INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01, DE 02 DE FEVEREIRO DE 2021
Estabelece procedimentos destinados a disciplinar a organização das Tomadas de Contas Anuais dos Ordenadores de Despesas das Unidades Gestoras (UGs) da Administração Direta, de Relativa Autonomia, Órgãos Especializados e Fundos Especiais do Distrito Federal, referentes ao exercício financeiro de 2020.
O SUBSECRETÁRIO DE CONTABILIDADE DA SECRETARIA EXECUTIVA DA FAZENDA DA SECRETARIA DE ESTADO DE ECONOMIA DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência prevista no inciso II do art. 123 do Regimento Interno da Secretaria de Fazenda, aprovado pelo Decreto nº 35.565, de 25 de junho de 2014, e tendo em vista o disposto no art. 1º da Portaria/SEF nº 16, de 17 de janeiro de 2014,
CONSIDERANDO o que estabelece o art. 101 do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, que dispõe sobre as Normas de Planejamento, Orçamento, Finanças, Patrimônio e Contabilidade do Distrito Federal;
CONSIDERANDO a competência institucional estabelecida no inciso VII do art. 123 do Regimento Interno da então Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto nº 35.565, de 25 de junho de 2014;
CONSIDERANDO a determinação constante no parágrafo único do art. 19 do Decreto nº 41.277/2020, de 30 de setembro de 2020; e
CONSIDERANDO o estabelecido no § 3º do art. 2º da Instrução Normativa nº 2, de 20 de maio de 2020, do Tribunal de Contas do Distrito Federal, resolve:
I - DOS PRAZOS E DOCUMENTOS A SEREM ENCAMINHADOS PELAS UGs
Art. 1º Estabelecer prazo até 05 de março de 2021 para as unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia, Órgãos Especializados e Fundos Especiais do Distrito Federal encaminharem os documentos, abaixo relacionados, à Subsecretaria de Contabilidade da Secretaria Executiva da Fazenda da Secretaria de Estado de Economia do DF - SUCON/SEF/SEEC, os quais são imprescindíveis para composição dos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, referentes ao exercício financeiro de 2020.
I - Declaração de Conformidade (Rol de Responsáveis);
III - Demonstrativo de Tomada de Contas Especial;
V - Declaração de Conformidade Contábil; e
VI - Outros documentos (quando determinados especificamente).
§ 1º Os documentos de que trata o caput deverão ser encaminhados à SUCON/SEF/SEEC, por meio de UM ÚNICO PROCESSO no Sistema Eletrônico de Informações-SEI/GDF (Processo Raiz), que será iniciado na Coordenação de Tomada de Contas da Subsecretaria de Contabilidade da Secretaria Executiva da Fazenda da Secretaria de Estado de Economia do DF - COOTC/SUCON/SEF/SEEC, devendo ser obrigatoriamente anexado ou relacionado ao citado processo, quando for o caso, todos os outros processos pertinentes, sendo imprescindível à disponibilização de acesso à mencionada COOTC/SUCON/SEF/SEEC, inclusive os processos de caráter secreto.
§ 2º A prorrogação do prazo fixado no caput está condicionada a ampliação, pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal-TCDF, do prazo previsto no §1º do art. 24 da Instrução Normativa nº 2, de 20 de maio de 2020-TCDF.
§ 3º Os Ordenadores de Despesas das unidades gestoras responsáveis pela execução orçamentária, financeira, patrimonial e contábil de outras unidades gestoras, inclusive dos Fundos Especiais a elas vinculadas, ficam obrigados e responsabilizados pelas determinações de que trata o caput.
§ 4º As determinações constantes do parágrafo anterior não se aplicam aos Fundos Especiais, cujo ato constitutivo ou regulamentar prevê ordenação de despesas distintas das secretarias de estado a que estão vinculadas. Nestes casos, o cumprimento do estabelecido no caput será de responsabilidade do ordenador de despesas do fundo especial.
