ORDEM DE SERVIÇO Nº 34, DE 25 DE SETEMBRO DE 2015.
O ADMINISTRADOR REGIONAL DE SANTA MARIA, DA SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO DO TERRITÓRIO E HABITAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições regimentais e de conformidade com o Decreto nº 22.338, de 24 de agosto de 2001 e suas alterações, RESOLVE:
Art. 1º Criar a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD da Administração Regional de Santa Maria – RA XIII, para conduzir o processo de avaliação documental.
Art. 2º A referida Comissão, de caráter permanente, deverá cumprir o disposto no Decreto nº 24.204 de 10 de novembro de 2003.
Art. 3º Designar SHEILA PEREIRA DE SOUZA, matrícula 174.641-3, na qualidade de Presidente, GERALDO ANTÔNIO RIBEIRO, matrícula 1.669.896-7, na qualidade de Vice-Presidente, PATRÍCIA LEMOS DA SILVA, matrícula 1.669.154-7, na qualidade de Secretária, ANTONIA FERREIRA BEZERRA, matrícula 2.283-7, REBECA DOS ANJOS CORRÊA, matrícula 1.672.152-7, CÉLIA BETHÂNIA GOMES DA SILVA, matrícula 1.6698.133-4 e ANTÔNIO FRANCISCO DA SILVA ROCHA, matrícula 1.669.140-7, na qualidade de Membros, para compor a referida Comissão.
Parágrafo Único: O Mandato dos Membros terá duração de 1 (um) ano, admitindo-se recondução por igual período.
Art. 4º A Comissão será presidida por SHEILA PEREIRA DE SOUZA e secretariada por PATRÍCIA LEMOS DA SILVA, sendo que, nos impedimentos legais e eventuais do presidente, a Comissão será presidida por GERALDO ANTÔNIO RIBEIRO.
Art. 5º Fazem parte do processo de avaliação documental as seguintes atividades, que terão por base o levantamento da produção documental do órgão:
I – avaliação dos conjuntos documentais, conforme seus valores primários e, ou, secundários;
II – determinação do ciclo de vida dos documentos nas fases: corrente, intermediária e permanente;
III – fixação dos prazos de guarda e destinação dos documentos.
Art. 6º Compete à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD, conforme artigo 12, do Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003:
I – sugerir ao titular do órgão da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal a indicação de equipe de trabalho que procederá a identificação dos conjuntos documentais a serem analisados;
II – desenvolver as classes de assuntos relativos às suas atividades fim, bem como estabelecer prazos de guarda e a destinação dos documentos respectivos a essas atividades; e
III – supervisionar e controlar a aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos, relativos às atividades meio e fim.
Art. 7º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD possui ainda as seguintes atribuições, que poderão ser realizadas por meios próprios ou por equipe de trabalho.
I – proceder ao levantamento da situação dos arquivos setoriais;
II – visitar as unidades setoriais detentoras de documentos para aplicação de questionários que indiquem a produção documental;
III – identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada unidade setorial;
IV – definir os prazos necessários de guarda dos conjuntos documentais identificados, mediante análise junto às unidades setoriais;
V – solicitar informações necessárias às tomadas de decisões; e
VI – aplicar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
Art. 8º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 189, seção 2 de 30/09/2015 p. 52, col. 1