Legislação Correlata - Resolução 2 de 11/06/1963
ATO N.° 1, DE 8 DE AGOSTO DE 1962
(revogado pelo(a) Ato Regimental 7 de 30/10/1974)
Instruções para a fiscalização e tomada de contas das fundações e entidades autárquicas ou paraestatais instituídas pela Prefeitura, bem como das sociedades em que esta detenha a maioria do capital social, e sociedades subsidiárias.
EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS
Brasília, 1.° de agôsto de 1962
Senhor Ministro-Presidente,
Temos a honra de apresentar a Vossa Excelência, em cumprimento da determinação consubstanciada na Portaria n.° 171, de 19 de julho último, dessa Presidência, anteprojeto de instruções para a fiscalização e tomada de contas das entidades descentralizadas do Distrito Federal.
2. Sua elaboração ateve-se às linhas estruturais fixadas pelo Decreto n.° 196, citado, para a fiscalização, inclusive in loco, e tomada de contas das entidades descentralizadas. Encerra, por isso e pelo planejamento da implantação de sistema de informações com que visa a habilitar o Tribunal de Contas do Distrito Federal ao exercício eficaz daquelas atribuições, instrumentos de contrôle, que não são novos na doutrina, mas que visam a constituir procedimento realmente pioneiro quanto à execução em ampla escala no Brasil.
3. Representa, assim, um passo a mais na formulação de técnica que possibilitará, com as doutas contribuições e suplementos dos eminentes Ministros, da insigne Procuradoria e dos ínclitos Auditores, e, com os ajustamentos que a experiência ditar, sensível alargamento da colaboração, que, nos limites de sua competência, o Tribunal de Contas do Distrito Federal vem prestando à obra de administração da Nova Capital.
4. Foram previstas no anteprojeto normas destinadas:
a) a caracterizar a obrigação imposta às referidas entidades, nos têrmos do Decreto aludido, de se submeterem àfiscalização do Tribunal de Contas do Distrito Federal, e a êle prestarem contas;
b) a reproduzir princípios gerais de lei, regulamento, e de técnica contábil, cuja obediência enseje, sem quebra da flexibilidade inerente à autonomia daquelas entidades, certo grau de uniformidade facilitando, assim, a implantação de contrôles financeiros;
c) a reger a organização dos processos das prestações e tomadas de contas;
d) a especificar as informações destinadas a integrar registro especial de responsáveis e assentamentos para cada entidade, possibilitando pronto conhecimento de seus principais atos administrativos e financeiros;
e) a fixar os diversos objetivos que poderão ter as verificações in loco, a presidir ao processamento destas e a coibir, celeremente, mediante reclamação, excessos eventualmente verificados em sua execução;
f) a ressaltar os prazos legais de remessa, ao Tribunal de Contas, das prestações ou tomadas de contas;
g) a mencionar as sanções estabelecidas em lei que poderão ser impostas aos infratores, e a regular a execução das decisões que as impuserem e os recursos que sôbre as mesmas versarem.
5. Procuramos introduzir esclarecimentos (arts. 5.° e 6.°) com referência às expressões "responsáveis", "tornada de contas" e "prestação de contas", para os efeitos de aplicação das regras projetadas.
6. Reportamo-nos a preceitos da Lei Orgânica do Tribunal de Contas da União (n.° 830, de 23 de setembro de 1949) , tendo em vista o entendimento, já acolhido pelo Egrégio Tribunal de Contas do Distrito Federal, no sentido de sua aplicabilidade, nos casos em que omissa a legislação especifica.
7. Optamos por enumerar apenas os elementos que devem ser apresentados em todos os processos de prestação ou tomada de contas, reservando (art. 10) para decisões específicas, prévias ou posteriores à prestação de contas, os que poderão ser requisitados a suplementá-los, diante das peculiaridades de cada entidade. Adaptamos, com êsse objetivo, regras do Ato n.° 8, de 29 de maio de 1958, da Colenda Côrte de Contas federal, complementando-as com atenção às necessidades específicas do contrôle que o Tribunal irá empreender.
8. Indicamos, em pormenores, as informações (e os prazos em que deverão ser prestadas) que comporão o registro especial de responsáveis e os assentamentos de cada entidade no Tribunal, onde constituirão, juntamente com os resultados das verificações in loco, os dados a cotejar com os que integrarem as prestações ou tomadas de contas.
