Legislação Correlata - Portaria 518 de 04/08/2022
PORTARIA Nº 401, DE 21 DE JUNHO DE 2022
Estabelece o regulamento dos procedimentos operacionais do SIS-Materiais.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso III, do artigo 105, da Lei Orgânica do Distrito Federal e incisos II e IX, do Art. 509, do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto nº 39.546, de 19 de dezembro de 2018, e
CONSIDERANDO a Lei n° 12.401, de 28 de abril de 2011, que altera a Lei n° 8.080, de 19 de setembro de 1990, para dispor sobre a assistência terapêutica e a incorporação de tecnologia em saúde no âmbito do Sistema Único de Saúde - SUS;
CONSIDERANDO o Decreto nº 37.573, de 25 de agosto de 2016, que institui o Modelo de Gestão para Resultados do Distrito Federal, o Sistema Gestão-DF, o Selo Projeto Prioritário, normatiza a Rede de Gestão e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Manual de Boas Práticas de Gestão das Órteses, Próteses e Materiais Especiais, do Ministério de Saúde, de 2016;
CONSIDERANDO o Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017, que dispõe sobre a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;
CONSIDERANDO a Portaria nº 1.307, de 29 de novembro de 2018, que institui a Gestão Orientada por Processos no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Decreto nº 39.527, de 14 de dezembro de 2018, que altera a estrutura administrativa da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal e dá outras providências; e
CONSIDERANDO o trabalho executado pela Equipe Técnica de mapeamento da Cadeia de Suprimentos da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal, em atendimento à Decisão nº 491/2018, do Tribunal de Contas do Distrito Federal, resolve:
Art. 1º Estabelecer o Regulamento dos Procedimentos Operacionais do SIS-Materiais destinados a realização de operações referentes a:
I - catalogação de medicamentos, produtos para a saúde e outros bens de consumo e permanentes da SES/DF;
II - movimentação e controle de estoques de medicamentos, produtos para a saúde e outros bens de consumo e permanentes controlados pelo SIS-Materiais;
III - criação e alteração de Locais de Estoque e Locais de Consumo, bem como suas vinculações;
IV - criação, concessão, exclusão, bloqueio e alteração de perfis de usuários.
Parágrafo único. O SIS-Materiais é o módulo de controle de bens de consumo e permanentes da SES/DF.
CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I - Local de Estoque: unidade que recebe, armazena e distribui e/ou dispensa bens de consumo e realiza controle de estoque, ou, ainda, que realiza armazenamento temporário de bens permanentes;
II - Local de Consumo (ou Centro de Custo): unidade consumidora final de medicamentos, produtos para saúde, outros insumos para a saúde, materiais de almoxarifado e outros bens de consumo, sem realização de armazenamento, portanto sem controle de estoques;
III - Farmácia Central (local de estoque): unidade central de estoque que executa atividades de recebimento, armazenamento e distribuição de medicamentos, produtos para saúde e outros bens de consumo a outros locais de estoque regionais/locais. Realiza controle de estoques;
IV - Logística Farmacêutica Regional (local de estoque): unidade regional de estoque, que executa atividades de recebimento, armazenamento e distribuição de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos às unidades de saúde em âmbito regional. Realiza controle de estoques;
V - Farmácia (local de estoque): unidade que executa atividade de recebimento, armazenamento e distribuição e/ou dispensação de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para a saúde em nível local, no seu âmbito de atuação. Realiza controle de estoques;
VI - Farmácia de Dose Individualizada (local de estoque): área responsável pela dispensação da quantidade de medicamento a ser administrada especificamente para cada paciente, em dose individualizada, de acordo com a prescrição médica, em âmbito hospitalar. Realiza controle de estoques;
