INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01, DE 04 DE AGOSTO DE 2008.
Estabelece valores e normas de utilização dos espaços do Centro de Convenções Ulysses Guimarães/CCUG.
O PRESIDENTE DA EMPRESA BRASILIENSE DE TURISMO, no uso de suas atribuições previsto no artigo 2º da Lei nº 3.982, de 25 de abril de 2007, resolve:
CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES:
Art. 1° - O presente instrumento tem por objetivo regulamentar o uso dos espaços e instalações do Centro de Convenções Ulysses Guimarães, doravante designado CCUG.
Art. 2° - Para efeito desta Instrução, considera-se:
I. Gestora: A Empresa Brasiliense de Turismo, doravante denominada BRASILIATUR;
II. Promotor/Autorizatário: qualquer pessoa física ou jurídica, de direito público ou de direito privado, disposta a contratar espaços no CCUG, como principal e única responsável pelas obrigações deste Regulamento;
III. Organizadora: toda e qualquer empresa ou entidade contratada pelo Promotor/Autorizatário para organizar e executar eventos no CCUG, devendo a mesma enquadrar-se no que estabelece a presente INSTRUÇÃO.
IV. Espaço físico disponível: toda área que pode ser objeto de uso no CCUG.
V. Termo de Autorização de Uso: instrumento pelo qual a BRASILIATUR formaliza a autorização de uso dos espaços do CCUG.
CAPÍTULO II - DA RESERVA DE ESPAÇO E ASSINATURA DO TERMO DE AUTORIZAÇAO DE USO:
Art. 3° - Para a solicitação de reserva dos espaços e instalações do CCUG, o Promotor/Autorizatário do evento deverá comparecer pessoalmente na sede da Brasiliatur ou enviar correspondência à BRASILIATUR, contendo obrigatoriamente as seguintes informações:
II. Tipologia do Evento (Congresso, Convenção, Seminário, Encontro, Simpósio, Feira, Exposição, Conferência e outras manifestações de caráter cívico, educativo, cultural, religioso, governamental, esportivo, dentre outros);
III. Dimensão do evento (local, regional, nacional, internacional);
IV. Edições anteriores, quando for o caso;
V. Período do evento, discriminando o período e horário de montagem, realização e desmontagem;
VI. Dependências do CCUG a serem utilizadas;
VII. Estimativa de participantes;
VIII. Informar se o evento é restrito ou aberto ao público;
IX. Em caso de abertura ao público, se há cobrança de ingresso;
X. Informar se haverá apresentação musical, com descrição detalhada do gênero musical, públicoalvo, acomodações, tipo de iluminação e potência do som;
XI. Outras informações necessárias à análise da solicitação.
§ 1° - A solicitação será analisada pela BRASILIATUR, a qual encaminhará correspondência oficial ao Promotor/Autorizatário dando ciência da decisão, estabelecendo os prazos para apresentação dos documentos previstos nos artigos 4º e 6º desta INSTRUÇÃO e os prazos para recolhimento do valor, a título de sinal, para efeito de garantia de reserva.
§ 2° - Em caso de aceitação da solicitação de reserva, o Promotor/Autorizatário deverá receber este Regulamento contendo as instruções necessárias à efetiva contratação do espaço pretendido.
§ 3° - Para efeito de garantia da reserva aceita, o Promotor/Autorizatário deverá recolher, a título de sinal, a importância de 10% (dez por cento) do preço total dos espaços solicitados, por meio de Boleto Bancário.
§ 4° - Caso não haja a comprovação do pagamento da garantia de reserva, no prazo estipulado a BRASILIATUR considerará cancelada a solicitação, independentemente de comunicação oficial ou extra-oficial.
§ 5° - O Promotor/Autorizatário deverá enviar à BRASILIATUR, após o seu recolhimento, o comprovante do pagamento da garantia da reserva, juntamente com o Contrato Social ou Estatuto da empresa, CNPJ, RG e CPF do responsável legal, todos devidamente autenticados.
Art.4° - Para efeito de assinatura de Autorização de Uso do CCUG o Promotor/Autorizatário deverá apresentar os seguintes documentos:
I. Projeto de instalações elétricas, telefônicas, telemáticas, layout, planta detalhada com estandes, cotada em escalas, de acordo com as normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), com o nome dos respectivos responsáveis técnicos;
II. Em caso de Feira ou Exposição, a relação dos expositores com identificação da linha de cada produto;
III. Apresentação detalhada da programação social.
Art.5° - Para efeito do disposto no art. 2° do Decreto n° 26.252 de 29/09/2005, ficam destinados ao uso pela Administração Pública do Distrito Federal, os espaços do CCUG, durante 07 (sete) dias consecutivos cada vez, até 04 (quatro) vezes ao ano, desde que a reserva tenha sido solicitada e confirmada no prazo de 30 (trinta) dias antes da realização do evento.
