PORTARIA Nº 605, DE 21 DE SETEMBRO DE 2022
Institui o fluxo de pedidos solicitados por meio do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) e estabelece competências e prazos no âmbito desta Secretaria.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 509, inciso II, do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto nº 39.546, de 19 de dezembro de 2018, c/c artigos 5º, inciso IV e 24 do Decreto nº 42.036, de 27 de abril de 2021, resolve:
Art. 1º Para os fins desta Portaria, consideram-se:
I - usuário: pessoa física ou jurídica que se beneficia ou se utiliza, efetiva ou potencialmente, de serviço público;
II - administração pública: órgão ou entidade integrante da administração pública de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, a Advocacia Pública e a Defensoria Pública;
III - agente público: quem exerce cargo, emprego ou função pública, de natureza civil ou militar, ainda que transitoriamente ou sem remuneração;
IV - dado: sequência de símbolos ou valores, representados em qualquer meio, produzidos como resultado de um processo natural ou artificial;
V - dado acessível ao público: qualquer dado gerado ou acumulado pelo governo que não esteja sob sigilo ou sob restrição de acesso;
VI - dados abertos: dados acessíveis ao público, representados em meio digital, estruturados em formato aberto, processáveis por máquina, referenciados na internet e disponibilizados sob licença aberta que permita sua livre utilização, consumo ou cruzamento, limitando-se a creditar a autoria ou a fonte;
VII - formato aberto: formato de arquivo não proprietário, cuja especificação esteja documentada publicamente e seja de livre conhecimento e implementação, livre de patentes ou qualquer outra restrição legal quanto à sua utilização;
VIII - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
IX - pedido de acesso à informação: demanda direcionada aos órgãos e entidades da administração pública, sejam sujeitos de direito público ou privado, realizada por qualquer pessoa, física ou jurídica, que tenham por objeto um dado ou informação;
X - E-SIC: sistema eletrônico do serviço de informação ao cidadão;
XI - monitoramento: acompanhamento contínuo visando o cumprimento da lei de acesso à informação.
XII - autoridade de monitoramento: servidor responsável por zelar pelo cumprimento da lei de acesso à informação designado pelo dirigente máximo do seu órgão/entidade.
XIII - omissão de resposta: qualquer solicitação de acesso à informação (pedido ou recurso) em tramitação fora do prazo legal.
Art. 2º Compete à Unidade Setorial Ouvidoria:
I - Disponibilizar a estrutura física, recursos humanos e materiais para o funcionamento do Serviço de Informação ao Cidadão;
II - Caso não seja possível o acesso imediato, o órgão deverá, no prazo de até 20 (vinte) dias:
a) Analisar os pedidos, no ato do recebimento para verificar se realmente se trata de um pedido de acesso à informação. Caso se constate que se trata de uma manifestação de ouvidoria, é possível alterar o tipo de manifestação;
b) Checar se o pedido é duplicado;
c) Indicar, conforme o seu conhecimento, o responsável para atender o pedido;
d) Identificar e tramitar para área responsável pela informação o pedido por meio de processo SEI;
e) Acompanhar os prazos legais para resposta ao pedido;
f) Instar a área responsável por resposta em tempo hábil;
g) Comunicar a Autoridade de Monitoramento os casos de omissão de resposta ao pedido pela área responsável.
III - Providências administrativas, análise de casos concretos, dentre outros tipos de demandas que não se enquadram na LAI, deve ser informado ao cidadão o canal adequado.
IV - Não havendo indicação expressa da forma como o requerente deseja receber a informação, esta será disponibilizada no sistema eletrônico de acesso à informação.
V - Quando o fornecimento da informação implicar reprodução de documentos, envio por via postal ou gravação em mídia, a SES, observado o prazo de resposta ao pedido, disponibilizará ao requerente Documento de Arrecadação - DAR ou documento equivalente, para pagamento dos custos dos serviços e dos materiais utilizados.
a) A prestação do serviço ocorrerá no prazo de dez dias, contado da comprovação do pagamento pelo requerente ou da entrega de declaração de pobreza por ele firmada, nos termos da Lei Federal nº 7.115, de 29 de agosto de 1983, ressalvadas hipóteses justificadas em que, devido ao volume ou ao estado dos documentos, a reprodução demande prazo superior.
b) É facultado à SES dispensar a cobrança dos custos dos serviços e materiais.