VII - Dispensário (local de estoque): unidade que executa atividade de recebimento, armazenamento e dispensação de medicamentos, produtos para saúde e outros insumos para a saúde para os Locais de Consumo a ele vinculados, sendo privativos de unidade hospitalar. Realiza controle de estoques;
VIII - Almoxarifado Central (local de estoque): unidade central de estoque, que executa atividades de recebimento, armazenamento e distribuição de material de almoxarifado, produtos para saúde e outros insumos em seu âmbito de atuação. Realiza controle de estoques;
IX - Almoxarifado Regional (local de estoque): unidade regional de estoque, que executa atividades de recebimento, armazenamento e distribuição de material de almoxarifado, insumos para a saúde e outros insumos às unidades de saúde ou outros Locais de Consumo em âmbito regional. Realiza controle de estoques;
X - Patrimônio Central (local de estoque): unidade que realiza recebimento, armazenamento temporário e distribuição de bens permanentes;
XI - Transferência: toda movimentação de estoque registrada no SIS-Materiais entre Locais de Estoque, dependente de aceite pela unidade de destino, e que resulta na alteração do local em que o material está estocado virtualmente no SIS-Materiais;
XII - Saída para consumo: movimentações realizadas entre um Local de Estoque e um Local de Consumo, de modo que após a movimentação o produto deixa de constar em estoque no sistema e passa a compor os custos do Local de Consumo correspondente;
XIII - Saída para paciente: baixa realizada em sistema, a partir de um local de estoque e vinculada a um paciente específico, de modo que após a movimentação o produto deixa de constar em estoque no sistema;
XIV - Outras saídas: movimentação realizada em sistema, a partir de um Local de Estoque, em casos específicos (ex: descarte de material vencido) a serem descritos no campo "Motivo" da movimentação;
XV: Laboratório (local de estoque): unidade que executa atividade de armazenamento e consumo de material de laboratório, mediante registros em sistema de quantidade armazenada e consumida;
XVI - Odontologia (local de estoque): unidade que executa atividade de armazenamento e consumo de material de odontologia, mediante registros em sistema de quantidade armazenada e consumida;
XVII - Controle de estoque: acompanhamento dos registros e lançamentos de entrada e saída de medicamentos, produtos para saúde, material de almoxarifado e outros bens de consumo, via contagens periódicas de estoque e análises de relatórios do sistema e que permitem, no menor tempo possível, o conhecimento e controle da movimentação, tanto virtual (no SIS-Materiais) quanto fisicamente;
XVIII - Perfil de Usuário: conjunto de acessos concedidos ao usuário do sistema em conformidade com as atividades a serem por ele realizadas;
XIX - Catalogação: atividade sistematizada de inserção de dados técnicos referentes aos produtos, restrita às Comissões de Padronização da SES-DF;
XX - Comissão de Padronização: instância colegiada e deliberativa responsável pela avaliação técnica dos produtos a serem padronizados, e consequentemente disponibilizados à população e/ou aos servidores da SES.
CAPÍTULO II - DAS UNIDADES INTEGRANTES DO SIS-MATERIAIS
Art. 3º São consideradas unidades integrantes do SIS-Materiais:
I - Unidade de Coordenação: Subsecretaria de Logística em Saúde (SULOG);
II - Unidade Gestora: Diretoria de Logística (DLOG);
III - Todos os setores vinculados aos Locais de Estoque cadastrados em sistema;
IV - Todos os setores vinculados aos Locais de Consumo cadastrados em sistema.
CAPÍTULO III - DAS OBRIGAÇÕES DAS UNIDADES INTEGRANTES
Art. 4º São obrigações da Unidade de Coordenação:
I - supervisionar e avaliar o cumprimento dos Procedimentos Operacionais do SIS-Materiais;
II - realizar diligências junto às unidades para esclarecimentos sobre os dados informados no SIS-Materiais, sempre que necessário e especialmente quando houver indícios de registros errôneos ou em desacordo com as normas vigentes;
III - definir e divulgar normas, procedimentos ou outras ações relacionadas ao SIS-Materiais, em conjunto com as áreas interessadas, e que deverão ser adotados pelas Unidades usuárias do sistema, pontual ou sistematicamente.
