INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 04, DE 08 DE JUNHO DE 2022

Regulamenta a execução da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, em especial seu Art. 67, considerando os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, probidade e eficiência dos atos administrativos, bem como o acompanhamento e a fiscalização da execução dos contratos, convênios ou instrumentos congêneres celebrados pela Universidade do Distrito Federal Jorge Amaury Maia Nunes - UnDF

A REITORA PRO TEMPORE, DA UNIVERSIDADE DO DISTRITO FEDERAL PROFESSOR JORGE AMAURY MAIA NUNES - UnDF, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Complementar 987, de 26 de julho de 2021, em especial as conferidas pelo art. 5º, §1º, incisos I e II, do Decreto Nº 42.333, de 26 de julho de 2021, combinado com o disposto no art. 6º, inciso IV, do Estatuto da Universidade do Distrito Federal - UnDF, resolve:

CAPÍTULO I

DO OBJETO

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre diretrizes para acompanhamento e fiscalização da execução de contratos, convênios, acordos e instrumentos congêneres celebrados pela Universidade do Distrito Federal Jorge Amaury Maia Nunes - UnDF, assim como os procedimentos a serem observados no desempenho do encargo.

Art. 2º Para efeitos desta Instrução Normativa considera-se:

I - executor titular do contrato: servidor previamente designado pela Unidade de Administração Geral – UAG/UnDF, por meio de Ordem de Serviço, publicada em Diário Oficial do Distrito Federal para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, convênios, acordos e instrumentos congêneres celebrados pela UnDF;

II - executor substituto do contrato: servidor previamente designado para o exercício das funções do executor titular nos casos de afastamento ou impedimentos legais;

III - contrato administrativo: todo e qualquer ajuste entre a UnDF e particulares em que há um acordo de vontade para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, estabelecendo com clareza e precisão as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos do processo de contratação e da proposta a que se vinculam;

IV - contratado: é a pessoa física ou jurídica que contrata com a Administração Pública;

V - contratante: é o órgão que representa a Administração, na celebração de um contrato administrativo;

VI - termo aditivo: documento utilizado para efetuar reequilíbrio econômico-financeiro, repactuação, reajuste, renegociação, acréscimo, supressão quantitativa do objeto ou prorrogação, além de outras modificações admitidas em lei que possam ser caracterizadas como alterações substanciais do contrato;

VII - apostilamento: anotação do registro administrativo no próprio contrato ou em instrumento que o substitua, utilizado para reajustes de preços previstos no próprio contrato, empenhos suplementares ou outras anotações que não representem alteração do contrato nos termos da lei;

VIII - termo de rescisão: documento utilizado para efetuar a anulação ou cancelamento do contrato por algum motivo específico;

IX - preposto: é o representante da contratada perante a Administração, com indicação formal, para a prática dos atos necessários ao regular cumprimento das obrigações contratuais.

CAPÍTULO II

DA DESIGNAÇÃO DE EXECUTORES

Art. 3º A execução dos contratos, convênios, acordos ou instrumentos congêneres deve ser acompanhada e fiscalizada por servidor(es) previamente designado(s) pela Unidade de Administração Geral, da Universidade do Distrito Federal, por meio de Ordem de Serviço publicada em Diário Oficial do Distrito Federal.

Art. 4º O encargo de executor de contrato não pode ser recusado pelo servidor, devendo expor, por escrito, as eventuais deficiências e limitações técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições, se for o caso.

Parágrafo único. A Administração deverá providenciar a qualificação do servidor para o desempenho das atribuições, conforme natureza e complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida, podendo, ainda, contratar terceiros para assistir ou subsidiar as atividades de fiscalização do representante da Administração, desde que justificada a necessidade de assistência especializada.

