INSTRUÇÃO Nº 300, DE 13 DE DEZEMBRO DE 2017
(revogado pelo(a) Portaria 18 de 15/05/2018)
Dispõe sobre a organização das rotinas administrativas da Unidade de Controle Interno (UCI) do Transporte Urbano do Distrito Federal (DFTrans) e dá outras providências.
O DIRETOR-GERAL DO TRANSPORTE URBANO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e regimentais, em especial o artigo 7º do Regimento Interno desta Autarquia, aprovado pelo Decreto nº 27.660, de 24 de janeiro de 2007, e, considerando a necessidade de organização e aperfeiçoamento das rotinas administrativas submetidas à apreciação da Unidade de Controle Interno (UCI) do DFTrans, a fim de assegurar a efetivação do controle e atendimento da legislação pertinente, bem como assegurar transparência, isonomia, eficiência e economicidade dos atos administrativos internos, e com a instituição da Política de Gestão de Riscos no âmbito do Transporte Urbano do Distrito Federal, por meio da Instrução nº 292, de 06 de dezembro de 2017, RESOLVE:
Art. 1° Ficam regulamentadas as rotinas administrativas da Unidade de Controle Interno (UCI) do órgão gestor de transporte público do Distrito Federal, Transporte Urbano do Distrito Federal (DFTrans), objetivando a implementação de procedimentos de controle a fim de evitar a prática de irregularidades, preservar o patrimônio público, bem como avaliar a eficiência e eficácia da gestão pública no âmbito daquela unidade orgânica do DFTrans.
Art. 2° Para fins desta Instrução entende-se como:
I - Procedimento de controle: procedimentos inseridos na rotina de trabalho visando à efetivação do controle sobre determinado ato, a fim de evitar a prática de irregularidades, preservar o patrimônio público, bem como avaliar a eficiência e eficácia da gestão pública;
II - SICOP: Sistema Integrado de Controle de Processos;
IV - ABNT: Associação Brasileira de Normas Técnicas;
V - Base de Dados da UCI: conjunto de dados e informações relativas aos expedientes submetidos e gerados à Unidade de Controle Interno;
VI - TCDF: Tribunal de Contas do Distrito Federal;
VII - CGDF: Controladoria-Geral do Distrito Federal;
VIII - SEI: Sistema Eletrônico de Informações.
CAPÍTULO III - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 3º O controle e registro dos processos e documentos encaminhados à UCI dar-se-á por meio do SEI, excetuando-se os documentos físicos encaminhados à UCI que, quando não digitalizados no SEI, deverão ser registrados na base de dados da UCI.
Art. 4° Consideram-se urgentes e, nessa qualidade, terão tramitação especial os processos e documentos referentes a demandas do Tribunal de Contas do Distrito Federal, da Controladoria-Geral do Distrito Federal, da Secretaria de Estado de Mobilidade, órgãos do Poder Judiciário, Ministério Público do Distrito Federal e Territórios e a Polícia Civil do Distrito Federal.
Art. 5° Os prazos previstos nesta Instrução começarão a fluir a contar do efetivo recebimento do expediente que ordenar a diligência ou da efetiva disponibilização do expediente eletrônico que ordenar a distribuição.
Art. 6° A Unidade de Controle Interno disporá de serviços auxiliares destinados à prestação do apoio administrativo necessário ao exercício de suas atividades.
CAPÍTULO IV - DA ESTRUTURA DA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO
Art. 7° A Unidade de Controle Interno disporá da seguinte estrutura:
IV - Unidade de Apoio Administrativo.
Parágrafo único: os setores constantes dos incisos I, II e III do caput são responsáveis pelo desempenho das atividades finalísticas da Unidade de Controle Interno.
Art. 8° A Unidade Técnica dispõe dos seguintes núcleos:
I - Núcleo de Correição, unidade de execução diretamente subordinada ao Chefe da Unidade de Controle Interno;
II - Núcleo de Controle, unidade de execução diretamente subordinada ao Chefe da Unidade de Controle Interno;
III - Núcleo de Atendimento das Demandas dos Órgãos de Controle, unidade de execução diretamente subordinada ao Chefe da Unidade de Controle Interno.