Art. 5º São obrigações da Unidade Gestora do SIS-Materiais:
I - analisar as solicitações e executar as parametrizações devidas no SIS-Materiais referentes a criação, ativação e inativação de Locais de Estoque e de Locais de Consumo, bem como a vinculação e desvinculação entre eles, em atendimento a formulário específico para este fim no Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), a ser encaminhado pela área solicitante;
II - analisar e executar as solicitações referentes a concessão, exclusão, bloqueio e alteração de perfis de acesso ao SIS-Materiais, em atendimento a formulário específico para este fim no Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), a ser encaminhado pela área solicitante;
III - analisar e executar outras solicitações referentes a parametrizações do SIS-Materiais;
IV - propor melhorias das funcionalidades do sistema para atender as necessidades da SES-DF;
Parágrafo único. a Unidade Gestora poderá solicitar justificativas e esclarecimentos referentes às solicitações recebidas, podendo, inclusive, deixar de atendê-las, parcial ou integralmente.
Art. 6º São obrigações das demais unidades integrantes do SIS-Materiais:
a) realizar controle de estoque;
b) registrar no SIS-Materiais todas as movimentações de insumos de sua competência, direcionadas aos Locais de Consumo a eles vinculados, de modo autônomo (saída sem solicitação), atendendo a requisições, por saída para paciente ou via "Outras Saídas", de modo que após a movimentação, o produto deixe de constar virtualmente nos estoques;
c) registrar os pedidos e as movimentações de insumos de sua competência, mediante solicitações dos Locais de Estoque a ela vinculadas ou de modo autônomo, por Transferência dos produtos em Sistema, de modo que após a movimentação, o produto deixe de constar virtualmente nos estoques da unidade remetente e passe a constar virtualmente nos estoques do local de estoque solicitante;
d) realizar aceite das transferências recebidas de outros locais de estoque, após conferência física dos insumos recebidos;
e) executar as atividades de planejamento de demanda, consolidação de pedidos, solicitação, recebimento, aceite de recebimento, devoluções, distribuição/dispensação e quaisquer outras movimentações em sistema dos insumos sob sua responsabilidade, mantendo o estoque atualizado em sistema;
f) receber devoluções de produtos oriundas dos locais de consumo que abastecem, sempre que necessário;
g) garantir que todos os registros de movimentação de insumos no SIS-Materiais correspondam a informações verídicas e rastreáveis.
a) cadastrar em sistema as requisições de insumos direcionadas aos Locais de Estoque (abastecedores) aos quais são vinculados;
b) conferir os produtos recebidos do local abastecedor, de modo a garantir que correspondam aos produtos enviados virtualmente pelo sistema;
c) sempre que necessário, realizar devolução de insumos aos locais de estoque abastecedores.
III - Locais de Estoque e Locais de Consumo:
a. prestar esclarecimentos acerca de registros realizados no Sistema, sempre que solicitado;
b. levar ao conhecimento da Unidade Coordenadora quaisquer irregularidades identificadas no Sistema, quando delas tiver conhecimento e não puder saná-las por conta própria.
c. solicitar à Unidade Gestora o cadastro de servidores para acesso ao SIS-Materiais, alteração ou bloqueio de acesso, por meio de formulário específico para este fim no Sistema Eletrônico de Informações (SEI!).
d. manter atualizado o cadastro dos servidores responsáveis pela operação do SIS-Materiais, informando à Unidade Gestora sempre que houver necessidade de atualizações;
Art. 7º Para acesso ao SIS-Materiais é obrigatória a utilização de senha, a qual:
I - será provisória e deverá ser alterada pelo usuário no primeiro acesso;
II - será bloqueada por inatividade do usuário no sistema por período definido pela Unidade Gestora;
III - poderá ser bloqueada pela Unidade Gestora a qualquer momento em casos de indício de irregularidade.
Art. 8º O acesso e operação do sistema dar-se-ão por meio de perfis específicos, os quais incluem, mas não se limitam a:
III - operador de local de consumo;
V - administrador do SIS-Materiais.
