Legislação correlata - Portaria 294 de 01/10/2018
Legislação correlata - Portaria 51 de 06/03/2020
Legislação Correlata - Instrução Normativa 1 de 04/05/2022
PORTARIA Nº 42, DE 25 DE FEVEREIRO DE 2013.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE EDUCAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo artigo 172, I do Regimento Interno desta Secretaria – Decreto nº 31.195, de 21 de dezembro de 2009 – e no intuito de adequar a supervisão, a fiscalização e a gestão dos contratos, dos convênios e de outros ajustes de natureza financeira, ou não, firmados com terceiros, em razão da edição do Decreto n.º 33.409, de 12 de dezembro de 2011, que trata sobre a reestruturação administrativa, RESOLVE:
Art. 1º Uniformizar os procedimentos relativos à supervisão, à fiscalização e à gestão de contratos, de convênios, de termos de cooperação e de outros ajustes em geral celebrados pela Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal.
Art. 2º A celebração, a execução, a fiscalização e a gestão de contratos, de convênios, de termos de cooperação e de outros ajustes em geral celebrados no âmbito da Secretaria de Estado de Educação serão efetivadas nos termos desta Portaria, em consonância com os preceitos da Instrução Normativa nº 01/2005 e da Lei nº 8.666/93.
Art. 3º Considera-se, para efeito desta Portaria:
I - Contrato – o ajuste celebrado entre a Secretaria de Estado de Educação e terceiros, por meio do qual se estabelece acordo de vontades, para formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas;
II - Contratante - o órgão ou a entidade signatária do instrumento contratual;
III - Contratado - a pessoa física ou jurídica signatária de contrato com a Administração Pública;
IV - Convênio – o instrumento que disciplina a transferência de recursos públicos, visando à execução de programas de trabalho, de projetos, de atividades, de operações especiais ou de eventos de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação;
V - Concedente – o órgão ou a entidade da Administração Pública Federal/Estadual/Distrital Municipal, direta ou indireta, responsável pela transferência dos recursos financeiros ou pela descentralização dos créditos orçamentários destinados à execução do objeto do convênio;
VI - Convenente – o órgão ou a entidade da Administração Pública Federal/Estadual/Distrital/ Municipal, direta ou indireta, de qualquer esfera de governo, ou de organização de direito privado sem fins econômicos, com a qual a administração distrital pactua a execução de programa, projeto/atividade ou evento, mediante a celebração de convênio;
VII - Interveniente – o órgão ou a entidade da Administração Pública do Distrito Federal, direta ou indireta, de qualquer esfera de governo, ou entidade privada que participe de convênio para manifestar consentimento ou assumir as obrigações em nome próprio;
VIII - Termo de Cooperação – o Instrumento por meio do qual é ajustada a transferência de crédito de órgão ou entidade da Administração Pública Distrital para outro órgão distrital da mesma natureza ou autarquia, ou fundação pública ou ainda empresa estatal dependente;
IX – Termo de Cessão de Uso – o Instrumento pelo qual é disciplinada a transferência gratuita de posse de um bem público de uma entidade ou de um órgão para outro, a fim de que o cessionário o utilize nas condições estabelecidas no termo respectivo, por tempo determinado.
X – Termo de Autorização de Uso - Ato administrativo unilateral, através do qual se transfere o uso do bem público para particulares por um determinado período de tempo.
