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INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 20 DE MAIO DE 2020
Estabelece normas de organização e apresentação das tomadas e prestações de contas anuais e extraordinárias a serem submetidas ao julgamento do Tribunal de Contas do Distrito Federal, nos termos do art. 6º da Lei Complementar nº 1, de 9 de maio de 1994.
A PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência que lhe confere o art. 16, inciso L do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 296, de 15 de setembro de 2016, tendo em vista o decidido pelo egrégio Plenário no Processo nº 7739/17-e, na Sessão Ordinária nº 5209, realizada em 20 de maio de 2020, e
Considerando a competência do Tribunal para julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos, estabelecida no art. 78, inciso II da Lei Orgânica do Distrito Federal, de 8 de junho de 1993, e no art. 1º, inciso II da Lei Complementar nº 1, de 9 de maio de 1994;
Considerando o poder regulamentar atribuído ao Tribunal para expedir atos e instruções sobre matérias de suas atribuições e sobre a organização dos processos que lhe devam ser submetidos em atenção ao art. 3º da Lei Complementar nº 1/94;
Considerando a atribuição cometida ao Tribunal de disciplinar em ato normativo a forma de organização e apresentação das tomadas e prestações de contas anuais e extraordinárias, consoante art. 180 do Regimento Interno; e
Considerando a necessidade de racionalizar, simplificar, padronizar e informatizar rotinas e procedimentos, bem como integrar, no processamento das contas anuais e extraordinárias, o controle da conformidade e do desempenho da gestão;
Resolve expedir a seguinte INSTRUÇÃO NORMATIVA:
Art. 1° As tomadas e prestações de contas anuais e extraordinárias dos administradores e demais responsáveis abrangidos pelo art. 6º, incisos I, III, IV e V e art. 8º da Lei Complementar nº 1, de 9 de maio de 1994, serão organizadas e apresentadas ao Tribunal de acordo com o disposto nesta Instrução Normativa e na decisão normativa a ser editada anualmente para dispor a respeito da matéria em cada exercício financeiro.
Parágrafo único. Para fins desta Instrução Normativa considerar-se-á:
I – processo de contas anuais ou extraordinárias: conjunto de documentos e informações de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial que permita avaliar a conformidade e o desempenho da gestão dos administradores ou responsáveis a que alude o caput deste artigo;
II – relatório de gestão: documento elaborado com o objetivo de demonstrar, esclarecer e justificar os resultados alcançados frente aos objetivos estabelecidos para os órgãos e entidades da administração pública;
III – contas anuais: processo de tomada ou prestação de contas organizado e apresentado anualmente ao Tribunal para exame da conformidade e do desempenho da gestão dos administradores ou responsáveis a que alude o caput deste artigo;
IV – contas extraordinárias: processo de tomada ou prestação de contas organizado e apresentado ao Tribunal em virtude de cisão, desestatização, dissolução, extinção, fusão, incorporação, liquidação e transformação de órgão ou entidade da administração pública, inclusive fundos especiais, para exame da conformidade e do desempenho da gestão dos administradores ou responsáveis a que alude o caput deste artigo;
V – tomada de contas: processo de contas anuais ou extraordinárias relativo à administração direta, incluídos os órgãos do Poder Legislativo e a Defensoria Pública do Distrito Federal;
VI – prestação de contas: processo de contas anuais ou extraordinárias concernente a administração indireta ou contrato de gestão celebrado com órgãos e entidades da administração pública;
VII – contas individualizadas: processo de contas anuais ou extraordinárias referente à gestão de um órgão, entidade ou fundo da administração pública, inclusive fundos especiais;
VIII – contas agregadas: processo de contas anuais ou extraordinárias alusivo à gestão de mais de um órgão, entidade ou fundo da administração pública, inclusive fundos especiais, que se relacionem em razão de vinculação, hierarquia, função ou programa de governo e que possuem responsáveis distintos;
IX – contas consolidadas: processo de contas anuais ou extraordinárias atinente à gestão de mais de um órgão, entidade ou fundo da administração pública, inclusive fundos especiais, que se relacionem em razão de vinculação, hierarquia, função ou programa de governo e que possuam responsáveis comuns;
X – gestão: conjunto de atos praticados pelos administradores ou responsáveis em determinado período de tempo, compreendendo a administração de recursos humanos, materiais, tecnológicos, financeiros e institucionais, visando ao cumprimento da missão do órgão ou entidade da administração pública;
XI – risco: efeito da incerteza sobre os objetivos e resultados esperados ou de insucesso na sua obtenção; e a suscetibilidade de ocorrência de eventos indesejáveis;
