PORTARIA Nº 4, DE 3 DE ABRIL DE 2012. (*)
(revogado pelo(a) Portaria 118 de 01/12/2015)
Estabelece normas para a execução do disposto no Decreto nº 33.601, de 02 de abril de 2012, que dispõe sobre os critérios de utilização dos espaços, instalações e/ou equipamentos do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e do Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade e dá outras providências.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE TURISMO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e em conformidade com o art. 41, inciso II, do Decreto nº 32.222, de 16/09/2010, RESOLVE:
Art. 1° A presente Portaria regulamenta o uso dos espaços, instalações e/ou equipamentos do Centro de Convenções Ulysses Guimarães, doravante denominado- CCUG e do Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, doravante denominado Pavilhão.
Art. 2° Para efeito desta Portaria, considera-se:
I - Evento: Considera-se evento, para efeitos desta portaria, todo acontecimento técnico-científico – congresso, seminários, convenções, conferencias; eventos comerciais- feiras, mostras, exposições; artístico-cultural – shows, peças teatrais, exposições artísticas; eventos sociais- formaturas, banquetes, almoços comemorativos, coquetéis; eventos religiosos – cultos, encontros, festas e celebrações religiosas; eventos corporativos; que gerem fluxo turístico.
II - Evento gerador de fluxo turístico: Ocorre quando comprova a existência de pacotes anunciados por operador turístico nacional ou internacional, apresenta plano de comunicação informando como será a divulgação do evento nas diversas mídias com imagens do destino, promove ocupação hoteleira local e impacta positivamente na cadeia produtiva da atividade turística.
III - Gestor: denomina-se gestor quem gere ou administra negócios, bens ou serviços. A Secretaria de Estado de Turismo do Distrito Federal, doravante denominada SETUR é gestora dos equipamentos e espaços do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e do Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade;
IV - Autorizatário: pessoa jurídica de direito público ou privado, que recebe do poder público, autorização de uso de espaços públicos, e esteja disposta a contratar espaços, instalações e/ou equipamentos no CCUG e Pavilhão; como principal e única responsável pelas obrigações desta Portaria, não podendo ceder o uso da área a terceiros;
V - Organizadora: empresa e/ou entidade contratada pelo Autorizatário para organizar e executar eventos no CCUG e Pavilhão; devendo a mesma atender o que estabelece nesta Portaria;
VI - Espaços e instalações: áreas e/ou equipamentos, objetos de uso no CCUG e do Pavilhão.
VII - Contrato de Autorização de Uso: instrumento pelo qual a SETUR formaliza a autorização de uso dos espaços e instalações do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e do Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, mediante pagamento, estando nele expressas as condições de uso, bem como os direitos e deveres das partes.
VIII - Diária: entende-se o período equivalente a 24 horas com início às 8 horas e término às 8 horas do dia seguinte horário de Brasília - DF.
IX - Horário de realização dos eventos nos espaços:
a) Centro de Convenções: inicio às 8 horas e término às 24 horas
b) Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade: inicio às 8 horas e termino às 04 horas.
DA RESERVA DO ESPAÇO E INSTALAÇÕES DO CENTRO DE CONVENÇÕES ULYSSES GUIMARÃES E PAVILHÃO DE EXPOSIÇÕES DO PARQUE DA CIDADE
Art. 3° Para a solicitação de reserva de espaços, instalações e/ou equipamentos do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, o Autorizatário do evento deverá protocolar solicitação oficial dirigida ao Secretário de Estado de Turismo da SETUR, contendo as seguintes informações:
I- Nome do responsável, profissão, endereço comercial e residencial, endereço eletrônico e telefones;
III- Tipologia do Evento, conforme tipo de acontecimento: Congresso, Convenção, Seminário, Encontro, Simpósio, Feira, Exposição, Conferência e outras manifestações de caráter cívico, educativo, cultural, religioso, governamental, esportivo;
IV- Porte do evento: Grande, médio ou pequeno;
V- Periodicidade ou Frequência;
VI - Abrangência e localização;
VII - Se o evento é restrito ou aberto ao público, deverá conter as seguintes informações:
a) Programa e horários definidos;
b) Previsão de público, visitantes, participantes;
c) Valor do ingresso, convite, inscrição e postos de credenciamento.