XI - Proponente – o órgão ou a entidade pública ou privada sem fins lucrativos que manifeste, por meio de proposta de trabalho, interesse em firmar convênio com a Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal;
XII - Executor – o servidor da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, ocupante de cargo efetivo, responsável direto pelo acompanhamento, a fiscalização e a supervisão da execução do objeto dos contratos, dos convênios, dos termos de cooperação e de outros ajustes em geral, bem como pela apresentação de relatórios ao término de cada etapa; observando que os servidores em estágio probatório deverão ser devidamente capacitados antes de serem designados;
XII - Executor – o servidor da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, ocupante de cargo efetivo, responsável direto pelo acompanhamento, a fiscalização e a supervisão da execução do objeto dos contratos, dos convênios, dos termos de cooperação e de outros ajustes em geral, bem como pela apresentação de relatórios ao término de cada etapa; (Inciso alterado(a) pelo(a) Portaria 268 de 10/12/2014)
XIII – Coexecutor – o servidor da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, ocupante de cargo efetivo, corresponsável direto pelo acompanhamento, a fiscalização e a supervisão da execução do objeto do contrato, do convênio, dos termos de cooperação e de outros ajustes em geral na sua Regional de Ensino, atuando sob coordenação do executor;
XIV - Suplente – o servidor da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, substituto do executor e coexecutor, tanto nos impedimentos oficiais quando em possíveis eventualidades;
XV - Termo aditivo – o instrumento que tenha, por objetivo, a modificação do contrato, do convênio, dos termos de cooperação e de outros ajustes em geral já celebrados, feito durante a vigência do termo, vedada a alteração do objeto pactuado, podendo ser usado para efetuar os acréscimos ou as supressões no objeto, nas prorrogações e no reajuste em sentido lato, sendo tais alterações contratuais previstas na Instrução Normativa nº 01/2005-CGDF e na Lei nº 8.666/93;
XVI - Projeto Básico – o conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou o serviço, ou complexo de obras ou de serviços, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e que possibilitem a avaliação do custo da obra ou serviço de engenharia e a definição dos métodos e do prazo de execução;
XVII - Termo de Referência – o documento apresentado quando o objeto do convênio, o contrato de repasse ou o termo de cooperação envolver a aquisição de bens ou a prestação de serviços. Este documento deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Administração, diante de orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado, a definição dos métodos e o prazo de execução do objeto. Ressalta-se a necessidade da utilização do referido Termo na modalidade Pregão e na formalização de convênios com repasse de recursos federais;
XVIII - Plano de Trabalho – o plano proposto pela organização interessada, o qual deve conter a identificação do objeto a ser executado, metas a serem atingidas, etapas ou fases de execução, plano de aplicação dos recursos financeiros, cronograma de desembolso, previsão de início e fim da execução do objeto, bem como a conclusão das etapas ou fases programadas;
XIX - Objeto – o elemento que se busca com a celebração do convênio, do contrato, dos termos de cooperação ou de outros ajustes assemelhados;
XX - Meta – a parcela quantificável do objeto, descrita no plano de trabalho;
XXI - Etapa ou fase – a divisão existente na execução de uma meta;
XXII – Relatório – o conjunto de informações utilizado para reportar resultados parciais ou totais de um ajuste, em andamento ou finalizado, que deverá ser minucioso, assinado pelos executores, com a aprovação e a assinatura da chefia imediata, constando o resumo dos acontecimentos parciais ou até a finalização do termo, preferencialmente documentado (atas, ofícios, livros de ocorrências, fotos, entre outros).
Art. 4º Compete ao Setor Requisitante (Unidade Técnica), ou seja, ao setor responsável pela execução do termo, as seguintes atribuições:
I - indicar formalmente, por meio de memorando à SUAG, o executor titular e o executor suplente e os seus substitutos, bem como o supervisor técnico, quando necessário, informando o nome completo, a matrícula, o cargo/função e o local de efetivo exercício dos servidores, antes da assinatura do termo, devendo estar lotados no setor diretamente responsável pela supervisão, pelo acompanhamento e pela fiscalização das atividades, contendo a ciência (assinatura) do servidor indicado; A designação do executor e do supervisor técnico somente produzirá efeitos após as publicações no DODF do extrato da celebração do termo e da designação dos executores, com a ciência dos mesmos, respondendo o Chefe do Setor Requisitante (Unidade Técnica) na hipótese de omissão pela falta da indicação do executor e/ou do supervisor técnico.
