ORDEM DE SERVIÇO Nº 11, DE 07 DE FEVEREIRO DE 2023
A DIRETORA EXECUTIVA, DA FUNDAÇÃO DE ENSINO E PESQUISA EM CIÊNCIAS DA SAÚDE, no uso das atribuições regimentais dispostas no art. 26, II, do Decreto nº 26.128, de 19 de agosto de 2005, publicado no DODF nº 159, de 22 de agosto de 2005, e considerando o art. 58 da Portaria Conjunta nº 02, de 26 de janeiro de 2023, publicada no DODF nº 20, de 27 de janeiro de 2023; e considerando a necessidade de regulamentar os procedimentos operacionais relativos à execução administrativa interna dos valores referentes às aquisições com recursos provenientes de contrapartida, no que tange aos 20% destinados à Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS), resolve:
Art. 1º Para os efeitos deste Regulamento, considera-se:
I - Área demandante: unidade solicitante, consumidora ou responsável pelo acompanhamento e guarda dos serviços ou bens da contratação, com nível mínimo de Gerência dentre as unidades orgânicas da FEPECS, na qual é originada a demanda.
II - Área técnica: área especializada na FEPECS, que detém competências técnicas sobre o objeto da contratação.
III - DAD: Documento da apresentação de demanda que contém identificação do demandante, justificativa, valor encontrado na pesquisa prévia e anuência do dirigente máximo da unidade administrativa demandante.
IV - Projeto básico: conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para definir e dimensionar a obra ou o serviço, ou o complexo de obras ou de serviços objeto da contratação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegure a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução.
V - Termo de referência: documento necessário para a contratação de bens e serviços, que deve conter, no que couber, conforme o caso concreto, os seguintes parâmetros e elementos descritivos:
a) definição do objeto, incluídos sua natureza, os quantitativos, o prazo do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação;
b) fundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes ou, quando não for possível divulgar esses estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas;
c) descrição da solução como um todo, considerado todo o ciclo de vida do objeto;
e) Indicação do Executor da contratação da área demandante;
f) Valor encontrado na pesquisa prévia, que deve ser estabelecido por meio simplificado, contendo ao menos um preço válido, realizada por meio de consulta a sítios eletrônicos de amplo domínio, diretamente a fornecedores, preços públicos de compras realizadas nos últimos 180 (cento e oitenta) dias ou consulta às informações da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), qualquer destes, atendendo a especificação contida no DAD ou Projeto Básico/Termo de Referência.
VI - Executor da contratação da área demandante: responsável pelo acompanhamento da execução, recebimento e atesto de obra ou fornecimento de bem ou serviço, com base no que foi firmado entre a IE e a empresa contratada.
VII - Dirigente: diretor, gerente e outra autoridade que possua vínculo com as unidades partícipes e que detenham poder decisório.
VIII - Concedente: órgão ou entidade da Administração Pública do Distrito Federal responsável pela concessão dos campos ou cenários para realização das práticas de ensino serviço em saúde referentes ao objeto do Termo de Convênio.
IX - Convenente: órgão ou entidade pública ou privada com a qual a Administração Pública do Distrito Federal pactua a execução de programas, projetos e atividades de interesse recíproco em regime de mútua colaboração.
X - Parecer Técnico: pronunciamento por escrito, claro e objetivo, de julgamento técnico, referente ao bem ou serviço objeto da contratação.
Art. 2º As aquisições de bens, prestações de serviços e outros, por meio de recursos oriundos de contrapartida de convênios, firmados entre a SES/DF e as Instituições de Ensino Privadas (IE), destinados à FEPECS, conforme dispõe o art. 9, XVII, a.1 e b.1 da Portaria Conjunta nº 02/2023 e suas atualizações, serão regidas pelas normas e procedimentos instituídos por esta Ordem de Serviço, bem como às disposições constitucionais, legais, regulamentares e regimentais vigentes.
Art. 3º Os processos de aquisições de bens, prestações de serviços e outros, realizados por convênio de contrapartida, de interesse da FEPECS, devem limitar-se aos objetos definidos nos art. 43, 44 e 46 da Portaria Conjunta nº 02/2023 e atualizações.
Art. 4º As aquisições de bens, prestações de serviços e outros, realizados por convênio de contrapartida, serão obrigatoriamente cumpridas pela instituição de ensino conveniada.
Parágrafo único. Cabe à instituição de ensino conveniada efetivamente cumprir a aquisição solicitada pela FEPECS utilizando a sua estrutura administrativa e observando a legislação de convênio de contrapartida vigente.