§ 5º Os Ordenadores de Despesas das unidades gestoras mencionadas no caput deverão indicar dois servidores, por meio de ofício inserido no único processo-SEI de que trata o parágrafo primeiro deste artigo, os quais ficarão responsáveis pelos esclarecimentos e informações que se fizerem necessários, inerentes aos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas das respectivas unidades gestoras.
II - OUTROS DOCUMENTOS EXIGIDOS NOS PROCESSOS ELETRÔNICOS DE CONTAS
Art. 2º Na composição dos Processos Eletrônicos de Contas de que trata o art. 1º, além dos documentos nele mencionados, conforme estabelece o Anexo III-A da Decisão Normativa nº 01/2020-TCDF, deverão constar ainda os seguintes documentos:
I - Relatório do Organizador das Contas;
II - Relatório Contábil Anual;
III - Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis;
IV - Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado; e
V - Outros documentos (se for o caso).
Art. 3º As informações funcionais e cadastrais constantes do Rol de Responsáveis, que comporão os Processos Eletrônicos de Contas de que trata o art. 1º, serão extraídas exclusivamente do Módulo de Responsáveis - ROLRESP do Sistema Integrado de Administração Contábil - SIAC do Sistema Integrado de Gestão Governamental - SIGGo.
§ 1º Para fins dos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, compõem o Rol de Responsáveis: os dirigentes máximos da unidade gestora e os ordenadores de despesas, bem como os seus substitutos legais, inclusive, nos casos de delegação de competência, as autoridades delegantes e delegadas.
§ 2º O Rol de Responsáveis das unidades gestoras de que trata o art. 1º deverá abranger, obrigatoriamente, todo período a que se referem os Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, ou seja, de 01 de janeiro a 31 de dezembro de 2020, exceto nos casos de unidades gestoras criadas ou extintas durante o exercício de 2020, cujo período é o início da execução orçamentária, financeira e patrimonial até 31 de dezembro de 2020 ou até a data de efetiva extinção, quando for o caso.
§ 3º Em cumprimento a determinação constante do art. 3º da Resolução/TCDF nº 267/2013, de 29 de outubro de 2013, cabe as unidades gestoras de que trata o art. 1º, efetuarem os registros e atualizações do Módulo de Responsáveis - ROLRESP do Sistema Integrado de Administração Contábil-SIAC do Sistema Integrado de Gestão Governamental - SIGGo.
§ 4º Para efeito do que trata o parágrafo anterior e para informação fidedigna nos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, as unidades gestoras deverão firmar DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE (Anexo I ou SEI: “Tipo de Documento: Declaração de Conformidade”), declarando, com assunção de responsabilidade, que os registros constantes do ROLRESP/SIAC/SIGGo são verídicos e estão atualizados.
§ 5º A declaração de que trata o parágrafo anterior deverá ser assinada, por meio físico ou digital, pelo dirigente máximo da unidade gestora ou ordenador de despesas.
§ 6º A Coordenação de Tomada de Contas - COOTC/SUCON/SEEC deverá manter a guarda da declaração de que trata o parágrafo anterior, para fins da confirmação das informações consignadas nos Processos Eletrônicos de Contas dos Ordenadores de Despesas, bem como para consulta dos Órgãos de Controles Interno e Externo, pelo prazo de 05 (cinco) anos ou até o julgamento das contas pelo TCDF.
Art. 4º O Relatório de Gestão que constará do Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas é o mesmo encaminhado pelas unidades gestoras à Subsecretaria de Planejamento - SUPLAN/SEORC/SEEC, por meio do Sistema RAT (RGE)/SIGGO-WEB.
Parágrafo único. Para fins do Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas, o Relatório de Gestão deverá ser assinado, por meio físico ou digital, pelo dirigente máximo e ordenador de despesas, bem como pelo servidor responsável pelo preenchimento, conforme instrução no item 2.2 das “Instruções Gerais para Prestação de Contas Anual do Governador”, disponível no site da Secretaria de Economia, no link: http://www.economia.df.gov.br/relatorio-de-gestao/.
