Legislação correlata - Portaria 109 de 14/06/2018
PORTARIA CONJUNTA Nº 41, DE 11 DE AGOSTO DE 2017
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado da Segurança Pública e da Paz Social do Distrito Federal (SSP/DF), e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) e o SECRETÁRIO DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E DA PAZ SOCIAL (SSP/DF), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo artigo 5º, inciso IX, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto 37.565, de 23 de agosto de 2016, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado da Segurança Pública e da Paz Social do Distrito Federal (SSP/DF), e dar outras providências.
Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I - Processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
II - Processo de Negócio: conjunto de procedimentos a serem executados pelas unidades integrantes da estrutura orgânica desta Secretaria, visando a realização de rotinas administrativas voltadas ao atendimento de demandas originarias dos usuários internos ou externos, lastreadas nas competências regimentais;
III - Cadastro de Eventos: atividade adotada como piloto para a implantação do SEI nesta Pasta, pelo Núcleo de Cadastro de Eventos, da Subsecretaria de Operações Integradas.
Art. 3º A utilização do SEI-GDF ocorre de forma escalonada e se inicia pelo processo de negócio "Cadastro de Eventos", que será assistido pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF, sendo os demais processos previamente definidos pelo Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF da SSP/DF.
§ 1º A implantação do SEI-GDF na SSP/DF se inicia a partir de 31 de julho de 2017, conforme previsto em cronograma de implantação.
§ 2º O Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF da SSP/DF terá o prazo de 180 (cento e oitenta) dias para finalizar a implantação, a contar da data prevista no § 1º deste artigo.
Art. 4º Acrescentra-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no "SEI-GDF" deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".
Art. 5º Durante a fase de implantação do SEI-GDF na SSP/DF, os processos se iniciam com o número 150.000.
Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos de negócio da SSP/DF, a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 6º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 7º O processo de negócio implantado, no âmbito da SSP/DF, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEI-GDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - a SSP/DF deve produzir um ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravar em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a SSP/DF deve imprimir o ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à unidade protocolizadora do órgão de destino;
III - a unidade protocolizadora deve receber o ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à SSP/DF, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 8º Os processos tramitados à SSP/DF por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a SSP/DF deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela SSP/DF, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 9º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, esses podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 10. Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da SSP/DF, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 11. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da SSP/DF:
I - JOSÉ AUGUSTO SOARES DE OLIVEIRA, matrícula 1.675.965-6, lotado na Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação - UTIC, que o Coordenará;
II - ADJALMA DIAS MAIA, matrícula 1.671.898-4, lotado na Assessoria de Gestão de Projetos - AGEPRO; Diretor da Diretoria de Gestão Estratégica e Monitoramento; como suplente do Coordenador;
III - MARCOS DE SOUZA MACHADO, matrícula 31.948-1, Gerente da Gerência de Documentação - GEDOC;
IV - WLADIMIR CUEVAS ROSA, matrícula 1.676.127-8, Assessor Especial, lotado na Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação - UTIC;
V - ANDRÉ GUSTAVO DE FREITAS AMARANTE, matrícula 50.379-7, Gerente de Planejamento de Eventos ao Público - GEPLAN/SIOSP;
VI - DANIELA FRANÇA BARRETO, matrícula 1.675.160-4, Coordenadora Coordenação de Gestão de Pessoas - COOGEP, da Subsecretaria de Administração Geral - SUAG;
VII - IVON Z. IIZUKA, matrícula 1.669.647-6, Assessor da Assessoria Jurídico-Legislativa - AJL;
VIII - SHISMÊNIA ANANIAS DE OLIVEIRA, matrícula 166.921-2, Assessora Especial da Assessoria de Comunicação Social - ASCOM;
IX - ALEXANDRO VASCONCELOS BEZERRA, matrícula 185.654-5. Assessor Técnico do Gabinete;
X - ELTON FONTELE DE LIMA, matrícula 176.054-8, Agente Penitenciário, lotado na Subsecretaria do Sistema Penitenciário - SESIPE;
XII - JHONATHAN FAGUNDES TURISCO MORAES, matrícula 02.704.587, Gerente de Orçamento e Finanças da Fundação de Amparo ao Preso - FUNAP;
XIII - CIRLANE MARIA TEIXEIRA DE LIMA, matrícula 25561-0, Gerente de Articulação Institucional, da Subsecretaria de Ensino e Valorização Profissional - SEVAP;
XIV - ELIAS JOSÉ DE SENA JUNIOR, matrícula 43.034-X, Gerente de Gestão de Pessoal Civil;
XV - CARLOS HENRIQUE SILVA FREITAS, Matrícula 1.680.745-6, Diretor de Informática da Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicações - UTIC;
XVI - VINICIUS COSTA DE SOUZA VASCONCELLOS, matrícula 1.679.055-3, membro do Comitê Permanente de Licitação (CPL);
XVII - JARBAS DELFINO GOMES, Matrícula 1.676.907-4, Gerente de Proteção Comunitária da Defesa Civil;
XVIII - DIONISIO PEREIRA DA SILVA, matrícula 1.680.558-5, Chefe do Núcleo de Ações Integradas de Prevenção.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 12. O Comitê Setorial de Gestão pode propor a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 13. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, a SSP/DF deve expedir Portaria com os ajustes necessários.
Art. 14. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 15. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão