PORTARIA CONJUNTA Nº 12, DE 31 DE JANEIRO DE 2018
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Fundação Jardim Zoológico de Brasília (FJZB) e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) E O PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO JARDIM ZOOLÓGICO DE BRASÍLIA (FJZB), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Inciso IV do Art. 27 da Instrução nº 57, de 13 de setembro de 2016 - FJZB , pelo Artigo 5º do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015 e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Fundação Jardim Zoológico de Brasília (FJZB) e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos e documentos da FJZB a partir de 20 de fevereiro de 2018 e será assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Parágrafo único. Compete à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF promover a gestão do projeto e a capacitação do comitê e dos gestores do Sistema de Permissões da FJZB.
Art. 3º Fica acrescida a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação no SEI.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no Sistema deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Após a finalização da fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, a descrição "SEI-GDF" deve ser suprimida.
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF na FJZB, os processos se iniciam com o número "1000".
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos na FJZB ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo produzido no âmbito da FJZB, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEI-GDF implantado, deve seguir os seguintes procedimentos:
I - a FJZB deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e gravar em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a FJZB deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à FJZB, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à FJZB por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a FJZB deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela FJZB, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da FJZB, para executar ações de gestão no SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores da FJZB, abaixo discriminados, para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF:
I - Letícia França Teixeira, matrícula nº 271.302-0, que o Coordenará;
II - Bruno Tadeu José Ribeiro, matrícula nº 270.469-2, como suplente do Coordenador;
III - Núbia Feitosa Braga Lourenço, matrícula nº 94.353-3, como membro;
IV - Diego Almeida Picanço, matrícula nº 271.896-0, como membro
V - Natália Guimarães Lima, matrícula nº 270.250-9, como membro;
VI - Pedro Henrique Cavendish Schimmelpfeng, matrícula nº 271.514-7, como membro;
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. A FJZB pode expedir normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a FJZB deve expedir Instrução Normativa com os ajustes necessários.
Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
Presidente da Fundação Jardim Zoológico de Brasília
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 28, seção 1, 2 e 3 de 08/02/2018 p. 17, col. 2