PORTARIA Nº 799, DE 08 DE AGOSTO DE 2023
Dispõe sobre os procedimentos para acompanhamento, controle e fiscalização dos serviços das faturas de energia elétrica, fluxo processual, prazos e procedimentos relativos à conferência, atesto e encaminhamento de documentos necessários ao pagamento de despesas relacionadas à prestação de serviços de fornecimento de energia elétrica ofertados às Unidades Escolares, por meio de contratos individualizados, firmados entre a Empresa Neoenergia Brasília S.A e a Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE EDUCAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, Substituto, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e III, do parágrafo único, do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal e o inciso V, do artigo 182, do Decreto nº 38.631, de 20 de novembro de 2017, resolve:
Art. 1º Uniformizar os procedimentos relativos à supervisão, fiscalização, execução e gestão de contratos de prestação de serviços de energia elétrica nas Unidades Escolares da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal (SEEDF) que dispõem de contratos individualizados.
Art. 2º A celebração, execução, fiscalização e gestão de contratos de serviços energia elétrica nas Unidades Escolares da SEEDF que dispõem de contratos individualizados serão efetivadas nos termos desta Portaria, em consonância com os preceitos da Resolução Normativa ANEEL nº 414, de 9 de setembro de 2010; da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017, recepcionada pelo Decreto nº 38.934, de 15 de março de 2018; da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, ainda em vigência; da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021; do Parecer nº 232/2021 - PGCONS/PGDF, ao qual foi outorgado efeito de parecer normativo para contratos de fornecimento de energia elétrica.
Art. 3º É dever da Administração acompanhar e fiscalizar o cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos.
Art. 4º Considera-se, para efeito desta Portaria:
I - Contrato: ajuste celebrado, por meio do qual se estabelece acordo de vontades para formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas;
II - Contratado: pessoa jurídica signatária de contrato com a Administração Pública;
III - Contratante: órgão ou entidade signatária do instrumento contratual;
IV - Executor: servidor da SEEDF ocupante de cargo efetivo, e função gratificada de Diretor e Vice-Diretor da Unidade Escolar, responsável diretamente pelo acompanhamento e pela supervisão da execução do objeto do contrato com a Neoenergia Brasília S.A na Unidade Escolar;
V - Coexecutor: servidor da SEEDF ocupante de cargo efetivo, corresponsável direto pelo acompanhamento, pela fiscalização e supervisão da execução do objeto do contrato com a Neoenergia Brasília S.A na Unidade Escolar, sob coordenação do Executor;
VI - Equipe Gestora da Unidade Escolar: Diretor, Vice-Diretor ou quem ele indicar, responsáveis diretos pela fiscalização e pelo acompanhamento da execução do objeto do contrato, e atuam sob a coordenação do Fiscal Administrativo devidamente lotado na Gerência de Manutenção de Serviços Administrativos (GMASA);
VII - Termo Aditivo: instrumento para modificação do contrato, já celebrado, feito durante a vigência do termo, vedado à alteração do objeto pactuado, podendo ser usado para efetuar os acréscimos ou as supressões no objeto, em prorrogações e no reajuste em sentido lato, conforme previsto na Instrução Normativa nº 05, de 2017, e na Lei nº 8.666, de 1993, que dispõe sobre os procedimentos para acompanhamento, controle e fiscalização dos serviços terceirizados, Resolução Normativa ANEEL nº 414, de 9 de setembro de 2010, a Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e o Parecer nº 232/2021 - PGCONS/PGDF;
VIII - Projeto Básico: conjunto de elementos necessários e suficientes para caracterizar o serviço, ou conjunto de serviços, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e que possibilitem a avaliação do custo, a definição dos métodos e do prazo de execução;
IX - Localidade: local onde será prestado o serviço corporativo solicitado pelo órgão ou pela entidade;
X - Relatório Analítico: elaborado pelo executor e/ou suplente, consolidando as informações dos relatórios circunstanciados e apresentando o resultado da supervisão e da coordenação sobre o acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato, com registro, entre outros, do valor a pagar e eventuais glosas, retenção de valores e proposta de aplicação de sanção à contratada;
XI - Relatório Circunstanciado: elaborado pelo coexecutor e/ou suplente da Unidade Escolar, conforme modelo indicado pela GMASA, por meio de sistema eletrônico, a fim de apresentar o resultado do acompanhamento e da fiscalização da execução do contrato;
XII - Relatório de Acompanhamento: elaborado pela equipe gestora da Unidade Escolar, conforme modelo indicado pela GMASA, por meio de sistema eletrônico, a fim de apresentar o resultado do acompanhamento e da fiscalização da execução do contrato.