Para o acompanhamento da execução dos ajustes, a escolha do executor deverá, preferencialmente, levar em consideração o conhecimento e a disponibilidade de tempo para executar as atividades necessárias ao fiel cumprimento do ajuste, incluindo-se os deslocamentos que se fizerem necessários, para garantir a efetiva execução do objeto do ajuste.
O executor de que trata a alínea “b” representará a Administração na supervisão, na fiscalização e no acompanhamento do ajuste, devendo sua indicação recair sobre o servidor público efetivo, especialmente designado no DODF para tal atividade, possuidor de qualificação técnica condizente com a complexidade e a especificidade do objeto contratado.
Não poderá ser designado como executor, coexecutor ou Membro de Comissão Executora aquele que exercer atividade incompatível com a fiscalização de contratos, de convênios e termos em geral, ou possuir relação de parentesco, até o terceiro grau, em linha reta ou colateral, com sócio gerente ou administrador do contratado.
e) Os servidores que assumirem os cargos de chefia dos Setores Requisitantes, das Coordenações Regionais de Ensino da SEEDF e das Instituições de Ensino da SEEDF respondem solidariamente, durante a sua gestão, pela execução dos ajustes formalizados e vigentes antes da nomeação ao cargo, devendo assim zelar pela fiscalização dos mesmos, bem como aprovar e assinar os relatórios de acompanhamento e, em caso de impropriedades, adotarem medidas necessárias.
Ocorrerá a dispensa automática da função de executor nos casos de aposentadoria e de falecimento, devendo ser feita a substituição imediata pelo setor responsável.
O executor designado continuará responsável pela execução, independentemente de sua lotação e/ ou solicitação de dispensa, até a publicação no DODF, observando o cumprimento de suas funções desde a data de sua designação até a data de sua dispensa ou do término da vigência do termo.
O executor suplente, a partir de sua designação no DODF, tem as mesmas competências do executor titular, devendo acompanhar as atividades da execução do ajuste, respondendo nos afastamentos legais do titular.
II - observar que a dispensa do servidor designado como executor do ajuste estará condicionada à designação, concomitantemente, de um novo executor, salvo em situações de casos fortuitos ou de força maior. Na ocorrência de desligamento do servidor, deverá ser providenciada a respectiva substituição, com a devida publicação no DODF, e o Setor Requisitante, que é responsável pela indicação do executor, responderá solidariamente pelo acompanhamento das atividades previstas no ajuste e pela omissão caso não ocorra a devida substituição;
III - fornecer ao executor as cópias: do projeto básico, do edital e seus anexos, da nota de empenho e/ou da ordem de serviço, do contrato, do extrato da publicação do contrato no DODF, dos termos aditivos, das autorizações de reajustes, dos apostilamentos e de documentos necessários ao bom acompanhamento do contrato, assim como os documentos referentes aos convênios, aos termos de cooperação e a outros termos em geral;
IV - auxiliar o executor na aferição dos valores referentes aos custos e andamento das obras, serviços ou aquisição de materiais, verificando se estão de acordo com as especificações do projeto básico, do edital e seus anexos, da nota de empenho e/ou ordem de serviço, do contrato, do extrato da publicação do contrato no DODF, dos termos aditivos, das autorizações de reajustes, dos apostilamentos e demais documentos que originaram o ajuste, bem como se estão em conformidade com o cronograma físico-financeiro, inclusive quanto à documentação dos convênios com repasse de recursos;
V - informar e encaminhar à Diretoria de Contratos, Termos e Convênios, com a devida anuência e aprovação do Setor Requisitante, quaisquer pedidos de alterações ocorridas nos ajustes e seus anexos;
VI - supervisionar tecnicamente os contratos de obras, de serviços, os convênios e os demais termos sob a responsabilidade do Setor;
VII - prestar ao executor todo apoio necessário ao bom desempenho de suas atribuições;
VIII - acompanhar o trâmite processual desde a assinatura até a emissão do relatório final de acompanhamento da execução das atividades desenvolvidas por força do ajuste;
IX – acompanhar a tramitação da documentação pertinente, caso seja de interesse das partes a celebração de termo aditivo ou a formalização de um novo termo;
X - limitar ao número de 03 (três) os ajustes sob a responsabilidade de um único executor, com exceção dos contratos específicos, cuja execução recairá sobre o previamente designado, que supervisionará os coexecutores, se houver necessidade de designação, prestando-lhes a necessária assistência e orientação;
XI – observar, nos casos específicos dos contratos de serviços terceirizados de conservação, de limpeza e de vigilância, que o acompanhamento e fiscalização serão atribuições de comissão central de executores previamente designada, que supervisionará os coexecutores, prestando-lhes a necessária assistência e orientação;
XII – elaborar o projeto básico e o termo de referência, com a devida aposição de assinatura do chefe do setor.