VIII - Se houver apresentação musical, apresentar descrição detalhada do gênero, público alvo, espaços e instalações a serem utilizados para a apresentação, bem como tipo de iluminação, acústica e potência do som este sempre de responsabilidade do Autorizatário;
IX - Número total de participantes: Local, nacional ou internacional;
X - Classificar o Perfil dos Participantes com base na edição anterior, se for o caso;
XI - Repercussão e formação de imagem, (plano de mídia, comprovado por clipping de edições anteriores);
XII - Roteiro de ocupação dos espaços, incluindo as atividades a serem desenvolvidas, datas, horários, quesitos de cerimonial, instalação de equipamentos, horário de aberturas das portas e o encerramento do evento para o público e todos os demais procedimentos, esclarecendo os responsáveis por cada um desses quesitos;
XIII - Layout de ocupação, que deverão indicar à forma de utilização dos espaços, disposição de estandes, as instalações e/ou equipamentos do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade a serem utilizadas;
Art. 4º A solicitação oficial será analisada pela SETUR, a qual encaminhará correspondência ao solicitante, informando da disponibilidade de espaços e instalações, estabelecendo os prazos e os procedimentos para a efetivação da reserva.
§1º A priorização de reserva de espaço obedecerá aos eventos que gerem fluxo turístico.
Art. 5º Para efetivação da reserva, o Autorizatário deverá recolher a título de sinal, a importância equivalente a 15% do valor total correspondente aos espaços, instalações e/ou equipamentos reservados, por meio de guias de recolhimento Documento de Arrecadação Avulso - DAR, com código de Receita 4523 para o CCUG e 4524 para o Pavilhão, emitido pela SETUR ou Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal (www.fazenda.df.gov.br).
§1º O Autorizatário deverá encaminhar à SETUR no prazo de 5 (cinco) dias o comprovante de pagamento, momento em que será emitido pela SETUR o recibo de garantia da reserva.
§2º Caso não se efetue a quitação do sinal até o vencimento da guia de recolhimento, a reserva não será confirmada.
Art. 6º A inclusão do evento na pauta, calendário do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e do Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, para fins de informação ao público, ficará condicionado ao pagamento integral do preço da locação nos termos previstos no contrato de autorização de uso.
Art. 7º Após o pagamento do sinal será formalizado o contrato de uso, ocasião em que será emitida a guia de recolhimento pela SETUR para o pagamento dos 85% (oitenta e cinco por cento) restantes a serem quitados até 30 dias antes do evento.
§1º Em caso de desistência, o valor pago a titulo de sinal não será restituído em hipótese alguma.
§2º O Autorizatário deverá apresentar, até trinta dias que antecedem o evento, sob pena de perder o direito da reserva, os seguintes documentos:
I - Comprovante do pagamento dos 85% (oitenta e cinco por cento) restantes do valor total da reserva constante no contrato.
II - Deverá ser entregue cheque-caução, com valor correspondente a 40% do total do Contrato, para garantir, total ou parcial, o reparo ou substituição de bens, equipamentos, materiais ou instalações eventualmente danificadas ou extraviadas durante a utilização dos espaços e instalações, caso não seja utilizado, será devolvido ao Autorizatário ao termino da vigência contratual;
III - Certidão Negativa no Distrito Federal;
IV - Certidão Negativa de Débitos emitida pela Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal;
V - Regularidade para com as Fazendas Federal, Estadual e Municipal de seu domicilio ou sede, de matriz ou filial, fora do Distrito Federal;
VI - Regularidade do FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal, nos termos da Lei nº 9.012 de 30/03/1995;
VII - Negativa de Débitos (CND), emitida pelo Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS);
VIII - Apólice de Seguro de responsabilidade civil e de terceiros;
IX - Cópia dos contratos firmados com as empresas de segurança/vigilância e de brigadistas, (para eventos de mais de mil pessoas);
X - Projeto de instalações elétricas, planta detalhada dos estandes ou layout dos espaços, com nome dos respectivos responsáveis técnicos;
XI - Apólice de seguro de vida e contra acidentes dos participantes;
XII - Taxas pagas do ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais) e SBAT (Sociedade Brasileira de Atores Teatrais); e
XIII - Assinatura do Termo de Responsabilização pelo espaço, instalações e/ou equipamentos, discorridos no contrato de uso do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, o qual terá validade de título executivo na deterioração ou descumprimento dos dispositivos desta Portaria.