9. Cuidamos, outrossim, de especificar, em relação às sanções, seu caráter de medidas fundamentalmente coercitivas, de modo a deixar claro não se aplicarem a partir da data da infração, mas sim a contar da decisão que as impuser, e que subsistirão até o dia, reconhecido em decisão do Tribunal, do cumprimento do preceito infringido.
Agradecendo a honrosa designação, e esperando haver produzido o arcabouço que, aperfeiçoado, proporcionará a expedição de instruções úteis ao seu relevante escopo, manifestamos a Vossa Excelência a expressão do nosso maior respeito e alta consideração.
Luiz Zaidman
Jarbas Fidelis de Souza
ATO N.° 1, DE 8 DE AGÔSTO DE 1962
O Tribunal de Contas do Distrito Federal, no exercício de suas atribuições legais, e tendo em vista o artigo 70, XII, da Lei n.° 830, de 23 de setembro de 1949, e o Decreto n.° 196, de 5 de julho de 1962, do Prefeito do Distrito Federal, RESOLVE
expedir as seguintes
- Instruções para a fiscalização e tomada de contas das fundações e entidades autárquicas ou paraestatais instituídas pela Prefeitura, bem como das sociedades em que esta detenha a maioria do capital social, e sociedades subsidiárias.
CAPITULO I
Da Obrigação de Prestar Contas
Art. 1° Todas as fundações e entidades autárquicas ou paraestatais instituídas pela Prefeitura, bem como as sociedades em que esta detenha a maioria do capital social, e sociedades subsidiárias, prestarão, ao Tribunal de Contas do Distrito Federal, contas dos recursos movimentados no exercício anterior, e são obrigadas a atender às exigências pelo mesmo estabelecidas para a fiscalização das atividades financeiras de cada uma. (Decreto n.° 196, de 5-7-1962, art. 1.°).
Art. 2° O Tribunal, sempre que conveniente, determinará o exame in loco dos livros de escrituração, dos processos de concorrência e adjudicação de obras, bem como a inspeção de almoxarifados, a conferência de valores de tesourarias, e tudo o mais que o habilite ao julgamento das contas das entidades referidas no artigo 1.° (Decreto n.° 196, citado, art. 2.°).
Parágrafo único - Para a fiscalização das atividades financeiras das entidades referidas no art. 1.°, o Tribunal manterá assentamentos específicos em relação a cada uma, com as informações que lhe serão prestadas, nos têrmos dos arts. 13 a 19 dêste Ato, e os resultados dos exames in loco.
Art. 3° Os órgãos de contabilidade das entidades referidas no artigo 1.° manterão em ordem e em dia todos os registros e elementos de escrituração.
§ 1° Nenhum fato contábil deixará de ser devida e tempestivamente registrado nos livros e demais elementos de contabilidade, em condições que possibilitem, a qualquer tempo, o levantamento das contas.
§ 2° O exercício financeiro coincidirá com o ano civil, para os efeitos de prestação de contas.
§3° Os registros e demais operações contábeis obedecerão ao método de partidas dobradas.
Art. 4° A contabilidade das entidades referidas no art. 1.° reger-se-á pelos princípios técnicos adequados e obedecerá a plano de contas aprovado pelo Tribunal.
Art. 5° Serão responsáveis perante o Tribunal, pela gestão das entidades referidas no art. 1.°, os seus dirigentes e, solidàriamente, os incumbidos de outras funções de direção ou contrôle.
Art. 6° O disposto neste Ato diz respeito tanto às prestacões de contas como às tomadas de contas.
Art. 7° As prestações ou tomadas de contas serão anuais, exceto nos caos de desfalque ou desvio de bens, falecimento, exoneração ou demissão do responsável, quando só abrangerão o período da gestão dêste, e deverão estar concluídas dentro do prazo de trinta (30) dias. (Lei n.° 830, de 23-9-1949, art. 84) .
CAPÍTULO III
Da Organização do Processo de Tomada de Contas
SEÇAO 1
Dos elementos do processo
Art. 8° Os levanntos.tamentos de contas serão efetuados pelo órgão de contabilidade da própria entidade, em face dos livros, ou quaisquer outros registros e documentos
Art. 9° O levantamento abrangerá o ano financeiro e terá por base os balancetes mensais da gestão da entidade.