CAPITULO III

DAS ATRIBUIÇÕES DOS EXECUTORES

Art. 5º O representante da Administração especialmente designado como executor de contratos, convênios, acordos ou instrumentos congêneres celebrados pela UnDF tem por atribuição o dever de observar a legislação vigente, em especial as regras previstas no artigo 67, da Lei nº 8.666, de 1993; no artigo 41, do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010; na Portaria nº 29/SGA, de 24 de fevereiro de 2004, de 26 de fevereiro de 2004, bem como as orientações complementares elencadas na Cartilha do Executor e Contrato do Distrito Federal, conforme Portaria nº 222/SEPLAG, de 30 de dezembro de 2010, na Instrução Normativa nº 01, da Corregedoria-Geral do Distrito Federal - CGDF, de 22 de dezembro de 2005, publicada no DODF nº 243, de 26/12/2005 e na Instrução Normativa nº 5/2017 - SEGES/MPDG.

Art. 6º É de responsabilidade dos executores:

I - supervisionar, fiscalizar e acompanhar a execução do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere, apresentando relatórios circunstanciados ao término de cada etapa ou quando solicitado pelo contratante;

II - zelar pelo fiel cumprimento do(s) contrato(s), convênio(s), acordo(s) ou instrumento(s) congênere(s) que forem formalmente designado(s), dispensando especial atenção às cláusulas referentes às obrigações contratuais;

III - manter a execução do objeto do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere, dentro dos limites legal e orçamentário previstos no instrumento contratual;

IV - solicitar à contratada e seus prepostos ou obter da Administração, tempestivamente, todas as providências necessárias ao bom andamento dos serviços;

V - verificar se o custo e o andamento das obras, serviços ou aquisições de materiais estão obedecendo às especificações do contrato, do edital de licitação, do termo de referência ou projeto básico, da ordem de serviço e da nota de empenho, e se estão se desenvolvendo de acordo com o cronograma físico-financeiro;

VI - prestar, à Diretoria de Contratos e Convênios, da Unidade de Administração Geral da Universidade do Distrito Federal - DICC/UAG/REIT/UnDF, informações necessárias para subsidiar a elaboração dos cálculos do reajustamento de preços, quando previsto em normas próprias;

VII - encaminhar à Diretoria de Contratos e Convênios, da Unidade de Administração Geral da Universidade do Distrito Federal - DICC/UAG/UnDF, qualquer pedido de alteração contratual, devidamente justificada;

VIII - receber provisória e/ou definitivamente o objeto do contrato, do convênio, do acordo ou do instrumento congênere, verificando se a prestação de serviços, o fornecimento de material ou a execução de obras se desenvolveram de acordo com o contrato/convênio/nota de empenho, com os prazos, com os projetos, com as especificações, com os valores, com as condições da proposta da empresa e com os demais documentos presentes no procedimento licitatório;

IX - controlar os pagamentos efetuados com a Nota de Empenho;

X - solicitar o reforço do saldo de empenho, quando necessário;

XI - documentar as ocorrências havidas, em registro próprio, firmado juntamente com o preposto da contratada;

XII - fiscalizar o cumprimento das obrigações, dos encargos sociais e dos encargos trabalhistas pela contratada, e, no caso de terceirização de serviços, a compatibilidade das obrigações, a frequência e registros dos empregados;

XIII - notificar à contratada para resolução de falhas verificadas na execução do contrato, convênio, acordo e instrumento congênere, no prazo contratual ou regulamentar;

XIV - registrar as ocorrências de irregularidades relacionadas à execução do contrato, convênio, acordo e instrumento congênere, anotando a cláusula e/ou item descumprido, a providência adotada e seu resultado;

XV - oficiar a empresa contratada, nas fases de pagamento e prorrogação, para comprovar a regularidade fiscal, assim como, para substituir a nota fiscal/fatura, quando verificada alguma desconformidade ou omissão em seu preenchimento, indicando, nesse caso, as informações corretas que deverão constar no documento;

XVI - enviar à Diretoria de Contabilidade, Orçamento e Finanças, da Unidade de Administração Geral - DICOF/UAG/REIT/UnDF, a documentação hábil para pagamento, no prazo mínimo de até 5 (cinco) dias antecedentes à data do vencimento da nota fiscal/fatura, salvo nos casos devidamente justificados;

