INSTRUÇÃO Nº 35, DE 29 DE AGOSTO DE 2023
Dispõe sobre a concessão de diárias e passagens no âmbito do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal - IPEDF Codeplan.
O DIRETOR PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PESQUISA E ESTATÍSTICA DO DISTRITO FEDERAL – IPEDF CODEPLAN, no uso de suas atribuições legais e regimentais, resolve:
Art. 1º Regulamentar a concessão, o pagamento de diárias e a emissão de passagens no âmbito do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal - IPEDF.
Art. 2º O Beneficiário ou passageiro, que em caráter eventual ou transitório, a serviço, se afastar para outra localidade do território nacional, fará jus à percepção de diárias e/ou passagens, nos percentuais e na forma do Decreto 39.573 de 26 de dezembro de 2018.
Parágrafo único. O afastamento a que se refere o caput, se dará mediante dispensa de ponto, de servidor ou empregado para comparecer à congresso, conferência ou reunião similar, cuja finalidade seja de interesse da Administração Pública Distrital, observadas as seguintes condições:
1. A dispensa de ponto corresponderá ao período de duração do respectivo evento e, quando necessário, ao de deslocamento do servidor.
2. A solicitação de dispensa de ponto será instruída com parecer prévio e conclusivo pelo órgão de lotação do servidor.
3. O servidor ou empregado fica obrigado a apresentar, após a participação no evento, relatório circunstanciado das atividades desenvolvidas.
Art. 3º Para os efeitos desta Instrução, considera-se:
I- Beneficiário ou passageiro: o servidor, o empregado do Quadro Permanente em Extinção, o colaborador ou colaborador eventual que receberá passagem ou diária concedidas pelo IPEDF;
II- Colaborador: pessoa física sem vínculo funcional com o IPEDF, mas vinculada à Administração Pública;
III- Colaborador eventual: pessoa física sem vínculo funcional com a Administração Pública;
IV- Agenciamento de viagem: é a prestação de serviço que compreende reserva, emissão, remarcação e cancelamento de passagem aérea por agência de viagem;
V- Passagem aérea: compreende o trecho de ida e o de volta ou somente um dos trechos, nos casos em que isto represente toda a contratação;
VI- Trecho: compreende o percurso entre a origem e o destino, independentemente de existir conexão ou ser utilizada mais de uma companhia aérea;
VII- Requisição de Passagem Aérea-RPA: é o documento que representa um agenciamento de viagem, a ser emitido pelo IPEDF, que autoriza agência de viagem a realizar emissão de passagem aérea. A RPA será emitida por beneficiário e conterá o trecho de ida e o de volta ou somente um dos trechos;
VIII- seguro de assistência em viagem internacional: compreende a cobertura para acidente ou enfermidade, incluindo despesa médico hospitalar, reembolso farmacêutico e odontológico, bem como traslado e repatriamento em caso de acidente, doença ou morte em viagem ao exterior.
DA CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS
Art. 4º O procedimento para concessão das diárias e passagens será realizado via SEI/GDF, ou por outro sistema que vier a substituí-lo.
§ 1º - Compete a Coordenação de Gestão de Pessoas – COGEP a padronização dos formulários de instrução do requerimento de diária e/ou passagem;
§ 2º - Compete a Gerência de Execução Financeira, unidade orgânica de execução efetuar, controlar e conferir o pagamento das despesas a que se refere esta Instrução.
§ 3º - Compete a Unidade de Controle Interno – UCI a análise da documentação necessária e da regularidade do procedimento de concessão de diárias e passagem.
Art. 5º Compete ao Ordenador de Despesa a autorização da despesa relativa à concessão da diária e passagem.
§ 1º As despesas relativas ao pagamento de taxas para a emissão do passaporte ou visto, são de responsabilidade do beneficiário.
§ 2º Em situações em que o deslocamento justificar a necessidade de franquia de bagagem superior à franquia mínima de bagagem de mão, bem como a de porão, o valor deverá ser incluído no custo da emissão da passagem.
Art. 6º O ato de concessão de diárias e passagens deverá observar formulários específicos no SEI/GDF:
I - Preenchimento de documentos específicos como regra geral e para o colaborador eventual:
1. Formulário de Proposição/Alteração/Cancelamento de Viagens a Serviço;
2. Estimativa de Gastos de Diárias;
3. Estimativa de Cotação de Passagens;
4. Declaração de Disponibilidade Orçamentária;
5. Formulário de Restituição/Ressarcimento de Valores;
7. Requerimento - Dispensa de Ponto
Art. 7º As proposições de diárias e as passagens devem conter a anuência da Presidência ou Diretoria responsável de lotação do servidor, observados os valores consignados no Anexo I do Decreto nº 39.573 de 26 de dezembro de 2018.
§ 1º A publicidade dos atos de concessão de diárias dar-se-á por meio de publicação no Diário Oficial do Distrito Federal – DODF.