Art. 5º Caberá, exclusivamente, ao executor, qualquer que seja o ajuste, as disposições abaixo:
I - observar a Lei nº 8.666/93, em especial os arts. 41, 66 a 80 que tratam da formalização, da alteração, da execução, da inexecução e da rescisão contratual, e o art. 116 que estende a aplicação da lei aos contratos, aos convênios, aos termos de cooperação e aos ajustes em geral; o Decreto nº 32.598/2010, em especial os arts. 31 a 46, que tratam de execução de contratos e convênios; a Instrução Normativa n° 01/2005 – CGDF, que disciplina a celebração, o emprego de recursos e a correspondente prestação de contas de convênios, acordos e outros ajustes, e o Decreto nº 26.851/2006, que regula a aplicação de sanções administrativas nos ajustes celebrados pela Administração Pública no âmbito do GDF;
II - supervisionar, fiscalizar e acompanhar a execução do ajuste, assim como, emitir relatório circunstanciado à chefia imediata, bimestralmente (de natureza financeira), e, ao término de cada etapa ou tempestivamente quando solicitado pela autoridade competente, informando-a sobre os fatos ocorridos na execução dos contratos e convênios sob sua responsabilidade, devendo mencionar sempre a execução física e financeira já efetivada, comprometimentos financeiros e prazos de vigência para execução e recebimento dos bens ou serviços, bem como a vigência contratual e inclusão no processo de origem, corrigindo as inconsistências apontadas quando da não aprovação do referido relatório;
III – supervisionar, fiscalizar e acompanhar a execução do ajuste, assim como emitir relatório parcial circunstanciado, semestralmente, ou tempestivamente, quando solicitado, apontando as atividades ocorridas na execução dos termos em geral, que não sejam de natureza financeira, devendo constar o aprovo da chefia imediata;
IV – emitir relatório final circunstanciado da execução dos serviços prestados e/ou dos materiais adquiridos conforme pactuado ou adquirido pela nota de empenho;
V – anexar no processo de origem o relatório e encaminhá-lo aos setores competentes para aprovação, bem como corrigir as inconsistências apontadas quando da sua não aprovação;
VI – manter controle atualizado dos números dos processos referentes à execução do contrato e/ou convênio que se encontra em andamento, em ordem cronológica, para o efetivo acompanhamento;
VII - extrair cópias do ajuste e demais documentos a ele pertinentes, como: do projeto básico, do edital e de seus anexos, da nota de empenho e/ou ordem de serviço, do contrato, do extrato da publicação do contrato no DODF, da publicação da designação dos executores no DODF, dos termos aditivos, das autorizações de reajustes, dos apostilamentos e do plano de trabalho que ficará sob sua responsabilidade;
VIII - manter sobre o procedimento administrativo absoluto controle no que se refere ao cumprimento das etapas, prazos e demais ações previstas nos mencionados termos, sempre mantendo a ordem cronológica das etapas;
IX - solicitar à contratada/conveniada e a seus prepostos, ou obter da Administração, tempestivamente, todas as providências necessárias ao bom andamento dos serviços;