Parágrafo Único. As certidões negativas e de regularidade deverão estar dentro do prazo de validade.
DA PESSOA JURÍDICA DE DIREITO PÚBLICO
Art. 8° Para efeito do disposto no art. 2º do Decreto n° 33.601, de 02 de abril de 2012, ficam reservados 25% da ocupação anual dos espaços do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, para atender aos interesses dos órgãos e entidades da Administração Pública do Distrito Federal, devendo a reserva ser confirmada com até 30 (trinta) dias da realização do evento, e a solicitação deve ser referente a eventos específicos da pasta solicitante e que gerem, preferencialmente, fluxo turístico, ficando vedada a cessão a terceiros.
§ 1º A destinação de espaços, instalações e/ou equipamentos à Administração Pública serão efetivadas desde que os mesmos solicitados não estejam comprometidos para outros eventos.
§ 2º Na hipótese prevista no caput deste artigo, os órgãos e entidades da Administração Pública do Distrito Federal deverão se responsabilizar pela conservação dos espaços, instalações e/ou equipamentos utilizados conforme relatório de vistoria e documento específico de responsabilização dos itens concedidos.
DAS PROVIDÊNCIAS PRÉVIAS À INSTALAÇÃO DO EVENTO
Art. 9° O Autorizatário deverá apresentar à SETUR, antes do início da montagem do evento os seguintes documentos originais ou cópias autenticadas:
I - Cópia de ofícios protocolados nas entidades competentes, solicitando apoio institucional (Corpo de Bombeiros e Secretaria de Segurança Pública);
II - Taxa de Segurança para Eventos-TSE - de acordo com a Lei Distrital n° 1.732, de 27/10/97 e Decreto n° 19.972, de 17/12/98.
Parágrafo Único. A empresa de segurança a ser contratada pelo Autorizatário deve ser especializada e registrada junto às autoridades competentes que controlam o setor (Departamento de Polícia Federal).
Art. 10. Relação completa dos prestadores de serviço do evento: montadores, equipes, seguranças, entre outros, com telefone para contato com os responsáveis, data, horário e local de atuação de cada um.
Parágrafo Único. Todos os funcionários contratados e/ou subcontratados pelo Autorizatário deverão, obrigatoriamente, portar crachá de identificação com foto nas dependências do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade durante o período de uso do espaço, instalações e/ou equipamentos.
Art. 11. O Autorizatário ficará responsável por instalar geradores de energia elétrica para a realização dos eventos.
Art. 12. A SETUR designará servidores para acompanharem todo o evento, em todas as suas fases, de montagem, realização e desmontagem, com livre acesso a todas as áreas especificadas no Contrato de Autorização de Uso do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, para dirimirem dúvidas e prestarem esclarecimentos aos representantes do evento ou Autorizatário.
Art. 13. A SETUR, comunicará ao Autorizatário, por escrito, dia e horário da realização conjunta da vistoria inicial e vistoria final do evento, que no ato emitirá laudo de vistoria inicial e, posteriormente, laudo de vistoria final.
Art. 14. A SETUR, se responsabilizará em entregar os espaços Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, em condições adequadas de uso limpeza, higienização e equipamentos.
Art. 15. O Autorizatário do evento se obriga a:
I - Atender todas as condições desta Portaria, dirigindo-se à SETUR, diretamente ou por meio de seus representantes legais, sempre que tiver dúvidas ou eventuais necessidades relativas à utilização dos espaços, instalações e/ou equipamentos constantes no Contrato firmado entre as partes;
II - Responsabilizar-se por todo e qualquer dano, causado por seus funcionários, prepostos e terceiros contratados, durante todas as fases do evento;
III - Desocupar o espaço ou instalações, na data e horário determinado no Contrato. Na hipótese do não cumprimento desta disposição, o Autorizatário deverá pagar o número de diárias correspondente ao atraso, por meio de guias de recolhimento Documento de Arrecadação Avulso - DAR, emitido pela SETUR ou Secretaria de Estado de Fazenda do Distrito Federal (www.fazenda.df.gov.br);
IV - Observar e cumprir todas as normas legais para a realização de eventos, sendo de sua exclusiva responsabilidade, as providências para obter as informações necessárias com o intuito de cumprir as exigências legais específicas a cada evento;
V - Manter sempre presente, durante todo o período do evento: montagem, realização e desmontagem, representantes credenciados para responder pelo cumprimento desta Portaria e prestar qualquer outra solicitação da SETUR;
VI - Recolher e retirar das dependências internas e externas do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, o lixo e entulhos gerados durante o evento, fornecendo as embalagens adequadas para acondicionar esses dejetos;
VII - Contratar empresa de limpeza e conservação com estrutura, equipamentos e materiais adequados e suficientes para atendimento dos serviços propostos, mantendo, permanentemente, no local, uma equipe responsável pelos serviços de limpeza e conservação;
VIII - Responder civil e penal por todos os ônus decorrentes de eventual subcontratação dos espaços de uso autorizados;
IX - Cabe exclusivamente ao Autorizatário toda responsabilidade por encargos trabalhistas, bem como as obrigações decorrentes; em consequência nenhum encargo de qualquer natureza será assumido pela SETUR.
