PORTARIA CONJUNTA Nº 30, DE 17 DE DEZEMBRO DE 2018
Dispõe sobre os procedimentos a serem adotados pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD dos órgãos e entidades da Administração Pública do Distrito Federal na elaboração do plano de classificação, da tabela de temporalidade e destinação e do índice de documentos de arquivo das atividades-fim.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA CASA CIVIL, RELAÇÕES INSTITUCIONAIS E SOCIAIS DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I, III e V do parágrafo único do art. 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, e o SUPERINTENDENTE DO ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos III e IV do art. 29 do Anexo Único do Decreto nº 38.725, de 20 de dezembro de 2017, e com fundamento no Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003 e no Decreto nº 24.205, de 10 de novembro de 2003, resolveM:
Art. 1º As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD dos órgãos e entidades da Administração Pública do Distrito Federal, devem elaborar o plano de classificação, a tabela de temporalidade e destinação e o índice de documentos de arquivo das atividades-fim nos termos dos Anexos I, II, III desta Portaria Conjunta.
Art. 2º Para efeito desta Portaria Conjunta, considera-se:
I - plano de classificação ou código de classificação: esquema de agrupamento de documentos em classes, subclasses, grupos e subgrupos partindo-se sempre do geral para o particular, elaborado a partir do estudo das estruturas, funções e atividades do órgão ou entidade e da análise do arquivo por ela produzido, recebido e acumulado;
II - tabela de temporalidade e destinação: instrumento de destinação, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento ou eliminação de documentos;
III - índice do plano de classificação: instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.
Art. 3º Os instrumentos de gestão de documentos elaborados pela CSAD devem ter aprovação da maioria absoluta dos seus membros e com registro em ata de reunião.
Art. 4º Os órgãos e entidades devem elaborar por meio da CSAD plano de trabalho que defina as ações e o cronograma para o desenvolvimento dos instrumentos de gestão de documentos, podendo ser utilizado o modelo indicado no anexo IV desta Portaria Conjunta.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades que tenham submetido os instrumentos de gestão de documentos ao Arquivo Público do Distrito Federal até a data de publicação desta Portaria Conjunta, ficam dispensados da apresentação do plano de trabalho que trata o caput deste artigo.
Art. 5º A CSAD deverá elaborar relatório final contendo o quadro de estudo normativo das funções e atividades, o quadro de revisão bibliográfica, o quadro de descrição das entrevistas, o quadro de teste de aplicabilidade, o quadro de justificativa dos prazos de guarda e da destinação final e o quadro de descrição das reuniões da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, nos termos dos modelos do Anexo V desta Portaria Conjunta.
Art. 6º O plano de trabalho, os instrumentos de gestão de documentos referidos no art. 1º e o relatório final deverão ser acolhidos e encaminhados pelo chefe máximo do órgão ou entidade ao Arquivo Público do Distrito Federal.
Art. 7º O plano de classificação e o índice de documentos de arquivo das atividades-fim, após a análise e aprovação do Arquivo Público do Distrito Federal devem ser publicados no sítio eletrônico do órgão ou entidade.
Art. 8º A tabela de temporalidade e destinação, após a análise e aprovação do Arquivo Público do Distrito Federal, deve ser publicada no sítio eletrônico do órgão ou entidade e no Diário Oficial do Distrito Federal.
Art. 9º Os Anexos I, II, III, IV e V serão disponibilizados no sítio eletrônico do Arquivo Público do Distrito Federal.
Art. 10. Cabe ao Arquivo Público do Distrito Federal realizar a orientação técnica necessária ao cumprimento desta Portaria Conjunta.
Art. 11. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
SÉRGIO SAMPAIO CONTREIRAS DE ALMEIDA
Secretário de Estado da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais do Distrito Federal
Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal
Anexo I - Modelo de Plano de Classificação de Documentos de Arquivo das Atividades-fim*
(código numérico dentro da faixa numérica permitida)
(assunto baseado nas funções e atividades do órgão ou entidade)
(nota explicativa com a descrição esclarecedora do assunto)
(exemplos de tipos documentais)
(observações, caso necessário)
Anexo II - Modelo de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-fim
Anexo III - Modelo de Índice de Documentos de Arquivo das Atividades-fim
(assuntos ordenados alfabeticamente)
(código numérico correspondente)
Anexo V - Modelos de Anexos do Relatório Final
I. Quadro de estudo normativo das funções e atividades*
*quadro de estudo normativo das funções e atividades: código numérico e assunto do plano de classificação e citação da norma legal e procedimentos referentes tais como normas constitutivas, estrutura orgânica, regimento interno e manuais operacionais.
*quadro de revisão bibliográfica: descrição de referências teóricas como o plano de classificação de outros órgãos e entidades e da informação utilizada.
*quadro de descrição das entrevistas: data e resumo das entrevistas realizadas com as unidades administrativas do órgão ou entidade para esclarecimentos sobre as normas legais e procedimentos.
*quadro de teste de aplicabilidade: data e resumo do teste de utilização dos instrumentos, especialmente as conclusões alcançadas sobre a sua aplicabilidade.
V. Quadro de justificativa dos prazos de guarda e da destinação final*
*quadro de justificativa dos prazos de guarda e da destinação final: códigos numéricos do plano de classificação, justificativa em lote ou isolada dos prazos de guarda e justificativa em lote ou isolada da destinação final e das observações.
VI. Quadro de descrição das reuniões da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos*
*quadro de descrição das reuniões da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos: data, número SEI da ata de reunião e resumo das reuniões da CSAD que tratam da análise do plano de classificação, da tabela de temporalidade e destinação e do índice de documentos de arquivo das atividades-fim.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 239, seção 1, 2 e 3 de 18/12/2018 p. 3, col. 1