ORDEM DE SERVIÇO Nº 48, DE 18 DE ABRIL DE 2018
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E DA PAZ SOCIAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas, RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer as atribuições dos setores da SSPDF para fins de preparação e organização da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas a realizar-se conforme se segue:
A União de Cidades Capitais Ibero-americanas (UCCI) é uma organização internacional, não governamental, de caráter municipal, sem fins lucrativos, cujo fim primordial é conseguir estabelecer um quadro que constitua um modelo de convivência pacífica e desenvolvimento solidário, assim como a consolidação de uma consciência que permita o melhor entendimento e a cooperação entre os povos no âmbito ibero-americano.
A UCCI foi fundada em 1982 e desde 1989 adquiriu a condição de membro com o Status Consultivo do Conselho Econômico e Social (ECOSOC) da Organização das Nações Unidas. Atualmente agrupa 30 cidades da Ibero-américa: as capitais (Comú de ANDORRA LA VELLA - Principado de Andorra; Municipalidad de la ciudad de ASUNCIÓN - Paraguai; Alcaldía Mayor de BOGOTÁ - Colômbia; Gobierno de la Ciudad Autónoma de BUENOS AIRES - Argentina; Governo do Distrito Federal de BRASÍLIA - Brasil; Alcaldía del Municipio Bolivariano Libertador de CARACAS - Venezuela; Municipalidad de la Ciudad de GUATEMALA - Guatemala; Asamblea Provincial del Poder Popular de la Ciudad de LA HABANA - Cuba; Gobierno Autónomo Municipal de LA PAZ - Bolívia; Municipalidad Metropolitana de LIMA - Peru; Cámara Municipal de LISBOA - Portugal; Ayuntamiento de MADRID - Espanha; Alcaldía de MANAGUA - Nicarágua; Gobierno de la Ciudad de MÉXICO - México; Intendencia de MONTEVIDEO - Uruguai; Alcaldía de PANAMÁ - Panamá; Municipio del Distrito Metropolitano de QUITO - Equador; Prefeitura da Cidade do RIO DE JANEIRO - Brasil; Municipalidad de SAN JOSÉ - Costa Rica; Municipio de SAN JUAN - Porto Rico; Alcaldía Municipal de SAN SALVADOR - El Salvador; Municipalidad de SANTIAGO - Chile; Gobierno Autónomo Municipal de SUCRE-CHUQUISACA - Bolívia; Ayuntamiento del Distrito Nacional de SANTO DOMINGO - República Dominicana; Alcaldía Municipal del Distrito Central, TEGUCIGALPA - Honduras) e outras grandes cidades do continente americano, Andorra, Portugal e Espanha (Ayuntamiento de BARCELONA - Espanha; Prefeitura da Cidade de SÃO PAULO - Brasil; Alcaldía Metropolitana de CARACAS - Ve - nezuela; Alcaldía de PUERTO PRÍNCIPE - Haiti; Ayuntamiento de CÁDIZ - Espanha).
As linhas de ação da UCCI se articulam em torno da consecução de um objetivo fundamental: procurar, a partir da união de interesses, soluções similares para problemas que são comuns a todas as cidades.
Maiores informações podem ser obtidas no sítio eletrônico da UCCI:http://ciudadesiberoamericanas.org/pt/quienes-somos/definicion-y-estructura.
Em 1989, a UCCI lançou uma iniciativa que teve e vem tendo um peso muito importante no trabalho da organização: os comitês setoriais. Eles são o órgão de trabalho, ágil e operativo, nos quais podem participar todas as cidades, para o estudo e o debate de matérias específicas do âmbito municipal.
Em 1990 foi constituído o Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal. Desde então têm sido realizadas reuniões a cada dois anos em diferentes cidades.
No último encontro, realizado em San José na Costa Rica, de 21 a 23 de setembro de 2016, prefeitos e representantes de 13 cidades da UCCI e de outras 8 cidades, na condição de convidada e observadoras, participaram da reunião. Nesse encontro ficou definido que Brasília seria a sede da próxima reunião, a qual se realizará no terceiro trimestre de 2018.
1.2 Premissas: Conforme o guia para organização de um comitê setorial da UCCI são necessários os seguintes passos:
a. O chefe de governo da cidade anfitriã (governador do DF) deve enviar uma carta convocatória oficial aos chefes de governo membros da UCCI.
Essa carta convida as autoridades a designar representantes para a reunião, além de indicar a data de realização e os eixos temáticos da programação.
A carta deve ser enviada com antecedência mínima de 30 dias da data de realização do evento. Cópia da carta convocatória deve ser remetida à secretaria geral da UCCI em Madri, Espanha;
b. O coordenador da UCCI em Brasília deve despachar a seus homólogos uma carta com a programação da reunião, detalhando os temas e convidando-os a apresentar sugestões de palestra.