CAPÍTULO V - DAS MANIFESTAÇÕES TÉCNICAS
Art. 9°. As manifestações técnicas da Unidade de Controle Interno serão formalizadas por meio de parecer, nota técnica, cota e despacho de mero expediente, sendo vedada a redação manuscrita.
§ 1º As manifestações técnicas deverão atender as regras estabelecidas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).
§ 2º A manifestação técnica indicará, expressamente, quando possível, os atos e as manifestações anteriores que sejam, por meio dela, alterados ou revisados.
§ 3º No caso dos expedientes físicos, os pareceres, notas técnicas e despachos de mero expediente terão numeração sequencial e exclusiva, reiniciada a cada ano.
§ 4º No caso dos expedientes eletrônicos, os pareceres, notas técnicas e despachos de mero expediente deverão observar a numeração gerada pelo SEI, com respectivo número do documento.
§ 5º A Assessoria da Chefia, juntamente com a Unidade de Apoio Administrativo, providenciará e manterá o arquivo digital próprio da Unidade de Controle Interno em formato pdf relativo aos pareceres, notas técnicas e respectivas cotas.
Art. 10. O parecer deverá ser elaborado como resultado de estudos e análises técnicas de natureza complexa que exijam aprofundamento, como também para responder consultas que exijam a demonstração do raciocínio e o seu desenvolvimento.
Parágrafo único. Todo parecer deve ser conclusivo em relação à matéria a que se referir e se compõe de, no mínimo, ementa, relatório, fundamentação e conclusão.
Art. 11. A nota técnica deverá ser elaborada quando se tratar de hipótese anteriormente examinada; nos casos de menor complexidade técnica; e nos casos de atuação suplementar e não definitiva da Unidade de Controle Interno quando acionada por outras entidades da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal.
Parágrafo único. A nota técnica dispensa a descrição da consulta, o histórico dos fatos e o sumário das questões, devendo, contudo, ser fundamentada.
Art. 12. Os despachos de mero expediente são aqueles atos que não possuem conteúdo decisório e têm como finalidade primordial impulsionar o processo, impedir eventuais vícios ou irregularidades e demandar as unidades orgânicas da DFTrans.
Art. 13. A cota, ato exclusivo da Chefia da Unidade de Controle Interno, será lançada sequencialmente ao parecer, à nota técnica, ou, caso necessário, em documento à parte, podendo apresentar o seguinte conteúdo:
I - aprovação integral, quando o parecer e a nota técnica for aprovada pela Chefia da Unidade de Controle Interno na sua totalidade, podendo, entretanto, acrescer informações pertinentes ao conteúdo da manifestação.
II - aprovação parcial, quando a Chefia da Unidade de Controle Interno discorde de parte do parecer ou da nota técnica, caso em que deverá indicar expressamente o ponto controverso e resolver a questão objeto da divergência.
III - rejeição, quando o parecer ou a nota técnica não for aprovada pela Chefia da Unidade de Controle Interno, caso em que deverá indicar expressamente o ponto controverso e resolver a questão objeto da divergência.
Parágrafo único. A cota deverá conter as instruções sobre o encaminhamento posterior do feito em qualquer uma das hipóteses dos incisos deste artigo.
Art. 14. Caso a Chefia da Unidade de Controle Interno considere insuficiente o parecer ou a nota técnica emitida, poderá solicitar o seu reexame ao servidor prevento por meio de despacho nos autos.
§ 1º Considera-se insuficiente a manifestação técnica que:
I - não aborde integralmente o tema objeto da consulta;
II - careça de fundamentação bastante a respaldar as suas conclusões;
III - apresente incongruência entre as conclusões e os fundamentos manejados;
IV - contenha obscuridades que impeçam a sua perfeita compreensão;
V - não seja conclusiva em relação à questão posta.
§ 2º Na hipótese do caput deste artigo, após a nova apreciação do servidor, os autos serão restituídos à Chefia para nova apreciação.
