PORTARIA Nº 07, DE 09 DE MARÇO DE 2015.(*)

Art. 1º Os contratos administrativos de que trata a Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, alterações posteriores e, no que não lhes conflitar, no Manual de Executores de Contrato, serão acompanhados, controlados e fiscalizados por servidores previamente designados pela autoridade competente, de acordo com as orientações previstas nesta instrução, os quais serão denominados “executores de contratos/convênios”.

Art. 2º As atribuições do Executor do Contrato/Convênio encontram-se dispostas especialmente no art. 67 da Lei 8.666/93 e art. 5º da Portaria nº 29 de 25 de fevereiro de 2004, bem como no § 5º do art. 41 do Decreto nº 32.598 de 15 de dezembro de 2010, e consistem em suma:

I - supervisionar, fiscalizar e acompanhar a execução do contrato, apresentando relatórios circunstanciados ao término de cada etapa ou quando solicitado pelo contratante;

III - verificar se o custo e o andamento das obras, serviços ou aquisições de materiais estão obedecendo as especificações do Edital de Licitação, e se estão se desenvolvendo de acordo com o cronograma físico-financeiro; IV - atestar os valores e a conclusão de cada etapa do ajuste contratual, nos documentos de cobrança habilitados pela legislação pertinente, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis contados de seu recebimento;

IV - emitir, após a formalização do contrato ou ajuste, “AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO - AF” - (anexo I), autorizando o fornecimento de materiais referentes a contratos desta natureza, devendo todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, inclusive soluções dadas às consultas formuladas pelo contratado, constarem do documento, que será emitido em 3 vias: a 1ª para o fornecedor, a 2ª para o arquivo do executor e a 3ª para a Seção Financeira para juntar ao processo de pagamento;

V - remeter, até o 10° (décimo) dia útil do mês subsequente ao da efetiva prestação do objeto contratual, o relatório de acompanhamento da execução do contrato a Diretoria de Finanças e Administração do IPREV/DF, que adotará as medidas cabíveis;

VII - registrar na “FICHA DE OCORRÊNCIA” (anexo II) todos os acontecimentos relacionados com a execução do contrato, inclusive as soluções dadas às consultas formuladas pelo contratado;

VIII - emitir, após a formalização do contrato ou ajuste, baseado no cronograma físico-financeiro aprovado (quando houver), “ORDEM DE SERVIÇO” (anexo IV) autorizando a prestação de serviço ou a execução de obra;

IX - fiscalizar o cumprimento das obrigações, encargos sociais e trabalhistas pela contratada, compatível com os registros previstos no inciso anterior, no que se refere à execução do contrato;

X - emitir nota técnica em todos os atos do IPREV/DF relativos à execução do contrato, em especial, no que tange à aplicação de sanções, alterações e repactuações do contrato;

XI - é vedado ao IPREV/DF e seu representante, exercer poder de mando sobre os empregados da contratada, reportando-se somente aos prepostos e responsáveis por ela indicados;

XII - providenciar cópias dos documentos que se façam necessários ao fiel acompanhamento e fiscalização da execução do contrato, entre outros:

XIII - receber, provisória e definitivamente, o objeto mediante emissão de termos circunstanciados assinados pelos representantes das partes interessadas, quando se tratar de execução de contrato de obras ou serviços. O recebimento provisório deverá ocorrer em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado e o definitivo não poderá ser superior a 90 (noventa) dias;

XV - o recebimento decorrente de aquisições de equipamentos de grande vulto será efetuado por comissão especialmente designada, mediante termo circunstanciado;

XVI - o recebimento provisório poderá ser dispensado, nos casos de aquisição de gêneros perecíveis, alimentação preparada, serviços profissionais e também de obras e serviços, desde que o valor desses dois últimos não ultrapasse o estabelecido para a modalidade de Convite e, ainda, que não haja disposição em contrário no edital. Nestes casos o recebimento será feito mediante recibo;