Nessa carta devem ser dadas outras informações úteis, tais como: hotel das delegações, local de realização do evento, gastos cobertos pela cidadã anfitriã e aqueles não cobertos. Deve-se anexar a essa carta uma ficha de inscrição solicitando os dados pessoais e de contato do participante, se fará alguma apresentação, se necessitará de algum recurso audiovisual, dados do voo. Cópia da carta de coordenadores deve ser remetida à secretaria geral da UCCI em Madri, Espanha;
c. O local do evento (onde ocorrerão as reuniões de trabalho) deve dispor os assentos dos delegados em forma de U para que todos fiquem ao mesmo nível e para facilitar o diálogo. O local de abertura/encerramento pode ter disposição diferente (auditório, por exemplo);
d. Todo o evento deve ser registrado fotograficamente. As fotografias oficiais da abertura ou do encerramento e, pelo menos, uma do grupo de delegados deve ser entregue ao técnico da UCCI. Recomenda-se entregar cópias das fotografias aos representantes das cidades também;
e. A secretaria geral da UCCI designará um técnico para colaborar com a organização do evento e, em especial, a redação da ata de acordos e conclusões da reunião (inclui as propostas e acordos firmados e fixa os temas, a sede e a data da próxima reunião). O original da ata deve ficar com a cidade anfitriã e uma cópia segue para a sede da UCCI. O arquivo da ata deve ser juntado a outros documentos do evento (apresentações, informativos) em CD (preferencialmente) para ser entregue aos participantes;
f. No encerramento da reunião, os participantes devem receber certificado de participação.
Sobre a programação a UCCI recomenda:
a. a agenda de trabalho deve ser elaborada de acordo com a ata de acordos da última reunião. Isso não impede a incorporação de novas temáticas propostas pela cidade anfitriã. Recomenda-se fixar 2 ou 3 temas para debate e intercâmbio de experiências;
b. com base na agenda de trabalho, elabora-se a programação da reunião. O programa prevê o detalhamento das palestras, mesas de debate etc. Nele podem ser incluídas visitas técnicas relacionadas ao tema da reunião e palestra de abertura proferida por autoridade. Deve-se reservar um espaço para atividades específicas da UCCI, tais como sede e data de realização da próxima reunião.
Sobre os gastos da reunião a UCCI especifica que:
a. a cidade anfitriã deve custear os gastos de hospedagem (com café da manhã) e traslados para um representante de cada cidade membro da UCCI;
b. as cidades participantes devem arcar com as passagens aéreas dos seus delegados. A UCCI pode colaborar com cidades em dificuldades financeiras.
Art. 2º Determinar as seguintes atribuições:
2.1 Compete à Subsecretaria de Ensino e Valorização Profissional (SEVAP):
2.1.1 elaborar o planejamento e coordenar a realização da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas em articulação com a Assessoria Internacional do GDF.
2.1.2 elaborar a programação do evento tendo em conta as diretrizes da UCCI.
2.1.3 agendar e acompanhar o traslado aeroporto-hotel-aeroporto e hotel-evento-hotel das delegações da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas.
2.1.4 solicitar reserva de espaços (auditório e salas de reunião) para realização do evento, conforme diretrizes da UCCI.
2.1.5 produzir e distribuir o material necessário para o andamento da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas.
2.1.6 verificar a disponibilidade/necessidade de servidores com fluência em língua espanhola para tradução executiva.
2.1.7 providenciar a confecção e o registro dos certificados aos participantes.
2.1.8 elaborar relatório final do evento e encaminhar para publicação em DODF e/ou BI da SSPDF.
2.1.9 encaminhar toda documentação da reunião para arquivamento, observando as normas previstas na Portaria Conjunta n.° 10, de 15 de março de 2016, a qual dispõe sobre a recepção pelo Governo do Distrito Federal da Resolução °14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
2.2 Compete à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG):
2.2.1 providenciar contratação de hospedagem com café da manhã para as delegações da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas.
2.2.2 disponibilizar recursos humanos e materiais para o traslado das delegações da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas.
2.2.3 contratar, se necessário, serviço de buffet para fornecimento de alimentação durante o evento.
2.2.4 contratar, se necessário, espaços para realização do evento.
2.2.5 providenciar a compra de material (pastas, CDs, USB, impressos) para distribuição durante a realização do evento.
2.3 Compete à Assessoria de Comunicação Social (ASCOM):
2.3.1 divulgar a realização da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas.
2.3.2 realizar a cobertura do evento midiática com registro fotográfico e filmagem.
2.4 Compete à Assessoria de Gestão Estratégica e Projetos (Agepro):
2.4.1 organizar almoço/jantar oficial da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas.
2.4.2 estabelecer contato com a Assessoria Internacional do GDF e pessoal técnico da UCCI para elaboração da Ata de Acordos da XX Reunião do Comitê Setorial de Segurança e Polícia Municipal da União de Cidades Capitais Ibero-americanas.
2.5 Compete à Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação (UTIC):
2.5.1 disponibilizar técnicos e equipamento de informática e audiovisual para realização do evento.
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 77, seção 1, 2 e 3 de 23/04/2018 p. 11, col. 1