VI - O prazo para resposta do pedido poderá ser prorrogado por dez dias, mediante justificativa da área encaminhada ao requerente antes do término do prazo inicial de vinte dias.
Parágrafo único. Negado o pedido de acesso à informação, será enviada ao requerente, no prazo de resposta, comunicação com as razões da negativa de acesso e seu fundamento legal;
a) As razões de negativa de acesso à informação classificada indicarão o fundamento legal da classificação, a autoridade que a classificou e o código de indexação do documento classificado.
b) Os órgãos e entidades disponibilizarão formulário padrão para apresentação de recurso e de pedido de desclassificação.
Art. 3º. Compete às Unidades orgânicas responsáveis pela informação:
I - Responder à Unidade Setorial Ouvidoria dentro do prazo estabelecido no processo SEI;
a) Os servidores e gestores instados para responder aos pedidos de informações via Lei de Acesso à Informação - LAI devem responder dentro do prazo de 10 (dias) dias corridos ou a critério da Unidade Setorial de Ouvidoria da Saúde, que considerará a complexidade da demanda apresentada.
II - Comunicar ao requerente a data, local e modo para realizar consulta à informação;
III - Efetuar reprodução ou gravação de mídia digital ou obter certidão relativa à informação e disponibilizar ao requerente;
IV - Comunicar que não possui a informação ou que não tem conhecimento de sua existência à Unidade Setorial Ouvidoria;
V - Quando a informação solicitada estiver contida em documento cuja manipulação possa prejudicar a sua integridade, deverá ser oferecida cópia com certificação de que esta confere com o original ao requerente;
a) Na impossibilidade de obtenção de cópia de que trata o inciso, o requerente poderá solicitar que, às suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a integridade do documento original.
VI - Caso a informação esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em outro meio de acesso universal, a área responsável deverá orientar o requerente quanto ao local e modo para consultar, obter ou reproduzir a informação.
a) Na hipótese do caput, a SES desobriga-se do fornecimento direto da informação, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para consultar, obter ou reproduzir a informação.
VII - O acesso a documento preparatório ou informação nele contida, utilizados como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo, será assegurado a partir da edição do ato ou decisão.
VIII - Nas hipóteses em que o pedido de acesso à informação demandar manuseio de grande volume de documentos, ou a movimentação do documento puder comprometer sua regular tramitação ou sua integridade, será adotada a medida prevista no inciso II deste artigo.
IX - Nas hipóteses em que for solicitada a entrega pessoal da resposta, a área responsável pela informação deverá entrar em contato com o requerente para agendar a data e hora para disponibilização.
a) Não comparecendo na data pré-agendada, área deverá comunicar à Unidade Setorial Ouvidoria para que seja concluído e arquivado no sistema o pedido de acesso à informação.
X - O prazo para resposta do pedido poderá ser prorrogado por dez dias, mediante justificativa da área responsável encaminhada à Unidade Setorial de Ouvidoria antes do término do prazo predeterminado no processo SEI.
XI - Indicar as razões da negativa, total ou parcial, do acesso com seu fundamento legal à Unidade Setorial de Ouvidoria, no prazo de resposta;
a) Negado o pedido de acesso à informação, será enviada ao requerente, no prazo de resposta, comunicação com as razões da negativa de acesso e seu fundamento legal;
b) As razões de negativa de acesso à informação classificada indicarão o fundamento legal da classificação, a autoridade que a classificou e o código de indexação do documento classificado.
XII - Os órgãos e entidades disponibilizarão formulário padrão para apresentação de recurso e de pedido de desclassificação.
XIII - Disponibilizar um e-mail institucional do responsável pelo atendimento aos pedidos de acesso à informação à Unidade Setorial Ouvidoria e à Autoridade de Monitoramento.