§ 1º - A destinação de espaços à Administração Pública somente poderá efetivar-se desde que os espaços solicitados não estejam com reservas garantidas para outros eventos.
§ 2º - Na hipótese do caput deste artigo, os Órgãos e Entidades da Administração Pública do DF deverão apresentar os documentos descritos nos arts. 3o, 4o e incisos, 6o incisos IV, V, VI, VII e VIII, além do comprovante de pagamento do valor referente ao consumo de água e energia elétrica, segundo cálculo apresentado pela BRASILIATUR.
Art. 6° - Para a formalização do Termo de Autorização de Uso o Promotor/Autorizatário deverá apresentar:
I. Comprovante do recolhimento (Boleto bancário) de 90% (noventa por cento) do valor restante do preço público de utilização dos espaços.
II. Caução que se destina a garantir, total ou parcialmente, o reparo ou substituição de bens, equipamentos, materiais ou instalações danificadas ou extraviadas durante a utilização dos espaços.
a. O valor da caução será de 40% (quarenta por cento) do total do preço público de utilização, a ser devolvida, total ou parcialmente, até 30 (trinta) dias após o término do evento e assinatura das partes no Termo de Vistoria Final.
b. Nos casos do disposto nos Arts. 1°, § 1° e Art. 3° do Decreto n° 26.252/2005, o percentual de 40% será calculado sobre o valor integral do preço publico de utilização do espaço solicitado, conforme Anexo I do citado Decreto.
I. Certidões negativas e de regularidade, observados os respectivos prazos de validade:
a. Regularidade do FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal, nos termos da Lei nº 9.012 de 30/03/95;
b. Negativa de Débitos (CND), emitida pelo Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS);
c. Negativa de Débitos emitida pela Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal; d. Regularidade para com as Fazendas Federal, Estadual e Municipal de seu domicilio ou sede, de matriz ou filial, fora do Distrito Federal.
I. Apólice de Seguro de responsabilidade civil e de terceiros;
II. Cópia dos contratos firmados com as empresas de limpeza, de segurança e de organização do evento e dos contratos firmados com todas as demais empresas prestadoras de serviços, tais como de recepcionistas, de montagem, alimentação, valet parking, dentre outras;
III. Relação nominal das pessoas envolvidas nos trabalhos de montagem e segurança do evento, fornecida em papel timbrado do Promotor/Autorizatário e acompanhada de fotocópias dos documentos de identidade;
IV. Relação nominal e identificação dos representantes do Promotor/Autorizatário, com amplos poderes para responder por quaisquer infringências às normas desta INSTRUÇÃO, decisões emergenciais, enfim, praticar todos os atos necessários ao cumprimento das obrigações e perfeita condução dos trabalhos na montagem, realização e desmontagem do evento;
V. Relação de materiais e equipamentos que darão entrada no CCUG.
CAPÍTULO III - DAS PROVIDÊNCIAS PRÉVIAS À INSTALAÇÃO DO EVENTO:
Art. 7° - O Promotor/Autorizatário deverá providenciar, quando cabíveis, antes do início da montagem do evento, os seguintes itens de sua exclusiva responsabilidade:
I. Alvarás e autorizações para funcionamento emitidas pela RA-I (Região Administrativa I), Corpo de Bombeiros, Secretaria de Segurança Pública, Polícia Civil;
II. Licenças e pagamento de tributos (publicidade, direitos autorais, etc.);
III. Taxa de Segurança para Eventos -TSE - de acordo com a Lei Distrital n° 1.732, de 27/10/97 e Decreto n° 19.972, de 17/12/98.
Parágrafo Único. A empresa de segurança a ser contratada pelo Promotor/Autorizatário deve ser especializada e registrada junto às autoridades competentes que controlam o setor (Departamento de Polícia Federal).
Art. 8° - Todos os funcionários subcontratados pelo Promotor/Autorizatário deverão, obrigatoriamente, enquanto estiverem nas dependências do CCUG, portar crachás de identificação.
CAPÍTULO IV - DO MONITORAMENTO, SUPERVISÃO, VISTORIA INICIAL E FINAL DO EVENTO:
Art. 9° - A BRASILIATUR designará representante(s), oficializado(s) junto ao Promotor/Autorizatário para, em seu nome, monitorar e supervisionar o evento, em todas as suas fases (montagem, realização e desmontagem), com amplos poderes para circular(em) em todas as áreas, especificadas no Termo de Autorização de Uso e manter(em) quaisquer entendimentos e decisões com os representantes do Promotor/Autorizatário.