Art. 5º O processo de aquisições de bens, prestações de serviços e outros, realizado por convênio de contrapartida da FEPECS deverá ser composto pelas etapas e documentos seguintes.
Art. 6º A Instrução Processual na fase interna inicia-se com a autuação de processo específico com objetivo de atender a necessidade de contratação, através dos seguintes documentos e procedimentos, no sistema eletrônico de informações (SEI).
I - Documento de Apresentação de Demanda (DAD), modelo constante no Anexo I, com a identificação, justificativa da demanda e valor referencial obtido por meio de pesquisa simplificada, em conformidade com a legislação vigente e anuência do dirigente máximo da unidade administrativa demandante, dirigido ao Chefe da Unidade de Administração Geral (UAG);
I - Documento de Apresentação de Demanda (DAD), modelo constante no Anexo I, com identificação, justificativa da demanda e valor referencial obtido por meio de pesquisa simplificada, em conformidade com a legislação vigente e anuência do dirigente máximo da unidade administrativa demandante, dirigido ao Chefe da Unidade de Administração Geral (UAG), com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias da previsão da data de aquisição ou prestação de serviço, objeto do referido DAD. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Ordem de Serviço 78 de 05/09/2023)
a) O valor referencial deverá ser estabelecido por meio de pesquisa simplificada contendo ao menos um preço válido, realizada por meio de consulta a sítios eletrônicos de amplo domínio, diretamente a fornecedores, preços públicos de compras realizadas nos últimos 180 (cento e oitenta) dias ou consulta às informações da Nota Fiscal Eletrônica - NFe, qualquer destes, atendendo a especificação contida no DAD ou Projeto Básico/Termo de Referência.
II - Após o recebimento do DAD, a UAG encaminhará os autos à GRM para a realização de Pesquisa mercadológica nos termos da Portaria SEPLAG nº 514/2018 e atualizações;
a) Para efeitos de contrapartida, será adotada a menor proposta e, excepcionalmente, com a devida justificativa, poderá alcançar o valor de referência de que tratam os arts. 12 a 15 da Portaria-SEPLAG nº 514/2018.
III - Uma vez concluída a pesquisa mercadológica, os autos retornarão para a área demandante que deverá proceder com:
a) Parecer Técnico nos termos do inciso III do art. 55 da Portaria Conjunta nº 02/2023 e suas atualizações.
b) Elaboração de Termo de Referência em conformidade com o ANEXO D da Portaria Conjunta nº 02/2023 e suas atualizações, bem como:
1) Ser realizado por servidor responsável dentre as unidades orgânicas da FEPECS, na qual é originada a demanda;
2) Estar em conformidade com o previsto no DAD, Pesquisa Mercadológica e Parecer Técnico;
3) Ser assinado pelo servidor responsável pela sua elaboração e sua chefia imediata, se o caso requerer. Devendo ainda ser aprovado pela autoridade legitimada à solicitar contrapartida, nos termos do art. 54 da Portaria Conjunta Nº 02/20230 e alterações, e pelo chefe da UAG;
4) Conter indicação do executor da contratação da área demandante e substituto, conforme previsão no art. 55, IV, da Portaria Conjunta Nº 02/2023 e suas atualizações.
IV - Recebida o Termo de Referência ou Projeto Básico, a UAG consultará a Gerência de Execução de Convênios (GECONV) sobre a disponibilidade de recursos de contrapartidas suficientes para a execução da demanda;
a) Havendo recursos de contrapartida, deverá ser indicado à UAG os convênios que possam custear a demanda, o nome das Instituições, os valores apostilados disponíveis, bem como se tais valores referem-se ao convênio vigente ou proveniente de convênios anteriores, devendo estes ter preferência sobre aqueles.
V - Após o recebimento da informação de disponibilidade, o(a) Chefe da Unidade de Administração Geral entendendo pelo enquadramento da despesa à utilização de recursos de contrapartida autorizará a realização da aquisição por contrapartida indicando o valor máximo para aquisição bem como a instituição responsável pelo cumprimento.
