Legislação correlata - Resolução 64 de 07/12/1993
PORTARIA Nº 293, DE 28 DE DEZEMBRO DE 1995
(revogado pelo(a) Portaria 240 de 18/07/2011)
Dispõe sobre a elaboração e o acompanhamento dos planos e programas de auditorias e inspeções, e sobre a coleta de dados e informações relativos às atividades das Inspetorias de Controle Externo e das demais Unidades do Tribunal e dá outras providências.
A PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos XXVI e XXXIII, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 38, de 30.10.90, e
Considerando que pela Resolução nº 64, de 07.12.93, foi atribuída à Quinta Inspetoria de Controle Externo a incumbência de proceder à coleta de dados e informações para elaboração dos relatórios trimestrais e anual das atividades internas e de controle externo desenvolvidas pelo Tribunal para remessa à Câmara Legislativa do Distrito Federal, bem assim da minuta dos relatórios parcial e anual de gesto do Presidente desta Corte de Contas;
Considerando que a referida Resolução atribuiu também àquela Unidade Administrativa diversas outras tarefas, cabendo destacar:
a) elaborar, com base nos projetos setoriais das Inspetorias, o projeto de Plano Geral de Auditoria, para remessa à Presidência;
b) coordenar a elaboração dos programas de trabalho e respectivos relatórios trimestrais sobre a execução do Plano Geral de Auditoria, procedendo à sua consolidação, com as informações, análises e sugestões que se fizerem necessárias;
Considerando que o cumprimento das citadas atribuições depende de dados e informações das unidades desta Corte de Contas, observadas forma e datas adequadas e pertinentes, especialmente com referência às Inspetorias de Controle Externo, devido à vinculação destas com a atividade-fim do Tribunal, bem como a natureza do planejamento dos serviços de fiscalização dos entes do Distrito Federal;
Considerando a necessidade de definição de padrões que permitam a informatização das atividades do Tribunal para garantir o registro e o acesso facilitado às informações;
Considerando, finalmente, a conveniência de consolidar em um único documento as correspondentes normas, instruções e procedimentos, e a necessidade de uniformizar rotinas, resolve:
Das Disposições Preliminares
Art. 1º Esta Portaria tem por objetivo disciplinar a sistemática de planejamento das auditorias e inspeções, e do fluxo de informações sobre as atividades de controle externo exercidas pelo Tribunal, previstas na Lei Orgânica do Distrito Federal e na legislação superveniente.
Art. 2º Os dados e informações relativos aos documentos de que trata esta Portaria destinam-se à elaboração do Plano Geral de Auditoria, com seus Programas Trimestrais de Trabalho, relatórios de acompanhamento e execução, relatórios parcial e anual de Gesto do Presidente do Tribunal, bem como relatórios trimestrais e anual referentes às atividades desta Corte - destinados à Câmara Legislativa- - nos termos do art. 22 da Resolução nº 10/86, com a redação dada pela Resolução nº 64/93.
Do Plano Geral de Auditoria
Art. 3º O PLANO GERAL DE AUDITORIA, que se constitui em documento formal mediante o qual o Plenário autoriza a realização de fiscalizações, compreende o planejamento das atividades, a serem desenvolvidas pelas Inspetorias de Controle Externo, no tocante a auditorias e inspeções, e se desdobra em programas de trabalho, elaborados trimestralmente, nos termos do art. 22 da Resolução nº 10/86, com a redação dada pela Resolução nº 64/93.
§ 1º Compete às Inspetorias confeccionar, anualmente, os planos setoriais para o exercício seguinte, com base nas diretrizes e metas gerais estabelecidas pelo Plenário, enviando-os à Quinta Inspetoria de Controle Externo até 30 de outubro, na forma prevista no inciso II do art. 39 da Resolução nº 10/86, com a redação dada pela Resolução nº 64/93.
§ 2º Os planos setoriais devem ser compostos de duas partes: uma expositiva, contendo informações sobre as atividades planejadas, e outra com dados e informações que demonstrem, necessariamente por trimestre, as jurisdicionadas selecionadas para auditagem e o número de fiscalizações estimadas, além de outros aspectos considerados relevantes.
