PORTARIA CONJUNTA Nº 77, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2017
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Companhia de Desenvolvimento Habitacional do Distrito Federal (CODHAB/DF) e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO DO DISTRITO FEDERAL (SEPLAG), O SECRETÁRIO DE ESTADO DE GESTÃO DO TERRITÓRIO E HABITAÇÃO (SEGETH) e o DIRETOR DA COMPANHIA DE DESENVOLVIMENTO HABITACIONAL DO DISTRITO FEDERAL (CODHAB/DF), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Companhia de Desenvolvimento Habitacional do Distrito Federal (CODHAB/DF) e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos de negócio da CODHAB a partir de 9 de janeiro de 2018 e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF e pela Secretaria de Estado de Gestão do Território (SEGETH).
§ 1º Compete à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF promover a gestão do projeto e a capacitação do comitê, dos multiplicadores e gestores do Sistema de Permissões na Secretaria.
§ 2º Compete a SEGETH o apoio a implantação e a capacitação dos usuários da CODHAB/DF.
Art. 3º Fica acrescentada a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no Sistema deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Após finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, a descrição "SEI-GDF" deve ser suprimida.
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF, na CODHAB/DF os processos se iniciam com o número "1000".
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação e numeração dos processos deve ser inciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos da CODHAB/DF ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo produzido no âmbito da CODHAB/DF, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEI-GDF implantado, deve seguir os seguintes procedimentos:
I - a CODHAB/DF deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e gravar em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a CODHAB/DF deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à CODHAB/DF, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à CODHAB/DF por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a CODHAB/DF deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela CODHAB/DF, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente. Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da CODHAB/DF, para executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da CODHAB/DF:
I - Dennys dos Santos Queiroz, matrícula nº 590-8, que o Coordenará;
II - Mateus Miranda de Oliveira Alves, matrícula nº 809-5, como suplente do Coordenador;
III - André Lima da Silva Pinto, matrícula nº 670-X, como membro;
IV - Brenna Gonçalves de Melo da Silva, matrícula nº 760-9, como membro;
V - Deyves de Sousa Costa, matrícula nº 387-5, como membro;
VI - Fabiana Alves Melo, matrícula nº 924-5, como membro;
VII - Otávio Augusto Barboza Magalhães, matrícula nº 906-7, como membro;
VIII - Luiz Henrique N. Ferreira, matrícula nº 897-4, como membro;
IX - Michael Sousa Roque Silva, matrícula nº 677-7, como membro;
X - Rosângela Lopes Saraiva, matrícula nº 532-0, como membro;
XI - Wison Mozzer Martins de Andrade, matrícula nº 731-5, como membro.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. A CODHAB/DF pode disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a CODHAB/DF deve expedir Resolução com os ajustes necessários.
Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal
Secretário de Estado de Gestão do Território e Habitação
GILSON JOSÉ PARANHOS DE PAULA E SILVA
Companhia de Desenvolvimento Habitacional do Distrito Federal
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 1, seção 1, 2 e 3 de 02/01/2018 p. 19, col. 1