PORTARIA CONJUNTA Nº 46, DE 08 DE SETEMBRO DE 2017
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do Banco de Brasília (BRB), e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) e o PRESIDENTE DO BANCO DE BRASÍLIA, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo artigo 5º, inciso IX, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do Banco de Brasília (BRB), e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre de forma escalonada e se inicia pelo processo de negócio "ATENDIMENTO ÀS DEMANDAS EXTERNAS" que é assistido pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF, sendo os demais processos previamente definidos pelo Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF do Banco de Brasília.
§ 1º A implantação do SEI-GDF no Banco de Brasília, dar-se-á a partir de 20/11/2017, conforme previsto em cronograma de implantação.
§ 2º O Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF do Banco de Brasília, terá o prazo de 180 (centro e oitenta) dias para finalizar a implantação, a contar da data prevista no § 1º deste artigo.
Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no "SEI-GDF" deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".
Art. 4º Durante a fase de implantação do SEI-GDF, no Banco de Brasília, os processos se iniciam com o número 3000. Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos administrativos do Banco de Brasília, a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º Para cada processo administrativo implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º Para cada tipo de processo implantado, no âmbito do Banco de Brasília, e que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEI-GDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o Banco de Brasília deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravar em mídia eletrônica em formato PDF;
II -o Banco de Brasília deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta ao Banco de Brasília, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados ao Banco de Brasília por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - o Banco de Brasília deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pelo Banco de Brasília, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito do Banco de Brasília, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores do Banco de Brasília, abaixo discriminados, para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF:
I - Júlio César Alexandre de Santana, matrícula 62562, que o Coordenará;
II - Guilherme Thiele Soares, matrícula 63800, como suplente do Coordenador;
III - Daniela Ferreira de Oliveira, matrícula 814038; como membro;
IV - Lindembergue Igor Silva, matrícula 57768; como membro;
V - Patrícia Laís da Silva, matrícula 824318; como membro;
VI - Renata Azeredo Barros, matrícula 60137; como membro;
VII - Paulo de Souza Feitosa, matrícula 59477; como membro.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. O Comitê Setorial de Gestão pode propor a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, o Banco de Brasília deve expedir Portaria com os ajustes necessários.
Art. 13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal
Presidente do Banco de Brasília
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 214, seção 1, 2 e 3 de 08/11/2017 p. 23, col. 1