PORTARIA Nº 436, DE 04 DE MAIO DE 2021

Estabelece o Regulamento dos Procedimentos Operacionais do Sis-Materiais.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso III, do artigo 105, da Lei Orgânica do Distrito Federal e incisos II e IX, do Art. 509, do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto nº 39.546, de 19 de dezembro de 2018, e

CONSIDERANDO o Decreto nº 7646, de 21 de dezembro de 2011, que dispõe sobre a Comissão Nacional de Incorporação de Tecnologias no Sistema Único de Saúde e sobre o processo administrativo para incorporação, exclusão e alteração de tecnologias em saúde pelo Sistema Único de Saúde - SUS, e dá outras providências;

CONSIDERANDO o Decreto nº 37.573, de 25 de agosto de 2016, que institui o Modelo de Gestão para Resultados do Distrito Federal, o Sistema Gestão-DF, o Selo Projeto Prioritário, normatiza a Rede de Gestão e dá outras providências;

CONSIDERANDO o Manual de Boas Práticas de Gestão das Órteses, Próteses e Materiais Especiais, do Ministério de Saúde, de 2016;

CONSIDERANDO a Resolução Normativa nº 428, de 07 de novembro de 2017, que fixa as diretrizes de atenção à saúde e dá outras providências;

CONSIDERANDO o Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017, que dispõe sobre a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO a Portaria nº 1.307, de 29 de novembro de 2018, que institui a Gestão Orientada por Processos no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal e dá outras providências;

CONSIDERANDO o Decreto nº 39.527, de 14 de dezembro de 2018, que altera a estrutura administrativa da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal e dá outras providências; e

CONSIDERANDO o trabalho executado pela Equipe Técnica de mapeamento da Cadeia de Suprimentos da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal, em atendimento à Decisão nº 491/2018, do Tribunal de Contas do Distrito Federal, resolve:

Art. 1º Estabelecer o Regulamento dos Procedimentos Operacionais do Sis-Materiais destinados a realização de operações referentes a:

I - cadastro, movimentação e controle de estoques de medicamentos, produtos para a saúde e outros materiais de consumo da SES/DF;

II - cadastro, incluindo criação e alterações, de Locais de Estoque e Centros de Custo, bem como suas vinculações;

III - cadastro, criação, concessão e alteração de perfis de usuários.

Parágrafo único. O SIS-Materiais é o módulo de controle do material de consumo e de farmácia do Sistema Integrado de Saúde.

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - Farmácia Central (local de estoque): unidade central que executa atividades de recebimento, armazenamento e distribuição de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para a saúde;

II - Farmácia (local de estoque): unidade que executa atividade de armazenamento e distribuição ou dispensação de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para a saúde em nível regional, no seu âmbito de atuação;

III - Farmácia de Dose (local de estoque): área responsável pela dispensação da quantidade de medicamento a ser administrada especificamente para cada paciente, em dose individualizada, de acordo com a prescrição médica.

IV - Dispensário (local de estoque): unidade que executa atividade de armazenamento e dispensação de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para a saúde para os Centros de Custos a ele vinculados, sendo privativos de pequena unidade hospitalar ou equivalente;

V - Centro de Custo (CC): unidade consumidora final de medicamentos, produtos para saúde, outros insumos para a saúde, materiais de almoxarifado e outros bens de consumo, sem realização de armazenamento, portanto sem controle de estoques;

VI - Almoxarifado (local de estoque): unidade que executa atividade de armazenamento e distribuição de material de almoxarifado, produtos para saúde e outros insumos em nível regional, no seu âmbito de atuação;

VII - Almoxarifado Central (local de estoque): unidade central que executa atividades de recebimento, armazenamento e distribuição de material de almoxarifado, produtos para saúde e outros insumos;

VIII - Transferência: toda movimentação de estoque registrada no Sis-Materiais, seja entrada ou saída, realizada entre locais de estoque;

IX - Saída para consumo: movimentações realizadas entre um setor de estoque e um local de consumo, de modo que após a movimentação o produto deixa de constar em estoque no sistema;

X - Controle de estoque: acompanhamento dos registros e lançamentos de entrada e saída de medicamentos, produtos para saúde, material de almoxarifado e outros insumos que permitem, no menor tempo possível, o conhecimento e controle da movimentação, tanto virtual (em sistema informatizado) quanto fisicamente.

Art. 3º Para fins de controle, armazenamento e distribuição, o material de consumo classifica-se em material de consumo estocável e não estocável, divididos em bens de compra regular e eventual.

