ORDEM DE SERVIÇO Nº 125, DE 03 DE MAIO DE 2023

A SUBSECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, SUBSTITUTA, DA SECRETARIA DE ESTADO DE JUSTIÇA E CIDADANIA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições, e tendo em vista o disposto no Decreto nº 37.625, de 15 de setembro de 2016, e alterações posteriores, resolve:

Art. 1º Disciplinar os procedimentos para cadastro, atendimento e distribuição do Pedido Interno de Material - PIM, funcionalidade do Sistema Integrado de Gestão de Material - SIGMA, normatizado pelos Decretos nº 19.986, de 30 de dezembro de 1998, e nº 22.389, de 11 de setembro de 2001, disciplinado pela Portaria SEPLAN nº 39, de 30 de março de 2011, no âmbito da Secretaria de Estado de Justiça e Cidadania do Distrito Federal - SEJUS.

Art. 2º A Gerência de Almoxarifado, Unidade Administrativa subordinada à Diretoria de Material e Patrimônio, da Coordenação de Logística, da Unidade de Administração, da Subsecretaria de Administração Geral, bem as unidades subordinadas àquela Gerência, são as unidades responsáveis para receber e processar, pelo SIGMA.NET, os Pedidos Internos de Material - PIM cadastrados pelas Unidades Requisitantes, bem como proceder o atendimento da requisição e distribuição dos materiais, observado o princípio da razoabilidade quanto ao consumo médio de cada unidade e os quantitativos dos materiais em estoque.

Art. 3º A Unidade Requisitante corresponde a cada unidade administrativa constante da estrutura administrativa da SEJUS e será cadastrada no Sistema de Material - SIGMA.NET de acordo com o cadastro do Sistema de Recursos Humanos - SIGRH.

§ 1º A Unidade Requisitante deverá indicar servidor para cadastro junto ao Sistema de Material - SIGMA.NET, o qual ficará responsável de realizar, via sistema, o Pedido Interno de Material - PIM para o setor no qual se encontra cadastrado.

§ 2º A Unidade Requisitante é responsável pelo cadastro do PIM no SIGMA.NET, acessando a aba Menu - Movimentação - PIM - Cadastro, bem como pelo recebimento eletrônico pelo Menu - Movimentação - PIM - Recebimento, e somente após a FINALIZAÇÃO do pedido junto ao Sistema, poderá retirar o material no Almoxarifado.

Art. 4º A solicitação de cadastro do usuário no sistema deve ser feita por intermédio do preenchimento e assinatura do formulário padrão, disponível no Sistema Eletrônico de Informação - SEI, Tipo de Processo: "Gestão de Sistemas: e-Compras/SIGMa.net", Tipo de Documento: "Solicitação de Acesso - SIGMa.net (Formulário).

Art. 5º Após o preenchimento e assinatura do Formulário, o usuário disponibilizará o Bloco de Assinatura do SEI para a Gerência de Almoxarifado (SEJUS/SUAG/UNAG/COORLO/DIMAP/GEALM), e, após, encaminhará o processo à Diretoria de Gestão de Almoxarifado da Secretaria de Estado de Planejamento, Gestão e Administração – DIGESA/COSUP/SCG/SPLAN/SEPLAD, Unidade gestora do Sistema SIGMa.net.

Art. 6º As Unidades Requisitantes devem cadastrar os pedidos de material que visem suprir as necessidades da unidade administrativa para o mês corrente e havendo necessidade de pedido maior que o consumo médio da unidade, deverá ser justificado em campo específico, disponibilizado pelo próprio Sistema, na ocasião da realização do pedido.

Art. 7º O servidor cadastrado na Unidade Requisitante - UR será responsável pela conferência e recebimento do material requisitado no setor de almoxarifado, mantendo o controle e a distribuição dos materiais perante os demais servidores do setor, conforme o artigo 60 da Portaria SEPLAN 39/2011;

§ 1º A conferência do material deverá ser feita no ato da sua retirada do Almoxarifado, pelo servidor requisitante e por servidor lotado na Gerência de Almoxarifado;

§ 2º Após a saída do material das dependências do Almoxarifado, não serão aceitas substituições ou acréscimos de materiais por alegação de erro de conferência;

§ 3º A devolução de material pela unidade requisitante, deverá ser registrada em função específica no SIGMa.net , de acordo com o artigo 12, § 3º da Portaria SEPLAN 39/2011;

Art. 8º A Gerência de Almoxarifado atenderá os quantitativos até o limite solicitado no pedido, baseando-se ainda nos seguintes parâmetros:

I - Consumo médio da unidade dos últimos três meses;

II - Nível de quantidade de material no estoque;

III - Número de servidores lotados no setor.

Art. 9º Após a finalização do PIM no SIGMa.net, pela Unidade Requisitante, a Gerência de Almoxarifado terá o prazo mínimo de 24 (vinte e quatro) horas para separar e disponibilizar o material para retirada;

Art. 10. Será permitido somente 01 (um) cadastro de PIM no mês, devendo as Unidades Requisitantes efetuarem planejamento para que a requisição contemple todos os materiais necessários para o mês;

Parágrafo Único. Havendo a necessidade de cadastro de nova solicitação de material dentro do mês, esta deverá ser solicitada via SEI pela Unidade Requisitante, com a devida apresentação de justificativa, ficando sujeita à aprovação da Gerência do Almoxarifado;

Art. 11. Fica estabelecido o calendário de PIM, que deverá obedecer aos períodos descritos a seguir:

I - Os pedidos de material poderão ser cadastrados no sistema até o dia 20 de cada mês;

II - A retirada do material será realizada até o dia 25 de cada mês, nas dependências físicas da Gerência de Almoxarifado, e após, o atendimento eletrônico do Pedido Interno de Material - PIM - no sistema;

III - A Gerência de Almoxarifado poderá estabelecer calendário específico para cada Unidade Requisitante, a ser comunicado por meio de Circular, com vistas a se obter maior organização, controle e celeridade no atendimento aos Requerentes;

IV - As exceções deverão ser devidamente motivadas, encaminhadas via SEI e autorizadas pela Subsecretaria de Administração da SEJUS;

Art. 12. Não havendo retirada do material no mês de competência do PIM, fica a Gerência de Almoxarifado autorizada a cancelar o status de atendimento do PIM, com retorno do material para o estoque.

Art. 13. Ficam revogadas as disposições contidas na Ordem de Serviço nº 32, de 24 de janeiro de 2020.

Art. 14. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 84, seção 1, 2 e 3 de 05/05/2023 p. 18, col. 1