XVII - criar mecanismos de controle para assegurar ao IPREV/DF a qualidade dos serviços prestados, como por exemplo, formulários para sugestão/reclamação, quando for o caso;

XVIII - atestar a prestação dos serviços e entrega de material/equipamentos no verso da primeira via das Notas Fiscais e no campo inferior direito da primeira via das NEs, fazendo constar do atesto, a assinatura, o carimbo e a data em que efetivamente se deu a prestação do serviço/ entrega do material, consignando, ainda, quaisquer irregularidades verificadas na execução do contrato/ajuste;

XIX - atestar a conclusão das etapas de obras e serviços de engenharia mediante o preenchimento do “ATESTADO DE EXECUÇÃO” (anexo III);

XX - encaminhar, dentro de 24 (vinte e quatro) horas, as Notas Fiscais atestadas a Diretoria de Finanças e Administração, que providenciará a fundamentação legal e o cálculo do valor da multa, acompanhadas de informação relatando o fato, quando ocorrerem atrasos na execução do contrato;

XXI - levar ao conhecimento de seus superiores, por escrito, instruções sobre modificações de projetos aprovados, alterações de prazos, cronogramas e demais informações relativas à execução do objeto do contrato, e suas consequências nos custos previstos;

XXII - determinar, por escrito, durante o acompanhamento e fiscalização do contrato, o que for necessário para regularizar falhas ou inobservância de termos contratuais;

Art. 3º A Diretoria de Finanças e Administração do IPREV/DF encaminhará mensalmente ou a cada etapa do contrato Relatório Circunstanciado de cada Executor de Contrato/Convênio à Unidade de Controle Interno e/ou à Chefia de Governança para conformidade, devendo conter o que segue:

a) o objeto contratado;

b) o nome da empresa contratada, razão social e CNPJ;

c) a data da contratação;

d) a fundamentação da contratação – Modalidade de Licitação;

e) a necessidade e justificativa da contratação;

f) a área de abrangência do contrato, com planilha resumo de terceirizados. No caso de contratação de mão-de-obra;

g) o valor contratado e valor gasto mensalmente;

h) a dinâmica de acompanhamento e fiscalização do contrato pelo executor;

i) o cumprimento integral das obrigações previstas em edital de licitação, proposta comercial e/ ou contrato, pelo contratado;

j) as eventuais ocorrências relacionadas à apresentação de documentos e/ou certidões necessárias para pagamento das faturas;

k) as possíveis falhas a serem apontadas na contratação e que foram detectadas ao longo da execução do contrato, para melhor ajustamento do mesmo e atendimento ao fim que foi contratado, em observância aos princípios da eficiência e do interesse público, com a apresentação de novo Projeto Básico/Termo de Referência para nova licitação, caso necessário;

l) as eventuais ocorrências relacionadas com a execução do contrato e solicitação e/ou determinações apresentadas à empresa, a fim de regularizar as faltas e defeitos observados, constantes da Ficha de Ocorrência;

m) as eventuais glosas no valor a ser pago, proveniente de ocorrências relacionadas com a execução do contrato;

n) as sugestões de medidas a serem adotadas pela Diretoria de Finanças e Adminsitração, para melhor acompanhamento e fiscalização dos contratos pelo executor.

Art. 4º Todas as aquisições de material de consumo e de patrimônio deverão ser atestadas pela Coordenação de Patrimônio conjuntamente com a Chefia de Governança do IPREV/DF.

Art. 5º Sempre que forem necessárias decisões e providências que ultrapassem a área de competência do executor, este deverá comunicar seus superiores no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas, para a adoção de medidas corretivas, sobre ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades, como atrasos, fuga da especificação, etc., devendo encaminhar relatório circunstanciado da situação verificada.

Art. 6º O executor responde solidariamente pelos prejuízos que a contratada causar à Administração, se provada a sua culpa ou dolo, em sindicância ou processo administrativo disciplinar, garantida a ampla defesa e o contraditório.

