PORTARIA Nº 89, DE 14 DE MAIO DE 2014.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições regimentais e conforme mediante o disposto no Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003, RESOLVE:

Art. 1º Criar a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD da Secretaria de Estado de Administração Pública do Distrito Federal - SEAP, para conduzir o processo de avaliação documental.

Art. 2º A referida Comissão, de caráter permanente, deverá cumprir o disposto no Decreto nº 24.204 de 10 de novembro de 2003.

Art. 3º Designar FLAVIA HELENA DE OLIVEIRA, matrícula 262.479-6, na qualidade de Presidente, HEBERT DE PAIVA REZENDE, matrícula 174.426-7, na qualidade de Vice-Presidente, DIANA PUGAS DE OLIVEIRA, matrícula 1.430.690-5, na qualidade de Secretária, MIRIAN DINIZ CRUZEIRO, matrícula 174.449-6, CHARLISSON NOGUEIRA SILVA, matrícula 127.100-8, GUIODETE RIBEIRO DE ALMEIDA, matrícula 52.296-1 e LEONARDO PEREIRA DE ANDRADE, matrícula 1.431.220-4, na qualidade de membros, para compor a referida Comissão.

Parágrafo Único: O Mandato dos Membros terá duração de 1 (um) ano, admitindo-se recondução por igual período.

Art. 4º A Comissão será presidida por FLAVIA HELENA DE OLIVEIRA, e secretariada por DIANA PUGAS DE OLIVEIRA, sendo que, nos impedimentos legais e eventuais do presidente, a Comissão será presidida por HEBERT DE PAIVA RESENDE.

Art. 5º Fazem parte do processo de avaliação documental as seguintes atividades, que terão por base o levantamento da produção documental do órgão:

I – avaliação dos conjuntos documentais, conforme seus valores primários e, ou, secundários;

II – determinação do ciclo de vida dos documentos nas fases: corrente, intermediária e permanente;

III – fixação dos prazos de guarda e destinação dos documentos.

Art. 6º Compete à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD, conforme artigo 12, do Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003:

I – sugerir ao titular do órgão da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal a indicação de equipe de trabalho que procederá a identificação dos conjuntos documentais a serem analisados;

II – desenvolver as classes de assuntos relativos às suas atividades fim, bem como estabelecer prazos de guarda e a destinação dos documentos respectivos a essas atividades; e

III – supervisionar e controlar a aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos, relativos às atividades meio e fim.

Art. 7º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD possui ainda as seguintes atribuições, que poderão ser realizadas por meios próprios ou por equipe de trabalho.

I – proceder ao levantamento da situação dos arquivos setoriais;

II – visitar as unidades setoriais detentoras de documentos para aplicação de questionários que indiquem a produção documental;

III – identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada unidade setorial;

IV – definir os prazos necessários de guarda dos conjuntos documentais identificados, mediante análise junto às unidades setoriais;

V – solicitar informações necessárias às tomadas de decisões; e

VI – aplicar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

WILMAR LACERDA

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 99, seção 2 de 20/05/2014 p. 48, col. 2