XII – materialidade: representatividade dos valores orçamentários, financeiros e patrimoniais colocados à disposição dos gestores ou do volume de bens e valores efetivamente geridos pelos administradores ou responsáveis;
XIII – relevância: importância social ou econômica de um órgão ou entidade para a administração pública ou para a sociedade, em razão das atribuições, programas, projetos e atividades sob sua responsabilidade, assim como das ações que desempenha, dos bens que produz e dos serviços que presta;
XIV – exame da conformidade: análise da legalidade, legitimidade e aderência dos atos e fatos da gestão aos normativos; e a capacidade dos controles internos de prevenir, identificar e corrigir irregularidades;
XV – exame do desempenho: análise da eficácia, eficiência, efetividade e economicidade da gestão em relação a padrões operacionais estabelecidos sob a forma de metas e resultados negociados com a administração superior ou definidos em leis orçamentárias; e a capacidade dos controles internos de minimizar riscos da gestão não alcançar seus objetivos;
XVI – controles internos: conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar a conformidade dos atos de gestão e o atingimento dos objetivos e metas estabelecidos com eficácia, eficiência, efetividade e economicidade;
XVII – sistema de controle interno: conjunto de unidades agrupadas em subsistemas e com atribuições orientadas para o desempenho coordenado e harmônico das funções de planejamento, orçamento, administração financeira, contabilidade, auditoria e patrimônio, a que alude o art. 2º, § 1º do Ato das Disposições Transitórias da Lei Orgânica do Distrito Federal;
XVIII – órgãos de controle interno: unidades integrantes da estrutura dos sistemas de controle interno da administração pública incumbidas da verificação da consistência e qualidade dos controles internos, entre outras atividades;
XIX – órgão central do sistema de controle interno: unidade integrante do sistema de controle interno da administração pública responsável pela função de auditoria interna no Poder Executivo do Distrito Federal;
XX – auditoria de contas: conjunto de procedimentos e técnicas fiscalizatórias empregado pelos órgãos de controle interno que permitam emitir opinião quanto à regularidade das contas anuais ou extraordinárias;
XXI – relatório de auditoria de contas: documento editado pelo órgão central do sistema de controle interno para subsidiar o julgamento das contas anuais ou extraordinárias dos órgãos e entidades da administração pública, em atenção ao art. 80, § 4º da Lei Orgânica do Distrito Federal;
XXII – certificado de auditoria: documento que formaliza a opinião do órgão central do sistema de controle interno quanto à regularidade da gestão em exame, com a individualização da situação dos administradores ou responsáveis a partir do relatório de auditoria de contas;
XXIII – matriz de responsabilização: documento que formaliza a responsabilização dos administradores e demais responsáveis que derem causa às falhas identificadas no relatório de auditoria de contas.
Art. 2º As contas anuais serão organizadas e apresentadas de forma individualizada, agregada ou consolidada e com atenção à padronização, racionalização e simplificação processual, em conformidade com a decisão normativa a que se refere o caput do art. 1º.
§1º A definição da forma e do conteúdo de apresentação das contas anuais ou extraordinárias deverá atentar para o risco da obtenção de resultados indesejados, a materialidade dos bens e valores geridos e a relevância dos programas, órgãos e entidades para a administração pública e a sociedade.
§ 2º A decisão normativa a que se refere o caput do art. 1º poderá distribuir em grupos e subgrupos os órgãos e as entidades da administração pública, eleger as peças processuais que integrarão as contas anuais de cada grupo ou subgrupo e estabelecer a profundidade e extensão dos exames a serem realizados pelos órgãos de controle interno na realização de auditoria de contas.
§ 3º As tomadas de contas anuais ou extraordinárias dos órgãos da administração direta do Poder Executivo, incluídos os fundos especiais, serão organizadas pelo órgão central de contabilidade do Governo do Distrito Federal e encaminhadas pelo órgão central do sistema de controle interno ao Tribunal por meio do Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas.
Art. 3º O rol de responsáveis será integrado pelos titulares e seus respectivos substitutos que desempenharem as seguintes naturezas de responsabilidade durante o período de que tratam as contas anuais ou extraordinárias:
III – membro de diretoria colegiada ou executiva.
§ 1º No caso do inciso III do caput, o rol de responsáveis será integrado pelos membros da diretoria colegiada ou executiva que tenha praticado atos de gestão, em conformidade com a decisão normativa a que se refere o caput do art. 1º.
§ 2º Quando houver delegação de competência, o rol de responsáveis será integrado pela autoridade delegante e delegada.
