INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 2/2016(*)
(Revogado(a) pelo(a) Instrução Normativa 2 de 18/06/2020)
Legislação correlata - Instrução Normativa 04 de 11/09/2017
Legislação correlata - Resolução 296 de 15/09/2016
Legislação correlata - Ordem de Serviço 2 de 03/04/2020
Estabelece normas de organização e apresentação das tomadas e prestações de contas anuais e extraordinárias.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência conferida pelo art. 16, inciso L, do Regimento Interno, tendo em vista o decidido pelo egrégio Plenário no Processo nº 5.642/07, na Sessão Ordinária nº 4913, realizada em 17 de novembro de 2016, e
Considerando a competência do Tribunal para julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos, estabelecida no art. 78, inciso II, da Lei Orgânica do Distrito Federal, de 8 de junho de 1993, e no art. 1º, inciso II, da Lei Complementar nº 1, de 9 de maio de 1994;
Considerando o poder regulamentar atribuído à Corte pelo art. 3º da Lei Complementar nº 1/94 para expedir atos e instruções sobre matérias de suas atribuições e sobre a organização dos processos que lhe devam ser submetidos;
Considerando que o art. 8º da Lei Complementar nº 1/94 estatui que as tomadas e prestações de contas a serem anualmente submetidas a julgamento do Tribunal serão organizadas de acordo com as normas estabelecidas em instrução normativa;
Considerando que o parágrafo único do art. 180 do Regimento Interno do Tribunal de Contas, aprovado pela Resolução nº 296/2016, estatui que o Tribunal disciplinará, em ato normativo, a forma de apresentação das tomadas e prestações de contas anuais e extraordinárias;
Considerando que o alcance da efetividade almejada na sistemática de contas anuais pressupõe uma maior aderência aos Princípios de Controle Externo; e
Considerando, finalmente, a necessidade de racionalizar, simplificar, padronizar e informatizar rotinas e procedimentos, bem como integrar, no processamento das contas, o controle da conformidade e do desempenho da gestão;
Resolve expedir a seguinte INSTRUÇÃO NORMATIVA:
Art. 1° As tomadas e prestações de contas anuais e extraordinárias dos administradores e demais responsáveis abrangidos pelo art. 6º, incisos I, III, IV e V da Lei Complementar nº 1/94 serão organizadas e apresentadas ao Tribunal de acordo com as disposições desta Instrução Normativa.
Parágrafo único. Para o disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:
I - processo de contas: conjunto de documentos e informações de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, obtidos direta ou indiretamente pelo Tribunal, que permitam avaliar a conformidade e o desempenho da gestão dos responsáveis a que alude o caput deste artigo;
II - processo de tomada de contas: processo de contas relativo à gestão dos responsáveis por jurisdicionadas pertencentes à administração direta, incluídos os órgãos do Poder Legislativo e a Defensoria Pública do Distrito Federal;
III - processo de prestação de contas: processo de contas concernente à gestão dos responsáveis por jurisdicionadas pertencentes à administração indireta;
IV - processo de contas anuais: processo de tomada ou prestação de contas organizado e apresentado anualmente pelas jurisdicionadas;
V - processo de contas extraordinárias: processo de tomada ou prestação de contas organizado e apresentado quando da cisão, desestatização, dissolução, extinção, fusão, incorporação, liquidação e transformação de órgão ou entidade da administração pública distrital, inclusive fundos especiais;
VI - processo de contas individualizadas: processo de contas anuais referente à gestão dos responsáveis de uma jurisdicionada;
VII - processo de contas agregadas: processo de contas anuais referente à gestão dos responsáveis de órgãos ou entidades que se relacionem em razão de vinculação, hierarquia, função ou programa de governo;
VIII - gestão: conjunto de atos praticados, em determinado período de tempo, pelos administradores e demais responsáveis, compreendendo a gerência de recursos humanos, materiais, tecnológicos, financeiros e institucionais, visando ao cumprimento da missão do órgão ou entidade;
IX - risco: suscetibilidade de ocorrência de eventos indesejáveis, tais como falhas e irregularidades em atos e procedimentos, ou de insucesso na obtenção de resultados esperados;
X - materialidade: representatividade dos valores orçamentários, financeiros e patrimoniais colocados à disposição dos gestores ou do volume de bens e valores efetivamente geridos;
XI - relevância: importância social ou econômica de uma jurisdicionada para a administração pública distrital ou para a sociedade, em razão das atribuições e dos programas, projetos e atividades sob a responsabilidade de seus gestores, assim como das ações que desempenha, dos bens que produz e dos serviços que presta à população;