Art. 10 - O(s) representante(s) discriminado(s) no art. 9° desta INSTRUÇÃO realizará(ão), conjuntamente com o Promotor/Autorizatário ou seu representante, a Vistoria Inicial e Vistoria Final do evento, firmando os respectivos termos.
CAPÍTULO V - DAS OBRIGAÇÕES DAS PARTES:
Art. 11 - O Promotor/Autorizatário do evento se obriga a:
I. Respeitar todas as condições especificadas nesta INSTRUÇÃO, obrigando-se a dirigir à BRASILIATUR, por meio de seus representantes designados, todas as dúvidas ou eventuais necessidades não pactuadas relativas à utilização dos espaços constantes do Termo de Autorização de Uso;
II. Responsabilizar-se por todo e qualquer dano, causado por seus funcionários, prepostos e terceiros contratados, durante todas as fases do evento (montagem, realização e desmontagem);
III. Desocupar, findo o evento, o espaço objeto da Autorização de Uso, nas datas e horários ajustados, obrigando-se, desde já, na hipótese de não cumprimento desta disposição, a pagar à BRASILIATUR, para cada dia de atraso, o valor referente a 01 (um) dia de locação dos espaços constantes da Autorização de Uso, acrescidos de multa de 20% (vinte por cento), além de eventuais custos decorrentes da desocupação, podendo o Promotor/Autorizatário ter que incorrer ainda no pagamento de indenização pelas perdas e danos perante terceiros, em razão de atraso na desocupação do espaço;
IV. Observar e cumprir todas as normas legais para a realização de eventos de grande porte, sendo de sua exclusiva responsabilidade as providências necessárias para obter todas as informações e cumprir as exigências legais pertinentes à matéria;
V. Manter sempre presente, durante todo o período do evento (montagem, realização e desmontagem), um de seus representantes credenciados para responder pelo cumprimento deste regulamento e qualquer outra solicitação da BRASILIATUR;
VI. Recolher e retirar das dependências internas e externas do CCUG o lixo e entulhos gerados durante a montagem, realização e desmontagem, por todos aqueles envolvidos com o evento (terceirizados, expositores, visitantes, congressistas, etc.), fornecendo as embalagens especiais para acondicionar esses dejetos;
VII. Responsabilizar-se pelo fornecimento dos materiais de limpeza, higiene para asseio e manutenção das áreas utilizadas e sanitários, mantendo permanentemente, nos locais de realização do evento, funcionário responsável por esse serviço;
VIII. Responder integralmente por todos os ônus decorrentes de eventual subcontratação dos espaços de uso autorizados, incluindo observação dos níveis de serviço, qualidade dos materiais utilizados, encargos e deveres de natureza tributária, trabalhista e previdenciária, acidentes de qualquer natureza causados a terceiros e/ou ao meio ambiente, dentre outros;
IX. Responsabilizar-se pela contratação de empresa especializada em fornecimento de alimentação, podendo utilizar as áreas de cafeterias e bomboniéres existentes no CCUG, desde que estas constem da Autorização de Uso;
X. Responsabilizar-se pela contratação dos Brigadistas do Corpo de Bombeiros do Distrito Federal para eventos de mais de 1000 (mil) pessoas, em cumprimento à Lei Distrital n° 3.522, de 03 de janeiro de 2005.
XI. Responsabilizar-se pela contratação, junto às empresas concessionárias, das linhas de telefone e internet necessárias ao evento.
XII. Responsabilizar-se e zelar para que seja usado material (fita dupla face 3M - Ref. 4820) facilmente removível para as demarcações nas áreas do CCUG.
Art.12 - A BRASILIATUR se obriga
a: I. Entregar, após a Vistoria Inicial, ao Promotor/Autorizatário as áreas devidamente desocupadas e limpas nas datas programadas, para os fins solicitados;
II. Colocar à disposição do Promotor/Autorizatário, por meio de seus técnicos, as informações que sejam necessárias para a utilização dos espaços, objeto do Termo de Autorização de Uso.
CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES GERAIS:
Art. 13 - Quaisquer omissões ou tolerância das partes em exigir o fiel cumprimento dos termos e condições desta INSTRUÇÃO não constituirão novação ou renúncia, nem afetarão o direito da parte de exigir o seu cumprimento a qualquer tempo.
Art. 14 - Todas as comunicações, avisos ou notificações, relativas à execução do presente Regulamento e Termo de Autorização de Uso, deverão ser feitas por escrito, entregues com protocolo ou enviadas pelo correio, com aviso de recebimento, remetidas para os endereços oficiais de ambos os contratantes.