§ 3º Em se tratando de contas extraordinárias, o rol de responsáveis será integrado pelo liquidante, inventariante ou interventor e seus substitutos.
§ 4º Na ausência de indicação do ordenador de despesa no ato constitutivo ou regulamentar do fundo especial, a responsabilidade deverá recair, preferencialmente, sobre os ordenadores de despesa da secretaria de estado ou unidade gestora a que o fundo estiver vinculado.
§ 5º A decisão normativa a que se refere o caput do art. 1º indicará, por órgão ou entidade da administração pública:
I – os cargos e as naturezas de responsabilidade dos administradores e demais responsáveis que terão as contas julgadas pelo Tribunal;
II – outros administradores ou responsáveis além daqueles indicados no caput.
§ 6º A composição do rol de responsáveis poderá ser alterada de modo a adequá-la à realidade administrativa do órgão, entidade ou fundo especial da administração pública, em conformidade com a decisão normativa a que se refere o caput do art. 1º.
§ 7º O rol de responsáveis deverá contemplar o período completo de que tratam as contas anuais ou extraordinárias, sem lacunas ou omissões, com a indicação de eventuais períodos de vacância.
Art. 4º O rol de responsáveis deverá apresentar as seguintes informações:
I – nome do responsável, completo e por extenso, data de nascimento e número do Cadastro de Pessoa Física – CPF;
II – nome da mãe, completo e por extenso;
III – natureza de responsabilidade, em conformidade com o artigo anterior, a decisão normativa de que trata o caput do art. 1º e o ato legal que disponha sobre as atribuições dos cargos ou funções exercidos no âmbito do órgão ou entidade da administração pública;
IV – períodos de gestão, por cargo ou função;
V – atos de nomeação, designação ou exoneração, incluindo a data de publicação no Diário Oficial do Distrito Federal;
VI – endereço residencial completo, telefone para contato e endereço eletrônico, se houver.
Art. 5º As contas anuais ou extraordinárias serão organizadas e apresentadas com as seguintes peças:
I – relatório de gestão firmado pelo titular do órgão ou entidade da administração pública;
II – relatório conclusivo do organizador ou tomador de contas, contendo o rol de responsáveis;
III – relatório e parecer firmado pelo órgão, entidade ou instância que deva se pronunciar sobre as contas por força de lei, ato constitutivo e deliberação do Tribunal;
IV – relatório e certificado de auditoria de contas, emitidos pelo órgão central do sistema de controle interno;
V – pronunciamento do dirigente sobre as contas e o parecer do órgão central de controle interno, atestando haver tomado conhecimento das conclusões neles contidas, a que alude o art. 51 da Lei Complementar nº 1/94;
VI – outras peças necessárias ao julgamento, conforme indicado na decisão normativa a que se refere o caput do art. 1º.
§ 1º A forma e o conteúdo das peças que integrarão as contas anuais ou extraordinárias serão definidos pela decisão normativa a que se refere o caput do art. 1º, a qual deverá atentar para o risco de obtenção de resultados indesejados; a materialidade dos bens e valores geridos; a relevância dos programas, órgão ou entidade para a administração pública e sociedade; e a necessidade e complexidade de informação que permitam avaliar a conformidade e o desempenho da gestão.
§ 2º As contas anuais ou extraordinárias deverão incluir todos os recursos orçamentários e extraorçamentários utilizados, arrecadados, guardados, geridos ou pelos quais o órgão ou a entidade responda, inclusive aqueles oriundos de fundos de natureza contábil, recebidos de entes da administração pública ou descentralizados para execução indireta.
§ 3º As peças referidas nos incisos I, III e IV deverão evidenciar a aplicação dos recursos públicos, inclusive os repassados pelo Distrito Federal mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a observância aos dispositivos legais e regulamentares aplicáveis.
§ 4º Para o Poder Legislativo e a Defensoria Pública do Distrito Federal, as peças referidas no inciso IV serão produzidas pelos seus respectivos setores de controle interno.
Art. 6º O relatório de gestão deverá evidenciar ao menos os seguintes pontos:
I – os objetivos do órgão ou entidade da administração pública;
II – os recursos alocados por programas e ações;
III – a programação estabelecida para o exercício financeiro, os resultados alcançados eas justificativas para o não atingimento dos objetivos e metas programados.
Parágrafo único. As informações protegidas por sigilo legal ou qualificadas como segredo de justiça não poderão ser disponibilizadas no relatório de gestão, caso em que o órgão ou entidade da administração pública deverá informar a restrição imposta ao acesso à informação.