XII - exame da conformidade: análise da legalidade, legitimidade e economicidade da gestão em relação a padrões normativos e operacionais expressos nas normas e regulamentos aplicáveis e da capacidade dos controles internos de identificar e corrigir falhas e irregularidades;
XIII - exame do desempenho: análise da eficácia, eficiência, efetividade e economicidade da gestão em relação a padrões administrativos e gerenciais expressos em metas e resultados negociados com a administração superior ou definidos em leis orçamentárias; e da capacidade dos controles internos de minimizar riscos e evitar falhas e irregularidades;
XIV - controles internos: conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar a conformidade dos atos de gestão e a concorrer para que os objetivos e metas estabelecidos para as jurisdicionadas sejam alcançados com eficácia, eficiência, efetividade e economicidade;
XV - sistema de controle interno: conjunto de unidades agrupadas em subsistemas e com atribuições orientadas para o desempenho coordenado e harmônico das funções de planejamento, orçamento, administração financeira, contabilidade, auditoria e patrimônio, previstas no art. 2º, § 1º, do Ato das Disposições Transitórias da Lei Orgânica do Distrito Federal;
XVI - órgãos de controle interno: unidades integrantes da estrutura dos sistemas de controle interno da administração pública incumbidas da verificação da consistência e qualidade dos controles internos, entre outras; e
XVII - órgão central do sistema de controle interno: unidade integrante do sistema de controle interno da administração pública responsável pela supervisão e coordenação dos demais órgãos de controle interno no exercício de suas respectivas competências, objetivando o cumprimento eficaz das finalidades enumeradas no art. 80 da Lei Orgânica do Distrito Federal
Art. 2º As tomadas de contas anuais dos administradores e demais responsáveis da administração direta do Distrito Federal, incluídos os órgãos do Poder Legislativo e a Defensoria Pública do Distrito Federal, e as prestações de contas anuais dos dirigentes das entidades da administração indireta do Distrito Federal deverão ser entregues ao Tribunal até trinta e um de julho do ano seguinte ao qual se referirem.
Parágrafo único. Para assegurar o cumprimento do prazo previsto no caput, as contas anuais deverão ser encaminhadas ao órgão central do sistema de controle interno até trinta e um de maio.
Art. 3º Os prazos estipulados no caput do art. 2º somente serão prorrogados pelo Tribunal em caráter excepcional e mediante solicitação devidamente fundamentada.
Art. 4º A inobservância dos prazos previstos no parágrafo único do art. 2º configurará, em princípio, omissão no dever de prestar contas para efeito do disposto no art. 17, inciso III, alínea a, da Lei Complementar nº 1/94, sem prejuízo da instauração da tomada de contas especial cabível, conforme previsto no art. 185 do Regimento Interno.
Art. 5º A tomada ou prestação de contas anual será considerada entregue ao Tribunal quando organizada e apresentada com todas as peças e elementos exigidos nesta Instrução Normativa e em decisão normativa que venha a ser editada pelo Tribunal.
Art. 6º As contas anuais serão apresentadas pelas jurisdicionadas na forma definida pelo Tribunal neste ato normativo e/ou em decisão normativa a ser editada e abrangerão a gestão dos responsáveis que desempenharem as naturezas de responsabilidade relacionadas no art. 8º.
§ 1º As contas anuais serão organizadas e apresentadas na forma individualizada ou agregada.
§ 2º As contas dos órgãos da administração direta do Poder Executivo, incluídos os fundos especiais, serão organizadas pelo órgão central de contabilidade do Governo do Distrito Federal.
§ 3º A decisão normativa de que trata o caput deste artigo definirá os critérios de aplicabilidade e as orientações para a organização e apresentação das contas anuais.
Art. 7º Considerando as necessidades de racionalização, simplificação e padronização, as contas anuais serão organizadas e enviadas ao Tribunal na forma disposta no Título IV desta Instrução Normativa, bem como de outros atos administrativos que venham a ser editados pelo Tribunal.
Art. 8º Serão incluídos no rol de responsáveis os titulares e respectivos substitutos que desempenharem, durante o período de que tratam as contas anuais, as seguintes naturezas de responsabilidade:
I - dirigente máximo da jurisdicionada;
II - ordenador de despesas ou gestor de fundo especial;
IV - membro de órgão colegiado definido em lei, regulamento ou estatuto;
V - responsável por unidade de administração geral ou equivalente;
§ 1º Nas contas anuais dos administradores e demais responsáveis dos fundos especiais serão elencados os titulares e substitutos que tenham desempenhado as naturezas de responsabilidade indicadas no caput.
