PORTARIA CONJUNTA Nº 11, DE 26 DE JANEIRO DE 2018
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) e o PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO DE AMPARO AO TRABALHADOR PRESO (FUNAP), no uso das atribuições que lhes foram conferidas pelo artigo 105, da Lei Orgânica do Distrito Federal, bem como considerando o disposto no Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, no Decreto nº 37.335, de 13 de maio de 2016, e o contido no processo SEI-GDF n° 00410.00000718/2018-11, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Fundação de Amparo ao Trabalhador Preso (FUNAP), e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos de negócios da FUNAP a partir do dia 20 de março de 2018 e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Parágrafo único. Compete à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF promover a gestão do projeto e a capacitação do comitê e dos gestores do Sistema de Permissões da FUNAP.
Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Após finalização da fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, a descrição "SEI-GDF" deve ser suprimida.
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF os processos da FUNAP se iniciam com o número "1000".
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos da FUNAP ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo de negócio implantado, no âmbito da FUNAP, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEIGDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - a FUNAP produz um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e grava em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a FUNAP imprime o Ofício, anexa a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora recebe o Ofício e procede ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino encaminha resposta à FUNAP, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à FUNAP por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado seguem os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente tramita o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a FUNAP recebe o processo no SICOP e tramita o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela FUNAP, a unidade responsável tramita o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da FUNAP, para executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da FUNAP:
I - MILTON ESTEVAN DOS SANTOS JUNIOR, matrícula nº 270.460-9 , que o Coordenará;
II - JHONANTHAN FAGUNDES T. MORAES, matrícula nº 270.458-5, como suplente do Coordenador;
III - KEILA DE SOUZA MONTEIRO, matrícula nº 270.445-5, como membro;
IV - FRANCISCO MACHADO DA SILVA, matrícula nº 271.671-2, como membro;
V - DEUSENIR MARTINS DE OLIVEIRA, matrícula nº 271.840-5, como membro.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. A FUNAP pode realizar a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a FUNAP deve expedir Instrução com os ajustes necessários.
Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal
EDVAL DE OLIVEIRA NOVAES JÚNIOR
Presidente da Fundação de Amparo ao Trabalhador Preso
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 22, seção 1, 2 e 3 de 31/01/2018 p. 53, col. 1