CAPÍTULO VI - DOS PROCEDIMENTOS VINCULADOS AOS EXPEDIENTES DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL E DA CONTROLADORIA-GERAL DO DISTRITO FEDERAL
Art. 15. Os expedientes encaminhados pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal ou pela Controladoria-Geral do Distrito Federal serão digitalizados no setor de Protocolo do DFTrans e, posteriormente, encaminhados à Unidade de Controle Interno.
Parágrafo único. Poderão ser recebidas e digitalizadas demandas físicas de caráter urgente, de forma excepcional, diretamente pela Chefia da Unidade de Controle Interno ou pela Diretoria-Geral do DFTrans.
Art. 16. Após o recebimento do documento na Unidade de Controle Interno, a Unidade de Apoio Administrativo adotará os seguintes procedimentos:
I - Verificará a existência de processo administrativo vinculado à demanda requerida, seja físico ou eletrônico;
II - No caso de documentos urgentes, e de forma excepcional, fará a digitalização do documento a fim de incluí-lo no SEI com informações basilares a conter, no mínimo, o assunto, interessado e o número do documento quando houver;
III - Quando da demanda do processo físico, o documento será registrado na Base de dados da UCI com informações basilares a conter, no mínimo, o número de expediente, o assunto, a entidade ou órgão interessado e o número de protocolo;
IV - Caso localize no SEI ou na Base de Dados da UCI processo relacionado ao respectivo expediente, deverá proceder à juntada do referido documento, desde que o processo esteja fisicamente disponível na UCI;
V - Inexistindo processo administrativo relacionado ao documento, a Unidade de Apoio Administrativo, após disponibilização na pasta vinculada ao protocolo, iniciará novo processo eletrônico no SEI, emitindo despacho de distribuição ao núcleo e servidor correspondente;
VI - Quando da demanda física, os autos serão encaminhados ao núcleo correspondente, já com a designação do servidor responsável, após a assinatura da chefia.
§ 1º Na hipótese do inciso IV, caso o processo eletrônico não esteja disponível no SEI à Unidade de Controle Interno, a Unidade de Apoio Administrativo deverá solicitar à unidade correspondente que seja disponibilizado e, caso necessário, que o processo seja enviado à UCI.
§ 2º A equipe de apoio administrativo terá até 1 (um) dia útil para realizar as atividades previstas neste artigo.
Art. 17. A Chefia da Unidade de Controle Interno distribuirá os autos aos servidores lotados no Núcleo de Controle da UCI em observância ao princípio da alternatividade.
Art. 18. Após disponibilização no SEI, o servidor responsável disporá de até 10 (dez) dias úteis para apreciação e encaminhamento do processo ao setor responsável para disponibilização da informação requerida, desde que o Tribunal de Contas do Distrito Federal ou a Controladoria-Geral do Distrito Federal não tenha fixado prazo que exija análise e processamento em tempo mais célere.
Parágrafo único. Requerimentos de menor complexidade definidos pela Chefia deverão ser analisados e encaminhados pelo servidor ao setor responsável no prazo de até 1 (um) dia útil.
Art. 19. O despacho proferido pelo servidor deverá indicar o prazo máximo para atendimento do feito pelo setor demandado.
Parágrafo único. Caso o setor demandado não atenda tempestivamente a diligência apontada, deverá, o servidor, emitir despacho para fins de reiteração do cumprimento do feito.
Art. 20. Após o retorno definitivo dos autos à Unidade de Controle Interno, o processo será encaminhado diretamente ao servidor responsável, que disporá de até 10 (dez) dias úteis para encaminhar o processo à Chefia da Unidade de Controle Interno com seu devido pronunciamento, desde que o Tribunal de Contas do Distrito Federal ou a Controladoria-Geral do Distrito Federal não tenha fixado prazo que exija análise e processamento em tempo mais célere.
§ 1º. Requerimentos de menor complexidade definidos pela Chefia deverão ser analisados e encaminhados pelo servidor à Chefia da Unidade de Controle Interno no prazo de até 2 (dois) dias úteis.