Parágrafo único - Os balancetes mensais basear-se-ão nos registros contábeis diários e correspondentes documentos.
Art. 10. Além dos que o Tribunal, em cada caso, poderá exigir prévia ou posteriormente, os processos de prestação de contas dos administradores das entidades referidas no art. 1.° deverão conter os seguintes elementos;
I - cópia autenticada do orçamento do exercício a que se refere a prestação de contas;
II - quadro demonstrativo da execução orçamentária do exercício, contendo discriminadamente:
c) diferença entre a receita orçada e a arrecadada;
d) despesa autorizada constante do orçamento ou plano de aplicação aprovado;
e) suplementação ou transferências de dotações, e reforços no orçamento ou plano de aplicação aprovados;
f) totais da despesa autorizada, considerado o item anterior;
h) diferença entre a despesa autorizada e a realizada;
III - quadro demonstrativo das inversões de capital no exercício;
IV - demonstração pormenorizada das despesas com os fins da entidade, em comparação com as de administração geral, mencionando-se o índice percentual de cada uma em relação à despesa total;
V - relação dos gastos efetuados à conta de "Despesas Diversas", "Outras Despesas", "Eventuais", ou contas genéricas semelhantes, discriminados o nome do beneficiário e o valor;
VI - demonstração discriminada das gratificações e quaisquer outras vantagens concedidas a pessoal, mencionando-se a autorização;
VII - balanço do ativo e passivo, acompanhado do têrmo de conferência dos saldos existentes em caixas, tesourarias e almoxarifados, na data do encerramento do exercício, e análise das contas, inclusive:
a) demonstração da conta relativa a bens imóveis, contendo o saldo anterior e as operações contabilizadas no exercício, especificando, quanto a esta, a espécie, local e valor dos bens;
b) demonstração da conta relativa a bens móveis, contendo o saldo anterior e as operações contabilizadas no exercício, especificando, quanto a esta, a espécie, local e valor dos bens;
c) demonstração do saldo das contas de responsabilidade de terceiros, discriminando-se os débitos e adiantamentos não liquidados no período;
d) demonstração do saldo das contas que constituem o passivo exigível;
e) demonstração da situação da conta "património" no período;
VIII - balanço das contas movimentadas no período;
X - demonstração do resultado do exercício, discriminando-se a aplicação do saldo apurado, inclusive em fundos de reserva e em outros exigidos em lei ou ato constitutivo;
XI - cópias autenticadas de resoluções, pareceres, ou deliberações dos órgãos competentes relativas à aprovação de orçamentos, planos de aplicação, balanços e outros levantamentos financeiros ou contábeis;
XII - extratos de contas-correntes, ou memoranda bancários, comprobatórios dos saldos existentes na data final do período a que se refira a prestação de contas;
XIII - relatório do organizador do processo;
XIV - parecer do órgão de contrôle.
Parágrafo único - Todos os papéis integrantes da prestação de contas serão devidamente assinados pelo funcionário competente e visados pelo seu superior hierárquico.
SEÇÃO 2
Do Relatório e do Parecer
Art. 11. O relatório do organizador do processo será conclusivo, conterá apreciação minuciosa das operações do exercício e da situação do administrador perante os cofres da entidade, indicados os débitos ou créditos acaso a êle imputáveis, e, bem assim:
a) o nome do administrador responsável e o período de sua gestão;
b) a existência de alcance nas contas, indicados o nome e função do responsável, importância do dano e providências tomadas no sentido de seu ressarcimento;
c) o estado dos livros de escrituração e demais elementos da contabilidade;
d) qualquer divergência dêsses livros e elementos com a documentação.
Art. 12. O parecer do órgão de contrôle dirá sôbre a regularidade das atividades financeiras e contábeis da entidade, sua conformação às disposições legais e regulamentares, bem como sôbre a situação do administrador perante os cofres da entidade, e conterá esclarecimentos pormenorizados sôbre:
a) as aquisições e alienações de bens imóveis;
b) o recebimento e recolhimento de receita;
c) a aplicação de dotações, contas ou fundos de destinação especial;
d) a regularidade das despesas, inclusive no tocante aos limites e à natureza das dotações do orçamento ou do plano de aplicação, indicadas as irregularidades de qualquer gênero acaso existentes;
e) a conformidade de todos os documentos com as prescrições fiscais, especialmente a legislação do impôsto do sêlo;
f) a confirmação, nos extratos de contas-correntes bancárias, das disponibilidades acusadas nos elementos de contabilidade;
g) a correção dos dados constantes do relatório do organizador do processo.