X - receber a nota de empenho e o documento fiscal que demonstrem a realização da despesa, conferir se está de acordo com a especificação do objeto, aferir a exatidão dos valores a serem pagos, relativos aos materiais entregues, obras ou serviços prestados pela parte contratada, bem como a documentação de regularidade fiscal e trabalhista, nos termos do Artigo 4º desta Portaria;
XI - manter absoluto controle do registro das notas fiscais e verificar, quando da apresentação dessas, a discriminação dos serviços prestados e se todos os encargos fiscais incidentes estão de acordo com o objeto do ajuste;
XII - verificar se o cronograma físico-financeiro das obras e serviços ou a aquisição de materiais se desenvolvem de acordo com a respectiva Ordem de Serviço e nota de empenho;
XIII - recusar o recebimento de materiais ou a prestação de serviços que não estejam em conformidade com o objeto do contrato (podendo ser requerida sua substituição em prazo estabelecido pela Administração), com as especificações descritas no contrato, na nota de empenho, no edital de licitação, na proposta de preços ou no projeto básico;
XIV – atestar a execução, obrigatoriamente no verso do documento fiscal, da realização da despesa, e aposição de carimbo com os dados de identificação, tais como: nome completo, cargo/ função, lotação, matrícula e data de recebimento;
XV – observar se todas as ordens de serviços estejam devidamente assinadas, identificando o número do procedimento administrativo, a nota de empenho, e prazo de entrega, preferencialmente no verso, devidamente legíveis, bem como acostá-las ao processo de pagamento das faturas/ notas fiscais, autuado para este fim, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis contados de seu recebimento, sob pena de apuração de responsabilidade;
XVI - solicitar ao setor competente a autuação de apenas 01 (um) processo para pagamento das notas fiscais referentes às despesas relativas a um determinado contrato, devendo ser utilizado durante toda a vigência do ajuste;
XVII – enviar o processo de pagamento à Gerência de Execução Financeira-GEFIN/DGOF, obedecendo criteriosamente ao despacho da GEFIN (anexo), quanto à documentação: sua ordem cronológica, sua localização, e observando ainda a data de sua validade, verificando a regularidade fiscal e trabalhista da contratada, quais sejam:
a) inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ou no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF);
b) inscrição no cadastro de contribuintes distrital, estadual ou municipal, se houver, relativo ao domicílio ou sede do licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual;
c) certidão de regularidade para com a Fazenda Federal, Distrital, Estadual ou Municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da lei;
d) certidão de regularidade relativa à Seguridade Social e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), demonstrando situação regular no cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei;
e) certidão de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, mediante a apresentação de certidão negativa, nos termos do Título VII-A da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.