XIII - Fiscal Administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos (IN 05/2017) e acompanhar a instrução de pagamento e verificação de documentação para solicitar pagamento ao setor competente.
Art. 5º Compete ao Setor Requisitante, Unidade Escolar, enquanto setor responsável pela execução do termo, indicar formalmente, por meio de memorando, o executor titular e o suplente, informando o nome completo, a matrícula, o cargo/função e o local de efetivo exercício dos servidores, bem como providenciar a ciência (assinatura) dos servidores indicados.
§ 1º Para o acompanhamento da execução dos ajustes, a escolha do executor deverá, preferencialmente, levar em consideração o conhecimento e a disponibilidade de tempo para executar as atividades necessárias ao fiel cumprimento do ajuste.
§ 2º Não poderá ser designado como executor, coexecutor ou fiscal administrativo aquele que exercer atividade incompatível com a fiscalização de contratos, de convênios e termos em geral, ou possuir relação de parentesco, até o terceiro grau, em linha reta ou colateral, com sócio, gerente ou administrador do contratado.
§ 3º Ocorrerá a dispensa automática da função de executor nos casos de aposentadoria, falecimento, exoneração e licença sem vencimento, devendo ser feita a substituição imediata pelo setor responsável.
§ 4º O executor designado continuará responsável pela execução, independente de sua lotação e/ou solicitação de dispensa, até a publicação no Diário Oficial do Distrito Federal (DODF), observando o cumprimento das funções, desde a data de designação, até a data de dispensa ou do término da vigência do termo.
§ 5º O executor suplente, a partir da designação no DODF, tem as mesmas competências do titular, devendo acompanhar as atividades da execução do ajuste, respondendo nos afastamentos legais do titular.
§ 6º A designação do executor e do suplente somente produzirá efeitos após as publicações no DODF, do extrato da celebração do termo e da designação dos executores, respondendo o chefe do setor requisitante, na hipótese de omissão pela falta da indicação do executor e/ou do suplente.
§ 7º O Fiscal Administrativo será indicado pela GMASA para acompanhar a execução do contrato e verificar a documentação na instrução processual para pagamento dos serviços pelos executores do contrato e deve estar lotado na GMASA.
Art. 6º O coexecutor titular e seu suplente, serão designados no DODF, e deverão ter a lotação na Unidade Escolar ocupando os cargos de Diretor e Vice-Diretor respectivamente.
Parágrafo único. O coexecutor suplente, a partir da designação no DODF, tem as mesmas atribuições do titular, devendo acompanhar as atividades da execução do ajuste, respondendo nos afastamentos legais do titular.
Art. 7º Compete ao Executor do contrato:
I - anexar ao processo de pagamento o Relatório Analítico de Execução Mensal, atestando a execução do serviço contratado e encaminhá-lo aos setores competentes para aprovação, devendo manter o acompanhamento até sua liquidação;
II - manter controle atualizado dos números dos processos referentes à execução do contrato que se encontra em andamento, em ordem cronológica, para o efetivo acompanhamento;
III - solicitar à contratada e a seus prepostos, ou obter da Administração, tempestivamente, todas as providências necessárias ao bom andamento dos serviços;
IV - receber a nota de empenho e o documento fiscal que demonstrem a realização da despesa, conferir se está de acordo com a especificação do objeto, aferir a exatidão dos valores a serem pagos, relativos a fatura de energia elétrica;
V - manter absoluto controle do registro das notas fiscais e verificar, quando da apresentação destas, a discriminação dos serviços prestados e se todos os encargos fiscais incidentes estão de acordo com o objeto do ajuste;
VI - verificar se o cronograma físico e financeiro dos serviços ocorreu de acordo com a respectiva ordem de serviço e cláusulas contratuais;
VII - enviar o processo de pagamento para análise da GMASA, obedecendo, criteriosamente, quanto à documentação: à ordem cronológica, à localização e à data de validade;
VIII - analisar a necessidade ou não da aplicação de sanção às empresas inadimplentes, após a notificação da contratada, bem como instruir o processo sancionador;
IX - controlar os prazos relacionados às datas de início e término do ajuste, comunicar à chefia imediata e abrir processo para renovação, ou não, do contrato, com antecedência mínima de 150 (cento e cinquenta) dias do término de vigência. Na ocorrência dessa hipótese, deve ser emitido Relatório Circunstanciado sobre a atuação da parte contratada, conveniada e partícipes, em geral, opinando pela conveniência ou não da renovação do termo, com justificativas fundamentadas, nos moldes da lei, solicitando documentação ao contratado/partícipe acerca do interesse na continuidade do feito;
X - formalizar a instrução ao setor requisitante, na hipótese da não prorrogação do contrato, relatando a execução contratual e sugerindo, caso considere pertinente, alterações nas contratações futuras;
XI - verificar a regularidade, a adequação, a necessidade e a justificativa dos pedidos de prorrogações e interrupções de prazos de serviços complementares e analisar todas as modificações no projeto pretendidas pela contratada, recomendando que o processo seja submetido à Assessoria Jurídico-Legislativa (AJL) e à Unidade de Controle Interno (UCI), quando necessário;
XII - realizar gestão com vistas à garantia da disponibilidade orçamentária e financeira durante toda a vigência contratual, bem como o controle de notas de empenhos emitidas nos valores e saldos necessários;
XIII - controlar os pagamentos efetuados, atentando-se para que o valor pactuado não seja ultrapassado;
XVI - solicitar, em tempo hábil, aos seus superiores as decisões e as providências que ultrapassarem a sua competência, para a adoção das medidas convenientes.