XVII - os executores de contratos, convênios, acordo e instrumento congêneres firmados pela UnDF, devem elaborar Relatório Circunstanciado de Execução de contrato/convênio, fornecendo informações sobre o acompanhamento, a fiscalização e o andamento dos respectivos contratos e instrumentos congêneres de sua atribuição, devendo conter, impreterivelmente, as seguintes informações:

a – número do contrato, convênio, acordo e instrumento congênere e número do processo;

b – objeto contratado;

c – nome da contratada e número do CNPJ;

d – a data da contratação e da vigência contratual;

e – fundamentação legal da contratação;

f – os valores contratados, incluindo acréscimos/decréscimos e reajustes se houver, valores executados e o saldo contratual;

g – manifestação quanto ao cumprimento integral das obrigações previstas no edital de licitação, contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere pela contratada;

h – ocorrências relacionadas a execução do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere;

i – as eventuais glosas no valor a ser pago, proveniente de ocorrências relacionadas com a execução do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere; e

j – outras informações relevantes

Parágrafo Único. Considera-se como documentação hábil, para fins de pagamento a que se refere o inciso XVI, a nota fiscal/fatura atestada, a comprovação da regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária, e, quando for o caso, a declaração de isenção/imunidade fiscal ou a declaração de opção pelo regime simples.

XVIII - acompanhar o registro dos pagamentos efetuados, observando o saldo de empenho, compatibilizando-o com as informações relativas à execução financeira e orçamentária;

Art. 7º O executor deve anexar ao processo de pagamento os seguintes documentos:

I - memorando ou despacho de encaminhamento;

II - relatório circunstanciado;

II - certidões de regularidade fiscal;

III - nota fiscal devidamente atestada.

Parágrafo Único. O atesto deve ser realizado no documento SEI próprio denominado “Atesto”, indicando o ID do documento fiscal e competência;

Art. 8º Em caso de falhas ou irregularidades relacionadas à execução do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere, o executor deve notificar a contratada, formalmente, para a correção da falha ou irregularidade, bem como, para se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias úteis;

Art. 9º O executor deverá se manifestar, de forma fundamentada, a respeito dos argumentos apresentados pela contratada, no prazo de 5 (cinco) dias úteis e comunicar formalmente à Gerência de Contratos, da Diretoria de Contratos e Convênios - GECONTR/DICC/UAG/REIT/UNDF sobre as falhas e irregularidades identificadas na execução do contrato, indicando a cláusula contratual que gerou a irregularidade, bem como informar os dias de atraso se for o caso;

Art. 10. Caberá à Gerência de Contratos - GECONTR/DICC/UAG/UnDF, a instrução processual atinente à aplicação de sanções administrativas previstas nas legislações vigentes e posterior envio à Gerência de Contabilidade e Custos Governamentais - GECCG/DICOF/UAG/UnDF, para a elaboração dos cálculos das penalidades de multa, sendo o Chefe da Unidade de Administração Geral - UAG/UnDF, a autoridade competente para a aplicação das penalidades.

CAPÍTULO IV

DOS DEVERES CONCERNENTES À PRORROGAÇÃO DE VIGÊNCIA

Art. 11. O executor, no prazo de 180 (cento e oitenta) dias antes do término da vigência do contrato, deve apresentar àDiretoria de Contratos e Convênios, da Unidade de Administração Geral - DICC/UAG/UnDF, a manifestação sobre a necessidade da prorrogação da vigência do contrato

Art. 12. Toda prorrogação do prazo de vigência contratual deve ser justificada por escrito, cabendo ao executor proceder à juntada no processo de origem do contrato, dos seguintes documentos:

I - Pesquisa de Preços com pelo menos 3 (três) valores válidos, de modo a demonstrar a vantajosidade na sua prorrogação;

II - Manifestação do executor sobre o interesse na prorrogação, a adequação dos serviços prestados e a vantajosidade dos serviços a serem pagos, observada a pesquisa de preços;

III - Manifestação da contratada sobre o interesse em prorrogar a vigência do contrato;

IV - Demonstrar que o contrato mantém as condições iniciais de habilitação.