Parágrafo único. O executor responde administrativamente pelo exercício irregular das atribuições a ele confiadas, estando sujeito às penalidades previstas no Capitulo III da Lei 840/2011.

Art. 7º Esta Portaria e seus anexos de I a V entram em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Art. 8º Revogam-se todas as disposições em contrário.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO V

Dispõe sobre procedimentos na execução de contratos e convênios administrativos no âmbito do Instituto de Previdência dos Servidores do Distrito Federal – IPREV/DF, e dá outras providências.

O DIRETOR-PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES DO DISTRITO FEDERAL - IPREV-DF, no uso das atribuições conferidas pelo artigo 105, inciso III da Lei Orgânica do Distrito Federal, Lei Complementar nº 840, de 23 de dezembro de 2011 e tendo em vista as disposições contidas na Lei Complementar nº 769, de 30 de junho de 2008, que instituiu o IPREV-DF como órgão gestor do Regime Próprio de Previdência Social do Distrito Federal - RPPS-DF, e visando a necessidade de disciplinar os procedimentos administrativos para execução de contratos no âmbito do IPREV/DF, RESOLVE:

II- solicitar à contratada e seus prepostos, ou obter do IPREV/DF, tempestivamente, todas as providências necessárias ao bom andamento dos serviços;

Edital/Ato Convocatório e seus anexos (p.ex. projeto básico, descrição dos serviços, cronograma físico-financeiro provisório e/ou definitivo);

proposta da contratada;

contrato/Nota de Empenho; e

termos aditivos;

XV - o recebimento provisório e o definitivo, em se tratando de compras ou de locação de equipamentos, far-se-á mediante recibo;

XIII - assumir a carga patrimonial dos bens móveis, na qualidade de detentor, dos bens adquiridos com base no art. 59, § 1º, do Decreto nº 16.098, de 29 de novembro de 1994, passando-a ao interessado por ocasião do adimplemento da obrigação objeto do contrato.

ROBERTO MOISÉS DOS SANTOS

Diretor Presidente

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(*) Republicado por ter sido encaminhado com incorreção no original, publicado no DODF nº 91, de 13 de maio de 2015, página 05.

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS

ORDEM DE SERVIÇO

EXPEDIDOR: nome e matrícula do executor.

DESTINATÁRIO: nome da empresa contratada.

DESCRIÇÃO DA OBRA/SERVIÇO: descrição sucinta da obra ou serviço objeto da contratação.

OBSERVAÇÕES: quando houver necessidade de destaque para que alguma peculiaridade do contrato. Ex.: apresentação do cronograma físico-financeiro definitivo para aprovação.

VALOR: preço contratualmente estabelecido.

PERÍODO DE EXECUÇÃO: datas estabelecidas (no instrumento contratual ou pelo executor, conforme o caso) para início e término da obra/serviço.

ATESTADO DE EXECUÇÃO

OBRA/SERVIÇO DE ENGENHARIA: descrição sucinta do objeto.

ETAPA DO CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO: ordem numérica/cronológica da etapa executada.

OBSERVAÇÕES: registro de comentários relevantes ocorridos no transcurso da execução do contrato (ocorrência de chuvas, etc.).

VALOR: valor da etapa concluída.

PARA CONCLUSÃO DA OBRA FALTA EXECUTAR: nº de etapas restantes.

FICHA DE OCORRÊNCIA

OCORRÊNCIA: registro no motivo ensejador da chamada.

REGISTRO DA CONTRATADA/DATA DE ATENDIMENTO: acontecimentos que a contratada acha pertinente registra, consignar data de atendimento.

OBSERVAÇÕES DO EXECUTOR: comentários considerados relevantes.

AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO

DISCRIMINAÇÃO: descrição do material.

OBSERVAÇÕES: orientações e comentários considerados relevantes pelo executor.

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 91, seção 1 de 13/05/2015 p. 5, col. 2

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 108, seção 1 de 08/06/2015 p. 6, col. 1