§ 1º Materiais estocáveis são materiais que devem ser mantidos constantemente em estoque e para os quais existem critérios de ressuprimento, de acordo com a previsão de consumo.

§ 2º Os materiais não estocáveis são materiais que não devem ser mantidos em estoque, pois seu consumo é imprevisível e não são considerados críticos para a operação da instituição, de forma que seu ressuprimento não é feito automaticamente e sua aquisição se dá mediante solicitação dos setores usuários para utilização, geralmente, imediata.

§ 3º Material (ou bem) padronizado de compra regular: produtos ou medicamentos constantes no catálogo da SES/DF cuja contratação deve ser realizada periodicamente.

§ 4º Material (ou bem) padronizado de compra eventual: produtos ou medicamentos constantes no catálogo da SES/DF cuja contratação é aperiódica.

CAPÍTULO II - DAS UNIDADES INTEGRANTES DO SIS-MATERIAIS

Art. 4º São consideradas unidades integrantes do Sis-Materiais:

I - Unidade de Coordenação Gerencial (UCG): Subsecretaria de Logística em Saúde (SULOG);

II - Unidade Gestora do Sis-Materiais (UGS): Coordenação Especial de Tecnologia de Informação em Saúde (CTINF).

CAPÍTULO III - DAS OBRIGAÇÕES DAS UNIDADES INTEGRANTES

Secção I - Das Obrigações Específicas

Art. 5º São obrigações da Unidade de Coordenação Gerencial:

I - supervisionar e avaliar o cumprimento dos Procedimentos Operacionais do Sis-Materiais;

II - realizar diligências e articular com os dirigentes das unidades da Secretaria para prestar os esclarecimentos necessários sobre os dados informados no SIS-Materiais, sempre que necessário e especialmente quando houver indícios de registros errôneos ou em desacordo com as normas vigentes.

Art. 6º São obrigações da Unidade Gestora do SIS-Materiais:

I - atender às solicitações de todas as unidades usuárias do SIS-Materiais em relação a adequações necessárias no sistema especificamente quanto a criação, ativação e inativação de setores de estoque e de locais de consumo, bem como a vinculação e desvinculação entre eles, mediante análise prévia da área responsável pela Logística na SES/DF em nível central (Diretoria de Logística - DLOG);

II - supervisionar as rotinas de inclusão, alteração e gerenciamento dos cadastros de medicamentos, produtos para a saúde e materiais de consumo da SES/DF;

III - adotar medidas para a atualização constante dos dados cadastrais de medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo;

IV - formalizar a imediata retificação dos lançamentos indevidos, solicitando os esclarecimentos aos responsáveis pelas Unidades Setoriais para análise e deliberação;

V - executar as solicitações de concessão, bloqueio e alteração de acesso ao SIS-Materiais, de acordo com o processo estabelecido no Anexo II, mediante anuência do responsável pela unidade demandante em nível mínimo de Gerência;

VI - bloquear o acesso ao SIS Materiais de servidores que tiverem divergência de lotação no SIGRH; e

VII - definir, habilitar e cadastrar os níveis de perfil do usuário e níveis de acesso ao SisMateriais, mediante anuência do responsável pela unidade demandante em nível mínimo de Gerência.

Art. 7º São obrigações específicas das unidades integrantes:

I - Farmácia: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para saúde, mediante solicitações dos Centros de Custos a ela vinculados;

II - Laboratório: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de insumos para laboratório, mediante solicitações dos Centros de Custos a ele vinculados;

III - Farmácia de Dose: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para saúde, mediante solicitações dos Centros de Custos a ela vinculados;

V - Dispensário: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para saúde, mediante solicitações dos Centros de Custos a ele vinculados;

VI - Almoxarifado: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de materiais de almoxarifado, produtos para a saúde e outros insumos, mediante solicitações dos Centros de Custos a ele vinculados;

VII - Farmácia Central: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para saúde, mediante solicitações das Unidades de Estoque a ela vinculadas;

VIII - Almoxarifado Central: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de materiais de almoxarifado, produtos para a saúde e outros insumos, mediante solicitações das Unidades de Estoque a ele vinculadas;

Secção II - Das Obrigações Comuns

Art. 8º São obrigações comuns das Unidades Setoriais:

I - executar as atividades de planejamento de demanda, consolidação de pedidos, solicitação, recebimento, aceite de recebimento, devoluções, distribuição/dispensação e quaisquer outras movimentações em sistema dos insumos sob sua responsabilidade;

II - atualizar os registros e lançamentos de insumos sob sua responsabilidade e manter o estoque virtual atualizado;

III - esclarecer à UGS sobre quaisquer dados ou informações lançados no Sis-Materiais, sempre que necessário;

IV - encaminhar informações à UGS sobre quaisquer irregularidades identificadas no sistema, quando delas tiver conhecimento e não puderem saná-las por iniciativa própria; e

V - manter atualizado o cadastro dos servidores responsáveis pela operação do Sis-Materiais e, especialmente, do servidor com perfil de chefe de estoque, informando à UGS quanto a adequações e atualizações necessárias.

