PORTARIA Nº 321, DE 1° DE NOVEMBRO DE 2024
Institui a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD e dá outras providências.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA AGRICULTURA, ABASTECIMENTO E DESENVOLVIMENTO RURAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso da atribuição que lhe confere o parágrafo único, inciso I, III e V, do art. 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, e ainda, considerando o disposto no Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003, resolve:
Art. 1º Fica instituída, em caráter permanente, a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD, no âmbito da Secretaria de Estado da Agricultura, Abastecimento e Desenvolvimento Rural do Distrito Federal - SEAGRI-DF.
Art. 2º A CSAD tem como atribuição realizar o processo de avaliação documental, que consistirá na determinação do ciclo de vida dos documentos, fixação de prazos de guarda e sua destinação e terá por base o levantamento da produção documental, como instrumento de determinação de funções e atividades dos órgãos geradores.
Parágrafo único. O processo de avaliação documental, atividade essencial da gestão de documentos, tem como objetivo racionalizar e controlar a produção de documentos, normalizar o fluxo documental, elaborar o código de classificação de documentos das atividades-fim e preservar o patrimônio documental do Distrito Federal.
Art. 3º A CSAD é vinculada hierarquicamente ao Gabinete, inclusive, sendo criada no Sistema Eletrônico de Informações - SEI essa unidade com igual vinculação.
Parágrafo único. Poderão ser indicados pelo Presidente da CSAD servidores para atuarem com o perfil colaborador na unidade.
Art. 4º A CSAD funcionará preferencialmente nas dependências da unidade de arquivo central da SEAGRI-DF.
Parágrafo único. As reuniões da CSAD poderão ser convocadas para local fora de sua sede, sempre que razão superior indicar conveniente.
Art. 5º A CSAD deverá sugerir ao Secretário de Estado a constituição de grupos ou equipes de trabalho para tratarem os acervos setoriais desempenhando as atividades constantes do Decreto nº 24.204/2003.
Art. 6º Os membros da CSAD serão designados ou dispensados em Portaria específica.
§ 1º A presidência da CSAD será exercida pelo titular da Gerência de Atendimento ao Público, Protocolo e Documentação - Protocolo, ou a unidade que venha a substituí-la na estrutura administrativa da SEAGRI-DF.
§ 2º O Presidente da CSAD, em seus afastamentos legais e eventuais, indicará seu substituto dentre os demais membros.
§ 3º Os servidores lotados no Protocolo comporão necessariamente a comissão.
Art. 7º O exercício das atividades desenvolvidas pelos integrantes da CSAD é de natureza relevante e não ensejará qualquer remuneração, sendo prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de cada membro.
Parágrafo único. Os membros dessa Comissão ficam previamente autorizados, quando convocados pelo seu Presidente, ao desempenho exclusivo das atividades constantes do Decreto nº 24.204/2003, por no mínimo meia jornada de trabalho, uma vez por semana, podendo, mediante necessidade de serviço, permanecer por período superior, desde que anuído pela chefia imediata.
Art. 8º Revogam-se as Portarias nº 6, de 25 de janeiro de 2019, nº 64 de 18 de julho de 2019 e nº 21, de 23 de março de 2023.
Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 211, seção 1, 2 e 3 de 04/11/2024 p. 10, col. 1