Do Relatório do Organizador ou Tomador das Contas
Art. 7º O relatório do organizador ou tomador das contas deverá evidenciar ao menos os seguintes elementos:
I – relação e adequação formal e normativa das peças que integram as contas;
II – rol de responsáveis, na forma indicada no art. 3º.
Art. 8º A auditoria de contas terá por base as ações de controle realizadas pelo órgão central do sistema de controle interno que tenham envolvido a gestão sob análise, devendo considerar:
I – o exercício a que se referem;
II – os conteúdos indicados nos anexos da decisão normativa a que se refere o caput do art. 1º;
III – as ações fiscalizatórias realizadas com base no artigo 80 da Lei Orgânica do Distrito Federal.
§ 1º Para fins de emissão de opinião conclusiva sobre a gestão dos administradores e demais responsáveis, os órgãos de controle interno deverão utilizar-se de abordagem baseada em risco e materialidade para definição do escopo da auditoria e da natureza e extensão dos procedimentos de fiscalização a serem aplicados.
§ 2º A extensão dos trabalhos desenvolvidos nas diversas ações de controle deverá ser apresentada no relatório de auditoria de contas, a fim de subsidiar a formação do juízo de regularidade pelo Tribunal.
Art. 9º O relatório de auditoria de contas, priorizando os elementos que permitam avaliar a conformidade e o desempenho da gestão, deverá:
I – apresentar a contextualização orçamentária da gestão, de forma a permitir a conexão com os processos analisados nas ações de controle;
II – conter informações e evidências suficientes e adequadas para a avaliação da responsabilização em relação às falhas apontadas;
III – considerar a materialidade e relevância das constatações apuradas, inclusive quanto ao seu impacto e sobre o alcance dos objetivos e metas previstos para o órgão ou entidade da administração pública.
Art. 10. Os atos de gestão maculados com ressalva ou irregularidade no relatório de auditoria de contas deverão estar suficientemente caracterizados e registrados em matriz de responsabilização, em conformidade com a forma e o conteúdo previstos no Manual de Auditoria do TCDF – Parte Geral.
Art. 11. Caso seja identificada irregularidade cometida por administrador ou responsável que não integre o rol de responsáveis ou com período de gestão distinto daquele de que trata as contas anuais ou extraordinárias, esgotadas as possibilidades de apuração e responsabilização no âmbito administrativo interno, o órgão de controle interno deverá representar ao Tribunal, nos termos do art. 80, § 1º da Lei Orgânica do Distrito Federal c/c o art. 50 da Lei Complementar nº 1/94 e com o art. 258 do Regimento Interno.
Art. 12. A organização e apresentação de tomada ou prestação de contas extraordinária deverão abranger o período compreendido entre o início do exercício financeiro ou de atividade e a data de conclusão da cisão, desestatização, dissolução, extinção, fusão, incorporação, liquidação e transformação de órgão ou entidade da administração pública, inclusive fundo especial.
§ 1º Caso a conclusão dos eventos a que alude o caput extrapole o exercício civil, deverá ser organizada e apresentada tomada ou prestação de contas com periodicidade anual.
§ 2º As tomadas e prestações de contas extraordinárias serão organizadas e apresentadas pelo liquidante, inventariante, interventor ou responsável pelo órgão ou entidade sucessora com as peças elencadas no art. 5º, devendo o relatório conclusivo do organizador das contas indicar as providências adotadas para o encerramento das atividades, em especial as que dizem respeito à transferência patrimonial e à situação dos processos administrativos em tramitação.
DO SISTEMA ELETRÔNICO DE CONTAS – e-CONTAS
Art. 13. A apresentação das contas anuais ou extraordinárias ao Tribunal será realizada por intermédio do Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas.
Art. 14. O Tribunal disponibilizará acesso ao sistema e-Contas no endereço eletrônico www.tc.df.gov.br/econtas, mediante prévio cadastramento de usuário.
Art. 15. Os documentos eletrônicos cadastrados no sistema e-Contas devem ser assinados ou autenticados mediante log in.
Parágrafo único. Os órgãos ou entidades da administração pública, o organizador das contas e o órgão central do sistema de controle interno deverão comunicar ao Tribunal as falhas ou problemas que comprometam a consistência dos dados ou inviabilizem a utilização das informações disponibilizadas no sistema e-Contas.
Art. 16. Os documentos originais cujo formato, tamanho ou conteúdo não puderem ser convertidos em arquivos digitais compatíveis com as características previstas no sistema e-Contas, poderão ser substituídos por extratos eletrônicos.
