ORDEM DE SERVIÇO N° 01, DE 22 DE JANEIRO DE 2016.
Altera o Regimento Interno do Comitê de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria de Estado de Fazenda - CTIC/SEF.
O PRESIDENTE DO COMITÊ DE GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO, DA SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA DO DISTRITO FEDERAL, tendo em vista as disposições da Portaria n° 17, de 09 de março de 2011, suas sucedâneas e o Decreto nº 36.879, de 17 de novembro de 2015, republicado no Diário Oficial do Distrito Federal de 15 de dezembro de 2015, RESOLVE:
Art. 1° Atualizar o Regimento Interno do Comitê de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria de Estado de Fazenda - CTIC/SEF, especificamente no que se refere à composição do Comitê e às referências às Unidades Organizacionais nele mencionadas.
Art. 2º O Regimento Interno do CTIC/SEF passa a vigorar na forma do Anexo Único a esta Ordem de Serviço.
Art. 3° Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 4º Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Ordem de Serviço nº 1, de 22 de junho de 2011.
Art. 1º Ao Comitê de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria de Estado de Fazenda - CTIC/SEF, a que se refere a Portaria 17, de 09 de março de 2011 , compete:
I - propor políticas, normas e diretrizes à Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria de Estado de Fazenda - SUTIC/SEF, com a finalidade de assegurar que as ações ligadas à Tecnologia da Informação e Comunicação estejam alinhadas com a missão institucional da Secretaria de Estado de Fazenda;
II - estabelecer prioridades na execução de projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação, considerando as diretrizes estratégicas da Secretaria de Estado de Fazenda e as limitações de natureza orçamentária, financeira e patrimonial;
III - aprovar estratégias de acompanhamento, avaliação e fiscalização dos investimentos em Tecnologia da Informação e Comunicação e mecanismos para a implementação de prioridades em demandas globais de informática;
IV - propor metas, aprovar cronogramas e fiscalizar o seu cumprimento para assegurar o alcance das metas, prazos e orçamentos estabelecidos para os projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria de Estado de Fazenda;
V - acompanhar, periodicamente e de acordo com as diretrizes governamentais estabelecidas na área de Tecnologia da Informação e Comunicação, o cumprimento das diretrizes, das estratégias e dos objetivos definidos na política de Tecnologia da Informação do Governo do Distrito Federal;
VI - apresentar à SUTIC/SEF propostas para a elaboração de Plano Diretor de Tecnologia da Informação;
VII - aprovar Política de Segurança da Informação e Modelo de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação;
VIII - aprovar planos de capacitação de servidores e colaboradores na área de Tecnologia da Informação;
IX - aprovar parcerias com órgãos e entes públicos e privados relativas à troca de dados e compartilhamento de soluções de Tecnologia da Informação;
X - conhecer e deliberar sobre recomendações dos órgãos de controle interno e externo, relativas à aquisição de bens, contratação e execução de serviços de Tecnologia da Informação; e
XI - elaborar, atualizar e aprovar o seu Regimento Interno, de forma a definir os procedimentos para o seu funcionamento.
Art. 2º O Comitê de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria de Estado de Fazenda tem a seguinte composição:
I - Secretário-Adjunto de Fazenda;
II - Subsecretário da Receita;
III - Subsecretário do Tesouro;
IV - Subsecretário de Administração Geral;
V - Subsecretário de Tecnologia da Informação e Comunicação;
VI - Subsecretário de Contabilidade;
VII - Chefe da Assessoria de Planejamento e Gestão.
Parágrafo único. A Presidência do Comitê será exercida pelo Secretário-Adjunto de Fazenda.
Art. 3º O Comitê reunir-se-á, preferencialmente, uma vez por mês, e, extraordinariamente, por convocação do seu Presidente ou por solicitação de quaisquer dos seus membros.
§ 1º Excepcionalmente, desde que razões superiores de conveniência técnica e oportunidade administrativa, gerencial e estratégica assim o exijam, as reuniões do Comitê poderão ocorrer em outro local que não no Edifício Vale do Rio Doce.
§ 2º Deverá ser observado o prazo de dois dias úteis de antecedência para a convocação de reunião extraordinária.