Paragrafo único. Lei Federal nº 9.784, de 1999, com a redação conferida pela Lei Federal nº 12.008 de 2009, recepcionada pelo Distrito Federal por meio da Lei Distrital nº 2.834, de 7 de dezembro de 2001, na Portaria SEEDF nº 115, de 18 de maio de 2020, e na Portaria SEEDF nº 214, de 11 de março de 2022.
Art. 8º Compete ao coexecutor:
I - supervisionar, fiscalizar e acompanhar a execução do contrato, assim como emitir os relatórios circunstanciados, elaborados com base nos relatórios de acompanhamento das equipes gestoras, ao término de cada etapa/mês ou quando solicitado pela autoridade competente. O relatório deverá ser emitido observando os prazos para evitar juros, multas e mora e informará os fatos ocorridos durante a execução dos contratos sobre a execução física e o recebimento dos bens ou serviços;
II - acompanhar a realização do contrato e verificar se está sendo cumprido de acordo com o Projeto Básico;
III - comunicar ao executor do contrato sobre irregularidades na execução contratual que possam gerar a necessidade de aplicação de glosas e/ou retenções à fatura, bem como aplicação de sanção;
IV - solicitar ao executor, quando necessário, providências junto à contratada acerca de algum serviço que não tenha sido executado e esteja descrito na fatura de energia elétrica, de acordo com o previsto no contrato;
V - atestar as notas fiscais apresentadas pela empresa relativas à respectiva Unidade Escolar do serviço prestado.
Parágrafo único. Os coexecutores respondem solidariamente pela execução dos ajustes formalizados e vigentes durante o período da designação ao cargo, devendo zelar pela fiscalização, bem como aprovar e assinar os relatórios circunstanciados e, em caso de impropriedades, adotar as medidas necessárias.
Art. 9º Compete ao Fiscal administrativo, com base no Decreto nº 44.330, de 2023:
I - prestar apoio técnico e operacional aos executores do contrato com relação aos prazos;
II - verificar, na instrução do pagamento, se a documentação necessária para o pagamento se encontra em conformidade;
III - atuar tempestivamente na solução de eventuais problemas relativos ao descumprimento das obrigações contratuais e reportar ao executor do contrato para que tome as providências cabíveis, quando ultrapassar a sua competência;
IV - emitir parecer informando que o processo está apto a seguir para análise da Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) para autorização do pagamento.
Art. 10. Os processos de pagamento referentes aos contratos celebrados pela SEEDF deverão ser instruídos com os seguintes documentos:
I - Contrato de Prestação de Serviços por adesão;
II - Termo Aditivo, se houver, e seu respectivo Extrato;
III - Publicação da nomeação do executor/coexecutor;
IV - Nota Fiscal relativa ao fornecimento de energia;
V - Atesto da Nota Fiscal/Fatura;
VI - Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND);
VII - Certidões que comprovem a regularidade perante as Fazendas Estadual, Distrital e Municipal do domicílio ou sede do contratado;
VIII - Certidão de Regularidade do FGTS (CRF);
IX - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);
X - Cópia da fatura de energia elétrica;
XI - Atesto da fatura de energia recebida pelo executor;
XII - Relatório Circunstanciado da Unidade Escolar;
XIII - Relatório Analítico do executor;
XIV - Memorando de encaminhamento com a devida solicitação de pagamento para GMASA.
Art. 11. Os casos omissos serão analisados e decididos pela Subsecretaria de Administração Geral, respeitando as respectivas competências regimentais.
Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 150, seção 1, 2 e 3 de 09/08/2023 p. 7, col. 2