Art. 17. O organizador das contas anuais ou extraordinárias procederá ao exame formal da documentação que lhe for disponibilizada pelos órgãos e entidades da administração pública e, caso verifique alguma inconsistência, solicitará a sua retificação ao respectivo emitente, que deverá atender com prioridade.
Art. 18. O organizador das contas anuais ou extraordinárias deverá encaminhá-las ao órgão central do sistema de controle interno, via sistema e-Contas, após adotar as medidas de sua responsabilidade e disponibilizar a documentação que lhe compete constituir.
Art. 19. O órgão central do sistema de controle interno procederá ao exame da documentação integrante das contas anuais ou extraordinárias no sistema e-Contas e, caso verifique alguma inconsistência, solicitará a sua retificação ao respectivo emitente.
Art. 20. Os órgãos e entidades da administração pública e o organizador das contas anuais deverão atender com prioridade à retificação solicitada, a partir da inclusão de novos documentos, da desativação de documentos inconsistentes e/ou da comunicação da regularização ao órgão central do sistema de controle interno por meio do sistema e-Contas.
Art. 21. O órgão central do sistema de controle interno deverá disponibilizar ascontas anuais ou extraordinárias ao Tribunal, via sistema e-Contas, após a adoção das medidas de sua responsabilidade.
Parágrafo único. A tomada ou prestação de contas anual ou extraordinária será considerada entregue ao Tribunal quando organizada e apresentada com todas as peças e elementos exigidos nesta Instrução Normativa e na decisão normativa de que trata o caput do art. 1º.
Art. 22. A unidade técnica responsável pela análise das contas anuais ou extraordinárias procederá ao exame preliminar da documentação disponibilizada e, caso verifique alguma inconsistência insanável, solicitará a sua retificação ao órgão central do sistema de controle interno, por meio do sistema e-Contas.
Art. 23. Verificada a suficiência e a consistência da documentação disponibilizada no sistema e-Contas, será autuado no Tribunal o respectivo processo de tomada ou prestação de contas.
DOS PRAZOS PARA ENCAMINHAMENTO AO TRIBUNAL
Art. 24. As tomadas e prestações de contas anuais deverão ser entregues ao Tribunal até 31 (trinta e um) de julho do ano seguinte ao qual se referirem.
§ 1º Para assegurar o cumprimento do prazo previsto no caput, as tomadas e prestações de contas anuais deverão ser entregues ao órgão central do sistema de controle interno até 31 (trinta e um) de maio do ano seguinte ao qual se referirem.
§ 2º As tomadas de contas anuais dos órgãos do Poder Legislativo e da Defensoria Pública do Distrito Federal deverão ser encaminhadas diretamente ao Tribunal, observado o prazo previsto no caput.
Art. 25. As tomadas e prestações de contas extraordinárias deverão ser entregues ao Tribunal no prazo de 120 (cento e vinte) dias contados do encerramento das atividades do órgão ou entidade da administração pública a que se referirem.
Art. 26. Os prazos para entrega ao Tribunal das tomadas ou prestações de contas anuais ou extraordinárias poderão ser prorrogados, em caráter excepcional, mediante solicitação devidamente fundamentada do organizador das contas ou do órgão central do sistema de controle interno.
Art. 27. Os órgãos e entidades da administração pública, o organizador das contas e o órgão central do sistema de controle interno deverão manter a guarda dos documentos físicos comprobatórios disponibilizados no sistema e-Contas, inclusive os de natureza sigilosa, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data do julgamento das contas pelo Tribunal.
Art. 28. O inciso V do art. 1º da Instrução Normativa nº 1, de 17 de novembro de 2016, publicada no DODF nº 221, de 24 de novembro de 2016, passa a ter a seguinte redação:
“V – relatório de gestão dos órgãos e entidades do Complexo Administrativo do Distrito Federal, devendo ser compatível com o relatório físico-financeiro e mencionados os indicadores de desempenho utilizados no acompanhamento e na avaliação de gestão quanto à eficiência, eficácia e economicidade, bem como com os critérios definidos em decisão normativa;”
Art. 29. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 30. Ficam revogadas a Instrução Normativa nº 2, de 17 de novembro de 2016, e demais disposições em contrário.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 113 de 18/06/2020 Retificado no DODF nº 114, de 19 de junho de 2020 Este texto não substitui o publicado no DODF nº 113, seção 1, 2 e 3 de 18/06/2020 p. 14, col. 1 Este texto não substitui o publicado no DODF nº 114, seção 1, 2 e 3 de 19/06/2020 p. 11, col. 2