§ 3º A exposição de que trata o parágrafo anterior terá a seguinte estrutura básica, podendo incorporar outros tópicos a critério das Inspetorias, a saber:
visão geral das fiscalizações a serem desenvolvidas pelas Inspetorias;
II - OBJETIVOS DAS AUDITORIAS E INSPEÇÕES
registro conciso dos principais objetivos visados;
apreciação dos critérios de escolha das jurisdicionadas e sua validade para o momento;
IV - METAS E ATIVIDADES PLANEJADAS
registro do número de fiscalizações, por natureza ou modalidade, destacando os aspectos julgados convenientes, com base nos dados e informações levantados, observadas as diretrizes e metas gerais estabelecidas pelo Plenário;
destaque do contingente atual para auditorias e inspeções e da formação de equipes de trabalho;
registro de aspectos adicionais, tais como: coordenação e supervisão dos trabalhos de auditoria, abrangência das fiscalizações, comparações com planos e programas anteriores, entre outros.
§ 4º Compete à 5ª ICE elaborar o projeto do PLANO GERAL DE AUDITORIA com base nos planos setoriais das Inspetorias, remetendo-o à Presidência do Tribunal até 30 de novembro de cada ano, com as informações, análises e sugestões julgadas necessárias.
§ 5º As diretrizes e metas gerais, cujo projeto será elaborado até 30 de setembro de cada ano, pela 5ª ICE, com base nas recomendações do Conselheiro-Corregedor, objetivam orientar a atuação das Inspetorias e, em conseqüência, aperfeiçoar o desempenho das atividades de controle externo.
§ 6º As previsões relacionadas com órgãos e entidades, número de verificações e informações constantes do Plano Geral de Auditoria obedecem à programação aprovada pelo Tribunal ou determinada a partir das auditorias e inspeções, realizadas pela Inspetoria nos últimos três anos, em todas as jurisdicionadas, da utilização de critérios técnicos de estimativas ou projeções e de documentos oficiais, cabendo destacar:
a) Lei de Diretrizes Orçamentárias;
b) Lei do Orçamento Anual ou, em sua falta, o respectivo projeto;
c) obras e serviços de engenharia em andamento no ano em curso;
d) processos em tramitação no Tribunal, relativos a verificações ainda pendentes de decisão e suscetíveis de novos procedimentos fiscalizatórios;
e) registro histórico dos últimos três anos, cuja média possa, à falta de outros indicadores mais seguros, determinar a estimativa buscada, ou seja, o conhecimento prévio mais próximo possível de fatos que se espera acontecer no período considerado.
Do Programa Trimestral de Trabalho
Art. 4º O Programa Trimestral de Trabalho encerra as auditorias e inspeções programadas para cada trimestre, bem como a estimativa de realização das atividades internas, especialmente a análise e instrução de processos, a cargo das Inspetorias, com vistas a garantir fiscalizações adequadas e maior abrangência do controle externo.
§ 1º Cada Inspetoria deve confeccionar seu programa setorial para o trimestre subseqüente, enviando-o à 5ª ICE, observados os seguintes prazos:
a) até 30 de outubro, o programa do 1º trimestre do ano seguinte;
b) até o último dia útil dos meses de fevereiro, maio e agosto, os programas do 2º, 3º e 4º trimestres, respectivamente.
§ 2º O programa de que trata este artigo compreende duas partes: uma expositiva, com indicação das metas e das atividades a serem desenvolvidas para alcançá-las, e outra constituída de dados e informações pertinentes às atividades a serem realizadas em cada período.
§ 3º A exposição mencionada no parágrafo anterior obedecerá à seguinte estrutura básica, podendo conter outros tópicos a critério das Inspetorias, a saber:
visão geral das metas e atividades programadas e seu significado;
registro das atividades externas (auditorias e inspeções) e internas (análise e instrução de processos e controles administrativos), observadas as metas gerais estabelecidas pelo Plenário;
destaque do contingente com que espera contar para atingir as metas concebidas;
registro de aspectos adicionais, tais como: dificuldades, treinamento de servidores, realizações especiais, fatos relevantes, comparações, entre outras análises sobre eventos merecedores de nota.
§ 4º A Quinta Inspetoria de Controle Externo elabora os programas trimestrais de trabalho, em sua versão consolidada, com as informações, análises e sugestões julgadas necessárias, nos termos do art. 22 da Resolução nº 10/86, com a redação dada pela Resolução nº 64/93, remetendo-os à Presidência do Tribunal, nos seguintes prazos:
a) até 30 de novembro, o programa do 1º trimestre do ano subseqüente, juntamente com o Plano Geral de Auditoria daquele ano;
b) até 20 de março, junho e setembro, os programas do 2º, 3º e 4º trimestres, respectivamente.
§ 5º A sistemática de programação funciona, mediante a utilização dos mecanismos de inclusão e exclusão de auditorias e inspeções para proceder à reformulação parcial do Plano Geral de Auditoria.