§ 1º Se a contratada solicitar o reajuste do valor do contrato quando da prorrogação contratual, a proposta deverá contemplar o valor reajustado, para efeito de comparação de preços de mercado e vantajosidade quanto à prorrogação contratual, ainda que o reajuste seja efetivado posteriormente à prorrogação.

§ 2º No caso de contratos de prestação de serviços continuados, em que a contratada possa solicitar a repactuação no momento da prorrogação contratual, o executor deverá juntar, no processo de contratação, no mínimo, os seguintes documentos, além dos documentos indicados no art. 12:

I - requerimento da repactuação, pela empresa contratada;

II - novo acordo ou convenção coletiva das categorias profissionais;

III - planilha de custos e formação de preços readequada;

Art. 13. Na hipótese de não renovação contratual, a área demandante/técnica responsável pelo ajuste deve providenciar a elaboração de novo Projeto Básico/Termo de Referência, se for o entendimento, com a ratificação do respectivo titular da Unidade ou, devendo eventual manifestação contrária do executor do contrato/convênio constar do Relatório Circunstanciado de Execução de Contrato/Convênio.

CAPÍTULO V

DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

Art. 14. O executor do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere responderá administrativamente pelo exercício irregular das atribuições de seu encargo.

§ 1º Sem prejuízo do previsto no caput deste artigo, será também responsabilizado financeiramente o executor de contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere que requeira serviços, dê causa a acréscimos, postergue iniciativas programadas ou programáveis ou ocasione, em razão de sua omissão ou negligência, ações onerosas não previstas e/ou inaceitáveis na execução do contrato.

§ 2º Desobrigar-se-á da responsabilidade de que trata este artigo, o executor de contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere que comprovar formalmente, e de modo inequívoco, não ter concorrido para a verificação da ocorrência.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. A Diretoria de Contratos e Convênios, da Unidade de Administração Geral - DICC/UAG/REIT/UnDF, deve disponibilizar o processo de origem concluído ao executor do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere devidamente designado, acompanhado da respectiva Ordem de Serviço, para a realização da conformidade de acompanhamento e fiscalização.

Art. 16. As providências e decisões que estiverem situadas fora das atribuições do executor do contrato/convênio deverão ser informadas imediatamente à Diretoria de Contrato de Convênios - DICC/UAG/REIT/UnDF de modo que a autoridade competente possa adotar as medidas cabíveis.

Art. 17. Aplica-se às contratações realizadas por dispensa ou inexigibilidade de licitação, no que couberem, as disposições desta Instrução Normativa.

Art. 18. O disposto nesta Instrução Normativa não exime os executores das demais obrigações e deveres decorrentes da lei ou regulamento.

Art. 19. Deverá o servidor designado como executor de contratos, convênios e outros instrumentos, realizar o curso de “Execução de Contratos” oferecido pela EGOV ou outra instituição, devendo apresentar a Gerência de Contratos- GECONTR/DICC/UAG/REIT/UNDF, o Certificado de Conclusão do Curso.

Art. 20. Os executores designados por Ordem de Serviços deverão observar os modelos de documentos contidos no Anexo Único para fins de monitoramento e subsidiar a elaboração dos respectivos Relatórios Circunstanciados.

Art. 21. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO ÚNICO

RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE EXECUÇÃO DE CONTRATO/CONVÊNIO

1. DESCRIÇÃO DO CONTRATO

2. PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

3. OCORRÊNCIAS

Pagamentos

MONITORAMENTO DO SALDO CONTRATO

SIMONE PEREIRA COSTA BENCK

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 108, seção 1, 2 e 3 de 09/06/2022 p. 6, col. 2