§ 2º Diante de alteração de viagem, no interesse da administração, o beneficiário fará jus, também, às diárias correspondentes ao período excedente no caso de retorno adiado, observadas as exigências constantes dos artigos 5º e 29, do Decreto nº 39.573 de 26 de dezembro de 2018.
Art. 8º A concessão de diária fica condicionada à existência de dotações orçamentárias.
Parágrafo único. Os valores das diárias serão pagos mediante a publicação de ato autorizativo no Diário Oficial.
Art. 9º O colaborador eventual, que se deslocar à sede do IPEDF, no desempenho de suas funções, fará jus à percepção de diárias de acordo com as normas estabelecidas no Decreto nº 39.573 de 26 de dezembro de 2018, e os valores fixados no Anexo I.
§ 1º As diárias de que trata o caput deverão ser formalizadas pelo proponente, após prévia admissibilidade da Presidência ou da Diretoria de lotação do requerente.
§ 2º Compete ao proponente responsável por formalizar os documentos do colaborador eventual, no SEI/GDF, orientá-lo quanto à documentação e aos procedimentos necessários à viagem e à prestação de contas.
Art. 10. A apresentação dos cálculos de diária nacional ou internacional, deverá observar os seguintes critérios:
I - 1 diária: por dia de afastamento com pernoite;
II - Acréscimo de 1/2 diária: em relação ao dia do retorno à sede;
III - 1/2 diária: quando o afastamento não exigir pernoite fora da sede;
IV - 1 diária nacional: em afastamento para o exterior, que exija pernoite em território nacional, fora da sede;
V - 1 diária 35% da diária do cargo efetivo equivalente (parcela única): afastamentos para mais de uma cidade de destino dentro do mesmo Estado, sem uso de transporte oficial.
§ 1º As solicitações de diárias abrangendo sábado, domingo e feriado devem ser justificadas pelo proponente e submetida à aprovação específica da Presidência.
§ 2º Quando a viagem abranger mais de uma localidade de destino adotar-se-á a diária aplicável à localidade onde houver o pernoite.
Art. 11. A concessão de diárias não será devida cumulativamente com qualquer outra vantagem paga sob o mesmo título.
§ 1º Devem ser deduzidos dos cálculos de diárias valores proporcionais relativos à percepção de auxílio-alimentação, auxílio transporte, e hospedagem em estabelecimento oficial, nos seguintes termos:
I - Deduzir-se-á 50% da diária no caso de hospedagem em estabelecimento oficial;
II - Deduzir-se-á 1/22 avos do auxílio alimentação percebido pelo servidor de 30% de cada diária;
III - Deduzir-se-á 1/22 avos do auxílio transporte percebido pelo servidor de 20% de cada diária.
§ 2º Ocorrendo a necessidade de o beneficiário permanecer no destino além da data ou horários programados, para tratar de interesses particulares, sem ônus para o erário, deverá justificar no relatório de viagem.
Art. 12. O pedido para concessão de diárias deve ser encaminhado com antecedência mínima de 10 (dez) dias úteis da data do evento.
§ 1° Situações excepcionais, que impossibilitem o cumprimento do prazo acima, devem ser justificadas para a chefia imediata e aprovadas pela Presidência ou Diretoria do proponente.
§ 2º Quando colaborador eventual, as situações excepcionais que impossibilitem o cumprimento do prazo acima, devem ser justificadas e aprovadas pela Presidência.
Art. 13. Nas viagens internacionais aplicam-se as regras previstas no Decreto nº 39.573 de 26 de dezembro de 2018.
Art. 14. As diárias devem ser pagas antecipadamente, de uma só vez, até 02 (dois) dias úteis antes do afastamento, mediante crédito em conta bancária, exceto nas seguintes situações e a critério da autoridade concedente:
I - Em casos excepcionais, devidamente justificados pelo Presidência, as diárias podem ser processadas em período concomitante ou posterior ao afastamento;
II - Quando o deslocamento compreender período superior a 15 (quinze) dias, podem ser pagas parceladamente em até 2 vezes.
Parágrafo único. Quando do cancelamento de uma viagem, após efetuado o pagamento das diárias, o valor deverá ser ressarcido, integralmente, em até 72 horas.
Art. 15. A reserva da hospedagem é de responsabilidade do beneficiário.
Art. 16. O beneficiário que se afastar da sede, a serviço, em caráter eventual ou transitório, sem prejuízo da diária, faz jus ao recebimento de passagem, nas seguintes modalidades de transporte:
III - outro meio justificável.
Art. 17. Na aquisição de passagens deve-se observar o menor preço dentre os disponíveis no mercado, preferencialmente em voos diretos, inclusive decorrentes de tarifas promocionais ou reduzidas, escolhendo dentre elas a mais vantajosa para a Administração Pública, observada a compatibilidade com a programação da viagem.
Art. 18. O pedido de aquisição de passagens deve ser encaminhado com antecedência mínima de 10 (dez) dias úteis da data do evento.
§ 1º Situações excepcionais e que impossibilitem o cumprimento do prazo previsto no caput devem ser justificadas para a chefia imediata do servidor e aprovadas pela Presidência ou Diretoria responsável.
