ORDEM DE SERVIÇO Nº 09, DE 03 DE FEVEREIRO DE 2016.
A ADMINISTRADORA REGIONAL DO GAMA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o Artigo 53, Inciso IV, V, VII, VIII, XXIX, XXIX e XXX do Regimento Interno aprovado pelo Decreto nº 16.247/1994, RESOLVE:
Art. 1º Criar formulário para procedimento administrativo, considerando o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e no Decreto Distrital nº 34.276, de 11 de abril de 2013 que dispõem sobre o acesso a informações; na Portaria nº 116, de 11 de junho de 2008, que discorre sobre as atividades de reprografia no Distrito Federal; na Lei Complementar nº 264 de 14 de dezembro de 1999, que trata sobre o Código Tributário do DF, suas alterações posteriores e demais legislações aplicáveis, tendo em vista a necessidade de controlar e organizar o desarquivamento de processos, documentos, bem como o fornecimento de informações ao cidadão por meio de cópias e ou arquivos digital e demais dados na Administração Regional do Gama.
Art. 2º O requerente deverá procurar a Administração Regional do Gama dirigindo-se ao Núcleo de Atendimento e Protocolo - NUAP, preencher formulário de requisição de solicitação de desarquivamento de processos ou documentos ou de acesso a informação/fornecimento de cópias ou arquivos digitais, Anexo I;
Art. 3º - A Administração Regional do Gama obedecerá aos prazos delimitados no art. 16 a 18, do Decreto nº 34.276, de 11 de abril de 2013 e seus incisos, para localização, busca e fornecimento de processos ou documentos ou informação, sendo prazo:
I - imediato, se a informação estiver disponível;
II - de até 05 (cinco) dias, quando da solicitação de desarquivamento de processos;
III - de até 10 (dez) dias quando do pedido de cópias de processos e documentos e;
IV - de até 20 (vinte) dias, caso não seja possível o acesso imediato.
§ 1º Transcorridos os prazos mencionados no art. 3º e não havendo prorrogação do prazo o Órgão deve imediatamente:
a) - enviar a informação ao endereço eletrônico ou físico informado previamente no formulário de solicitação de desarquivamento de processos, documentos ou de Acesso a informação/ fornecimento de cópias ou arquivos digitais;
b) - comunicar data, local e forma para realizar consulta à informação, ou efetuar reprodução ou gravação de mídia digital ou obter certidão relativa à informação;
c) - comunicar que não possui a informação ou que não tem conhecimento de sua existência;
d) - indicar, caso tenha conhecimento, o órgão ou a entidade responsável pela informação ou que a detenha; ou
e) - indicar as razões da negativa, total ou parcial, do acesso.
§ 2º Caso a informação esteja disponível ao público em sítios públicos em formato impresso, eletrônico ou em outro meio de acesso universal, o órgão ou a entidade deverá orientar o requerente quanto ao local e modo para consulta e como se obter ou reproduzir a informação.
a) poderá ser prorrogado o prazo do inciso "II" e III" em até 10 (dez) dias para resposta ao Requerente da informação, mediante justificativa da Administração encaminhada ao requerente antes do término do prazo inicial, podendo a prazo da alínea "b" ser renovada até o limite total de 30 dias quando justificado pelo estado ou volume do documento
Art. 4º Ficam determinados os valores abaixo informados a serem pagos via Documento de Arrecadação - DAR, pelo requerente:
Art. 5º A cobrança de que trata a presente Ordem ampara-se nos termos do Art. 27 da Lei Complementar nº 264 de 14 de dezembro de 1999 e do Art. 5º § 2º da Portaria nº 116, de 11 de junho de 2008, aplicadas as atualizações monetárias, ressalvado o direito a entrega de declaração de pobreza pelo Requerente firmada, nos termos da Lei Federal nº 7.115, de 29 de agosto de 1983;
a) O Núcleo de Atendimento e Protocolo - NUAP emitirá Documento de Arrecadação - DAR ou documento equivalente, em nome/ razão social do requerente com as informações de endereço, telefone, CPF/ CNPJ e no campo observação descrever a descrição do item requisitado para pagamento dos custos dos serviços e dos materiais utilizados, se for o caso.
b) A DAR deverá ser emitida no código 357.3 - Taxa de Expediente e o valor cobrado será calculada por meio da seguinte equação ?= número de cópias x R$ 0,20 (vinte centavos), conforme dispõe a Portaria nº116 de 11/06/2008 combinado com o § 5° do Artigo 32 da Lei 8666/93.
Art. 6º O Requerente deverá providenciar o pagamento do Documento de Arrecadação - D.A.R, por meio de pagamento direto em caixa físico em qualquer agência do Banco de Brasília - BRB.
I - Fica vedado o pagamento por meio de depósitos em serviços de caixa 24 horas ou similar.
Art. 7º Para o recebimento do objeto solicitado, deverá o requerente atender as seguintes exigências:
I - Quando do desarquivamento de processo: o Requerente deve apresentar cópia e original do comprovante de pagamento acompanhado de documento de identificação individual oficial, com foto, ao NUAP para que este dê prosseguimento ao desarquivamento do processo solicitado, que deverá ocorrer e ser informado ao requerente, quanto atendido, no prazo estipulado no inciso II, do art.2º desta Ordem de Serviço;
II -Quando se tratar de solicitação de cópias o Requerente deve apresentar a cópia e o original do comprovante de pagamento no ato do recebimento das cópias para o recebimento das cópias requeridas.
III - Quando se tratar de acesso a informação ou envio de arquivo físico ou digital para endereço físico ou por meio eletrônico e virtual este somente será enviado ao endereço físico ou eletrônico (e-mail) informado no formulário de solicitação previamente preenchido;
a) É vedado ao servidor o envio das informações ou arquivo digital por meio de endereço eletrônico (e-mail) pessoal, podendo somente haver transmissão de dados por meio de endereço eletrônico do oficial.
Art. 8º A Administração Regional do Gama, por meio do Núcleo de Atendimento e Protocolo - NUAP, com o intuito de atender o requisitante, deverá:
I - Fornecer formulário de requisição de solicitação de desarquivamento de processos e/ou documentos e/ou fornecimento de cópias e acesso a informação, em modelo previamente aprovado por esta Ordem de Serviço, preenchido, datado e assinado por servidor do órgão receptor e pelo requerente.
II - Disponibilizará protocolo de atendimento escrito e providenciar o atendimento da requisição nos prazos estipulados pelo Decreto Distrital nº 34.276, de 11 de abril de 2013, art. 16 a 18, inclusive quanto a necessidade de renovação de prazos e fornecimento de justificativas, informando o interessado em tempo hábil quanto a sua aplicação;
III - Disponibilizar ao requerente protocolo de atendimento, que será documento comprobatório.
a) Na ausência da via de protocolo do requerimento, será obrigatório a apresentação de documento oficial com foto para a continuação do atendimento e recebimento do objeto da solicitação.
IV - Caso a informação da requisição não seja localizada, esgotados prazos e buscas, devese aplicar o disposto no art. 7º, § 5º e § 6º da Lei nº 12.527 de 18 de novembro de 2011, que trata dos casos de extravio da informação, o interessado poderá requer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação; e se verificada a hipótese do extravio do documento, o responsável pela guarda deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação.
Art. 9º Os casos omissos deverão ser tratados em legislação pertinente e própria a cada caso.
Art. 10 Esta Ordem de Serviço entrará em vigor na data de sua publicação.
MARIA ANTÔNIA RODRIGUES MAGALHÃES
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 24, seção 1 de 04/02/2016 p. 11, col. 2