XVIII - inserir no processo de pagamento, referente à contratação de empresa especializada para realização de eventos da SEEDF, relatório fotográfico circunstanciado correspondente a cada um dos itens/etapas do projeto básico e do evento, posicionando-se, inclusive, ao alcance dos objetivos propostos contidos no projeto básico;
XIX – elaborar, e prestar ao Ordenador de Despesa informações necessárias ao cálculo do reajustamento de preços, quando necessário;
XX - comunicar formalmente ao setor requisitante, com ciência do superior hierárquico, as pendências não solucionadas, descumprimento de prazo de entrega de material ou na realização de serviços ou etapas de serviços, após esgotados os recursos e as tratativas de sua competência, com a finalidade de subsidiar a tomada de decisão da Administração quanto ao adimplemento contratual, inclusive acerca de penalidades vinculadas às obrigações da contratada;
XXI - remeter, até o 10° (décimo) dia útil do mês subsequente ao da efetiva prestação do objeto ajustado, o relatório de acompanhamento da execução do contrato à chefia imediata, que adotará as medidas cabíveis;
XXII - solicitar, em tempo hábil, aos seus superiores as decisões e as providências que ultrapassarem a sua competência para a adoção das medidas convenientes;
XXIII - contatar a Gerência de Orientação de Executores/Diretoria de Contratos, Termos e Convênios, visando sanar todas as dúvidas/dificuldades encontradas durante a execução do ajuste;
XXIV - recomendar à autoridade superior a rescisão do ajuste ou glosa, caso o objeto esteja sendo executado de forma irregular ou esteja em desacordo com as especificações ou quando, ainda, constatada, sem justificativa, a paralisação da execução ou cometimento de faltas que ensejam a adoção dessa medida, sendo assegurados o contraditório e a ampla defesa à parte contratada ou conveniada, nos limites previstos na legislação;
XXV - o executor deverá, também:
a) - controlar os prazos relacionados às datas de início e término do ajuste, comunicando à chefia imediata, com antecedência mínima de 150 (cento e cinquenta) dias, o término de sua vigência, emitindo relatório consubstanciado sobre a atuação da parte contratada, conveniada e partícipes em geral, opinando pela conveniência, ou não, sobre a renovação do termo (com justificativas fundamentadas), nos moldes da lei, e inclusive solicitando documentação ao contratado/partícipe manifestando interesse na continuidade do feito;
b) acompanhar os trâmites processuais para formalização de termo aditivo ou formalização de novo ajuste, no caso dos ajustes que estejam completando 60 (sessenta) meses de vigência, deverá ocorrer em tempo hábil sem que haja interrupção na prestação de serviços, devendo o mesmo sucedê-lo quando da finalização da vigência do atual, evitando prejuízo à Administração Pública;
c) verificar a regularidade, a adequação, a necessidade e a justificativa dos pedidos de prorrogações e interrupções de prazos de serviços complementares, e analisar todas as modificações no projeto pretendidas pela contratada, recomendando que o processo seja submetido à Assessoria Jurídico-Legislativa, quando necessário;
d) fundamentar, obrigatoriamente, vantajosidade para a Administração Pública, na análise de pedido de prorrogação de prazo;
e) formalizar instrução ao setor requisitante, na hipótese da não prorrogação do contrato, relatando a execução contratual e sugerindo, caso considere pertinente, alterações nas contratações futuras;
f) nos casos de sugestão para deflagração de novo certame e/ou, se for o caso, da prorrogação do contrato, o mesmo deverá ser instruído com antecedência mínima de 150 (cento e cinquenta) dias da data de seu término;
g) informar à chefia imediata a ocorrência de eventuais intempéries, assim como qualquer registro de dificuldade ou impossibilidade para o cumprimento de suas obrigações, com identificação dos elementos impeditivos do exercício da atividade, além das providências e sugestões que porventura entender cabíveis;
h) manifestar-se formalmente em relação à aplicação de sanções, alterações e repactuações do contrato, em todos os atos da Administração;
§1º - Após a notificação da contratada por eventuais descumprimentos contratuais, o executor deverá analisar a necessidade, ou não, do pedido de processo administrativo para aplicação de sanção às empresas inadimplentes, o qual deve operacionalizar-se por meio de processo individualizado e apartado dos autos principais de contratação, a ser aberto/instruído pelo setor requisitante, juntamente com o executor responsável pelo processo administrativo principal, em que ocorreu a infração administrativa, cujo trâmite seguirá os procedimentos e prazos contidos na Lei Federal n.º 9.784, de 29 de janeiro de 1999, recepcionada pelo Distrito Federal por meio da Lei Distrital n.º 2.834, de 07 de dezembro de 2001.