CAPITULO IV
Das Informações para os Assentamentos
SEÇÃO 1
Das Informações para o Registro Especial de Responsáveis
Art. 13. Até o dia 30 de abril de cada ano, as entidades referidas no artigo 1.° informarão por escrito ao Tribunal o nome e datas de posse e do início do exercício dos seus administradores, integrantes de órgãos de contrôle, chefes de contabilidade, tesoureiros e encarregados de almoxarifados.
§ 1° Da informação constará se o responsável estêve em exercício durante todo o ano anterior e, em caso negativo, o nome e período de exercício de seus substitutos.
§2.° Além dessas informações, anualmente prestadas, será comunicada ao Tribunal qualquer substituição de administrador das aludidas entidades, dentro do prazo de dez (10) dias, a contar da respectiva entrada em exercício.
Art. 14. A ocorrência de desfalque ou desvios de dinheiros ou outros bens, assim que conhecida, será comunicada ao Tribunal, simultâneamente com as providências iniciais para o inquérito administrativo.
Art. 15. O Tribunal manterá registro especial dos responsáveis das entidades descentralizadas, com base nas informações previstas nos arts. 13 e 14, cotejadas com as que provierem das verificações in loco.
SEÇÃO 2
Dos Demais Elementos de Informação
Art. 16. Serão comunicadas ao Tribunal, dentro do prazo de 10 (dez) dias, pelas entidades referidas no art. 1.°:
b) as aquisições de material permanente de valor superior a CrS 1.000.000,00 (hum milhão de cruzeiros);
c) o recebimento de doações, auxílios, subvenções e legados;
d) as vendas de bens patrimoniais, desde que não se trate de atividade específica da entidade;
e) a celebração de contratos para o fornecimento de mercadoria ou prestação de serviço, de valor superior a Cr$ 2.000.000,00 (dois milhões de cruzeiros);
f) o recebimento das mercadorias, ou a conclusão dos serviços a que se refere a alínea anterior;
g) a celebração de contratos de obras;
h) o recebimento final de obras contratadas;
i) a concessão de adiantamentos de importância superior a Cr$ 500.000,00 (quinhentos mil cruzeiros), indicado o respectivo prazo de aplicação;
j) a entrada das comprovações dos adiantamentos de que trata a alínea anterior;
k) quaisquer alterações do plano de contas que a entidade adotar, indicadas as funções das contas introduzidas.
Art. 17. Tôdas as alterações dos atos constitutivos das entidades referidas no art. 1.° serão levadas ao conhecimento do Tribunal, mediante cópia autenticada, dentro do prazo de dez (10) dias.
Parágrafo único - Proceder-se-á do mesmo modo em relação aos orçamentos, plano de aplicação, e respectivas modificações.
Art. 18. Será também remetido, até o dia vinte (20) de cada mês, ao Tribunal, em duas vias, demonstrativo da receita e despesa do mês anterior.
Art. 19. Será imediatamente comunicada ao Tribunal a remessa de prestações ou tomadas de contas à Prefeitura do Distrito Federal para encaminhamento ao Tribunal, nos têrmos do parágrafo único do artigo 1.° do Decreto n.° 196, citado.
CAPÍTULO V
Da Fiscalização "In Loco"
SEÇÃO 1
Do Objeto
Art. 20. Os exames in loco de livros de escrituração, de outros elementos da contabilidade ou de quaisquer serviços da administração das entidades referidas no art. 1.°, consistirão:
a) em verificações gerais, ou parciais, com referência a um período ou mais de gestão financeira anterior;
b) em verificações gerais ou parciais da gestão atual, com o fito de proporcionarem apurações e elementos a serem conferidos com os da futura prestação de contas;
c) em verificações especiais, concernentes, quer a períodos anteriores, quer a atuais, inclusive para a conferência de dados relativos às informações que, nos têrmos dêste Ato, devam, dentro de prazos prefixados, ser transmitidas ao Tribunal.
