PORTARIA CONJUNTA Nº 51, DE 02 DE OUTUBRO DE 2017
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEIGDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado de Cidades (SECID), e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO DO DISTRITO FEDERAL (SEPLAG) E O SECRETÁRIO DE ESTADO DAS CIDADES DO DISTRITO FEDERAL (SECID), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo artigo 5º, inciso IX, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado das Cidades (SECID), e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF se inicia por todos os processos de negócio da Secretaria e é assistido pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Parágrafo único. A implantação do SEI-GDF na SECID se inicia a partir de 16 de outubro 2017, conforme previsto em cronograma de implantação.
Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".
Art. 4º Durante a fase de implantação do SEI-GDF, na SECID, os processos se iniciam com o número 1.000.
Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos de negócio da SECID, a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo de negócio implantado, no âmbito da SECID, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEIGDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - a SECID deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravar em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a SECID deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à SECID, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à SECID por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a SECID deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela SECID, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da SECID, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da SECID:
I - Waldir Soares Cordeiro, matrícula 1.667.707-2, que o Coordenará;
I - Titular: Josmar Fernandes da Costa Júnior, matrícula: 1.500.095-8, como Coordenador do Comitê Setorial de Gestão da Secretaria de Estado das Cidades - SECID; (Inciso alterado(a) pelo(a) Portaria 102 de 05/12/2017)
II - Nathalie Nobre Pinheiro Martins, matrícula 1.500.037-0, como suplente do Coordenador;
III - Alfredo Murillo Gameiro de Souza, matrícula 1.500.078-8;
IV - Bernadete Meyre Saraiva Barbosa Costa, matrícula 269.186-8;
V - Israel Souza Mariano, matrícula 1.500.064-8;
VI - Márcia Daniela de Carvalho Costa, matrícula 263.228-4;
VII - Marcelino Milagres Guimarães, matrícula 267.382-7.
VIII - Samuel Iram Freire, matrícula 1.500.007-9;
IX - Vanessa Pamela de Melo Vieira, matrícula nº 1.500.030-3;
X - Thuanny Bandeira Paes, matrícula nº 1.500.066-4.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. O Comitê Setorial de Gestão pode propor a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a SECID deve expedir Portaria com os ajustes necessários.
Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
LEANY BARRETO DE SOUZA LEMOS
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
MARCOS DE ALENCAR DANTAS
Secretário de Estado das Cidades
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 197, seção 1, 2 e 3 de 13/10/2017 p. 27, col. 2