§2º - Na hipótese de abertura de processo administrativo, o executor deverá comunicar, formalmente à autoridade competente a aplicação de sanção em decorrência de inexecução ou descumprimento total ou parcial das obrigações assumidas pela contratada, para que este possa deliberar sobre a necessidade, ou não, de aquisição do fornecimento ou serviço contratado, por meio de outro processo licitatório.
Art. 6º Caberá, exclusivamente, ao executor dos convênios com repasse de recurso, as disposições abaixo:
I - acompanhar, fiscalizar e orientar o cumprimento das cláusulas pactuadas, observando os prazos para aplicação dos recursos;
II – informar qualquer alteração ocorrida no ajuste ou em seu plano de trabalho, como por exemplo: termos aditivos assinados, cópia do ofício encaminhado ao Órgão concedente, solicitando a prorrogação de vigência do convênio, encaminhando o comunicado à Diretoria de Contratos, Termos e Convênios e ao órgão solicitante/responsável pelo ajuste;
III – arquivar obrigatoriamente a cada etapa desenvolvida o registro dos recursos empregados, mantendo a documentação em ordem, em local próprio e seguro, para subsidiar a prestação de contas, que deve espelhar com precisão os passos da operacionalização do ajuste;
IV – acompanhar as datas de início e término do ajuste, solicitando ao Órgão concedente a sua prorrogação, de acordo com o prazo estipulado no convênio;
V - verificar a utilização dos rendimentos das aplicações dos ajustes que envolvam repasse financeiro, determinando, quando necessário, a forma para sua utilização, após a devida autorização pelo Órgão concedente, adotando providências para que os recursos sejam aplicados em tempo hábil, evitando devolução de saldos de recursos à concedente;
VI - elaborar prestação de contas de recursos de convênios e outros termos em geral que envolvam órgãos e entidades da Administração Pública do DF, com emissão do relatório final, em até 60 dias após o término de sua vigência, e enviar ao Ordenador de Despesa para exame e aprovação;
VII – zelar para que a liberação de recursos do convênio e de seus aditivos só ocorra após a efetiva entrega da prestação de contas das parcelas já executadas, conforme previsto no plano de trabalho de cada termo, sendo que os repasses pactuados só serão liberados mediante a análise e a aprovação pelo executor designado (em conformidade à IN 01/2005-CGDF);
VIII – analisar as prestações de contas, parcial e final, observando os prazos constantes do termo pactuado, verificando toda a documentação apresentada que comprove a correta aplicação dos recursos públicos, contendo a documentação referente à prestação de contas;
IX – submeter a prestação de contas, parcial ou final, à Unidade Técnica responsável pelo programa ou projeto do Órgão ou Entidade concedente para análise e avaliação dos seguintes aspectos:
a) técnico - quanto à execução física e alcance dos objetivos do ajuste, podendo o setor competente valer-se de laudos de vistoria ou de informações obtidas junto a autoridades públicas do local de execução do ajuste;
b) financeiro - quanto ao bom e regular emprego dos recursos do ajuste.
Art. 7º Caberá ao Setor Requisitante de prestação de serviço ou de aquisição de material, identificado por meio da emissão de nota de empenho:
I - receber a nota de empenho, o documento fiscal comprovando a adequação dos serviços descritos, conforme descrição da respectiva nota de empenho, bem como conferir os dados necessários da nota fiscal;
II - atestar os serviços na nota fiscal, especificando, detalhadamente, o equipamento recebido, o serviço ou a obra executada, o valor, sua localização e o período de execução, observando se a sua emissão e o prazo estabelecido para a execução dos serviços estão de acordo com o determinado na nota de empenho e/ou cronograma definido pelo Setor Requisitante;
III - acompanhar o trâmite processual desde a emissão da nota de empenho até a conclusão do relatório final de acompanhamento da execução das atividades desenvolvidas por força da emissão da NE, devidamente aprovado e assinado pela chefia imediata.
