PORTARIA Nº 347, DE 05 DE SETEMBRO DE 2019

Dispõe sobre o regulamento/funcionamento do Comitê de Eventos da Secretaria de Estado de Cultura e Economia Criativa do Distrito Federal - SECEC.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE CULTURA E ECONOMIA CRIATIVA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições legais e regimentares estabelecidas no Decreto nº 39.805, de 6 de maio de 2019 e tendo em vista o disposto no Artigo 2º do Decreto nº 39.443, de 08 de novembro de 2018, resolve:

Art. 1º Instituir o Comitê de Eventos - COMEV da Secretaria de Estado de Cultura e Economia Criativa do Distrito Federal - SECEC.

Art. 2º O COMEV é órgão colegiado, deliberativo, consultivo e avaliativo, criado por disposição contida no art. 2º do Decreto nº 39.443, de 08 de novembro de 2018.

Art. 3º O COMEV tem a finalidade de deliberar sobre a autorização prévia dos eventos previstos no calendário anual da SECEC, visando garantir o equilíbrio orçamentário e financeiro para a realização das respectivas contratações no âmbito desta Secretaria.

Art. 4º O COMEV tem como atribuições e competências:

I - Aprovar, durante a fase de planejamento, o calendário de eventos da SECEC.

II - Analisar e aprovar a execução dos eventos propostos pelas áreas demandantes da SECEC, registrados no Plano Anual de Compras e Contratações - PACC;

III - Realizar avaliações periódicas das ações relacionadas à gestão dos eventos e propor as melhorias que se fizerem necessárias ao seu contínuo aprimoramento;

IV - Garantir o registro dos eventos no PACC pelas áreas demandantes;

V - Garantir a elaboração dos calendários anuais de eventos e suas publicações no sítio eletrônico institucional do órgão ou entidade, até a data de 31 de dezembro do ano em que for aprovado o ato;

VI - Tomar ciência dos relatórios de execução dos eventos e avaliar os resultados alcançados, tendo em vista os aspectos qualitativos tais como, o interesse público atingido e participação social;

VII - Deliberar sobre as matérias que lhe sejam submetidas, assim como sobre aquelas consideradas relevantes;

VIII - Apoiar as unidades demandantes quanto ao real cumprimento dos requisitos estabelecidos no Decreto nº 39.443, de 8 de novembro de 2018;

IX - Verificar o cumprimento de suas decisões.

Art. 5º O COMEV será composto pelos seguintes membros titulares:

I - Secretário Executivo de Estado de Cultura e Economia Criativa;

II - Chefe de Gabinete;

III - Subsecretário(a) de Administração Geral;

IV - Subsecretário(a) de Fomento e Incentivo Cultural;

V - Subsecretário(a) do Patrimônio Cultural;

VI - Subsecretário(a) de Difusão e Diversidade Cultural;

VII - Subsecretário(a) de Economia Criativa;

VIII - Maestro(ina) Titular;

IX - Chefe da Assessoria Administrativa;

X - Chefe da Assessoria de Comunicação;

XI - Diretor(a) de Gestão de Parcerias e Contratos.

§ 1º Cada membro titular terá, necessariamente, seu respectivo substituto, que assumirá suas funções nas ausências e impedimentos.

§ 2º O COMEV terá como presidente o Secretário Executivo de Estado de Cultura e Economia Criativa e, em sua ausência, o substituto será o Chefe do Gabinete.

§ 3º As funções de Secretário deverão ser desempenhadas pelo Chefe da Assessoria Administrativa ou Assessor por ele designado.

Art. 6º A participação dos membros no COMEV é considerada de interesse público e não ensejará renumeração, sendo que suas funções são indelegáveis.

Art. 7º O Comitê reunir-se-á em sessão ordinária preferencialmente uma vez ao mês e, em sessão extraordinária, sempre que convocado pela Presidência.

Art. 8º As deliberações do Comitê serão definidas por maioria simples de seus membros.

Art. 9º Somente os membros titulares, ou seus substitutos, em caso de ausência, terão direito a voto nas reuniões do Comitê.

Art. 10. O mandato dos membros perdurará enquanto durar o exercício de suas funções no cargo em que estiver ocupando.

Art. 11. Em toda reunião do Comitê deverá ser elaborada ata constando data, local e hora de sua realização, nome dos presentes, pauta, resumo e resultado das discussões.

