ORDEM DE SERVIÇO Nº 02, DE 14 DE MARÇO DE 2016.
(revogado pelo(a) Ordem de Serviço 6 de 06/04/2017)
Estabelece calendário de abertura, inventário trimestral, bloqueio e fechamento, referente ao exercício de 2016, via sistema, para os almoxarifados dos Órgãos Integrantes do Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMa.net.
O SUBSECRETÁRIO DE LICITAÇÕES, DA SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições que lhe confere o artigo 1º e 10, da Portaria/SEPLAN nº 39, de 30 de março de 2011, Considerando, o disposto no artigo 130, do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, que aprova Normas de Planejamento, Orçamento, Finanças, Patrimônio e Contabilidade do Distrito Federal, RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer calendário de abertura, inventário trimestral, bloqueio e fechamento, referente ao exercício de 2016, via sistema, para os almoxarifados dos Órgãos Integrantes do Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMa.net, na forma do Anexo I e a realização do inventário trimestral, na forma do Anexo II desta Ordem de Serviço.
Art. 2º O inventário trimestral será apresentado na forma de Relatório, devendo o chefe do almoxarifado fazer o cadastro do Inventário Geral, via sistema, não admitindo que a contagem do estoque seja feita por amostragem, abrangendo, inclusive, a análise de documentos que deram origem às entradas e saídas do material.
Art. 3º O Chefe do Almoxarifado, de acordo com os prazos e modelo estabelecidos nesta Ordem de Serviço, produzirá o Relatório Trimestral de Material de Almoxarifado, contemplando os seguintes tópicos:
II - Responsável pelo Almoxarifado;
III - Localização do Almoxarifado;
IV - Avaliação quanto à Regularidade;
Art. 4º Integram o Relatório Trimestral de Material de Almoxarifado os seguintes documentos:
I - Inventário Geral Analítico por Conta (AX0002.P), emitido pelo SIGMa.net;
II - Cópia do ato de substituição do responsável pelo almoxarifado, caso tenha ocorrido.
Art. 5º O Relatório Trimestral de Material de Almoxarifado deverá ser impresso, assinado pelo chefe do almoxarifado e pelo superior hierárquico (chefia imediata), o qual ficará arquivado no setor do almoxarifado e apresentado quando solicitado pelos Órgãos de Controle Interno, Externo ou Comissão de Inventário de Almoxarifado, devendo ainda ser digitalizado e encaminhado para o e-mail digesa@seplag.df.gov.br, para fins de liberação da escrituração no SIGMa.net para o mês subsequente.
Parágrafo Único. Quando da realização do Inventário Trimestral de Material de Almoxarifado, referente ao 1º trimestre do exercício, deverá o chefe do almoxarifado encaminhar, de forma digitalizada, para o e-mail digesa@seplag.df.gov.br, o Relatório de Inventário Anual de Material de Almoxarifado disciplinado pela Ordem de Serviço SULOG/SEGAD nº 09/2015, de 13 de outubro de 2015, que versa sobre o Manual de Elaboração do Inventário Anual de Material de Almoxarifado.
Art. 6º Fica a Diretoria de Gestão de Suprimentos e Almoxarifado, da Coordenação Geral de Inteligência de Compras desta Subsecretaria incumbida de informar, com antecedência, as datas estabelecidas na presente Ordem de Serviço, por meio de mensagem via SIGMa.net.
Art. 7º A Diretoria de Gestão de Suprimentos e Almoxarifado, da Coordenação Geral de Inteligência de Compras desta Subsecretaria promoverá reunião com o chefe de almoxarifado e respectivo superior hierárquico (chefia imediata), em data a ser definida, a fim de dirimir dúvida e prestar esclarecimentos acerca das orientações constantes nesta Ordem de Serviço, bem como disponibilizará material necessário à elaboração do Relatório Trimestral de Material de Almoxarifado.
Art. 8º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Ordem de Serviço SULOG/SEPLAN nº 03/2015 e demais disposições em contrário.
ANEXO I DA ORDEM DE SERVIÇO SULIC/SEPLAG Nº 02, DE 14 DE MARÇO DE 2016
(*) A ser definido anualmente quando da publicação do Decreto que disciplina os prazos e procedimentos para encerramento do exercício financeiro.
ANEXO II DA ORDEM DE SERVIÇO SULIC/SEPLAG Nº 02, DE 14 DE MARÇO DE 2016
RELATÓRIO TRIMESTRAL DE MATERIAL DE ALMOXARIFADO
O Relatório Trimestral de Material de Almoxarifado tem a finalidade de manter o estoque atualizado, identificar possíveis ocorrências de dano (perda/extravio), reduzir a ocorrência de materiais não movimentados pelo período igual ou superior a 01 (um) ano e manter atualizada em sua totalidade a base de dados dos almoxarifados inventariados no decorrer do exercício.
2 - RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO
A gestão do almoxarifado no período ficou a cargo do(a) servidor(a) xxxxxxxxxxxxxx, CPF nº xxxxxx, matrícula nº xxxxxx.
Observação: Tendo ocorrido afastamento do responsável pelo almoxarifado, deve ser preenchido o quadro abaixo.