Art. 19. As passagens devem ser adquiridas para data e hora compatíveis com o início e término do evento ou atividade a ser desenvolvida.
Art. 20. Se for necessária a alteração, no interesse do serviço, do deslocamento para mais de um destino, fora da sede, que não tenha sido previsto ou requerido na autorização inicial, o beneficiário deve solicitar a aquisição de passagens extras à chefia imediata em tempo hábil para sua emissão.
Art. 21. O pedido de alteração de passagens deve ser encaminhado ao setor responsável, caso acarrete aumento no valor da passagem, deve ser devidamente justificado pelo beneficiário, motivando-o com a especificação de data, local e horário, autorizado pelo Ordenador de Despesa.
Art. 22. As despesas relativas a multas, aumentos e diferenças tarifárias, taxas extras, dentre outras que decorram do descumprimento de datas e horários constantes dos bilhetes de passagens já emitidos devem ser pagas pelo beneficiário, se, por motivos estritamente particulares, der causa as alterações.
Art. 23. A aquisição de passagens terrestres para viagem a serviço observará ao disposto neste artigo.
§ 1º O bilhete deverá ser adquirido em classe convencional, em conformidade com as datas e os horários do compromisso que originar a demanda.
§ 2º Em casos excepcionais, devidamente justificados pelo beneficiário, o ordenador de despesa poderá autorizar viagem em outra classe.
§ 3º As eventuais mudanças, por interesse pessoal, que possam acarretar multa ou mudança no valor final do bilhete serão custeadas pelo beneficiário.
Art. 24. Em todos os casos de deslocamento previstos nesta Instrução, o beneficiário deverá apresentar o Relatório de Viagem no prazo de 05 (cinco) dias subsequentes ao retorno à sede, por meio do preenchimento dos dados relativos à viagem em formulário específico do SEI.
§ 1º A falta de prestação de contas, no prazo previsto neste artigo, é passível de apuração de infração disciplinar, além de óbice a nova autorização de deslocamento, resguardadas as situações excepcionais, devidamente justificada.
§ 2º O Relatório de Viagem deverá conter:
I - Documento comprobatório de embarque, havendo emissão de passagem;
II - Cópia do certificado ou declaração de participação em evento, quando a viagem do servidor tiver por finalidade a participação em cursos, seminários, treinamentos ou similares;
§ 3º Caso necessário, poderão ser solicitados ao beneficiário documentos complementares pela chefia imediata ou pelo ordenador de despesa para a prestação de contas.
Art. 25. São hipóteses de restituição de valores, recebidos antecipadamente, a título de diária, de passagem ou outros adiantamentos, no prazo de 2 (dois) dias úteis:
I - Quando, por qualquer motivo, a viagem não for realizada, os valores serão restituídos em sua totalidade;
II - Quando de alteração de viagem, o setor responsável pela análise do relatório de viagem, irá aferir a necessidade de restituição, bem como notificar o beneficiário.
Art. 26. O relatório de viagem é de inteira responsabilidade do proponente e/ou beneficiário.
Parágrafo único. Nas hipóteses de viagens de colaboradores eventuais, são responsáveis, solidariamente, pelo relatório a que se refere o caput o proponente do órgão ou entidade solicitante, responsável pela realização da viagem.
Art. 27. O descumprimento do disposto neste Capítulo sujeitará o beneficiário ao ressarcimento integral das despesas, sem prejuízo de outras sanções legais.
Art. 28. O ordenador de despesas e o beneficiário de passagem e diária respondem solidariamente por ato praticado em desacordo com o disposto nesta Instrução.
Art. 29. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência.
Art. 30. Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 31. Revogam-se as disposições em contrário
ANEXO
Metodologia para o cálculo das diárias
AL = valor do auxílio alimentação
AT = valor do auxílio transporte
1. Se a hospedagem for em REDE HOTELEIRA COMUM
• A diária corresponderá a soma dos seguintes percentuais:
• 50% - Referente a etapa de hospedagem
• 30% de VD – (AL/22) – etapa para alimentação
• 20% de VD – (AT/22) – etapa de transporte
2. Se a hospedagem for em ESTABELECIMENTO OFICIAL
• A diária corresponderá a soma dos seguintes percentuais:
• Não há direito aos 50% da etapa de hospedagem
O Valor da diária a Pagar (VP) será multiplicado pela quantidade de dias, observando-se:
I - 1 diária: por dia de afastamento com pernoite;
II - acréscimo de 1/2 diária: em relação ao dia do retorno à sede;
III - 1/2 diária: quando o afastamento não exigir pernoite fora da sede;
IV - 1 diária nacional: em afastamento para o exterior, que exija pernoite em território nacional, fora da sede;
V - 1 diária 35% da diária do cargo efetivo equivalente (parcela única): afastamentos para mais de uma cidade de destino dentro do mesmo Estado, sem uso de transporte oficial.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 176, seção 1, 2 e 3 de 19/09/2023 p. 6, col. 2