§ 2º Nos casos de liquidação, extinção ou intervenção em autarquia, fundação, empresa pública, sociedade de economia mista e empresa controlada direta ou indiretamente pelo Distrito Federal, serão elencados, também, o liquidante, o inventariante ou o interventor.
§ 3º Nos casos de delegação de competência, serão elencadas as autoridades delegantes e delegadas.
§ 4º O Tribunal poderá definir outros responsáveis a serem relacionados no rol a que se refere este artigo ou alterar a sua composição de modo a adequá-lo à realidade administrativa do órgão ou entidade.
Art. 9º Constarão do rol de responsáveis as seguintes informações:
I - nome do responsável, completo e por extenso, data de nascimento e número do Cadastro de Pessoa Física do Ministério da Fazenda (CPF/MF);
II - nome da mãe, completo e por extenso;
III - identificação da natureza de responsabilidade, conforme descrita no artigo anterior e na decisão normativa de que trata o caput do art. 6º, bem como dos cargos ou funções exercidos;
IV - indicação dos períodos de gestão, por cargo ou função;
V - atos de nomeação, designação ou exoneração, incluindo a data de publicação no Diário Oficial do Distrito Federal;
VI - endereço residencial completo, telefone para contato e endereço eletrônico, se houver.
Parágrafo único. O órgão central de contabilidade do Governo do Distrito Federal e o órgão central do sistema de controle interno deverão disponibilizar ao TCDF banco de dados contendo as informações de que trata este artigo.
Art. 10. As contas anuais serão organizadas e apresentadas com as seguintes peças:
I - relatório conclusivo do organizador ou tomador de contas, conforme o caso;
II - rol de responsáveis, de acordo com o Capítulo III, Título II, desta Instrução Normativa;
III - relatório de gestão firmado pelo titular da jurisdicionada;
IV - demonstrações orçamentárias, financeiras, patrimoniais e contábeis sintéticas, exigidas pela legislação aplicável;
V - relatórios e pareceres de órgãos, entidades ou instâncias que devam se pronunciar sobre as contas dos responsáveis pela jurisdicionada, consoante previsto em lei, atos constitutivos, deliberações plenárias do TCDF e em decisão normativa;
VI - relatório e certificado de auditoria do órgão central de controle interno com manifestação sobre irregularidade ou ilegalidade constatada e providência corretiva recomendada, bem assim quanto à eficácia e eficiência da gestão orçamentária, financeira, contábil e patrimonial; e
VII - pronunciamento do dirigente a que alude o art. 51 da Lei Complementar n.º 01/1994 sobre as contas e o parecer do órgão central de controle interno, atestando haver tomado conhecimento das conclusões neles contidas.
§ 1º A forma e o conteúdo das peças que integrarão as contas anuais serão definidos pelo Tribunal por meio de decisão normativa, considerando a natureza da jurisdicionada e as necessidades de informação que permitam avaliar a conformidade e o desempenho da gestão dos responsáveis.
§ 2º Os processos de contas anuais deverão incluir todos os recursos orçamentários e extraorçamentários, utilizados, arrecadados, guardados ou geridos pela jurisdicionada ou pelos quais ela responda, inclusive aqueles oriundos de fundos de natureza contábil, recebidos de entes da administração pública distrital ou federal ou descentralizados para execução indireta.
§ 3º Os elementos referidos no caput deverão evidenciar a boa e regular aplicação dos recursos públicos, inclusive os repassados pelo Distrito Federal mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, e a observância aos dispositivos legais e regulamentares aplicáveis.
§ 4º A Secretaria de Controle Externo do Tribunal responsável pelo exame dos processos de controle externo a que alude a presente Instrução Normativa poderá requisitar outras peças necessárias à instrução processual.
Art. 11. Na hipótese de cisão, desestatização, dissolução, extinção, fusão, incorporação, liquidação e transformação de órgão ou entidade da administração pública distrital, inclusive fundo especial, será devida a organização e apresentação de tomada e prestação de contas extraordinária, abrangendo o período compreendido entre o início do exercício anual e a data de conclusão de cada processo, a ser apresentada ao Tribunal no prazo de cento e vinte dias.
§ 1º Caso o processo a que alude o caput extrapole ao exercício civil deverá ser organizada e apresentada tomada e prestação de contas anual.