§ 6º As auditorias e inspeções que ao final do trimestre civil estiverem ainda em andamento serão incluídas automaticamente no programa de trabalho do trimestre subseqüente, cujo registro ocorrerá por iniciativa da 2ª Divisão Técnica da 5ª ICE.
§ 7º - A exclusão de auditorias e inspeções do Plano Geral de Auditoria ou dos programas trimestrais de trabalho concretiza-se com o seu registro, na forma definida nas instruções em vigor, onde deve constar a respectiva motivação.
Do Acompanhamento da Execução dos Programas Trimestrais de Trabalho
Art. 5º O acompanhamento da execução dos programas trimestrais de trabalho realiza-se por intermédio de dois instrumentos: do mapa quinzenal de acompanhamento da execução de auditorias e inspeções, e do relatório de execução o do programa trimestral de trabalho.
Art. 6º O relatório quinzenal de acompanhamento da execução de auditorias e inspeções registra a posição quinzenal, por Inspetoria e jurisdicionada, das fiscalizações iniciadas, encerradas e em andamento, além daquelas excluídas do programa trimestral de trabalho, com o objetivo de oferecer dados atualizados sobre esses serviços à Presidência, à Vice-Presidência e às próprias Inspetorias de Controle Externo da parte que lhes pertine.
Parágrafo único. Compete às Inspetorias registrar diariamente, quando houver início, término, inclusão ou exclusão de auditoria ou inspeção do programa correspondente, para possibilitar a elaboração do relatório quinzenal pela 5ª ICE.
Do Relatório de Execução dos Programas Trimestrais de Trabalho
Art. 7º O Relatório de Execução dos Programas Trimestrais de Trabalho expressa a avaliação das realizações das Inspetorias, em cada trimestre civil, pertinente às atividades externas (auditorias e inspeções) e internas, especialmente análise e instrução de processos, relatórios e trabalhos especiais.
§ 1º Compete às Inspetorias disponibilizar dados e informações sobre a execução dos programas de trabalho, com vistas à elaboração do respectivo relatório pela 5ª ICE, observados os seguintes prazos:
a) até o 5º dia útil dos meses de abril, julho e outubro, os relatórios do 1º, 2º e 3º trimestres, respectivamente;
b) até o dia 20 de janeiro de cada ano, no caso do relatório do quarto trimestre.
§ 2º Compete aos titulares das ICEs enviar à 5ª ICE apreciação sucinta e objetiva sobre o desempenho da Inspetoria durante o trimestre, anotando eventuais desvios frente às previsões e outros dados ou análises julgados úteis à compreensão e avaliação das atividades desenvolvidas no período, nos termos da Decisão nº 1.906/94, de 28.04.94.
§ 3º Cabe à 5ª ICE preparar os relatórios de execução, em sua versão consolidada, com as informações, análises e sugestões julgadas necessárias, remetendo-os à Presidência do Tribunal, nos seguintes prazos:
a) até o dia 20 dos meses de abril, julho e outubro, os relatórios do 1º, 2º e 3º trimestres, respectivamente;
b) até o dia 5 do mês de fevereiro, no caso do relatório do 4º trimestre.
§ 4º As Inspetorias de Controle Externo devem disponibilizar, até 20 de novembro de cada ano, dados e informações referentes ao relatório trimestral de suas atividades, afetas ao período de lº de outubro a 15 de novembro, no sentido de viabilizar a elaboração do Relatório Parcial de Gestão do Presidente.
Dos Relatórios de Atividades do Tribunal
Art. 8º Os relatórios de atividades do Tribunal, trimestrais e anuais, cuja elaboração compete à 5ª ICE, nos termos do inciso VIII do art. 22 da Resolução nº 10/86, com a redação dada pela Resolução nº 64/93, compreendem os seguintes documentos:
I) relatórios de atividades trimestrais e anual do Tribunal, a serem encaminhados à Câmara Legislativa, nos termos do art. 78, § 3º, da Lei Orgânica do Distrito Federal e do art. 82 da Lei Complementar nº 01, de 09 de maio de l994;
II) relatório parcial e anual de gestão do Presidente, conforme inciso XXXV do art. 84 do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 38/90.
§ 1º Os relatórios de atividades do Tribunal contém as realizações ocorridas em cada trimestre civil e no exercício, englobando todas as atividades-fim e atividades-meio.
§ 2º O relatório de gestão do Presidente do Tribunal objetiva dar conhecimento ao Plenário das ações administrativas, sobretudo as de controle externo, implementadas no exercício financeiro, constituindo peculiar prestação de contas em nível gerencial.
§ 3º O relatório mencionado no parágrafo anterior será parcial, quando se referir ao movimento do período de 1º de janeiro até 15 de novembro, e anual, quando expressar todas as atividades do exercício.