SEÇÃO 2
Do Processamento
Art. 21. Os exames in loco serão determinados pelo Presidente, ex officio ou a requerimento de Ministro; ou por deliberação do Tribunal, a requerimento de Ministro, Procurador ou Auditor.
Art. 22. Da portaria que determinar exame in loco terá conhecimento a entidade fiscalizada, mediante a entrega, ao seu dirigente, pelo funcionário incumbido de efetuá-lo, da respectiva cópia e do ofício de apresentação.
Parágrafo único - Idêntico expediente será enviado concomitantemente ao Prefeito.
Art. 23. Ao funcionário incumbido do exame in loco, será dada ampla liberdade de acesso a todos os elementos de contabilidade e de administração da entidade.
§ 1° Ser-lhe-ão, outrossim, ministradas as informações que solicitar, com referência a atos de administração ou de contabilidade.
§ 2° Ser-lhe-ão, também, proporcionados os materiais e instalações imprescindíveis ao exercício de suas atribuições.
Art. 24. O funcionário incumbido da fiscalização in loco rubricará os papéis que examinar e requisitará as cópias que julgar necessárias.
Parágrafo único - A administração da entidade fiscalizada atenderá com prioridade às requisições de cópias que lhe forem efetuadas, e as autenticará.
Art. 25. Para a fiscalização de almoxarifados, depósitos ou quaisquer unidades semelhantes em que se guardem bens, poderão suspender-se, total ou parcialmente, as atividades dêsses setores, pelo lapso do tempo estritamente necessário.
Parágrafo único - Quando tal paralização for considerada inconveniente pela entidade fiscalizada, poderá esta opor-se à mesma, na forma prevista nos arts. 28 e 29.
Art. 26. Quando o funcionário incumbido de exame in loco verificar irregularidade grave em concorrência, contrato, aplicação de adiantamento, ou qualquer outro procedimento administrativo, havendo ainda tempo de saná-la, deverá comunicar o fato incontinenti à Presidência do Tribunal, que a seu juizo, dêle dará conhecimento ao Prefeito do Distrito Federal, para as medidas cabíveis.
Art. 27. Os resultados de verificação in loco serão expostos em relatórios reservados, apresentados ao Presidente do Tribunal.
SEÇÃO 3
Das Reclamações
Art. 28. O administrador de entidade fiscalizada poderá apresentar reclamação, ao Presidente do Tribunal, contra os atos de funcionários incumbidos de fiscalização in loco, durante ou após a realização desta.
Parágrafo único - Só poderá interpor reclamação o administrador cujo nome consta do Registro Especial de Responsáveis previsto no art. 15.
Art. 29. As reclamações, salvo a prevista no parágrafo único do art. 25, não terão efeito suspensivo, mas serão decididas com prioridade pelo Presidente do Tribunal que, a seu juizo, ou a requerimento de Ministro, poderá submetê-las à deliberação do Plenário.
Parágrafo único - Nessa hipótese, as reclamações serão julgadas na primeira sessão a realizar-se.
Art. 30. As decisões em reclamações terão execução imediata e serão comunicadas, mediante ofício, à autoridade reclamante.
CAPÍTULO VI
Da Apresentação das Prestações ou Tomadas de Contas
Art. 31. As prestações ou tomadas anuais de contas dos administradores das entidades referidas no artigo 1.° darão entrada no Tribunal de Contas até o dia 30 de junho de cada ano. (Lei n.° 830, citada, art. 83).
Art. 32. As tomadas de contas, nos casos de desfalque ou desvio de bens, ou de falecimento, exoneração ou demissão de responsável, darão entrada no Tribunal dentro do prazo de sessenta (60) dias.
CAPÍTULO VII
Das Sanções e da Execução das Decisões que as Impuserem
SEÇAO 1
Das Sanções
Art. 33. As infrações dos preceitos dêste Ato corresponderão sanções de finalidade coercitiva, na forma prevista nos artigos seguintes.
Parágrafo único - Poderá o Tribunal, consoante as circunstfncias, fazer proceder a imposição de quaisquer das sanções adiante indicadas, de notificação ao infrator, para defesa, dentro do prazo de 10 (dez) dias.