3 - LOCALIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO
Por ser um setor estratégico, sua localização deve atender a diversidade das atividades que são executadas, considerar maior proximidade com as unidades requisitantes, aproveitando os espaços disponíveis e por consequência melhoria nas atividades de recebimento, armazenagem, controle e distribuição dos materiais. O almoxarifado está localizado no endereço (informar o endereço físico do almoxarifado).
4 - AVALIAÇÃO QUANTO À REGULARIDADE
4.1 - Cadastro de Unidade Administrativa - U.A
Cada Unidade Gestora (UG) é formada por várias Unidades Administrativas e havendo alteração na estrutura organizacional, faz-se necessário a atualização da Unidade Administrativa no SIGMa.net.
Constam cadastradas xxxx Unidades Administrativas no SIGMa.net.
Estando devidamente preenchido e arquivado no Setor de Almoxarifado o formulário CADASTRO SERVIDOR de que trata o anexo II da Portaria SEPLAN nº 39/2011, alterado pela Portaria SEPLAN nº 73/2014, constam cadastrados xxxx servidores no SIGMa.net.
4.3 - Cadastro de Unidade de Requisição - U.R
A tabela de Unidade de Requisição é utilizada para agrupar a Unidade Administrativa que irá compor uma única unidade requisitante e indicado o servidor responsável pela assinatura do Pedido Interno de Material - PIM que é o documento hábil para a retirada do material junto ao setor de almoxarifado.
Constam cadastradas xxxx Unidades de Requisição no SIGMa.net.
Na análise documental foram analisados os seguintes documentos: Nota de Recebimento - NR, Nota Fiscal - NF, Nota de Empenho - NE e Pedido Interno de Material - PIM.
4.5 - Quanto à Entrada de Material
No período foram geradas xxxx Notas de Recebimento - NR, as quais se encontram assinadas pelo chefe do setor de almoxarifado e arquivadas em ordem sequencial de numeração, acompanhadas da Nota Fiscal - NF ou termo circunstanciado que comprova o recebimento e declaração do aceite do material e da Nota de Empenho - NE, constando o recibo do credor no verso ou o recibo de entrega a ele encaminhado por ofício, se for o caso, totalizando o valor de R$ xxxx.
Observação: Verificada a ocorrência de escrituração de material de forma equivocada e na impossibilidade de correção pelo chefe de almoxarifado, seja na quantidade ou valor, deverá o setor de almoxarifado preencher o quadro abaixo:
4.6 - Quanto à Saída/Consumo por Unidade Requisitante
No período foram atendidos xxxx Pedidos Internos de Materiais - PIM, os quais se encontram assinados pelo requisitante e pelo chefe do setor de almoxarifado e arquivados, com status de "finalizado", em ordem sequencial de numeração.
O Setor de Almoxarifado, tendo como parâmetro o número de servidores, o consumo médio dos 03 (três) últimos meses de cada Unidade Requisitante e o nível de quantidade de material estocado, informa, conforme quadro abaixo, o valor apurado referente ao atendimento das requisições internas de cada Unidade Requisitante no período:
Cadastrado e finalizado o Inventário Geral no SIGMa.net sob o nº xxxx, informo que o total geral do estoque é da ordem de R$ xxxx, e o total geral de itens estocados é de xxxx.
Observação: Quando da contagem de todos os itens que compõem o estoque, havendo diferença da quantidade levantada para a quantidade estocada, deve ser preenchido o quadro abaixo:
5.1 - Material não Movimentado
Havendo registro de material estocado e sem movimentação, no período igual ou superior a 01 (um) ano, deve ser preenchido o quadro abaixo:
(*) Data encontrada na ficha de estoque do material.
Quando da realização da contagem do estoque e verificação da data de validade dos itens estocados, foram identificados os seguintes materiais com data de validade vencida, conforme discriminado no quadro abaixo:
(*) Data encontrada na ficha de estoque do material.
Em face da análise documental de entrada e saída de material, da contagem de todos os itens que compõem o estoque e levando-se em consideração o que foi informado neste Relatório Trimestral de Material de Almoxarifado, encaminho o presente à chefia imediata para conhecimento e assinatura, o qual ficará arquivado no setor de almoxarifado e apresentado quando solicitado pelos Órgãos de Controle Interno, Externo ou Comissão de Inventário de Almoxarifado, devendo ainda ser digitalizado e encaminhado para o e-mail digesa@seplag.df.gov.br, para fins de liberação da escrituração no SIGMa.net para o mês subsequente.
Integram o presente Relatório Trimestral de Material de Almoxarifado os seguintes documentos:
1. Inventário Trimestral nº xxxx(AX0002.p) (emitido pelo SIGMa.net - assinado pelo chefe do almoxarifado);
2. Cópia do ato de substituição (Portaria/Ordem de Serviço) do responsável pelo almoxarifado, caso tenha ocorrido.
Brasília/DF, xx de xxxxxxxxxx de 20xx.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ..................................................... xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
........ Chefe de Almoxarifado .................................................................................. Chefia Imediata........... (nome e matrícula) .................................................................................. (nome e matrícula)
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 51, seção 1 de 16/03/2016
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 51, seção 1 de 16/03/2016 p. 13, col. 2