X - Contratar empresa especializada em alimentos e bebidas para o fornecimento da alimentação durante o evento, podendo utilizar as áreas de cafeteria existentes no Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, desde que as mesmas constem do Contrato com a SETUR;
XI - Para eventos com mais de mil pessoas, contratar Brigadistas autorizados pelo Corpo de Bombeiros do Distrito Federal, em cumprimento à Lei Distrital n° 3.522, de 3 de janeiro de 2005.
XII - Compromete-se a abrir todos os portões para a saída do público após o evento.
XIII - Contratar empresas concessionárias das telecomunicações para atendimento necessário ao evento;
XIV - Manter placas informativas com restrição de entrada de alimentos e animais no local do evento, exceto o que disciplina a Lei Federal nº 11.126, de 27 de junho de 2005;
XV - As placas informativas promovendo o evento deverão observar os limites dos espaços permitidos pela SETUR.
XVI - Reparar os danos aos equipamentos, materiais ou instalações físicas das áreas utilizadas, realizando os serviços necessários para este fim, e em caso de bens móveis, proceder às devidas substituições por outros similares, quando inferior o valor do cheque calção;
XVII - Promover acessibilidade às pessoas portadoras de deficiência sensorial ou motora ou com mobilidade reduzida, às de atendimento prioritário e a outros especificados no Decreto Federal nº 5.296/2004.
I - Entregar, após a vistoria inicial, ao Autorizatário, os espaços e equipamentos contratados, devidamente desocupados e limpos na data e horário programado;
II - Colocar à disposição do Autorizatário, as informações necessárias para a utilização dos espaços e instalações, por meio de emissão de laudo de vistoria inicial e Autorização de Uso, conforme contrato entre as partes.
Art. 17. Quaisquer omissões ou tolerância das partes em exigir o fiel cumprimento dos termos e condições desta Portaria não constituirão novação ou renúncia, nem afetarão o direito da parte de exigir o seu cumprimento a qualquer tempo.
Art.18. Para fins promocionais, caberá a Secretaria de Estado e Turismo o direito a 2% (dois por cento), de convites da lotação da sala, por sessão.
Art. 19. Para efeito do disposto no art. 3º do Decreto n° 33.601, de 02 de abril de 2012, fica o Governador do Distrito Federal ou o Secretário de Turismo autorizado a conceder isenção aos eventos que gerem fluxo turístico, desde que atestado nos termos do art. 2º, inc. II desta Portaria, com antecedência de até 90 dias do evento e que, efetue o pagamento de 15% do valor original, (quinze por cento) para garantia da reserva.
Parágrafo único. Nos eventos isentos (parcial ou total) se faz obrigatória ao autorizatário, a inserção das logomarcas do Destino Brasília e da Secretaria de Estado de Turismo do Distrito Federal em toda e qualquer ação ou material relacionado ao evento; e deverá, obrigatoriamente, garantir:
I - Plano de Mídia (enfatizando abrangência: Local, regional, nacional ou internacional);
II - Promoção do destino Brasília: CD disponibilizado pela Setur- DF para ser exibido na abertura do evento; Logomarca do destino em materiais promocionais e Material de Brasília nas pastas dos participantes, divulgação do sítio com informações turísticas da cidade, alimentado pela SETUR-DF, na página do evento e nas correspondências enviadas aos participantes;
III - Espaço durante todo o evento para disponibilização de produtos iconográficos e artesanais de Brasília, como fomento ao turismo;
IV - Realização de pesquisa do perfil do participante;
V - Despesas de manutenção: limpeza do espaço interno e externo, durante e após o evento.