§ 2º. Na impossibilidade de se atender à requisição nos prazos estabelecidos neste artigo, o servidor responsável pelo expediente deverá, antes do término do prazo, noticiar circunstanciadamente o fato à Chefia da Unidade de Controle Interno, indicando o prazo razoável e promover diligências para solicitar prorrogação de prazo ao órgão ou entidade demandante, caso necessário.
Art. 21. Ato contínuo, a chefia emitirá posicionamento final sobre o feito e encaminhará o processo à Diretoria-Geral para conhecimento, manifestação e assinatura dos expedientes a serem enviados ao Tribunal de Contas do Distrito Federal e outras entidades ou órgãos, no que couber.
Parágrafo único. O apoio administrativo da Diretoria-Geral do Transporte Urbano do Distrito Federal deve conferir máxima prioridade na tramitação dos expedientes tratados neste capítulo.
Art. 22. Após deliberação da Diretoria-Geral, os autos serão imediatamente restituídos à Unidade de Controle Interno para que a equipe da Unidade de Apoio Administrativo promova as diligências necessárias para envio do(s) respectivo(s) expediente(s) com a máxima urgência e se certificará sobre o recebido do(s) referido(s) documento(s) com posterior encaminhamento do processo ao servidor responsável que se pronunciará sobre o andamento processual, seguida da cota da Chefia.
CAPÍTULO VII - DOS PROCEDIMENTOS VINCULADOS AOS EXPEDIENTES INTERNOS PARA MANIFESTAÇÃO TÉCNICA
Art. 23. A Unidade de Controle Interno somente emitirá manifestação técnica fundamentada caso a unidade orgânica do DFTrans demandante individualize o aspecto apontado de forma objetiva.
Parágrafo Único. Não havendo a pormenorização do aspecto apontado, os autos serão restituídos à unidade orgânica demandante para que o faça, por meio de despacho do servidor responsável submetido à apreciação da Chefia da Unidade de Controle Interno.
Art. 24. Os expedientes e processos encaminhados à UCI pelas unidades orgânicas do DFTrans para emissão da manifestação técnica serão disponibilizados e enviados pelo SEI.
Parágrafo único: a unidade de apoio administrativo observará a rotina estabelecida no art. 16, da presente Instrução, para os expedientes internos, no que couber.
Art. 25. A Unidade de Apoio Administrativo distribuirá os autos aos servidores lotados nos respectivos Núcleos, conforme a matéria, obedecendo o princípio da alternatividade, ressalvando-se os casos de prevenção.
Art. 26. Após disponibilização no SEI, o servidor responsável disporá de até 10 (dez) dias úteis para apreciação e manifestação técnica, contados da efetiva disponibilização a ele.
§ 1º. O prazo previsto no caput deste artigo poderá ser reduzido nas hipóteses de urgência assim declaradas pela chefia, oportunidade em que apontará o prazo para cumprimento.
§ 2º. Na impossibilidade de se atender a requisição no prazo assinado no caput deste artigo, o servidor destinatário deverá, antes do término do prazo, noticiar circunstanciadamente o fato à Chefia da Unidade de Controle Interno, indicando o prazo razoável, que poderá discordar com o pedido.
Art. 27. Caso necessário, o servidor poderá encaminhar o processo ou expediente ao setor responsável pelo fornecimento de uma determinada informação necessária para a conclusão do feito.
§ 1º Na hipótese do caput, o servidor deverá emitir despacho em até 2 (dois) dias úteis e deverá indicar o prazo máximo para atendimento do feito pelo setor demandado.
§ 2º Caso o setor demandado não atenda tempestivamente à diligência apontada, deverá, o servidor, promover atos para fins de reiteração do cumprimento do feito.
Art. 28. O servidor responsável pelo feito encaminhará o processo à Chefia da Unidade de Controle Interno com seu devido pronunciamento.
Art. 29. Após a conduta do artigo anterior, a Chefia da Unidade de Controle Interno emitirá posicionamento final sobre o feito, nos termos do artigo 15 desta Instrução, e restituirá o processo ao setor consulente ou à Diretoria-Geral do Transporte Urbano do Distrito Federal para deliberação, conforme o caso.