§ 3º As reuniões do Comitê serão instaladas com a presença de, no mínimo, três dos seus membros, dentre eles necessariamente o Presidente.
§ 4º As reuniões terão sua pauta preparada pela Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - SUTIC/SEF, em consonância com as matérias encaminhadas pelos demais membros.
§ 5º As matérias encaminhadas, quando suscitarem análises técnicas, darão causa à emissão de notas técnicas ou pareceres para embasar as decisões dos membros do CTIC/SEF.
§ 6º As pautas das reuniões ordinárias serão submetidas e aprovadas com antecedência de dois dias úteis pelo Presidente, juntamente com seus respectivos anexos na forma de minutas.
Art. 4º Durante a reunião, os trabalhos serão organizados de acordo com a seguinte sequência de atos:
a) verificação de presença e de existência de quorum para instalação;
b) leitura da confirmação de encaminhamento da pauta aos membros, se reunião ordinária, ou da convocação, no caso de reunião extraordinária.
II - expediente e deliberações:
a) leitura, aprovação e assinatura da ata da reunião anterior;
b) aprovação da pauta da reunião, com as justificativas de não inclusão de matérias encaminhadas pelos membros;
c) apresentação, discussão e votação das matérias;
d) comunicações breves e franqueamento da palavra aos membros que desejarem se manifestar; e
Parágrafo único. Na aprovação da pauta da reunião, por solicitação de ao menos um de seus membros, o Comitê poderá deliberar sobre sua alteração para incluir ou excluir matérias.
Art. 5º Poderão ser convidadas a participar das reuniões pessoas físicas ou jurídicas que possam contribuir para o esclarecimento das matérias a ser apreciadas.
Parágrafo único. A permanência dos convidados na forma do caput deste artigo ficará restrita ao tempo necessário aos esclarecimentos devidos, não podendo estender-se à discussão e votação da matéria.
Art. 6º Instalada a reunião, havendo necessidade de se ausentarem, o Presidente e os demais membros poderão ser representados por seus suplentes previamente identificados.
Parágrafo único. Na ausência do Presidente, presidirá a reunião o servidor mais antigo.
Art. 7º As deliberações para aprovação de ata ou pauta e das matérias sujeitas à votação obedecerão à seguinte ordem:
I - aprovação da ata da reunião anterior:
a) o Subsecretário da SUTIC/SEF procederá à leitura da ata;
b) concluída a leitura, o Presidente autorizará o uso da palavra para manifestações e apresentação de emendas; e
c) o Presidente encaminhará a votação da ata e das emendas apresentadas.
II - aprovação da pauta da reunião:
a) o Subsecretário da SUTIC/SEF procederá à leitura da pauta;
b) concluída a leitura, o Presidente autorizará o uso da palavra para manifestações e apresentação de sugestões de inclusão ou exclusão de matérias; e
c) o Presidente encaminhará a votação da pauta e das sugestões de alteração.
III - aprovação das matérias sujeitas à votação.
a) o Presidente dará a palavra ao membro que encaminhou a matéria objeto de discussão ou à pessoa convidada a esclarecê-la, que a apresentará, emitindo sua opinião e considerações julgadas pertinentes;
b) terminada a exposição, a matéria será colocada em discussão; e
c) encerrada a discussão, o Presidente encaminhará a votação.
Parágrafo único. As deliberações serão realizadas por votação em processo nominal, aberto e de acordo com esta ordem de precedência:
Art. 8º As deliberações, a serem convertidas em ato administrativo pertinente ao caso concreto, serão realizadas por maioria dos votos, observado o quorum mínimo de três membros.
§ 1º Em caso de empate, cabe ao Presidente ou a quem estiver presidindo a reunião, além de seu voto enquanto membro do Comitê, o voto de qualidade.
§ 2º Não é permitido aos membros absterem-se de votar.
Art. 9º Nas reuniões instaladas será admitida, ao membro solicitante, vista do assunto objeto de deliberação, por período não superior ao da data de realização da próxima reunião ordinária.
§ 1º O pedido de vista, formulado por um ou mais membros presentes à reunião, obriga os demais à manifestação expressa e imediata sobre o exercício ou renúncia do direito ao pedido e, em relação ao membro ausente, se houver, a remessa de cópia dos documentos que compõem o assunto tratado, com a consignação do mesmo prazo concedido ao pedido.