Art. 20. Todas as comunicações, avisos ou notificações, relativas à execução da presente Portaria e Autorização de Uso, deverão ser emitidos e entregues com protocolo ou enviadas pelo correio, com aviso de recebimento (AR), remetidas para os endereços oficiais de ambos os contratantes.
Art. 21. É proibido o uso de explosivos, gases líquidos (GLP), tóxicos, combustíveis, equipamentos, materiais de fácil combustão nas áreas internas do CCUG e Pavilhão.
Art. 22. A SETUR, caso venha a sentir-se prejudicada em qualquer fase da realização do evento, poderá intervir junto ao Autorizatário para a adequação do serviço ou substituição da pessoa responsável ou causadora dos respectivos danos e/ou prejuízos, sendo o Autorizatário responsável pelas adequações que por ventura vierem a surgir.
Art. 23. A qualquer momento, caso haja ocorrência grave ou infringência desta Portaria, a SETUR procederá à imediata rescisão do contrato.
Art. 24. A SETUR reserva-se o direito de permitir a autorização de uso de espaços e instalações no Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, que não sejam partes do contrato.
Art. 25. O Autorizatário não poderá fixar cartazes, banners, faixas, adesivos e similares na estrutura interna e ou externa do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade.
Art. 26. Não é permitida a montagem de estandes diretamente sobre o piso ou carpetes nos espaços contratados.
Art. 27. A SETUR não se responsabiliza por furto, roubo, perda, dano e/ou extravio de materiais, equipamentos, obras de arte, objetos de valor, entre outros, expostos ou deixados nas dependências dos espaços contratados e arredores uma vez que a SETUR mantém apenas a segurança patrimonial de suas instalações.
Art. 28. Deverá ser respeitada uma distancia mínima de 70 (setenta) centímetros dos hidrantes, mantendo o livre acesso a esses equipamentos, observando a sinalização delimitadora existente nos pisos, quando da montagem dos estandes.
Art. 29. Preservar a visibilidade da sinalização de emergência, aos postos de telefones públicos, aos sanitários, elevadores e acessibilidade para deficientes, não promovendo montagens ou o fechamento destas áreas.
Art. 30. O transporte de carga nos elevadores do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, somente será permitido com acompanhamento de representante da SETUR e com prévia autorização.
Art. 31. Deverão ser observados os limites de capacidade de carga em todos os espaços do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade.
Art. 32. Não é permitido instalar equipamentos com alimentos e bebidas nas áreas acarpetadas do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, ficando o Autorizatário inteiramente responsável pelos danos que venham a ocorrer.
Art. 33. O pagamento pela utilização dos espaços e instalações do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade será de acordo com os valores publicados no anexo I e II desta Portaria.
§1º Para reserva efetuada, cujo evento ocorrerá após 12 (doze) meses da data de formalização da reserva, os valores correspondentes estarão sujeitos a atualização de acordo com a variação do IGPM/FGV ou equivalente.
Art. 34. O cancelamento da reserva do espaço ou instalações no Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade, por parte do Autorizatário, não enseja a restituição dos valores já pagos ou transferência de data ou para outro evento.
Art. 35. As tarifas de consumo de energia elétrica e água estão incluídas no valor cobrado pela utilização dos espaços e instalações do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade.
Art. 36. A formalização da ocupação dos espaços do CCUG e do Pavilhão dar-se-á pela assinatura do Termo de autorização de uso, na forma do anexo III desta Portaria.
Art. 37. A SETUR poderá arbitrar sobre os casos omissos nesta Portaria a fim de garantir as condições de segurança e o perfeito funcionamento do Centro de Convenções Ulysses Guimarães e Pavilhão de Exposições do Parque da Cidade.
Art. 38. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
(*) Republicado por ter sido encaminhado com incorreção do original, publicado no DODF de 11 de abril de 2012, nº 71, paginas 13 a 16.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 72 de 12/04/2012
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 71, seção 1 de 11/04/2012 p. 13, col. 1 Este texto não substitui o publicado no DODF nº 72, seção 1 de 12/04/2012 p. 20, col. 2