XIV - No caso de negativa de acesso à informação ou de não fornecimento das razões da negativa do acesso, poderá o requerente apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à autoridade hierarquicamente superior à que adotou a decisão, que deverá apreciá-lo no prazo de cinco dias, contado da sua apresentação.
Art. 4º. Compete ao Secretário de Saúde publicar anualmente, até o dia 1º de maio, em sítio oficial na Internet.
I - rol das informações desclassificadas nos últimos doze meses;
II - rol das informações classificadas em cada grau de sigilo, o qual deverá conter:
a) código de indexação de documento;
b) categoria na qual se enquadra a informação;
c) indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação; e
d) data da produção, data da classificação e prazo da classificação;
III - relatório estatístico com a quantidade de pedidos de acesso à informação recebidos, atendidos e indeferidos; e
IV - informações estatísticas agregadas dos requerentes.
V - Caso não possua informações classificadas, publicar por meio de mensagem em sítio oficial a inexistência deste tipo de informação e datar com mês/ano, conforme orientação do Guia de Transparência Ativa da CGDF vigente.
Art. 5º. Compete à Autoridade de Monitoramento
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso à informação, de forma eficiente e adequada aos objetivos desta Lei;
II - avaliar e monitorar a implementação do disposto no DECRETO Nº 34.276, DE 11 DE ABRIL DE 2013, e apresentar ao Secretário de Saúde relatório anual sobre o seu cumprimento, que o encaminhará à CGDF;
III - Fomentar a cultura da transparência dentro da SES e a conscientização sobre o direito fundamental de acesso à informação;
IV - Promover o treinamento dos agentes públicos desta secretaria no que se refere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração pública;
V - recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e dos procedimentos necessários ao correto cumprimento do disposto na LEI Nº 4.990, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2012 e em seus regulamentos;
VI - orientar as unidades no que se refere ao cumprimento do disposto na LEI Nº 4.990, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2012 e em seus regulamentos;
VII - manifestar-se sobre reclamaçãoapresentada contra omissão de resposta da autoridade competente.
a) O prazo para apresentar reclamação relativa à omissão de resposta ao pedido de acesso à informação começará 30 (trinta) dias após a apresentação do pedido.
b) No caso de omissão de resposta ao pedido de acesso à informação, o requerente poderá apresentar reclamação, no prazo de 10 (dez) dias, à autoridade de monitoramento que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias, contado do recebimento da reclamação.
VIII - Em casos de omissão de resposta ou descumprimento dos prazos, as ações de monitoramento seguirão a seguinte ordem:
a) Envio de e-mail de monitoramento ao responsável competente da unidade orgânica omissa para alertar o descumprimento dos prazos, fornecer apoio e orientações para que as pendências sejam resolvidas;
b) Envio de ofício ao dirigente máximo do órgão nos casos reincidentes;
c) Envio de ofício à Controladoria Setorial da Saúde, acerca do descumprimento da LAI, para apuração de responsabilidades e eventual aplicação de sanção conforme previsto na Lei nº 4990/2012.
IX - Monitorar a implementação do Plano de Dados Abertos no âmbito desta Secretaria, competindo:
a) decidir quanto à integridade dos dados que devem ser disponibilizados no Portal de Dados Abertos do Distrito Federal;
b) solicitar adição, edição ou exclusão de conjunto de dados;
c) gerenciar o acesso de membros desta Secretaria ao Portal de Dados Abertos do Distrito Federal;
d) promover e apoiar o desenvolvimento da cultura da publicidade de dados e informações na gestão pública;
e) promover a participação social na construção de um ecossistema de reuso e de agregação de valor dos dados públicos;
f) auxiliar o Coordenador na elaboração do Plano de Dados Abertos;
g) solicitar dilação de prazo à Controladoria-Geral do Distrito Federal, quando se fizer necessário;
h) apresentar justificativa à Controladoria-Geral do Distrito Federal, em decorrência do não cumprimento de prazos, da não atualização do Portal de Dados Abertos do Distrito Federal em prazos pré-determinados ou em outras situações análogas, sempre em caráter excepcional.
