PORTARIA CONJUNTA Nº 71, DE 05 DE DEZEMBRO DE 2017
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) e o SECRETÁRIO DE ESTADO DA SAÚDE (SES), na qualidade de PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO DE ENSINO E PESQUISA EM CIÊNCIAS DA SAÚDE (FEPECS), no uso das atribuições que lhes foram conferidas no inciso III do Parágrafo único do Art. 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal; no art. 9º da Lei Distrital nº 2.676, de 12 de janeiro de 2001; no inciso IX do Art. 9º do Decreto Distrital nº 36.756 de 16 de setembro de 2015; e atribuições previstas no Decreto Distrital n.º 37.335 de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS), e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos de negócios da FEPECS a partir do dia 11 de dezembro de 2017 e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Após finalização da fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, a descrição "SEI-GDF" deve ser suprimida.
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF os processos da FEPECS se iniciam com o número "3000".
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos da FEPECS ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo de negócio implantado, no âmbito da FEPECS, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEI-GDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - a FEPECS produz um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e grava em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a FEPECS imprime o Ofício, anexa a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora recebe o Ofício e procede ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino encaminha resposta à FEPECS, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à FEPECS por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado seguem os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente tramita o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a FEPECS recebe o processo no SICOP e tramita o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela FEPECS, a unidade responsável tramita o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da FEPECS, para executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da FEPECS:
I - Mário Dutra Amaral, matrícula 271.282-2, que o Coordenará;
II - Ethienne Albuquerque Rodrigues Raeff, matrícula 195.383-4, como suplente do Coordenador;
III - Marina de Macêdo Assunção, matrícula 189.860-4, como membro;
IV - Maria Hildérica Souza Reis, matrícula 084.946-4, como membro;
V - Sérgio de Souza Marques, matrícula 270.853-1, como membro;
VI - Sandra Cássia Cardoso Sousa, matrícula 270.513-3, como membro;
VII - Elisa Roberta Scian Meneghin, matrícula 140.182-3, como membro;
VIII - Patrícia Costa da Nobrega Madela, matrícula 133.050-0, como membro;
IX - Tiago Matheus Lopes, matrícula 271.525-2, como membro;
X - Carla Torres Romagnole, matrícula 265.652-3, como membro;
XI - Olímpia de Lourdes Campos Vidigal, matrícula 270.408-0, como membro;
XII - Rogério Alves de Araújo, matrícula 147.661-0, como membro.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. A FEPECS pode realizar a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a FEPECS deve expedir Instrução com os ajustes necessários.
Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
HUMBERTO LUCENA PEREIRA DA FONSECA
Presidente da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 240, seção 1, 2 e 3 de 18/12/2017 p. 10, col. 2