Parágrafo único. Os usuários terão acesso às funcionalidades do SIS-Materiais de acordo com o perfil que lhes for atribuído no sistema e em razão da natureza de sua função.
Art. 9º Qualquer alteração de parametrização no SIS-Materiais deverá ser solicitada pela chefia da Unidade requisitante e autorizada por superior hierárquico em nível mínimo de Diretor ou equivalente, pelo Sistema de Informações (SEI) por meio de formulários específicos disponíveis no Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), observadas as seguintes exigências:
I - a solicitação referente a cadastro, exclusão ou alteração de perfis de usuários deve apresentar nome, telefone, e-mail, RG, matrícula, perfil a ser atribuído ou descrição das atividades a serem realizadas no sistema, código e nome da unidade de lotação, além de termo de responsabilidade de uso do SIS-Materiais;
II - para concessão de perfil de catalogador de produtos, os servidores integrantes das Comissões de Padronização deverão anexar, ainda, a Publicação em Diário Oficial que comprove vinculação à Comissão;
III - os presidentes das Comissões de Padronização deverão informar à Unidade Gestora sempre que houver desligamento de um membro com perfil de catalogação da Comissão de Padronização.
Art. 10. A permissão ou facilitação de acesso de pessoa não autorizada, mediante atribuição, fornecimento ou empréstimo de senha, ou qualquer outro meio, ao SIS-Materiais, recursos computacionais, sistemas de informações ou banco de dados da administração pública e a locais de acesso restrito, poderá configurar infração média, nos termos do inciso I, do art. 191 da Lei Complementar nº 840/2011.
Parágrafo único. Poderá haver responsabilização para o agente que realizar movimentações incompatíveis com seu(s) local(is) de atuação e função exercida.
CAPÍTULO V - DA CATALOGAÇÃO DE PRODUTOS
Art. 11. Os medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo devem ser cadastrados no SIS Materiais, em conformidade com os Catálogos de Produtos da Secretaria de Saúde/DF, observados os seguintes aspectos:
I - o Catálogo de Produtos é o documento que apresenta as especificações técnicas de medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo e sua finalidade é fornecer informações sobre os produtos padronizados na SES, incluindo descrição resumida e completa, unidade de fornecimento, dentre outras informações, visando a conferir agilidade e segurança aos processos de compras da SES/DF;
II - a elaboração e atualização do Catálogo de Produtos é de responsabilidade das respectivas Comissões de Padronização, criadas e regulamentadas por normativas específicas;
III - a catalogação de medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo no SIS-Materiais é de responsabilidade das respectivas Comissões de Padronização.
Art. 12. Manual específico disporá sobre procedimentos e normas para catalogação de produtos no SIS-Materiais, no âmbito da SES/DF.
CAPÍTULO VI - DA ARQUITETURA DO SIS-MATERIAIS
Art. 13. A arquitetura de Locais de Estoque e Consumo do SIS-Materiais, sempre que possível, deve observar a estrutura administrativa da SES/DF, podendo apresentar subdivisões distintas da estrutura administrativa, em especial na criação de locais de consumo (centros de custo), de forma a retratar do modo mais fiel possível a logística de produtos da rede de serviços de saúde ou de modo a atender necessidades referentes à alocação de custos.
Parágrafo único. Nos casos de necessidade de criação de novas subdivisões no SIS-Materiais, será necessária a manifestação da Subsecretaria de Logística em Saúde - SULOG.
CAPÍTULO VII - DO CONTROLE DE ESTOQUE
Art. 14. São responsáveis por realizar controle de estoque todas as unidades cadastradas no SIS-Materiais como Locais de Estoque, incluindo Farmácias, Almoxarifados e Núcleos de Logística Farmacêutica, bem como todos os profissionais que neles atuam realizando movimentação de produtos em sistema e/ou fisicamente.
Parágrafo único. Poderá haver responsabilização para o agente que realizar movimentações virtuais incompatíveis com as movimentações realizadas fisicamente na unidade.