§ 4º A Quinta Inspetoria de Controle Externo deve encaminhar à Presidência do Tribunal, em cada ano, os relatórios abaixo discriminados, nos seguintes prazos:
a) até o dia 15 dos meses de fevereiro, maio, agosto e novembro, o relatório trimestral de atividades;
b) até 15 de fevereiro, o relatório de atividades anual para remessa à Câmara Legislativa;
c) até 10 de dezembro, o relatório parcial de Gestão do Presidente do Tribunal;
d) até 15 de março, o relatório anual de gestão do Presidente do Tribunal.
Das Informações das Demais Unidades Administrativas.
Art. 9º O Gabinete da Presidência, a Consultoria Jurídica, o Núcleo de Informática e Processamento de Dados, a Secretaria das Sessões e a Diretoria-Geral de Administração remeterão à 5ª ICE nos prazos a seguir indicados, relatório de suas atividades nos respectivos períodos, de modo a evidenciar, com dados e informações, o desempenho alcançado, com vistas a permitir avaliação dos custos do controle externo de sua eficiência, eficácia e economicidade, a saber:
I) até o quinto dia útil dos meses de abril, julho e outubro para os 1º, 2º e 3º relatórios trimestrais de atividade do Tribunal;
II) até 20 de novembro, pertinente ao período de 1º de janeiro a 15 de novembro, para o relatório parcial de gestão do Presidente e os de atividades do Tribunal referentes ao 4º trimestre e anual;
III) até 20 de janeiro, dados pertinentes ao ano anterior, para o relatório anual de gestão do Presidente e os de atividades do Tribunal referentes ao 4º trimestre e anual.
§ 1º A Diretoria-Geral de Administração destacará em seus relatórios os cursos, seminários e outros eventos importantes na área de treinamento e seleção de servidores, além de outras realizações, relativas a:
a) principais estudos e fatos de natureza administrativa, a cargo da Unidade, inclusive atos decorrentes de delegações de competência do Presidente e respectivos quantitativos;
b) correspondências expedidas e recebidas, número e destaques de relevância, se for o caso;
c) demonstrativo do consumo de combustível e considerações;
d) demonstrativo da execução orçamentária e informações pertinentes aos créditos orçamentários e adicionais;
e) informações e demonstrativos correspondentes às diretrizes e metas do Plano Plurianual e sobre a Lei das Diretrizes Orçamentárias, entre outras.
§ 2º O relatório da Secretaria das Sessões conterá indicações sobre a correspondência expedida e decisões normativas (regimento interno e resoluções), processos relatados por Conselheiros e Auditores, demonstrativos das sessões plenárias realizadas no período considerado, bem como demonstrativos das decisões plenárias classificadas sob o enfoque das jurisdicionadas e por assunto.
§ 3º O Ministério Público, sem prejuízo do disposto no art. 99, inciso V, do Regimento Interno, fornecerá dados e informações necessários à elaboração dos relatórios mencionados neste artigo, especialmente os relacionados às cobranças executivas, observados os respectivos prazos e tramitação.
Das Disposições Finais
Art. 10. Compete à 5ª ICE indicar às demais Inspetorias os mecanismos necessários ao fornecimento das informações elencadas nesta Portaria, para facilitar a execução das tarefas de elaboração e acompanhamento das atividades do Tribunal, compreendendo:
a) a elaboração, pelo Núcleo de Informática e Processamento de Dados, de sistema de informática concebido a partir das necessidades e das sugestões das áreas envolvidas, que tem por objetivo prover as Inspetorias de recursos de processamento de dados necessários ao perfeito funcionamento das atividades-fim do Tribunal;
b) a definição de rotinas de fornecimento de dados e informações, com vistas a garantir subsídios às atividades de planejamento e acompanhamento de auditorias e inspeções, bem assim aquelas referentes a instrução de processos.
Art. 11. Fica, também, a cargo da 5ª ICE revisar e adaptar periodicamente os mecanismos citados no artigo anterior, assim como definir os recursos de informática necessários ao perfeito funcionamento da sistemática preconizada nesta Portaria.
Art. 12. Permanece em vigor para as Inspetorias de Controle Externo a sistemática estabelecida pela Portaria nº 104, de 09 de abril de 1992, e as instruções supervenientes até o final do primeiro trimestre de vigência desta Portaria, sem prejuízo da observância dos prazos estabelecidos nos artigos anteriores.
Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
MARLI VINHADELI
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 250, Suplemento, seção Suplemento A de 29/12/1995
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 250, Suplemento, seção Suplemento A de 29/12/1995 p. 27, col. 1