ORDEM DE SERVIÇO Nº 94, DE 20 DE MAIO DE 2021

Institui o Subcomitê Assessor de Governança da Subsecretaria de Administração Geral da Casa Civil – SUAG e dá outras providências.

O SUBSECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA CASA CIVIL DO DISTRITO FEDERAL, dada as previsões constantes do Decreto 39.736, de 28 de março, de 2019, no intuito de apoiar e atender as diretrizes do Comitê Interno de Governança da Casa Civil, e no uso das atribuições que lhe confere a Portaria 31, de 12 de dezembro, de 2020, da Casa Civil, resolve:

Art. 1º Instituir o Subcomitê Assessor de Governança no âmbito da Subsecretaria de Administração Geral da Casa Civil, apresentando princípios e diretrizes que devem ser observados por todas as unidades que compõem sua estrutura.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Para os efeitos do disposto nesta Ordem de Serviço, considera-se:

I - capacidade de resposta: necessidade da SUAG/CACI atender de forma eficiente e eficaz às necessidades do público interno da Casa Civil do Distrito Federal, inclusive antevendo interesses e antecipando aspirações;

II - confiabilidade: capacidade da SUAG/CACI transmitir informações fidedignas, bem como repassar confiança aos stakeholders quanto à persecução dos objetivos e diretrizes previamente acordados, reduzindo as incertezas quanto à implementação das políticas públicas de sua responsabilidade;

III - controles internos da gestão: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela direção e pelo corpo de servidores da SUAG/CACI, destinados a enfrentar riscos e fornecer segurança razoável de que, na consecução da missão da Subsecretaria, os seguintes objetivos gerais serão alcançados:

a) execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações;

b) cumprimento das obrigações de prestar contas;

c) cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis;

d) salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e danos, e;

e) O estabelecimento de controles internos no âmbito da gestão pública visando, essencialmente, aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcançados, de forma eficaz, eficiente, efetiva e econômica.

IV - fraude: quaisquer atos ilegais caracterizados por desonestidade, dissimulação ou quebra de confiança. Estes atos não implicam o uso de ameaça de violência ou de força física;

V - gestão de riscos: processo de natureza permanente, estabelecido, direcionado e monitorado pela SUAG/CACI, que contempla as atividades de identificação, avaliação e gerenciamento das consequências de potenciais eventos que possam afetar a organização, destinado a fornecer grau de segurança razoável quanto à realização de seus objetivos;

VI - governança: conjunto de mecanismos de liderança, decisão, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da Casa Civil;

VII - incerteza: incapacidade de saber com antecedência a real probabilidade ou impacto de eventos futuros;

VIII - integridade: preponderância do interesse público sobre os interesses privados no âmbito das ações e decisões adotadas na SUAG/CACI, garantida por mecanismos de promoção à ética, correição e transparência;

IX - melhoria regulatória: implementação de atos normativos pautados por processo transparente, baseado em evidências e orientado pela visão de cidadãos e demais partes diretamente interessadas, utilizando-se de mecanismos que garantam avaliação constante de custos e benefícios, participação da sociedade, desburocratização, simplificação administrativa, estabilidade e coerência do ordenamento jurídico;

X - política de gestão de riscos: declaração das intenções e diretrizes gerais da SUAG/CACI expressa em princípios e valores, procedimentos e normas internas e dispositivos regulatórios relacionados à gestão de riscos;

XI - prestação de contas: conjunto de procedimentos adotados pela SUAG/CACI, e pelos indivíduos que as integram, que evidenciam sua responsabilidade por decisões tomadas e ações implementadas, incluindo a salvaguarda de recursos públicos, a imparcialidade e o desempenho das organizações;

XII - risco: quantificação e qualificação da incerteza, refere-se à possibilidade de ocorrência de um evento que venha a interferir no cumprimento dos objetivos, sendo medido em termos de impacto e de probabilidade;

XIII - transparência: conjunto de ações que representa o compromisso da SUAG/CACI com a divulgação de suas atividades, prestando informações confiáveis, relevantes e tempestivas à sociedade, sendo um dos pilares para a construção de um "governo aberto", estimulando a participação social na proposição e no monitoramento da execução das políticas públicas, e;

XIV - valor público: produtos e resultados gerados, preservados ou entregues pelas atividades da SUAG/CACI que representem respostas efetivas e úteis às necessidades ou às demandas de interesse público e modifiquem aspectos do conjunto da sociedade ou de alguns grupos específicos reconhecidos como destinatários legítimos de bens e serviços públicos.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS E DIRETRIZES

Art. 3º São princípios de governança da SUAG/CACI:

I - capacidade de resposta;

II - integridade;

III - confiabilidade;

IV - melhoria regulatória;

V - prestação de contas, e;

VI - transparência.