Art. 15. São requisitos para a eficiência do controle de estoque:
I - precisão e veracidade dos registros;
II - fácil acesso às informações;
III - atualização célere entre a ocorrência do fato e registro do SIS-Materiais, preferencialmente de modo simultâneo;
IV - transparência em todas as movimentações realizadas.
Art. 16. São ações referentes ao controle do estoque:
I - manter verificações periódicas dos registros processados no SIS-Materiais, no local onde atua, evitando a existência de pendências;
II - manter verificações periódicas dos estoques físicos da unidade (contagens de estoque), comparando as quantidades contadas àquelas registradas;
III - supervisionar e controlar a distribuição racional de produtos, promovendo adequações de quantidades solicitadas pelos locais de consumo ou de estoque vinculados, se necessário, em função do consumo médio mensal do setor solicitante, apurado no histórico de consumo;
IV - identificar os itens inativos devido à obsolescência, danificação ou à perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis, efetuando sua baixa em sistema pela movimentação adequada, via "Outras Saídas" com especificação do motivo (“descarte por vencimento”, “perda por quebra/avaria” etc);
V - garantir que os registros efetuados em Sistema correspondam às ocorrências físicas com os produtos;
VI - inventário de bens de consumo;
VII - evitar manutenção de estoques excessivos, atendendo às Boas Práticas definidas na SESDF por publicações específicas;
VII - outras ações descritas em normas vigentes que tratam de Boas Práticas de Armazenamento de insumos, especialmente daqueles sujeitos à Vigilância Sanitária.
§ 1º O campo referente a “Observações” nas movimentações de estoque deve, sempre que possível, conter o número do processo SEI referente à movimentação ou outras informações necessárias para conferir rastreabilidade à movimentação.
§ 2º Sempre que não houver movimentação correspondente no sistema àquela realizada fisicamente com um produto, a movimentação necessária deverá ser feita da forma que mais se assemelha à ação e, nestes casos, obrigatoriamente deverá ser preenchido o campo “Observações” da movimentação com número de Processo SEI que contenha o seu detalhamento.
Art. 17. As entradas de medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo nos Locais de Estoque centrais (Farmácia Central e Almoxarifado Central) ocorrerão por recebimentos ou por aceites de transferências de outros locais de estoque, conforme nomenclatura utilizada no SIS-Materiais.
Art. 18. As entradas de medicamentos, produtos para saúde e outros materiais de consumo nos demais Locais de Estoque ocorrerão por aceite de transferência, conforme nomenclatura utilizada no SIS-Materiais ou por recebimentos realizados regionalmente, como aqueles oriundos de compras próprias da unidade.
CAPÍTULO VIII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 19. O servidor que deixar de atuar em um local de estoque deverá informar a unidade gestora do SIS-Materiais para adequação de seu perfil, por meio de formulário específico para este fim no Sistema Eletrônico de Informações (SEI!).
Art. 20. Sempre que um servidor público assumir a responsabilidade por um Local de Estoque, deverá conferir os estoques físicos do local, comparando-o aos estoques registrados em sistema, a fim de garantir que estejam em conformidade.
Parágrafo único. Se forem detectadas irregularidades, deverão ser informadas à Unidade de Coordenação do SIS-Materiais.
Art. 21. Ocorrendo qualquer irregularidade nos estoques, caberá ao gestor responsável pelo Local de Estoque adotar as providências necessárias para a sua apuração e saneamento, em conformidade com a legislação vigente.
Art. 22. As unidades referentes aos Locais de Estoque poderão, a qualquer tempo, encaminhar à Unidade Gestora, para análise e deliberação, informações, justificativas, pareceres e outros documentos referentes a registros ou informações no SIS-Materiais.
Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 24. Fica revogada a Portaria nº 436, de 04 de maio de 2021, publicada no DODF nº 87, de 11 de maio de 2021.
LUCILENE MARIA FLORÊNCIO DE QUEIROZ
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 117, seção 1, 2 e 3 de 24/06/2022 p. 22, col. 1