§ Único: Considerando a ausência de designação de executores para o acompanhamento das despesas realizadas por nota de empenho, o setor responsável pela execução da despesa deverá exercer todas as competências atribuídas aos executores.
Art. 8º No caso de formalização de contratos para prestação de serviços terceirizados, o executor, especificamente, deverá:
I - documentar as ocorrências havidas e a frequência dos empregados, em registro próprio, firmado juntamente com o preposto da contratada;
II - acompanhar e controlar, quando for o caso, o estoque de materiais de reposição, destinado à execução do objeto contratado, principalmente quanto à qualidade;
III - fiscalizar o cumprimento das obrigações, encargos sociais e trabalhistas pela contratada, compatível com as ações previstas no inciso anterior, no que se refere à execução do contrato;
IV – verificar mensalmente a relação nominal de empregados da empresa contratada;
V - observar se os prestadores de serviços se apresentam uniformizados e/ou com crachá de identificação, em conformidade ao edital;
VI - solicitar a substituição dos empregados prestadores de serviço que comprometam a perfeita execução dos serviços, inclusive quando decorrente de comportamento inadequado;
VII - solicitar cópia legível das folhas de controle de frequência, juntamente com as respectivas faturas, com o visto da chefia imediata e devidamente atestadas;
VIII – estabelecer, semestralmente e em conjunto com o Setor Requisitante, o cronograma de fiscalização;
IX - cuidar para que a Administração e seu representante não exerçam poder de mando sobre os empregados da contratada, reportando-se somente aos prepostos e responsáveis por ela indicados;
X – indicar no atesto das notas fiscais, faturas e recibos o número do contrato principal e, conforme o caso, o último termo aditivo a que se refere a cobrança;
XI – cuidar para que, no atesto do recebimento, se verifique a quantidade e qualidade dos bens e/ou serviços contratados, de modo a estarem em conformidade com as especificações do respectivo objeto contratado;
XII - solicitar em contratos com maior complexidade, que necessitem coexecutores, que estes enviem ao executor titular, por meio de memorando, a nota fiscal/fatura devidamente atestada, juntamente com a cópia de sua designação no DODF, bem como a documentação com vistas ao setor responsável pela liquidação da despesa, referentes aos materiais e/ou serviços.
§ Único - A prestação de serviços terceirizados não gera vínculo empregatício entre os empregados da contratada e a SEEDF, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.
Art. 9º Caberá à Diretoria de Contratos, Termos e Convênios:
I - providenciar a publicação dos extratos dos contratos, convênios e demais termos, após a assinatura dos responsáveis, junto à Subsecretaria de Administração Geral;
II - encaminhar os dados referentes às designações dos executores para publicação no Diário Oficial do Distrito Federal;
III - manter cadastro atualizado dos ajustes e dos seus respectivos executores;
IV - arquivar em ordem cronológica todo e qualquer ajuste firmado com a Secretaria de Estado de Educação do DF, bem como cópia de suas publicações no Diário Oficial do Distrito Federal, relativas aos ajustes e/ou executores;
V - orientar os setores da SEEDF e os executores quanto ao acompanhamento dos contratos, convênios e ajustes em geral, firmados com a Secretaria de Estado de Educação do DF;
VI - monitorar os prazos de vigências dos ajustes celebrados, bem como verificar junto aos setores requisitantes e executores o interesse na continuidade dos termos;
VII - elaborar e divulgar, periodicamente, junto aos setores interessados planilhas com dados precisos dos ajustes formalizados pela SEEDF;
VIII - executar outras atividades inerentes à sua área de atuação.
Art. 10. A Subsecretaria de Administração Geral deverá ser consultada nos casos omissos nesta Portaria, objetivando dirimir as dúvidas e eventuais problemas, a fim de evitar transtornos na execução dos ajustes.
Art. 11. A presente Portaria substitui a Circular nº 12/2010-UAG/SEEDF.
Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 42, seção 1 de 27/02/2013 p. 6, col. 2