PORTARIA Nº 36, DE 04 DE SETEMBRO DE 2020
Dispõe sobre os procedimentos de arquivamento, consulta e desarquivamento de processos, e transferência de documentos de arquivo armazenados nas unidades de arquivo da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico e dá outras providências.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições que lhes conferem os incisos I e III do Parágrafo Único do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, o Decreto nº 39.041, de 10 de maio de 2018, e considerando a necessidade de regulamentar os atos relativos a arquivamento, desarquivamento, transferência, guarda e consulta de documentos e processos, resolve:
Art. 1º Normatizar os procedimentos de arquivamento, consulta, desarquivamento, empréstimo e transferência de processos e documentos de arquivo no âmbito da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico do Distrito Federal.
Art. 2º Para os fins do disposto nesta Portaria considera-se:
I - Arquivamento - é o encerramento do trâmite de processo após cumpridas todas as funções administrativas e o propósito para o qual foi criado;
II - Guarda ou custodia no Arquivo - o armazenamento no Núcleo de Arquivo da SDE dos processos físicos que não encerram as suas funções administrativas e que ainda estão tramitando, que foram inseridos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, onde terão sua continuidade;
III - Transferência - é o envio dos documentos que já cumpriram o prazo de guarda no arquivo setorial (arquivo corrente) e podem ser encaminhados para o Setor de Arquivo;
IV - Consulta - pesquisa de processos ou documentos, realizada nas dependências do Núcleo de Arquivo - NUARQ;
V - Empréstimo - pesquisa no processo realizada no setor demandante, não há a inserção de documentos no processo e nem o trâmite para outro setor ou órgão;
VI - Desarquivamento - é a reativação do processo, ele volta a tramitar retornando a ativa, podendo ter documentos inseridos e a anexação de processos; e
VII - Autoridade competente – Secretário de Estado, Subsecretário, Chefe de Unidade, Coordenador e Diretor.
I - O prazo para atendimento de consultas é de até 2 (dois) dias uteis;
II - O prazo para realização de desarquivamento e empréstimo é de até 5 (cinco) dias úteis;
III - O Subsecretário de Administração Geral definirá anualmente o calendário para realização de transferência de documentos dos arquivos setoriais para o Núcleo de Arquivo; e
IV - Os autos solicitados ao Núcleo de Arquivo - NUARQ serão disponibilizados por até 10 (dez) dias úteis para empréstimo, esgotado o aludido prazo, os autos deverão ser devolvidos ao Arquivo ou ter solicitação de prorrogação de prazo.
Art. 4º Para fins de arquivamento,seja fisicamente ou no SEI, deverá ser observado:
I - Se o processo cumpriu todas as formalidades e prazos legais, está completo, não faltando nenhum documento ou anexo; se todas as folhas do processo estão devidamente numeradas e rubricadas, se existem documentos originais que não deveriam estar junto ao processo, como escrituras de imóveis, documentos pessoais, e se não possuem folhas presas a contracapa; e
II - Se possui despacho da autoridade competente mandando arquivar o processo, com o termo “arquive-se”, mencionando a folha do processo ou documento SEI onde se encontra a decisão final sobre o mesmo e se foi deferido ou indeferido.
Parágrafo Único. O processo físico que estiver inserido no SEI além de atender aos incisos do caput desse artigo, deverá ter o termo de encerramento de tramite físico integral. Já o processo físico que não será inserido no SEI, poderá ter o despacho de arquivamento realizado fora do Sistema.
Art. 5º O empresário, cidadão, ou seu procurador legal, que pretender ter vistas ao processo deve solicitar por meio do formulário Requerimento de Documentos no Protocolo da SDE, que encaminhará para o setor que determinou o arquivamento do processo para autorização de acesso.
Art. 6º Para solicitação do desarquivamento, o servidor deverá instruir o processo no SEI encaminhado ao Núcleo de Arquivo, constando o nome do interessado, o número do processo a ser desarquivado; especificando se o desarquivamento de processo será só do processo físico, processo físico e SEI ou apenas no SEI e conter a assinatura da autoridade competente.
§ 1º No caso de documento avulso, a solicitação deve ser realizada pelo setor que determinou o arquivamento e ser realizada no SEI.
§ 2º Preferencialmenteo desarquivamento de processos será realizado por meio da conversão e inserção integral no SEI, conservando o processo físico armazenado no Arquivo, evitando o tramite e colaborando com a sua conservação.
Art. 7º Para realizar consulta, empréstimo ou desarquivamento de processo que foi arquivado por outro setor, é necessário ter a anuência da autoridade competente do setor que determinou o arquivamento.
Art. 8º As solicitações de consulta, empréstimo e o agendamento de arquivamento e transferência de processos de documentos devem ser registrados via Intranet, no Sistema Logística – Solicitações de Serviços Internos categoria Demandas de Arquivo.
Art. 9º Sempre que houver tramite de processo físico, será registrado no SICOP e deverá haver conferência quanto a regularidade processual, conforme Manual de Gestão de Documentos do Governo do Distrito.
Art. 10. Processos apensados deverão ser inseridos no SEI individualmente e relacionados ao processo de origem, bem como serão arquivados separadamente e possuir o termo de desapensação.
Art. 11. Para fins de custódia e guarda, o processo físico que terá o seu tramite continuado no SEI será armazenado no arquivo enquanto não for encerrado, deverá ter todas as folhas do processo numeradas e rubricadas, exceto o Termo de Encerramento de Trâmite Físico (que será o último documento do processo físico), e será inserido no sistema em sua integralidade, deverá ser tramitado tanto fisicamente quanto no SICOP para o Núcleo de Arquivo.
Art. 12. O recebimento de processos físicos no Núcleo de Arquivo, fica condicionada ao encaminhamento em caixas arquivo, contendo a remessa do SICOP em duas vias e identificação de conteúdo, conforme espelho padrão adotado na SDE.
Art. 13. A transferência de documentos armazenados nos arquivos setoriais para o Núcleo de Arquivo terá a frequência anual.
Art. 14. Caberá aos setores o preparo e envio da documentação para transferência de documentos para o Núcleo de Arquivo, devendo ser observado o que preconiza o , e o seguinte:
I - Separação dos documentos em maços por tipo de documento, organizados em ordem cronológica crescente e acondicionados em caixa – arquivo, identificando o conteúdo, conforme espelho padrão adotado na SDE; e
II - Criação no SEI do processo Gestão de Documentos: Transferência. Recolhimento com o documento Guia de Transferência de Documentos ao Setor do Arquivo no processo do SEI e enviar ao Núcleo de Arquivo.
Art. 15. Excepcionalmente, até a vigência da assistência prevista no art. 6º do DECRETO nº 40.767/2020, os processos de origem da Secretaria de Estado de Empreendedorismo - SEMP poderão ser arquivados e desarquivados na SDE, que recepcionará e arquivará esses processos, desde que cumpram os requisitos previstos nesta Portaria, no que couber, e no Manual de Gestão de Documentos do Governo do Distrito Federal, instituído pela Instrução Normativa n° 02, de 28 de maio de 2014, e serão tramitados diretamente das unidades da SEMP para o NUARQ/SDE.
Art. 16. Os casos omissos serão analisados pela Subsecretaria de Administração Geral/SDE.
Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 170, seção 1, 2 e 3 de 08/09/2020 p. 6, col. 2