V - DO DEMONSTRATIVO DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL
Art. 5º As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia e Órgãos Especializados deverão encaminhar à SUCON/SEF/SEEC, os Demonstrativos das Tomadas de Contas Especiais Instauradas, Encerradas e em Andamento na respectiva unidade gestora, no exercício de 2020, na forma estabelecida pela Resolução/TCDF nº 102/1998 (modelo no SEI (Tipo de Processo: Demonstrativo de Tomada de Contas Especial - conforme caso: não instaurada, instaurada, encerrada, em andamento).
§ 1º Aos demonstrativos de que trata o caput deverão ser anexados, se for o caso, obrigatoriamente, os documentos comprobatórios da reparação, recuperação, ressarcimento ou recomposição dos danos ou razões pelas quais tais fatos não ocorreram.
§ 2º Nos casos de registros contábeis de responsabilidade no SIAC/SIGGo, deverão ser anexadas as respectivas Notas de Lançamento, correspondente aos demonstrativos de que trata o caput.
§ 3º Em caso de inexistência de Tomadas de Contas Especiais Instauradas, Encerradas e em Andamento-TCE na unidade gestora em 2020, a informação deverá ser formalizada e encaminhada à SUCON/SEF/SEEC, nos prazos estabelecidos no art. 1º desta Instrução Normativa.
§ 4º O não envio à SUCON/SEF/SEEC do demonstrativo de que trata o caput ou a não formalização de inexistência de TCE, será relatado pelo organizador das contas, no Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas, como omissão de informação.
§ 5º A Coordenação de Tomada de Contas Especial da Subcontroladoria de Correição Administrativa da Controladoria-Geral do DF deverá encaminhar à SUCON/SEF/SEEC, no mesmo prazo estabelecido no art. 1º desta Instrução Normativa, os demonstrativos de que tratam o caput, inerente as Tomadas de Contas Especiais, cuja execuções são de competência da referida Coordenação, na forma prevista nos incisos I e II do art. 1º do Decreto nº 37.096/2016.
§ 6º Aos demonstrativos de que trata o §5º deverão ser anexados os documentos comprobatórios referidos no §1º, bem como as notas de lançamento, de que trata o §2º, se for o caso.
VI - DA DECLARAÇÃO DE NEPOTISMO
Art. 6º As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia e Órgãos Especializados deverão encaminhar à SUCON/SEF/SEEC, a Declaração de Inexistência de Nepotismo na respectiva unidade, na forma prevista no item III, alínea “a” da Decisão/TCDF nº 89/2014, de 21 de janeiro de 2014.
Parágrafo único. A declaração (Anexo II ou SEI: “Tipo de Documento: Declaração de Nepotismo”) de que trata o caput deverá ser assinada, por meio físico ou digital, pelo dirigente máximo da unidade gestora ou ordenador de despesas.
VII - DA DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE CONTÁBIL
Art. 7º As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia e Órgãos Especializados deverão encaminhar à SUCON/SEF/SEEC, a Declaração de Conformidade Contábil do exercício financeiro de 2020, dando a conformidade da gestão contábil na respectiva unidade gestora, de acordo com as diretrizes do Decreto nº 41.277/2020, e Decreto nº 32.598/2010 e suas alterações, do Manual de Encerramento de Exercício e demais dispositivos legais que tratam da matéria.
Parágrafo único. A declaração (Anexo III ou SEI: “Tipo de Documento: Declaração de Conformidade Contábil) de que trata o caput deverá ser assinada, por meio físico ou digital, pelo dirigente máximo, ordenador de despesas e pelo servidor responsável pela gestão contábil da respectiva unidade gestora.