Art. 4º São diretrizes da governança da SUAG/CACI:

I - direcionar ações para a busca de resultados para os stakeholders, encontrando soluções tempestivas e inovadoras para lidar com a limitação de recursos e com as mudanças de prioridades;

II - promover a simplificação administrativa, a modernização da gestão pública e a integração dos serviços públicos, especialmente aqueles prestados por meio eletrônico;

III - monitorar o desempenho e avaliar a concepção, a implementação e os resultados das políticas e ações prioritárias para assegurar que as diretrizes estratégicas sejam observadas;

IV - articular instituições e coordenar processos para melhorar a integração entre os diferentes níveis e esferas do setor público, com vistas a gerar, preservar e entregar valor público;

V - fazer incorporar padrões elevados de conduta pela Chefias internas para orientar o comportamento dos agentes públicos, em consonância com as funções e atribuições de seus órgãos e de suas entidades;

VI - implementar controles internos fundamentados na gestão de risco, que privilegiará ações estratégicas de prevenção antes de processos sancionadores;

VII - manter processo decisório orientado pelas evidências, pela conformidade legal, pela qualidade regulatória, pela desburocratização e pela transparência e participação da sociedade;

VIII - editar e revisar atos normativos, pautando-se pelas boas práticas regulatórias e pela legitimidade, estabilidade e coerência do ordenamento jurídico, realizando consultas públicas sempre que conveniente;

IX - definir formalmente as funções, competências e responsabilidades das estruturas e dos arranjos institucionais da SUAG/CACI;

X - promover a comunicação aberta, voluntária e transparente das atividades e dos resultados da SUAG/CACI, de maneira a fortalecer o acesso público à informação; e

XI - implementar controles internos da gestão integrados às atividades, aos planos, às ações, às políticas, aos sistemas, aos recursos e estar em sinergia com os agentes públicos que exercem cargo, função ou emprego na SUAG/CACI, projetados para fornecer segurança razoável para a consecução dos objetivos institucionais;

CAPÍTULO III

DA ESTRUTURA DE GOVERNANÇA DA SUAG

Art. 5º A estrutura de governança da SUAG será composta por:

I - Subcomitê de Assessoria à Governança, Gestão de Riscos e Controles – GAGGR DA SUAG/CACI, instância máxima de apoio, responsável pelo estabelecimento, condução e avaliação das políticas de governança, gestão de riscos, controles internos da SUAG/CACI.

II - Grupo Assessor ao GAGGR, de natureza técnica e caráter propositivo, visando a estimular e agilizar a troca de informações e experiências entre as áreas de gestão, assessoramento e operações desta Subsecretaria, bem como consolidar propostas para o aprimoramento da governança, integridade, gestão de riscos e controles internos;

III - Gabinete da SUAG;

IV - Unidade de Controle Interno da Casa Civil – UCI, e

V - Comissão de Ética da Casa Civil.

Art. 6º O GAGGR será presidido pelo SUAG, sendo composto pelos titulares das seguintes unidades organizacionais:

I - Unidade de Avaliação e Gestão de Pessoas;

II - Unidade de Controle de Orçamento e Finanças;

III - Unidade de Controle e Administração de Contratos;

IV - Unidade de Avaliação e Logística;

V - Assessoria Especial da SUAG;

VI - Unidade de Controle Interno.

Parágrafo único. Em seus impedimentos e afastamentos legais, os titulares Unidades serão representados por substitutos eventuais formalmente indicados.

Art. 7º Compete ao GAGGR:

I - orientar o desenvolvimento de estratégias que visem à efetiva implementação da política de governança da Casa Civil na SUAG/CACI;

II - oferecer diretrizes para o desenvolvimento e a implantação do planejamento Tático/estratégico da SUAG/CACI;

III - assegurar a institucionalização de estruturas adequadas de governança, gestão de risco e controles internos na SUAG/CACI;

IV - estimular a integração dos agentes responsáveis pela governança, pela gestão de riscos e pelos controles internos na SUAG/CACI;

V - aprovar propostas para o aprimoramento da governança, da gestão de riscos e do controle;

VI - estimular a adoção de políticas e medidas de prevenção ao desperdício de recursos públicos, à ineficiência, à corrupção e à fraude;

VII - supervisionar a implementação da gestão de riscos, controles internos e integridade no âmbito desta SUAG.

