ORDEM DE SERVIÇO Nº 03, DE 10 DE JANEIRO DE 2017.
O SUBSECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE JUSTIÇA E CIDADANIA DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições que lhe conferem os artigos 76, inciso II, e 117, inciso XI, do Regimento Interno, aprovado pelo Decreto n. 34.320, de 26 de abril de 2013, CONSIDERANDO o que dispõe o Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal (instituído pela Instrução Normativa n. 02 - Seplan, de 28 de maio de 2014, conforme delegação de competência conferida pelo Decreto distrital n. 35.404, de 07 de maio de 2014), especialmente quanto aos procedimento de vistas e cópias de processos administrativos por particulares; CONSIDERANDO a inexistência de contrato celebrado para a prestação de serviços reprográficos a esta Secretaria, o que tem acarretado a utilização dos escassos recursos humanos para acompanhar os particulares nas consultas e realização de cópias (reprográficas ou digitalizadas) requeridas, com o comprometimento das demais atividades a serem desempenhadas, e CONSIDERANDO a natureza pública dos recursos materiais e humanos afetos a esta Pasta, o que se torna incompatível com a utilização dos mesmos para fins particulares de forma gratuita, estabelece que a obtenção de vistas e cópias (reprográficas ou digitalizadas), do inteiro teor ou de partes de processos administrativos, por particulares, se dará do seguinte modo:
Art. 1º A competência para deliberar acerca de vistas e cópias (reprográficas ou digitalizadas), do inteiro teor ou de partes de processos administrativos a particulares, recairá sobre o Gerente da Gerência de Documentação - Gedoc, ao qual competirá verificar a rotina prevista no Manual, observando-se a Portaria n. 116 - Seplag, de 11 de junho de 2008, a Lei distrital n. 4.990, de 12 de dezembro de 2012, e o Decreto distrital n. 34.276, de 11 de abril de 2013.
§ 1º O particular interessado em obter vistas ou cópias (fotográficas ou digitalizadas) deverá dirigir-se à Gedoc e preencher o requerimento a que alude o Anexo III do Manual.
§ 2º Após verificação do requerimento preenchido, estando em termos, a Gerência deverá solicitar os autos do processo ao setor onde se encontram, e, em seguida, autorizar o que foi objeto de requerimento, uma vez atendidos os requisitos necessários.
§ 3º A obtenção de vistas de processos será presencial e deverá ser acompanhada pelo Gerente ou por servidor por ele indicado, integrante dos quadros da Gerência.
§ 4º Salvo nos casos amparados pelo artigo 5º, XXXIV, b, da Constituição Federal, combinado com artigo 23 da Lei Orgânica do Distrito Federal, a reprodução de cópias de interesse particular será condicionada ao recolhimento de documento de arrecadação DAR, código 3573 - taxa de expediente, no Banco de Brasília, do valor da despesa a ser realizada, nos termos da Portaria n. 116 - Seplag, de 11 de junho de 2008.
§ 5º Finda a consulta (ou entregue as cópias), o requerimento preenchido (com a declaração de recebimento das cópias), a procuração outorgada pelo requerente (em caso de pedido realizado por procurador), bem como o comprovante de pagamento do documento de arrecadação a que se refere a Portaria n. 116 - Seplag, de 11 de junho de 2008, deverão ser anexados aos autos, a fim de que fique registrado o acesso aos autos por particular.
§ 6º Concluída a rotina, os autos serão devolvidos ao setor de origem.
Art. 2º O fornecimento de cópia digital dependerá, além do preenchimento dos requisitos acima, do fornecimento de uma mídia nova apta à gravação de dados.
Art. 3º O fornecimento de cópia de documento que contenha informação sigilosa deve obedecer ao disposto na Lei distrital n. 4.990, de 12 de dezembro de 2012, e no Decreto distrital n. 34.276, de 11 de abril de 2013.
Art. 4º Os casos omissos nesta Ordem de Serviço serão dirimidos pela Subsecretaria de Administração Geral.
Art. 5º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
PAULO CÉSAR TEODORO DA SILVA
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 9, seção 1, 2 e 3 de 12/01/2017 p. 19, col. 1