VIII - DO RELATÓRIO DO ORGANIZADOR DAS CONTAS
Art. 8º A Coordenação de Tomada de Contas - COOTC/SUCON/SEEC, no uso de sua competência institucional prevista inciso I do art. 143 do Regimento Interno da então Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto n.º 35.565, de 25 de junho de 2014, organizará as Prestações Eletrônicos de Contas das unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia, Órgãos Especializados e Fundos Especiais do Distrito Federal, exercício financeiro de 2020, e elaborará os respectivos Relatórios do Organizador das Contas, para inserção no Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas, do Tribunal de Contas do DF, até 31 de maio de 2021, conforme previsto no §1º do art. 24 da Instrução Normativa/TCDF nº 2/2020.
Parágrafo único. Os Relatórios do Organizador das Contas serão elaborados em conformidade ao modelo estabelecido no Anexo III-A da Decisão Normativa/TCDF nº 1, de 20 de maio de 2020, sendo constituído dos capítulos e peças a seguir especificados:
d) Forma de organização das contas (individual/consolidada/agregada).
II - Detalhamento das peças que integram a Prestação Eletrônica de Contas (vide arts. 1º e 2º da Instrução Normativa/TCDF nº 1/2020).
III - Conclusão, com manifestação do organizador sobre a adequação formal e normativa das peças que integram as contas anuais.
a) Manifestação do órgão ou entidade competente quanto às falhas apontadas no relatório contábil anual;
b) Parecer e/ou relatório do setor responsável pelo controle interno, se houver.
IX - DO RELATÓRIO CONTÁBIL ANUAL
Art. 9º A Coordenação de Orientação, Controle e Análise Contábil da Administração Direta - COCAD/SUCON/SEF/SEEC, no uso da competência institucional prevista no inciso I do art. 126 do Regimento Interno da então Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto nº 35.565, de 25 de junho de 2014, elaborará o Relatório Contábil Anual das unidades gestoras, exercício financeiro de 2020, de que trata o art. 1º, com a análise da gestão contábil, apontando as impropriedades e irregularidades observadas.
Parágrafo único. Fica estabelecido prazo até 26 de março de 2021 para o encaminhamento do relatório de que trata o caput à Coordenação de Tomada de Contas - COOTC/SUCON/SEF/SEEC.
X - DO RELATÓRIO DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS E IMÓVEIS
Art. 10. As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia, Órgãos Especializados e Fundos Especiais, não encaminharão o Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis à Coordenação de Tomada de Contas - COOTC/SUCON/SEF/SEEC.
§ 1º O Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis que constará do Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas é o mesmo encaminhado pelas unidades gestoras à Coordenação Geral de Patrimônio - COPAT/SUCON/SEF/SEEC, na forma estabelecida pela Instrução Normativa/SUCON nº 06, de 15 de janeiro de 2021.
§ 2º A Coordenação Geral de Patrimônio - COPAT/SUCON/SEF/SEEC, no uso da competência institucional prevista no art. 147 do Regimento Interno da então Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto nº 35.565, de 25 de junho de 2014, anexará ao Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis, expedido pelas unidades gestoras, o Relatório de Acompanhamento e Avaliação do Patrimônio Imobiliário e o Relatório de Acompanhamento e Avaliação do Patrimônio Mobiliário.
§ 3º Fica estabelecido prazo até 26 de março de 2021 para o encaminhamento do Relatório da Comissão de Inventário de Bens Móveis e Imóveis, com a anexação dos relatórios de acompanhamento de que trata o parágrafo anterior, à Coordenação de Tomada de Contas - COOTC/SUCON/SEF/SEEC.
XI - DO RELATÓRIO DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO DE ALMOXARIFADO
Art. 11. As unidades gestoras da Administração Direta, de Relativa Autonomia e Órgãos Especializados, não encaminharão o Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado à Coordenação de Tomada de Contas - COOTC/SUCON/SEF/SEEC.