Art. 9º São obrigações comuns dos Centros de Custo do Sis-Materiais:

I - cadastrar em sistema as requisições de insumos aos locais de estoque aos quais são vinculados;

II - solicitar à UGS o cadastro de servidores para acesso ao SIS-Materiais, alteração ou bloqueio de acesso, conforme o processo estabelecido no Anexo II; e

III - manter atualizado o cadastro dos servidores responsáveis pela operação do SisMateriais.

CAPÍTULO IV - DO ACESSO

Art. 10. Para acesso ao Sis-Materiais é obrigatória a utilização de senha personalizada.

§ 1º O acesso ao Sis-Materiais é exclusivo para os servidores da SES/DF, efetivos ou comissionados.

§ 2º Os usuários terão acesso às funcionalidades do Sis-Materiais de acordo com o perfil que lhes for atribuído no sistema e em razão da natureza de sua função.

§ 3º Será possível o acesso e a utilização do sistema por meio de três perfis:

I - chefe de estoque;

II - técnico; e

III - centro de custos.

§ 4º As permissões de acesso ao SIS-Materiais serão autorizadas pela chefia da Unidade requisitante ou superior hierárquico, em nível mínimo de Gerência, de acordo com o processo estabelecido no Anexo II.

Art. 11. O cadastro de servidor será realizado, mediante solicitação da chefia imediata, por meio de formulário eletrônico, constante do Sistema Eletrônico Documental (SEI).

§ 1º A solicitação de cadastro deve apresentar nome, telefone, e-mail institucional, CPF, matrícula, perfil a ser atribuído, código e nome da unidade de lotação, conforme o Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH.

§ 2º A primeira senha de acesso ao SIS-Materiais será provisória e deverá ser alterada pelo usuário, obrigatoriamente, no primeiro acesso.

§ 3º A senha de acesso ao sistema deverá iniciar com uma letra, ter, no mínimo, 07 (sete) dígitos, pelo menos uma letra maiúscula e uma minúscula, um número e, pelo menos, um caractere especial.

§ 4º A senha será bloqueada, automaticamente, nos períodos correspondentes aos afastamentos legais.

§ 5º A senha será bloqueada pela UGS, nos casos de indício de irregularidade, a qualquer momento, nos casos de acesso inativo por período igual ou superior a 60 (sessenta) dias ou se houver 05 (cinco) tentativas inválidas de acesso.

§ 6º A chefia imediata deverá informar à UGS a mudança de sua lotação de servidor para outra unidade orgânica e solicitar bloqueio de sua senha de acesso.

Art. 12. A permissão ou facilitação de acesso de pessoa não autorizada, mediante atribuição, fornecimento ou empréstimo de senha, ou qualquer outro meio, ao Sis-Materiais, recursos computacionais, sistemas de informações ou banco de dados da administração pública e a locais de acesso restrito, poderá configurar infração média, nos termos do inciso I, do art. 191 da Lei Complementar nº 840/2011.

CAPÍTULO V - DA CATALOGAÇÃO E DA CODIFICAÇÃO

Art. 13. Os medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo devem ser cadastrados no SIS Materiais, em conformidade com os Catálogos de Produtos da Secretaria de Saúde/DF.

§ 1º O Catálogo de Produtos é o documento que apresenta as especificações técnicas de medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo e sua finalidade é fornecer informações sobre os produtos padronizados na SES, incluindo descrição resumida e completa, unidade de fornecimento, dentre outras informações, visando a conferir agilidade e segurança aos processos de compras da SES/DF.

§ 2º A elaboração e atualização do Catálogo de Produtos é de responsabilidade das respectivas Comissões de Padronização, estabelecidas pela Portaria nº 210/2017, Regulamento de Contratações da SES/DF.

§ 3º A codificação e cadastro de medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo no Sis-Materiais é de responsabilidade das respectivas Comissões de Padronização, estabelecidas pela Portaria nº 210/2017, Regulamento de Contratações da SES/DF.

