbramWeb.
DA INSERÇÃO DE DOCUMENTOS EM PROCESSOS DO LICENCIAMENTO
E DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Art. 4º Os documentos protocolados nesse Instituto, que se refiram ao licenciamento, bem como os novos pedidos de autuação de processo deverão ser conferidos por servidor com conhecimento da área de licenciamento antes de seu efetivo protocolo.
§ 1º Para cumprimento do disposto no caput deste artigo as gerências do licenciamento passarão a agendar os seus atendimentos que ocorrerão no balcão de atendimento localizado no andar térreo.
§ 2º As gerências deverão, com antecedência razoável, manter as agendas de atendimento disponíveis para o NUPRO.
Art. 5º Os documentos referentes a processos de licenciamento que forem entregues ao Núcleo de Protocolo – NUPRO serão encaminhados para serem anexados pelo setor no qual se encontrem os referidos processos físicos.
I – Caso o processo esteja no arquivo técnico, o NUARQ deverá proceder à inserção da documentação física no processo, digitalizá-la e indexá-la ao processo lógico no IbramWeb.
II – Caso o processo não esteja no arquivo técnico, a unidade na qual se encontre o processo anexará a documentação ao processo físico.
III – Na hipótese do inciso anterior, todas as folhas inseridas no processo serão digitalizadas e indexadas no IbramWeb pelo Nuarq, quando o processo retornar a este setor.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 6º Os documentos que ainda se encontram na área de licenciamento, referentes a processos de licenciamento que já estejam no arquivo técnico devem, no decorrer dos próximos 15 (quinze) dias, ser anexados nos respectivos processos pelo administrativo do licenciamento.
Parágrafo único. Para cumprimento do disposto neste artigo, não se faz necessária a tramitação do processo para a área de licenciamento, bastando, tão somente, que o administrativo compareça ao NUARQ para realizar o procedimento de anexação do documento.
Art. 7º O envio dos processos do licenciamento para o arquivo técnico deverá contemplar todas as gerências da Superintendência de Licenciamento e Fiscalização, na seguinte ordem:
I – Gerência de Licenciamento e empreendimentos rurais – GERUR;
II - Gerência de Licenciamento de Acompanhamento das Atividades Licenciadas – GELAC;
III – Gerência de Licenciamento de Obras de Infra Estrutura – GELOI;
IV – Gerência de Licenciamento de Uso e Ocupação do Solo – GEUSO;
V – Gerência de Licenciamento de Empreendimentos Urbanos – GELEU.
Art. 8º Revogam-se as disposições em contrário, em especial o art. 4º da Instrução Normativa nº 72/2010.
Art. 9º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 156, seção 1 de 31/07/2013 p. 12, col. 1