VIII - Modelar as propostas relativas ao Projeto de Plano Plurianual e à Lei Orçamentária Anual, bem como monitorar periodicamente sua execução no âmbito da CACI, e;

VIX - implementar e manter mecanismos, instâncias e práticas de governança em consonância com os princípios e as diretrizes estabelecidas no Decreto nº 39736 de 28/03/2019, incluindo, no mínimo:

a) formas de acompanhamento de resultados;

b) soluções para melhoria do desempenho das unidades da SUAG-CACI, e;

c) instrumentos de promoção do processo decisório fundamentado em evidências.

§ 1º O GAGGR desempenhará, no âmbito da SUAG, as funções do comitê interno de governança, devendo providenciar a publicação de suas atas de reunião e de suas deliberações, ressalvado o conteúdo sujeito a sigilo, além do encaminhamento ao Comitê Interno de Governança da Casa Civil.

§ 2º O GAGGR constitui-se na Unidade de Gestão Estratégica da SUAG, sendo responsável por garantir a publicação do conjunto de informações que constituirão o processo anual de contas da SUAG/CACI, nos termos das Instruções Normativas, do Tribunal de Contas do DF - TCDF.

Art. 8º O Subcomitê Assessor ao GAGGR será composto pelos Chefes das unidades organizacionais, além do Chefe da Unidade de Controle Interno, e por representantes técnicos, com respectivos suplentes, indicados pelos titulares.

§ 1º O assessoramento direto do Subcomitê Assessor será exercido pelo Chefe da ASSESP/SUAG/CACI, que será responsável pela elaboração da pauta e pela coordenação das reuniões técnicas.

§ 2º O Grupo Assessor ao GAGGR responde pelo apoio tático e assessoramento dos atos e deliberações do referido Grupo.

Art. 9º A ASSESP/SUAG será responsável pela pauta das reuniões técnicas do GAGGR, pelo secretariado e pelo apoio logístico, bem como por monitorar a implementação das deliberações do GAGGR.

Art. 10. Compete à ASSESP em parceria com a UCI, além do disposto no §1º do art. 8º:

I - prestar assessoramento técnico nas áreas de governança, integridade, gestão de riscos e controles internos;

II - promover ações de fomento à transparência ativa e passiva;

IV - promover atividades de monitoramento e divulgação das deliberações e orientações provenientes do Comitê de Governança.

Art. 12. Compete à Comissão de Ética prestar assessoramento técnico ao GAGGR na área de promoção da ética e de regras de conduta dos servidores, bem como no tratamento de casos de conflito de interesse e nepotismo.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. As autoridades responsáveis pelas Unidades de assistência direta e imediata ao GAGGR serão responsáveis por dar cumprimento às ações e deliberações aprovadas no âmbito de suas respectivas estruturas administrativas, utilizando-se do assessoramento técnico das unidades elencadas nesta Ordem de Serviço.

Art. 14. Os órgãos de assistência direta e imediata elaborarão, semestralmente, Relatório de Acompanhamento que será submetido à análise e aprovação por parte do GAGGR, contendo, no mínimo, e no que couber:

I - monitoramento dos indicadores dos programas/ações orçamentárias de sua responsabilidade;

II - situação quanto às metas constantes do PPA;

III - situação quanto ao gerenciamento de riscos no âmbito de suas unidades, explicitando eventuais ameaças e oportunidades identificadas nos contextos interno e externo que possam impactar o atingimento dos objetivos de suas unidades, bem como as medidas adotadas para mitigar os respectivos efeitos negativos e amplificar os efeitos positivos, e;

IV - situação quanto à implementação das deliberações e ações oriundas do GAGGR no âmbito de suas unidades.

Parágrafo único. Os relatórios serão submetidos à deliberação do GAGGR, e condensados pela ASSESP/SUAG em documento único, a ser publicado em sítio eletrônico de que trata esta OS.

Art. 15. A SUAG deverá apresentar a propositura de Regimento Interno disciplinando o funcionamento do GAGGR e do Subgrupo Assessor ao GAGGR, respectivamente, no prazo de 90 (noventa) dias, a contar da publicação desta Ordem de Serviço, para análise e aprovação de seus membros.

Art. 16. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

JOSÉ EDUARDO COUTO RIBEIRO

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 97, seção 1, 2 e 3 de 25/05/2021 p. 9, col. 2