CAPÍTULO VI - DA ARQUITETURA DO SIS-MATERIAIS

Art. 14. A arquitetura do Sis-Materiais deve observar a estrutura administrativa da SES/DF.

§ 1º A arquitetura do Sis-Materiais, excepcionalmente, poderá apresentar subdivisõespadrão distintas da estrutura administrativa, de forma a retratar o real funcionamento da rede de serviços de saúde.

§ 2º A arquitetura-padrão do Sis-Materiais e a lista das unidades integrantes estão dispostas no Anexo I desta Portaria, disponível no sítio institucional da Secretaria.

§ 3º Nos casos de necessidade de criação de novas subdivisões no SIS-Materiais, será necessária a manifestação da Subsecretaria de Planejamento em Saúde - SUPLANS e da Subsecretaria de Logística em Saúde - SULOG.

§ 4º A UGS é a unidade responsável pela atualização do Sis-Materiais, no caso de alteração da estrutura administrativa da Secretaria, no prazo, máximo, de 30 (trinta) dias após a publicação da nova estrutura.

CAPÍTULO VII - DO CONTROLE DE ESTOQUE

Art. 15. São requisitos para a eficiência do controle de estoque:

I - precisão dos registros

II - fácil acesso às informações;

III - atualização célere entre a ocorrência do fato e registro do Sis-Materiais.

Art. 16. São ações do controle do estoque:

I - manter e promover verificações periódicas dos registros processados no Sis-Materiais, conciliando a existência física dos itens e quantidades registradas;

II - supervisionar e controlar a distribuição racional do item requisitado, promovendo cortes necessários em função do consumo médio mensal, apurado no histórico de consumo; e

III - identificar os itens inativos devido à obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis.

Art. 17. São responsáveis pelo controle de estoque todas as unidades cadastradas no SIS-Materiais como Locais de Estoque, incluindo Farmácias, Almoxarifados e Núcleos de Logística Farmacêutica.

Art. 18. As entradas e saídas de medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo nos Locais de Estoque centrais (Farmácia Central e Almoxarifado Central) ocorrerão por recebimento e transferências de outros locais de estoque, conforme nomenclatura utilizada no Sis-Materiais.

Art. 19. As entradas e saídas de medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo nos demais Locais de Estoque ocorrerão por aceite de transferência, conforme nomenclatura utilizada no Sis-Materiais.

Art. 20. Para controle físico de medicamentos, de produtos para saúde e de materiais de consumo estocados nas Unidades Setoriais é necessário o controle:

I - da identificação do local de estoque;

II - da descrição do item;

III - da unidade de fornecimento;

IV - do saldo anterior (quantidade, valor e preço médio unitário);

V - do saldo atual (quantidade, valor e preço médio unitário);

VI - da data de lançamento (data gerada pelo sistema);

VII - da data contábil (data de registro do material no sistema);

VIII - da identificação do setor requisitante;

IX - do tipo e número do documento que originou a entrada ou saída do material, e

X - da quantidade de entrada, de saída e saldo atual do material constante em estoque.

Parágrafo único. As informações deste Artigo serão atualizadas automaticamente no sistema.

CAPÍTULO VIII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 21. O servidor que deixar de responder pelos Locais de Estoque deverá assinar termo de transferência de responsabilidade ao sucessor.

Art. 22. Na ausência do termo de transferência de responsabilidade, responderão, solidariamente, o sucessor e o sucedido pela guarda dos itens estocados nos Locais de Estoque.

Art. 23. Na ausência do termo de transferência de responsabilidade, o superior hierárquico, no prazo máximo de 30 dias, procederá à contagem dos materiais estocados no local, transferindo a responsabilidade ao novo titular do setor e adotando as providências cabíveis, no caso de eventuais irregularidades.

Art. 24. Ocorrendo qualquer irregularidade nos estoques, caberá ao superior hierárquico do Local de Estoque adotar as providências necessárias para a sua apuração, em conformidade com a legislação vigente.

Art. 25. As unidades referentes aos Locais de Estoque poderão, a qualquer tempo, encaminhar à UGS, para análise e deliberação, em grau de recurso, informações, justificativas, pareceres e outros documentos referentes a registros ou informações no SIS-Materiais.

Art. 26. Os Anexos I e II estão disponíveis no sítio eletrônico institucional da Secretaria.

Art. 27. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário, em especial a Portaria nº 1.417, de 21 de dezembro de 2018.

OSNEI OKUMOTO

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 87, seção 1, 2 e 3 de 11/05/2021 p. 7, col. 1