ORDEM DE SERVIÇO Nº 32, DE 24 DE JANEIRO DE 2020

O SUBSECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE JUSTIÇA E CIDADANIA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições, e tendo em vista o disposto no Decreto nº 37.625, de 15 de setembro de 2016, e alterações posteriores, resolve:

Art. 1º Disciplinar os procedimentos para cadastro, atendimento e distribuição do Pedido Interno de Material - PIM, funcionalidade do Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMA, normatizado pelos Decretos nº 19.986, de 30 de dezembro de 1998, e nº 22.389, de 11 de setembro de 2001, disciplinado pela Portaria SEPLAN nº 39, de 30 de março de 2011, no âmbito da Secretaria de Estado de Justiça e Cidadania do Distrito Federal - SEJUS.

Art. 2º A Gerência de Almoxarifado, da Diretoria de Material e Patrimônio, da Coordenação de Logística da Subsecretaria de Administração Geral, é a unidade responsável para receber e processar, pelo SIGMA.NET, os Pedidos Internos de Material - PIM cadastrados pelas Unidades Requisitantes, bem como proceder ao atendimento da requisição e distribuição dos materiais, observado o princípio da razoabilidade quanto ao consumo médio de cada unidade e os quantitativos dos materiais em estoque.

Art. 3º A Unidade Requisitante é responsável pelo cadastro do PIM no SIGMA.NET, acessando a aba Menu - Movimentação - PIM - Cadastro, bem como pelo recebimento eletrônico pelo Menu - Movimentação - PIM - Recebimento, e somente de posse do documento FINALIZADO, impresso e assinado em duas vias, poderá receber o material.

I - A Unidade Requisitante corresponde a cada unidade administrativa constante da estrutura administrativa da SEJUS será cadastrada no Sistema de Material - SIGMA.NET de acordo com o cadastro do Sistema de Recursos Humanos - SIGRH.

II - Cada Unidade Requisitante poderá indicar até 02 (dois) servidores para que sejam cadastrados no Sistema de Material - SIGMA.NET, os quais serão encarregados de realizar, via sistema, o Pedido Interno de Material - PIM para o setor no qual se encontra cadastrado.

Art. 4º A solicitação de cadastro do usuário no sistema deve ser feita por intermédio do preenchimento do formulário padrão, disponível no Sistema Eletrônico de Informação - SEI, Tipo de Processo: "Gestão de Sistemas: e-Compras/SIGMa.net", Tipo de Documento: "Solicitação de Acesso - SIGMa.net (Formulário).

Art. 5º Após o preenchimento do Formulário, o usuário disponibilizará o Bloco de Assinaturas do SEI para o Gerente de Almoxarifado GEALM, encaminhando o Processo à Gerência de Almoxarifado - GEALM/DIMAP/COORLOG/UNAG/SUAG/SEJUS, encerrando, simultaneamente, o processo na sua Unidade;

I - O Gerente de Almoxarifado providenciará o cadastro do requisitante no sistema SIGMa.net, assinando também o Formulário de Solicitação de Acesso.

II - Efetivado o cadastro do usuário no SIGMa.net, a Gerência de Almoxarifado encaminhará o processo para a Diretoria de Gestão de Almoxarifados da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal (DIGESA/COSUP/SCG/SEGEA/SEEC), onde será encaminhada ao Requisitante, no próprio processo, a senha provisória de acesso e todas as informações pertinentes ao cadastro de pedido de material.

Art. 7º As unidades requisitantes devem cadastrar os pedidos de material que visem suprir às necessidades da unidade administrativa para o mês corrente, e havendo necessidade de pedido maior que o consumo médio da unidade, deverá ser justificado em campo específico, disponibilizado pelo próprio Sistema, na ocasião da realização do pedido.

Art. 8º A retirada do material no Almoxarifado da SEJUS deverá ser realizada, preferencialmente, pelo Servidor cadastrado no SIGMA. Havendo a impossibilidade do Servidor cadastrado de retirar o material, esta poderá ser feita por outro Servidor, devidamente identificado, sendo que o material será entregue somente se o servidor apresentar o Formulário do Pedido Interno de Material - PIM FINALIZADO e ASSINADO pelo Servidor que cadastrou a solicitação no Sistema.

Art. 9º. A Gerência de Almoxarifado atenderá os quantitativos até o limite solicitado no pedido, baseando-se ainda nos seguintes parâmetros:

I - consumo médio da unidade dos últimos três meses;

II - nível de quantidade de material no estoque;

III - número de servidores lotados no setor.

Art. 10. A Gerência de Almoxarifado terá o prazo mínimo de 24 (vinte e quatro) horas para atender às solicitações via Sistema SIGMA;

Art. 11. Fica estabelecido o Calendário de PIM, que deverá obedecer aos períodos descritos a seguir:

I - Os pedidos de material poderão ser cadastrados no sistema até o dia 20 de cada mês;

II - A Gerência de Almoxarifado poderá estabelecer calendário específico para cada Unidade Requisitante, a ser comunicado por meio de Circular, com vistas a se obter maior organização, controle e celeridade no atendimento aos Requerentes;

III - A retirada do material será realizada até o dia 25 de cada mês, nas dependências físicas da Gerência de Almoxarifado, e após o atendimento eletrônico do Pedido Interno de Material - PIM - no sistema;

IV - As exceções deverão ser devidamente motivadas, encaminhadas via SEI e autorizadas pelo SUAG da SEJUS; Parágrafo único. Caso haja alteração do calendário, a Gerência de Almoxarifado encaminhará as informações pertinentes aos usuários requisitantes cadastrados, por meio de Circular.

Art. 11. Não havendo retirada do material no mês de competência do PIM, fica a Gerência de Almoxarifado autorizada a cancelar o status de atendimento do PIM, com retorno do material para o estoque.

Art. 12. O Núcleo de Distribuição da Gerência de Almoxarifado - NUDISTR/GEALM/DIMAP/COORLOG/UNAG/SUAG deverá realizar contagem mensal do estoque do almoxarifado, cabendo ao Núcleo de Controle da Gerência de Almoxarifado NUCONT/GEALM/DIMAP/COORLOG/UNAG/SUAG, a conferência dos itens movimentados no mês, bem como a verificação documental das entradas e saídas de material.

Art. 13. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

ANTÔNIO CARLOS ELTETO DE OLIVEIRA

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 19, seção 1, 2 e 3 de 28/01/2020 p. 7, col. 2