Art. 12. Incumbe ao Presidente do COMEV e em seus afastamentos ou impedimentos legais, ao seu substituto:

I - Coordenar, orientar e supervisionar as atividades do Comitê;

II - Submeter aos membros a pauta das reuniões;

III - Representar o Comitê nos atos que se fizerem necessário;

IV - Definir datas e pautas, convocar, abrir, presidir, suspender, prorrogar e encerrar as reuniões;

V - Convidar participantes que possam contribuir para os esclarecimentos de assuntos constantes da pauta;

VI - Submeter matérias a serem deliberadas nos debates e votações;

VII - Decidir em caso de empate, utilizando o voto de qualidade;

VIII - Assinar documentos, atas das reuniões e proposições do Comitê;

IX - Indicar membros para grupos de trabalhos, visando à realização de estudos, levantamentos, investigações e emissão de pareceres necessários à consecução da finalidade do Comitê, bem como relatores das matérias a serem apreciadas;

X - Requisitar informações e diligências necessárias à execução das atividades do Comitê;

XI - Expedir, ad referendum do Comitê, atos administrativos em vista de circunstâncias de urgência, ficando o tema obrigatoriamente inscrito na pauta da próxima reunião.

Art. 13. Incumbe ao Secretário do COMEV, e em seus afastamentos ou impedimentos legais, ao substituto:

I - Auxiliar o Presidente na coordenação, orientação e supervisão das atividades do Comitê;

II - Propor calendário de reuniões;

III - Elaborar com antecedência, convite para a reunião, contendo a pauta, o local e horário;

IV - Organizar, elaborar e distribuir documentos, além de apresentar a pauta das reuniões;

V - Encaminhar documentos para apreciação da Assessoria Jurídica Legislativa da SECEC quando necessário;

VI - Lavrar as resoluções e atas das reuniões e encaminhá-las ao presidente e demais representantes;

VII - Organizar, manter a guarda e disponibilizar para consulta, os documentos relativos ao COMEV;

VIII - Definir membro para a emissão de relatório contendo a síntese da execução do evento e apresentar ao Comitê para avaliação dos resultados alcançados.

IX - Realizar a consolidação dos calendários anuais aprovados de todas as áreas demandantes da SECEC e enviar à Assessoria de Comunicação desta Secretaria para publicação no site da instituição.

Art. 14. A instrução processual para aprovação dos eventos, além de observar o contido no Decreto nº 39.443, de 08 de novembro de 2018, deverá obedecer ao seguinte:

I - Na fase de planejamento, o COMEV deverá autuar processo e solicitar, até 30 de setembro, junto às áreas demandantes o envio do calendário anual dos eventos referente às demandas para o ano subsequente;

II - As áreas demandantes deverão enviar o calendário anual ao COMEV até 31 de outubro do ano correspondente;

III - O COMEV irá deliberar sobre o calendário anual e retornar os autos para a área demandante até 30 de novembro do ano correspondente;

IV - Após a aprovação do calendário anual de eventos, a área demandante deverá registrar no PACC do exercício correspondente a relação dos eventos a serem executados no ano subsequente;

V - O COMEV deverá consolidar os calendários anuais aprovados de todas as áreas demandantes da SECEC e enviar à Assessoria de Comunicação desta Secretaria para publicação no site da instituição.

VI - Na fase de Execução, as unidades demandantes deverão proceder à autuação do processo via SEI, inserir o Termo de Referência juntamente com quaisquer documentos que se fizerem necessário, e enviar para análise, juntamente com o Anexo I desta Portaria (Formulário para Aprovação da Realização do Evento), para o Comitê de Eventos, com antecedência mínima em relação ao início da execução do evento de:

a) 120 dias úteis, para eventos de pequeno porte;

b) 150 dias úteis, para eventos de médio porte;

c) 180 dias úteis, para eventos de grande porte.

VII - O COMEV realizará a análise do Formulário para Aprovação da Realização do Evento juntamente com a documentação constante do processo, no prazo máximo de 30 dias. Durante esse prazo o Comitê avaliará a necessidade de ajuste e, caso necessário, solicitará junto à área demandante;

VIII - A área demandante terá o prazo de 15 dias para realizar os ajuste e enviar ao Comitê de Eventos;

IX - O Comitê de Eventos terá o prazo máximo de 30 dias para deliberação final.

X - As unidades demandantes deverão registrar os eventos aprovados no Plano Anual de Compras e Contratações - PACC por meio do sistema E-PACC, disponível no sítio eletrônico: pacc.compras.df.gov.br;

XI - Após a aprovação do evento, a unidade demandante deverá adotar as providências necessárias à contratação;

XII - caso o evento não seja aprovado, os autos serão enviados à área demandante para ciência e arquivamento.

Parágrafo único. Os prazos estipulados nas alíneas "a", "b" e "c" do inciso VI deste artigo poderão ser excetuados, desde que haja autorização expressa do Comitê de Eventos.

Art. 15. Os casos omissos ou excepcionalidades serão solucionados pelo Presidente do COMEV.

Art. 16. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ADÃO CÂNDIDO LOPES DOS SANTOS

ANEXO I

FORMULÁRIO PARA APROVAÇÃO DA REALIZAÇÃO DO EVENTO

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 171, seção 1, 2 e 3 de 09/09/2019 p. 13, col. 1