PORTARIA CONJUNTA Nº 14, DE 05 DE MARÇO DE 2018
A SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO DO DISTRITO FEDERAL, Substituto, e a Centrais de Abastecimento do Distrito Federal, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo artigo 5º, inciso IX, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-GDF, instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Centrais de Abastecimento do Distrito Federal (CEASA-DF) e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre nos processos e documentos da CEASA-DF a partir de 15 de maio de 2018 e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF, da CEASA-DF, os processos se iniciam com o número 1.000.
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo de negócio implantado, no âmbito da CEASA-DF, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal, os quais ainda não tenham o SEIGDF implantado, deve seguir os procedimentos abaixo indicados:
I - a CEASA-DF deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEIGDF e gravar em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a CEASA-DF deve imprimir o Ofício, anexar à mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à CEASA-DF, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à CEASA-DF por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a CEASA-DF deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28 de maio de 2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela CEASA-DF, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da CEASA-DF, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da CEASA-DF:
I - Ana Paula Carvalho Silva, matrícula nº 1139-8, que o Coordenará;
II - Ryckardo Rodrigues Araújo Sousa, matrícula nº 1061-8, como suplente da Coordenadora;
III - Leandro Alves Moura, matrícula nº 1056-1, como membro;
IV - Iolanda Izumi Tsuno, matrícula nº 1052-9, como membro;
V - Thiago Fregapani Moreira, matrícula nº 1123-1, como membro;
VI - Fernando Nogueira Cabral dos Santos, matrícula nº 1081-2, como membro;
VII - Rafael Dantas Pereira, matrícula nº 1060-X, como membro;
VIII - Melina Maria Rocha de Macedo, matrícula n° 1114-2, como membro;
IX - Vaneska Freire Marques, matrícula n°. 1054-5, como membro;
X - Geane Correia dos Santos, matrícula n°. 1141-X, como membro.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. A CEASA-DF pode propor a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a CEASA-DF deve expedir normativo próprio com os ajustes necessários.
Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretário de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão Substituto
Presidente da Centrais de Abastecimento do Distrito Federal
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 47, seção 1, 2 e 3 de 09/03/2018 p. 30, col. 1