Parágrafo Único. Qualquer adição, edição e exclusão dos bancos de dados do Portal de Dados Abertos do Distrito Federal, deve ser precedida de anuência da Autoridade de Monitoramento da Lei de Acesso à Informação da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal.
Art. 6º O prazo para apresentar reclamação relativa à omissão de resposta ao pedido de acesso à informação começará 30 (trinta) dias após a apresentação do pedido.
I - No caso de negativa de acesso à informação ou de não fornecimento das razões da negativa do acesso, poderá o requerente apresentar recurso em 1ª instância no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à autoridade hierarquicamente superior à que adotou a decisão, que deverá apreciá-lo no prazo de cinco dias, contado da sua apresentação.
II - Desprovido o recurso de que trata o caput, poderá o requerente apresentar recurso em 2ª instância no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à autoridade máxima do órgão (Secretário de Saúde), que deverá se manifestar em cinco dias contados do recebimento do recurso.
III - Desprovidos os recursos tratados nos parágrafos deste artigo, poderá o requerente apresentar recurso em 3ª instância, no prazo de dez dias contado da ciência da decisão, à Controladoria Geral do Distrito Federal, a qual deverá se manifestar no prazo de cinco dias, contado do recebimento do recurso.
a) A Controladoria Geral do DF poderá solicitar que o órgão ou a entidade preste esclarecimentos sobre o recurso apresentado.
b) Provido o recurso, a Controladoria Geral do DF recomendará ao órgão ou entidade que adote providências para o fiel cumprimento da Lei imediatamente após ciência da decisão.
Art. 7º O Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) deverá ser amplamente divulgado na Seção "Acesso à Informação" no Portal da SES com as seguintes informações, minimamente:
II - Horário de Funcionamento;
III - Telefone e e-mail específicos para orientação e esclarecimento de dúvidas referentes ao Serviço de Informações ao Cidadão, não podendo o telefone ser o “162”;
IV - Nome e contato dos servidores responsáveis pelo SIC;
V - Currículo do responsável pelo SIC ou Ouvidor (caso seja o Ouvidor o responsável pelo SIC, utilizar o currículo já disponibilizado pela área da ouvidoria em Perfil ouvidor);
VI - Nome e contato da Autoridade de Monitoramento;
VII - Currículo da Autoridade de Monitoramento;
VIII - Link de redirecionamento para o e-SIC.
IX. Modelo de formulário de solicitação de informação para aqueles que queiram apresentar o pedido em meio físico (papel) junto ao SIC. E adicionalmente, a SES deve disponibilizar eventuais informações sobre os procedimentos a serem adotados nesses casos.
X. Banner para o Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC) da Controladoria Geral do Distrito Federal (CGDF). E-SIC CGDF
XI. Relatório estatístico de atendimentos à Lei de Acesso à Informação
a) Deverá constar o seguinte texto introdutório às informações: “Nesta seção, são divulgadas informações sobre o Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), pertinentes ao seu funcionamento, localização e dados de contato no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde e os relatórios estatísticos de atendimento à Lei de Acesso à Informação”.
XII - A divulgação das informações em sítio oficial da SES fica submetida às atualizações conforme o Guia de Transparência Ativa da CGDF em vigência.
Parágrafo único. Por força da Lei de Acesso à Informação, a Controladoria Geral da União publica relatórios dos pedidos, recursos e perfil de solicitantes no site do E-SIC, podendo esta Secretaria de Saúde, discricionariamente, divulgá-los ou disponibilizar link.
DAS RESPONSABILIDADES E PENALIDADES
Art.8º Ficam os agentes públicos, a pessoa física ou a entidade privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o Poder Público e deixar de observar o disposto na Lei nº 4.990 de 2012, sujeitos às responsabilidades e às sanções descritas no DECRETO Nº 34.276, DE 11 DE ABRIL DE 2013 e na LEI COMPLEMENTAR Nº 840, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2011.
Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 181, seção 1, 2 e 3 de 26/09/2022 p. 22, col. 2