Art. 34. A falta de remessa, dentro dos prazos fixados neste Ato, das informações e elementos previstos nos artigos 13 a 19, sujeitará o infrator a multa, até cinqüenta por cento (50',C') sôbre os vencimentos mensais, imposta pelo Tribunal (Lei n.° 830, citada, art. 79).
Art. 35. A falta de remessa das prestações de contas, dentro do prazo fixado neste Ato, bem como a falta de cumprimento de diligências relativas às mesmas, ordenadas pelo Tribunal, sujeitará o infrator a multa, de até cinqüenta por cento (50 % ), sôbre os vencimentos mensais, imposta pelo Tribunal (Lei n.° 830, citada, art. 85) .
§ 1° O administrador que reincidir na infração de que trata êste artigo ficará sujeito a suspensão, até que se cumpra o preceito infringido (Lei n.° 830, citada, art. 81).
§2.° A suspensão, prevista no parágrafo anterior, não implica a relevação de multa imposta.
§ 3.° A imposição de quaisquer das sanções previstas neste ato não exclui a aplicação, pela autoridade competente, da pena disciplinar cabível.
Art. 36. Independentemente das sanções previstas nos artigos anteriores, são passíveis de afastamento das respectivas funções, em face de representação do Tribunal e por ato do Govêrno do Distrito Federal, os administradores das entidades referidas no artigo 1.°, que criarem, de qualquer modo, embaraços à fiscalização de que trata êsse Ato (Decreto n.° 196, citado, art. 3.°) .
Art. 37. Não isentará de sanção a remessa de prestação ou tomada de contas à Prefeitura do Distrito Federal, fora do prazo prescrito no parágrafo único do art. 1.° do Decreto n.° 196, citado.
Parágrafo único - Caberá, ainda, sanção, quando atendido êsse prazo, o processo não estiver integrado dos elementos a que alude o art. 10.
SEÇÃO 2
Da Execução das Decisões de Imposição de Sanção
Art. 38. A imposição de sanção será comunicada imediata e simultâneamente à autoridade a quem caiba executá-la e ao administrador sôbre quem deva a mesma recair.
Parágrafo único - As sanções terão vigência a partir da data da decisão que as impuser.
Art. 39. Caso a autoridade a quem caiba executar a medida coercitiva não comunique, ao Tribunal, dentro do prazo de dez (10) dias, haver dado cumprimento à decisão, o fato será levado ao conhecimento do Prefeito do Distrito Federal.
Art. 40. As sanções subsistirão até a data do cumprimento do preceito infringido.
§ 1.° Essa data será indicada na decisão em que o Tribunal reconhecer cumprido o preceito.
§ 2.° A execução de sanção só poderá ser sustada à vista da comunicação do ato de que trata o parágrafo anterior.
SEÇÃO 3
Dos Recursos
Art. 41. Da imposição de sanção caberá recurso ao Tribunal, sem efeito suspensivo, dentro do prazo de trinta (30) dias, a contar da data do recebimento do expediente à mesma relativo.
§1° O recurso poderá ser interposto pelo próprio infrator, ou pela autoridade a quem incumba a execução da sanção.
§2° O provimento de recurso implicará no cancelamento de todos os efeitos pecuniários da medida, a partir da data da aplicação, salvo disposição em contrário na decisão.
CAPÍTULO VIII
Disposições Finais
Art. 42. Éste Ato entrará em vigor no dia 1.° de setembro de 1962 e regerá as prestações ou tomadas de contas relativas ao corrente exercício, excluídas as concernentes a períodos de gestão terminados antes de sua vigência.
Art. 43. Os casos omissos serão resolvidos pelo Tribunal.
Parágrafo único - O Tribunal só tomará conhecimento de consulta sôbre aplicação de normas dêste Ato, que não verse sôbre caso concreto, e seja formulada por dirigente cujo nome conste do Registro Especial de Responsáveis previsto no art. 15.
Sala das Sessões, 8 de agosto de 1962.
CYRO VERSIANI DO ANJOS
PRESIDENTE
Este texto não substitui o publicado no DOU nº 159, seção 1, 2 e 3 de 22/08/1962
Este texto não substitui o publicado no DOU nº 159, seção 1, 2 e 3 de 22/08/1962 p. 8803