CAPÍTULO VIII - DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 30. Considerando o caráter confidencial e reservado das informações que tramitam na Controladoria Interna, nos impedimentos legais do titular, sua substituição deverá ser por servidor da própria unidade.
Art. 31. Nenhum processo, documento, acesso a sistemas informatizados ou informação poderão ser sonegados à Unidade de Controle Interno, no exercício de suas atribuições institucionais, salvo quando envolver assuntos de caráter sigiloso, na forma da lei, devendo os seus servidores guardar sigilo sobre documentos, dados e informações pertinentes aos assuntos a que tiverem acesso.
Art. 32. A Unidade de Controle Interno do DFTrans fica autorizada a compor os grupos de trabalho relacionados a tomadas de contas especiais, processos administrativos disciplinares, sindicâncias e demais processos correcionais por servidores indicados pelas respectivas diretorias do DFTrans pelo prazo de 1 (um) ano a contar da publicação desta Instrução, podendo ser prorrogado automaticamente por sucessivos períodos até a efetiva estruturação do Núcleo de Correição.
Art. 33. As comissões de sindicância, tomada de contas especial, processos administrativos disciplinares e demais grupos de trabalho, atualmente em vigor, deverão ser concluídos pelos respectivos servidores, já designados, no prazo de até 60 dias, podendo o prazo ser prorrogado desde que devidamente justificado.
Art. 34. As unidades orgânicas do DFTrans deverão atender tempestivamente às demandas requeridas no prazo indicado pela Unidade de Controle Interno.
§ 1º O não atendimento da requisição no prazo assinado, bem como a inobservância daqueles já previamente estipulados nesta Instrução, importa em responsabilidade do servidor competente, a ser apurada em processo administrativo instaurado para esta finalidade.
§ 2º Na impossibilidade de se atender à requisição, no prazo assinalado, o órgão destinatário deverá, antes do término do prazo, noticiar circunstanciadamente o fato à Unidade de Controle Interno, indicando o prazo razoável para fazê-lo.
§ 3º A Unidade de Controle Interno, caso seja possível, assinará um novo prazo ou, conforme o caso, noticiará ao órgão requerente para o imediato cumprimento da requisição, expondo os motivos do indeferimento.
Art. 35. A Chefia da Unidade de Controle Interno fica autorizada a assinar os ofícios e demais expedientes a serem enviados às entidades ou órgãos demandantes previstos nesta Instrução, nos limites de sua competência e com anuência da Diretoria-Geral.
Art. 36. Os integrantes da Unidade de Controle Interno deverão obedecer às diretrizes previstas no Manual de Comunicação Oficial do GDF; Manual de Gestão de Documentos; Manual do SICOP e Manual de Uso do SEI, devidamente disponibilizados no sítio eletrônico do DFTrans.
Art. 37. A Unidade de Controle Interno deve apoiar o Controle Externo no exercício de missão institucional, centralizando, em nível operacional, o relacionamento com o Tribunal de Contas do Distrito Federal, respondendo pelo:
I - Atendimento aos técnicos do controle externo;
II - Recebimento de diligências e coordenação das atividades para a elaboração de respostas; e
III - Acompanhamento da tramitação, julgamento dos processos e apresentação de recursos, quando couber.
Art. 38. Caberá à Chefia da Unidade de Controle Interno zelar pelo fiel cumprimento das normas definidas nos parágrafos anteriores e pelo controle da eficiência, da produtividade e da qualidade dos trabalhos desenvolvidos na UCI.
Art. 39. A Chefia da Unidade de Controle Interno regulamentará esta instrução mediante a expedição de ordens de serviço, no que couber.
Art. 40. Aplica-se o regramento estabelecido no art. 47 da Instrução DFTrans n° 252, de 16 de outubro de 2017, aos servidores públicos lotados na Unidade de Controle Interno que exercem atribuições jurídicas e dispõem de registro na Ordem dos Advogados do Brasil.
Art. 41. Revogam-se os artigos 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30 e 31 da Instrução DFTrans n° 252, de 16 de outubro de 2017, e demais disposições em contrário.
Art. 42. Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 238 de 14/12/2017
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 238, seção 1, 2 e 3 de 14/12/2017 p. 4, col. 1