§ 2º Instalada reunião ordinária imediatamente posterior à reunião em que foi admitida vista, o assunto será, obrigatoriamente, objeto de deliberação final, caso não tenha sido decidido em reunião extraordinária.
§ 3º Iniciada a votação da matéria não será admitido pedido de vista.
Art. 10 O Presidente poderá decidir, em questões de urgência, ad referendum do Comitê de Gestão de Tecnologia de Informação e Comunicação.
§ 1º As decisões tomadas e suas repercussões deverão ser apreciadas na primeira reunião ordinária ou extraordinária após a decisão.
§ 2º Os efeitos das decisões não referendadas serão disciplinados, caso a caso, pelo Comitê.
Art. 11 A duração da reunião será a julgada necessária, podendo, excepcionalmente, ser deliberada a suspensão temporária, prosseguindo em data e hora a ser estabelecidas pelos membros presentes.
§ 1º Na hipótese da suspensão de que trata este artigo, considera-se que o Comitê está em reunião permanente, não cabendo decisões ad referendum.
§ 2º Novas inclusões em pauta somente serão apreciadas após deliberação e votação das matérias objeto da reunião então suspensa.
§ 3º Na falta de quorum mínimo para deliberação, considerar-se-á suspensa temporariamente a reunião, cabendo ao representante da SUTIC/SEF no Comitê dar ciência aos membros ausentes, da data e hora de sua continuação.
Art. 12 Estando presente à reunião, o Secretário de Estado de Fazenda a presidirá, honorificamente, permanecendo até o momento que anteceder a votação.
Art. 13 A cada reunião será lavrada, pela Secretaria do Comitê exercida pela SUTIC/SEF, ata da qual constarão:
I - número sequencial da reunião, com renovação anual;
II - dia, a hora e o local de sua realização e quem a presidiu;
III - confirmação de encaminhamento da pauta aos membros;
IV - nome dos membros presentes, inclusive do Secretário, quando couber, bem como dos ausentes, consignando, a respeito destes, o fato de haverem ou não justificado a ausência;
V - resultado da deliberação para aprovação da ata da reunião anterior;
VI - resultado da deliberação para aprovação da pauta da reunião anterior;
VII - síntese das matérias analisadas e o resultado das votações;
VIII - transcrição dos votos de cada membro; e
IX - comunicações breves efetuadas e síntese das manifestações durante o franqueamento da palavra.
§ 1º A ata, lavrada na forma deste artigo, será encaminhada para conhecimento a cada um dos membros do CTIC/SEF no prazo de até cinco dias.
§ 2º Nos casos de urgência, assim caracterizados por deliberação dos membros presentes, a ata poderá ser lavrada imediatamente, procedendo-se sua leitura, aprovação e assinatura, inclusive dos seus desdobramentos, ao término da reunião.
§ 3º As atas, resumidamente, poderão ser publicadas nos meios internos de comunicação e, sempre que for deliberado pela maioria dos seus membros, no Diário Oficial do Distrito Federal - DODF.
Art. 14 Após aprovação e assinatura da ata, as deliberações serão assinadas pelo Presidente e pelos demais membros do Comitê, podendo atender aos seguintes requisitos formais:
I - indicação na epígrafe de identificação, nesta ordem:
a) em letras maiúsculas, por extenso, o órgão que a expede;
b) em letras maiúsculas, numeração sequencial, seguida da data de aprovação;
c) em letras minúsculas, ementa que explicite de modo conciso o objeto das deliberações e os responsáveis por materializá-las; e
d) em letras maiúsculas negritadas, a autoria, seguida da identificação numérica da reunião ordinária ou extraordinária que aprovou as deliberações e do seu fundamento legal.