Art.15 - É proibido o uso de explosivos, gases líquidos, tóxicos, combustíveis, equipamentos, materiais de fácil combustão nas áreas internas do CCUG.
Art.16 - O desaparecimento ou dano dos equipamentos, materiais ou instalações físicas das áreas utilizadas obriga o Promotor/Autorizatário ao pagamento de indenização correspondente ao dano causado, ou no caso de bem móvel, de sua imediata substituição por outro igual ou similar.
Art.17 - A BRASILIATUR caso venha a sentir-se prejudicada em qualquer fase da realização do evento, poderá intervir junto ao Promotor/Autorizatário para a adequação do serviço ou troca do funcionário que deu causa aos eventuais prejuízos.
Art.18 - A qualquer momento, caso haja ocorrência grave ou infringência desta INSTRUÇÃO ou do Termo de Autorização de Uso, haverá rescisão imediata do Termo pela BRASILIATUR.
Art.19 - A BRASILIATUR reserva-se o direito de permitir a autorização de uso de espaços no CCUG, caso o Promotor/Autorizatário não esteja ocupando todas as suas áreas, possibilitando assim, que mais de um evento venha a acontecer de forma concomitante.
Art. 20 - O Promotor/Autorizatário somente poderá instalar cartazes, banners e similares na frente e nas áreas externas do CCUG, mediante prévia e expressa autorização da BRASILIATUR.
Art. 21 - É proibida a entrada de bebidas e comidas nos auditórios do CCUG, ficando o Promotor/ Autorizatário responsável pelo descumprimento desta norma.
Art. 22 - Não é permitida a montagem de estandes diretamente sobre o piso ou carpetes.
Art. 23 - A BRASILIATUR não se responsabiliza por furto, roubo, perda, dano e/ou extravio de materiais, equipamentos, obras de arte, objetos de valor em geral expostos ou deixados nas dependências do CCUG.
Art. 24 - É vedado o transporte de carga nos elevadores do CCUG.
Art.25 - Deverão ser rigorosamente observados os limites de capacidade de carga de cada piso do CCUG.
Art.26 - Nas paredes, pilastras e portas das áreas internas e externas do CCUG é proibido a fixação de cartazes, fotos, posters, materiais promocionais ou de divulgação, bem como lixar, furar e serrar as mesmas.
Art.27 - Não é permitido montar estantes de degustação/alimentação ou estações de coffee break nas áreas acarpetadas do CCUG, ficando o Promotor/Autorizatário inteiramente responsável pelos danos que venham a ocorrer nessas áreas.
Art.28 - A formalização da ocupação dos espaços do CCUG, dar-se-á pela assinatura do Termo de Autorização de Uso, na forma do Anexo II desta INSTRUÇÃO.
Art. 29 - A remuneração pela utilização das áreas do CCUG será de acordo com os valores fixados no anexo I.
Parágrafo Primeiro - DA ATUALIZAÇÃO: Para reservas efetuadas cujos eventos ocorrerão após 12 meses da data de formalização da Préreserva, os mesmos estarão sujeitos a atualização de acordo com a variação do IGPM/FGV.
Parágrafo Segundo - DA APLICAÇÃO DO ÍNDICE DE ATUALIZAÇÃO: Na falta do IGPM, seja por motivo de extinção ou não, fica desde já estabelecido que o índice substituto será sucessivamente o IPC/FIPE e IGP/FGV, respectivamente pela ordem.
Art. 30 - DO REAJUSTE: A cada 12 meses a Brasiliatur deverá providenciar pesquisa de mercado para reajustar os valores constantes do Anexo I
Art. 31 - O cancelamento da reserva ou do evento, por parte do Promotor/Autorizatário, não enseja a restituição dos valores já pagos.
Art. 32 - As tarifas de consumo de energia elétrica e água estão incluídas no preço publico de utilização dos espaços.
Art. 33 - Na hipótese do art. 2° e 3º do Decreto n° 26.252 de 29 de setembro de 2005, o Promotor/ Autorizatário fica responsável pelo pagamento do consumo de energia elétrica e água.
Art. 34 - O Governo do DF e/ou a BRASILIATUR, com a finalidade de captar eventos revestidos de conotação turística e/ou cultural, poderá negociar alguns componentes dos preços relativos aos espaços solicitados pelo Promotor/Autorizatário.
CAPÍTULO VII - DOS CASOS OMISSOS:
Art. 35 - A BRASILIATUR poderá arbitrar sobre os casos omissos neste Regulamento a fim de garantir as condições de segurança e o perfeito funcionamento do CCUG.
Art. 36 - Esta INSTRUÇÃO entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 37 - Fica revogada a portaria n° 35 de 11 de outubro de 2005.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 173, seção 1 de 01/09/2008 p. 3, col. 2