VI - Uma vez verificada qualquer inconsistência nos documentos dispostos neste artigo, a área responsável terá 05 (cinco) dias para fins de adequação, sob pena de prejuízo ao prazo previsto no CAPUT. (Acrescido(a) pelo(a) Ordem de Serviço 78 de 05/09/2023)
Art. 7º A instrução processual na fase externa dar-se-á por meio de ofício à Instituição de Ensino conveniada e escolhida para o cumprimento da contrapartida, com vistas ao fornecimento dos bens, serviços ou outros, na seguinte ordem:
I - Ofício da UAG à Instituição de Ensino escolhida, conforme "ANEXO E" da Portaria Conjunta Nº 02/2023 e suas atualizações, devendo conter em seus anexos, no mínimo:
a) Projeto Básico/Termo de Referência, de acordo com inciso III, b, do art. 6º desta Ordem de Serviço.
b) A proposta de menor preço, e respectiva pesquisa mercadológica;
II - Manifestação da Instituição de Ensino conveniada, nos termos do art. 53º da Portaria Conjunta Nº 02/2023 e suas atualizações.
Parágrafo Único. Essa manifestação deverá conter no mínimo:
a) Informações de como se dará a aquisição/contratação do objeto consignado no Projeto Básico/Termo de Referência;
b) Cópia da proposta da empresa a ser contratada, devidamente atualizada;
c) Prazos e condições de entrega dos bens ou fornecimento dos materiais/serviços.
III - Autorização da UAG para contratação.
§ 1º Após o envio da autorização da contratação pela UAG à Instituição de Ensino, considerada a manifestação de que trata o item II deste artigo, o processo deverá ser remetido à GECONV, com vistas à área demandante e ao executor ou seu substituto, para fins de acompanhamento.
§ 2º Havendo negativa da Instituição de Ensino conveniada para o cumprimento da contrapartida, a execução se dará nos termos da Seção III, do Capítulo III - Das sanções, da Portaria Conjunta Nº 02/2023 e suas atualizações.
INSTRUÇÃO PARA RECEBIMENTO, ATESTO E QUITAÇÃO
Art. 8º A entrega será realizada no Núcleo de Material ou no local de utilização ou instalação dos bens ou serviços destinados à FEPECS, na seguinte ordem:
I - Para realizar a entrega a instituição deverá agendar junto à GECONV o local, a data e o horário.
a) No ato da entrega a empresa contratada deverá apresentar Documento Fiscal (nota fiscal ou documento equivalente) e/ou cópia do contrato firmado com a Instituição de Ensino Privada, conforme o caso;
b) Tratando-se de prestação de serviços a entrega se dará com o acompanhamento do executor da contratação da área demandante.
II - O recebimento se dará pelo executor da contratação da área demandante, com acompanhamento da GECONV, observando os seguintes critérios:
a) Requisitos e critérios definidos no Projeto Básico/Termo de Referência e legislação;
b) Valor autorizado para a aquisição/contratação.
III - Emissão de recebimento provisório ou definitivo, sem ou com ressalvas, conforme o caso.
a) O recebimento será realizado provisoriamente quando não for possível definir com exatidão ou tecnicamente que os bens e/ou serviços correspondam integralmente ao Projeto Básico/Termo de Referência ou dependam de parecer técnico da área demandante ou profissional especializado;
b) O recebimento será realizado definitivamente quando for possível aferir com exatidão todas as características dos bens e/ou serviços fornecidos.
Art. 9º O atesto da Nota Fiscal se dará pelo executor da contratação da área demandante quando atendidas as exigências do Projeto Básico/Termo de Referência sem ressalvas.
Art. 10. Após o recebimento e atesto da nota fiscal ou equivalente por parte da FEPECS, a Instituição de Ensino encaminhará à GECONV o Termo de Doação dos bens e/ou serviços, acompanhado da Nota Fiscal, no prazo de até 30 (trinta) dias. Ato contínuo, será emitido pela UAG o Termo de Quitação da Contrapartida, encaminhando-o à Instituição de Ensino, procedendo com o registro da execução da contrapartida e a baixa do valor executado.
Art. 11. Os processos com solicitação de contrapartida em andamento serão adequados a esta Ordem de Serviço no que couber.
Art. 12. Os casos omissos serão dirimidos pela Diretoria Executiva (DE), ouvido o Chefe da Unidade de Administração Geral (UAG) da FEPECS.
Art. 13. Esta Ordem de Serviço entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Art. 14. Fica revogada a Ordem de Serviço nº 96, de 24 de novembro de 2021, publicada no DODF nº 221, de 26 de novembro de 2021, p.43.
INOCÊNCIA ROCHA DA CUNHA FERNANDES
MINUTA DOCUMENTO DE APRESENTAÇÃO DA DEMANDA DAD RECURSO DE CONTRAPARTIDA
Cargo/Matrícula (autoridade da Unidade demandante)
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 29, seção 1, 2 e 3 de 09/02/2023 p. 21, col. 2