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS DO COMITÊ
Art. 15 Ao Presidente do CTIC/SEF incumbe:
I - exercer a direção do órgão e presidir suas reuniões;
III - propor, discutir, encaminhar e votar assunto de competência do CTIC/SEF;
IV - justificar seu voto sempre que julgar conveniente;
V - resolver as questões de ordem;
VI - aprovar pauta de reunião;
VII - propor, em caso de urgência ou relevância, alteração da pauta da reunião;
VIII - convocar os membros do CTIC/SEF ou substitutos para participar das reuniões;
X - Dar publicidade às matérias de interesse do CTIC/SEF no Diário Oficial;
XI - cumprir e fazer cumprir as leis, os regulamentos e resoluções pertinentes ao CTIC/SEF;
XII - autorizar o fornecimento de cópias de atas e documentos referentes às deliberações do CTIC/SEF;
XIII - convocar servidores, convidar autoridades e técnicos para prestar esclarecimentos;
XIV - expedir instruções normativas;
XV - ordenar o uso da palavra;
XVI - manter a dinâmica das reuniões, organizando os debates e a apreciação das matérias;
XVII - debater e votar a matéria em discussão;
XVIII - solicitar esclarecimentos que lhe forem úteis à melhor apreciação dos assuntos em pauta;
XIV - pedir vista do assunto objeto de deliberação;
XX - manifestar-se expressa e imediatamente sobre o exercício ou renúncia do direito ao pedido de vista, quando solicitado por outro membro;
XXI - submeter à votação as matérias a serem deliberadas, apurando os votos e proclamando os resultados;
XXII - decidir em caso de empate, nas deliberações do Comitê, utilizando o voto de qualidade;
XXIII - vetar deliberações do Comitê.
XXIV - decidir as questões de ordem relativas à aplicação deste Regimento Interno;
XXV - assinar as Resoluções do Comitê e as atas de reunião;
XXVI - submeter à apreciação e aprovação do Comitê as suas decisões em questões de urgência ;
XXVII - indicar pessoas físicas ou jurídicas que possam contribuir para esclarecimento das matérias a ser apreciadas pelo Comitê;
XXVIII - propor as datas para realização das reuniões ordinárias; e
XXIX - cumprir e fazer cumprir as decisões do Comitê, relatando os resultados alcançados.
Art. 16 Aos demais membros do Comitê incumbe:
I - encaminhar matérias e minuta de Resolução para análise e deliberação do Comitê;
II - propor a convocação de reuniões extraordinárias;
III - propor, em caso de urgência ou relevância, alteração da pauta da reunião;
IV - debater e votar a matéria em discussão;
V - apreciar as decisões do Presidente tomadas ad referendum em questões de urgência ;
VI - solicitar esclarecimentos que lhes forem úteis à melhor apreciação dos assuntos em pauta;
VII - pedir vista do assunto objeto de deliberação;
VIII - manifestar-se expressa e imediatamente sobre o exercício ou renúncia do direito ao pedido de vista, quando solicitado por outro membro;
IX - apresentar questão de ordem relativa à aplicação deste Regimento Interno;
X - assinar as Resoluções do Comitê e as atas de reunião; e
XI - indicar pessoas físicas ou jurídicas que possam contribuir para esclarecimento das matérias a ser apreciadas pelo Comitê.
Art.17 Compete à Secretaria do CTIC/SEF:
I - assistir ao Comitê nas atividades de secretaria, em reuniões ordinárias e extraordinárias instaladas, bem como elaborar a pauta da reunião e submetê-la previamente à apreciação do Presidente e, quando for o caso, aos demais membros;
II - coordenar, com a efetiva participação dos órgãos interessados, a elaboração:
a) do Plano Diretor de Tecnologia e Informação - PDTI e seus respectivos anexos;
b) de normas e diretrizes para a adoção de novas soluções de Tecnologia da Informação;
c) de pareceres e notas técnicas versando sobre recursos de informação e informática.
III - apoiar a realização das reuniões ordinárias e extraordinárias;
IV - distribuir pautas, atas, demais documentos e materiais que se fizerem necessários ao bom andamento dos trabalhos do Comitê;
V - quando julgado conveniente e oportuno pela maioria dos membros do Comitê, providenciar a publicação das atas e demais documentos de interesse nos meios de comunicação internos e externos, incluindo o Diário Oficial do Distrito Federal, no prazo de até cinco dias contados da data da reunião que deliberou sobre a matéria.
Art. 18. O presente Regimento Interno poderá ser alterado mediante a proposta de, no mínimo, três membros titulares do Comitê, dentre eles o Presidente.
Art. 19. As dúvidas suscitadas na aplicação deste Regimento Interno serão dirimidas por deliberação dos membros do Comitê.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 19, seção 1 de 28/01/2016 p. 41, col. 1