INSTRUÇÃO Nº 72, DE 1º DE OUTUBRO DE 2010.
O PRESIDENTE DO INSTITUTO DO MEIO AMBIENTE E DOS RECURSOS HÍDRICOS DO DISTRITO FEDERAL, nos termos da Lei nº 3.984, de 28 de maio de 2007, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Decreto nº 28.112, de 11 de julho de 2007, considerando que o Poder Público do Distrito Federal deverá estimular a gestão dos documentos de arquivos públicos, nos termos do artigo 2º da Lei Distrital nº 2.545, de 28 de abril de 2000, resolve:
Art. 1º. Determinar o cumprimento das normas estabelecidas pelo Decreto nº 31.017, de 11 de novembro de 2009, que aprova o Manual de Gestão de Documentos do Governo do Distrito Federal e a observância dos incisos seguintes, no que diz respeito à transferência de documentos e processos para o Arquivo Intermediário deste Instituto:
I - Os documentos e processos referentes às atividades-meio do Instituto deverão estar classificados por assunto, de acordo com o Código de Classificação de Documentos – Atividade Meio (conforme disposto no item 4.2 do Manual de Gestão de Documentos do Distrito Federal) e transferidos ao Arquivo Intermediário após cumprir o prazo de guarda no Arquivo Corrente, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos – Atividade-Meio, observando o disposto no item 4.5 do Manual;
II - Os processos referentes às atividades-fim do Instituto poderão ser transferidos após um ano de guarda no setor, contado a partir do encerramento de sua tramitação, comprovado por despacho da autoridade competente da área, e deverão estar separados por assunto/atividade, organizados em ordem cronológica, acondicionados em caixas-arquivo e devidamente relacionados no espelho de identificação de caixa, observando, no que couber, o item 4.5 do Manual;
III – Os processos apensados deverão ser desapensados antes do encaminhamento ao Arquivo Intermediário, conforme dispõe o item 2.12 do Manual;
IV - Os documentos referentes às atividades-fim do Instituto deverão ficar arquivados no setor, organizados por atividade/assunto, até a confecção da Tabela de Temporalidade de Documentos – Atividade-Fim do IBRAM;
V - O agendamento de transferência de que trata o item 4.5 do Manual de Gestão de Documentos será realizado junto ao Arquivo do IBRAM a partir de fevereiro de 2011.
Art. 2º. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística considera-se: Arquivo Corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração;
Arquivo Intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação;
Atividade-meio: atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição;
Atividade-fim: atividade desenvolvida em decorrência da finalidade que dá apoio à consecução das atividadesfim de uma instituição;
Prazo de guarda: prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada;
Transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Art. 3º. Os documentos e processos transferidos ficarão sob a guarda do Arquivo Intermediário, sendo que o Arquivo Intermediário passará a ser o gestor desses documentos, mas não o proprietário. Dessa forma, o direito à posse e a autorização do acesso continuam com o setor produtor do documento.
Art. 4º. A juntada em processos arquivados poderá ocorrer desde que o setor que solicitou o arquivamento solicite o seu desarquivamento. Todos os procedimentos relativos à juntada serão realizados pelo setor que solicitou o desarquivamento e não pelo arquivo intermediário, conforme item 2.12 do Manual. (Artigo Revogado(a) pelo(a) Instrução 147 de 29/07/2013)
Art. 5º. O desarquivamento de processos e documentos deverá ser solicitado ao Arquivo Intermediário por intermédio de memorando ou requisição, conforme item 2.12 do Manual;
Art. 6º. O Centro de Documentação e Comunicação Administrativa - CEDOC, juntamente com a Comissão Setorial de Avaliação Documental - CSAD, prestará as orientações necessárias aos setores do Instituto, no que couber.
Art. 7º. Esta Instrução entrará em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 191, seção 1 de 05/10/2010 p. 5, col. 1