§ 1º O Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado que constará do Processo Eletrônico de Contas dos Ordenadores de Despesas é o mesmo encaminhado pelas unidades gestoras à Diretoria de Gestão de Almoxarifado, da Coordenação de Gestão de Suprimentos, da Subsecretaria de Compras Governamentais, da Secretaria Executiva de Gestão Administrativa, da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal - DIGESA/COSUP/SCG/SEGEA/SEEC, na forma estabelecida pelos §§ 1º, 2º e 3º do art. 17 e art. 18 do Decreto nº 41.277/2020, de 30 de setembro de 2020.
§ 2º A Diretoria de Gestão de Almoxarifado da Coordenação de Gestão de Suprimentos - DIGESA/COSUP, se pronunciará sobre o relatório de que trata o caput, e incluirá o “Inventário Financeiro Anual" extraído do SIGMa.net.
§ 3º O Relatório da Comissão de Inventário de Almoxarifado, com a anexação do pronunciamento e documento de que trata o parágrafo anterior será encaminhado até 01 de março de 2021 à Coordenação de Tomada de Contas - COOTC/SUCON/SEF/SEEC, conforme estabelece o parágrafo único do art. 18 do Decreto nº 41.277/2020, de 30 de setembro de 2020.
Art. 12. Esta Instrução Normativa entre em vigor na data de sua publicação.
(SEI: Tipo de Documento: Declaração de Conformidade)
NOME DA UNIDADE GESTORA: __________________________________________________ REFERENTE AO EXERCÍCIO DE: ____________ (Ano a que se refere a declaração)
Declaramos, sob pena de responsabilidade e para fins de cumprimento do estabelecido no Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, alterado pelo Decreto nº 34.278, de 11 de abril de 2013, combinado com o disposto na Resolução nº 267, de 29 de outubro de 2013, do Tribunal de Contas do DF, que as informações constantes no módulo do “Rol de Responsáveis/SIAC/SIGGo”, foram devidamente validadas por esta Unidade Gestora e representa a verdade dos fatos nesta data, ressalvadas eventuais informações inerentes a outras unidades gestoras.
___________________________________
Assinatura do ordenador de despesas ou dirigente máximo da UG
(SEI: Tipo de Documento: Declaração de Nepotismo)
Eu, _____________________________ (nome do dirigente máximo da UG e função exercida) da _______________ (nome da UG), declaro para os fins de que trata o item III, alínea “a” da Decisão nº 89/2014, da egrégia Corte de Contas do Distrito Federal, nos termos do Decreto nº 32.751/2011, do art. 16 da Lei Complementar nº 840/2011 e Enunciado nº 13 da Súmula Vinculante do Supremo Tribunal Federal que INEXISTE nesta ____________________ (nome da UG) NEPOTISMO. Por ser verdade firmo a presente declaração.
____________________________________
Assinatura do ordenador de despesas ou dirigente máximo da UG
(SEI: Tipo de Documento: Declaração de Conformidade Contábil)
DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE CONTÁBIL DO EXERCÍCIO FINANCEIRO DE 2020
UG: _____________________________________________________ CÓDIGO: ___________________
Eu,___________________________________________, CPF______________, e eu, ___________________________________________, CPF______________, respectivamente, dirigente máximo e ordenador de despesas da ____________________________________, para fins de cumprimento do previsto no Anexo III-A da Decisão Normativa nº 01/2020-TCDF, que trata da forma e peças que integrarão as tomadas de contas anuais de ordenadores de despesas, com assunção de responsabilidade, DECLARAMOS A CONFORMIDADE CONTÁBIL, inerente aos itens indicados abaixo:
Declaramos, ainda, que o setor/unidade responsável pela gestão contábil nesta UG é ____________________________________________, sob a responsabilidade neste exercício financeiro, do(s) servidor(es) indicado(s) no quadro abaixo:
______________________________________
______________________________________
(A presente declaração deve ser, obrigatoriamente, assinada pelo dirigente máximo, ordenador de despesas e responsável pela gestão contábil da UG)
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 25, seção 1, 2 e 3 de 05/02/2021 p. 27, col. 2