§ 2º As tomadas e prestações de contas extraordinárias serão apresentadas pelo liquidante, inventariante, interventor, órgão ou entidade sucessora com as peças elencadas no art. 10 e o relatório conclusivo do organizador, que indicará as providências adotadas para o encerramento das atividades da jurisdicionada, em especial as que dizem respeito à transferência patrimonial e à situação dos processos administrativos em tramitação
DO PROCESSO ELETRÔNICO DE CONTAS (e-CONTAS)
Art. 12. A remessa das contas anuais e extraordinárias relativas ao exercício financeiro de 2016 ao Tribunal será feito por intermédio do sistema e-Contas.
Art. 13. O Tribunal disponibilizará acesso ao e-Contas no endereço eletrônico www.tc.df.gov.br/econtas, mediante prévio cadastramento de usuário.
Parágrafo único. Os requisitos para operacionalização do sistema encontram-se disponíveis em manual disponibilizado no endereço eletrônico informado no caput.
Art.14. Para compor o processo de contas, os documentos eletrônicos cadastrados no eContas devem ser assinados ou autenticados mediante dispositivo de certificado digital (eCPF).
§ 1° A assinatura ou a autenticação dos documentos eletrônicos somente será permitida ao usuário que acessar o sistema, utilizando o próprio e-CPF;
§ 2° A inclusão ou a exclusão de arquivo em documento eletrônico assinado implicará na revogação automática da assinatura digital:
§ 3° Os documentos originais cujos formato, tamanho ou conteúdo não puderem ser convertidos em arquivos digitais compatíveis com as características previstas no manual do sistema poderão ser substituídos por extratos eletrônicos;
§ 4° Os documentos originais devem permanecer sob guarda e responsabilidade do jurisdicionado e do organizador das contas anuais pelo prazo previsto em lei e, sempre que imprescindíveis à apreciação das contas anuais ou extraordinárias, devem ser disponibilizados ao Tribunal, mediante requisição:
§ 5° Os documentos eletrônicos somente poderão ser excluídos antes da movimentação do processo de contas;
§ 6° O processo de contas não poderá ser movimentado se houver documento eletrônico não assinado.
Art. 15. Na elaboração do processo de contas o jurisdicionado e organizador das contas anuais identificarão os processos originais dos quais foram extraídos documentos ou informações para atualização do e-Contas
Art. 16. Concluída a instrução do processo de contas, o jurisdicionado e o organizador das contas, após verificação de eventuais inconsistências, deverão enviá-lo ao órgão central do sistema de controle interno, via sistema e-Contas.
Art. 17. O órgão central do sistema de controle interno procederá ao exame da documentação encaminhada e, caso verifique alguma inconsistência, devolverá o processo de contas ao respectivo jurisdicionado por meio do sistema e-Contas.
Art. 18. O jurisdicionado e o organizador das contas anuais deverão atender com prioridade a diligência solicitada, incluindo novos documentos ou desativando documentos porventura inconsistentes, e devolver o processo das contas ao órgão central do sistema de controle interno.
Art. 19. Concluída a instrução do processo de contas, o órgão central do sistema de controle interno deverá enviá-lo ao Tribunal.
Art. 20. O Tribunal procederá ao exame da documentação encaminhada e, caso verifique alguma inconsistência, devolverá o processo de contas ao órgão central do sistema de controle interno.
Art. 21. Verificada a suficiência e a consistência dos documentos apresentados, será autuado o respectivo processo no e-TCDF.
Art. 22. O jurisdicionado, o organizador das contas anuais e o órgão central do sistema de controle interno deverão comunicar ao Tribunal, imediatamente, quaisquer falhas ou problemas que comprometam a consistência dos dados ou inviabilizem a utilização do eContas.
Art. 23. As tomadas e prestação de contas anuais relativas ao exercício financeiro de 2015 poderão ser encaminhadas em meio eletrônico ao órgão central de controle interno até o dia 31 de dezembro de 2016, contendo a documentação prevista nesta norma, que a seu turno as entregará ao Tribunal até 28 de fevereiro de 2017.
Art. 24. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 221, seção 1 de 24/11/2016 Nota: (*) Republicação da Instrução Normativa nº 2/2016, aprovada na Sessão Ordinária nº 4913, de 17.11.2016, por ter saído com incorreções na publicação constante no DODF nº 218, Seção I, edição de 21 de novembro de 2016, páginas 31/32. Este texto não substitui o publicado no DODF nº 218, seção 1 de 21/11/2016 p. 31, col. 2 Este texto não substitui o publicado no DODF nº 221, seção 1 de 24/11/2016 p. 16, col. 2