ORDEM DE SERVIÇO Nº 51, DE 12 DE MAIO DE 2020

O SUBSECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO SOCIAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições regimentais previstas no artigo 16 do Decreto nº 38.362, de 26 de julho de 2017, e das competências legais impostas pelo artigo 29 do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010, e ainda considerando a legalidade, a moralidade, a probidade e a eficiência dos atos e fatos administrativos, a ideal dinâmica de acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos, resolve:

Art. 1º Estabelecer diretrizes para a gestão, acompanhamento e fiscalização da execução de Contratos, Convênios, Acordos e outros instrumentos congêneres celebrados pela Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social do Distrito Federal - SEDES/DF.

Art. 2º Os Gestores dos Contratos, Convênios, Acordos e outros instrumentos congêneres firmados pela Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social do Distrito Federal deverão elaborar o RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE EXECUÇÃO DE CONTRATO/CONVÊNIO sobre o acompanhamento, a fiscalização e o andamento dos respectivos contratos e instrumentos congêneres de sua(s) competência(s), devendo conter, impreterivelmente, as seguintes informações:

I - número do contrato ou equivalente e número do(s) processo(s);

II - o objeto contratado;

III - o nome da empresa contratada e número do CNPJ;

IV - a data da contratação e da vigência contratual;

V - a fundamentação legal da contratação;

VI - os valores contratados - incluindo acréscimos/decréscimos e reajustes se houver, valores executados e o saldo contratual;

VII - a dinâmica de acompanhamento e fiscalização do contrato/convênio pelo Gestor;

VIII - manifestação quanto ao cumprimento integral das obrigações previstas em edital de licitação, proposta comercial e/ou Contrato/Convênio, pelo (a) contratado (a);

IX - ocorrências relacionadas com a execução do contrato, solicitações e/ou determinações apresentadas à empresa a fim de regularizar as falhas observadas, constantes no modelo de Relatório Circunstanciado de Execução de Contrato/Convênio (ANEXO I);

X - as eventuais ocorrências relacionadas à apresentação de documentos e/ou certidões necessárias para pagamento das faturas;

XI - as eventuais glosas no valor a ser pago, proveniente de ocorrências relacionadas com a execução do Contrato/Convênio;

XII - outras informações relevantes que não se enquadrem nos itens acima.

Art. 3º O Relatório Circunstanciado de Execução de Contrato/Convênio deverá ser encaminhado a Subsecretaria de Administração Geral - SUAG no prazo mínimo de 05 (cinco) dias úteis antes da data do seu vencimento, juntamente com a nota fiscal/fatura devidamente atestada. O atesto deverá ser realizado fora do relatório circunstanciado em documento SEI próprio denominado “Atesto" – ANEXO II, bem como encaminhamento das certidões de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista de acordo com a legislação vigente, e onde couber, os demais documentos constantes no documento SEI CHECK-LIST DO GESTOR CONTRATUAL (ANEXO III).

Art. 4º As multas, encargos ou demais penalidades geradas por eventuais atrasos na entrega de fatura (s) ou nota (s) fiscal (is) serão de exclusiva responsabilidade do (a) gestor (a) do contrato ou convênio, ou do (a) servidor (a) que der causa ao atraso no encaminhamento das referidas documentações aos setores competentes.

Art. 5º O contratado deverá apresentar/entregar a fatura diretamente ao Protocolo da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social do Distrito Federal, acompanhada da documentação fiscal correspondente, que remeterá ao gestor do contrato/convênio nos termos do §2º, art. 59, do Decreto nº 32.598/2010.

Art. 6º O gestor do contrato/convênio deverá dar ciência, à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, para adoção de medidas de sua alçada, imediatamente quanto a ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades ao contratado, e comunicá-la com 120 (cento e vinte) dias de antecedência quanto ao término do contrato/convênio.

Art. 7º O gestor contratual deverá manifestar à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG a necessidade ou não da continuidade do contrato com no mínimo 90 (noventa) dias de antecedência do término de sua vigência, com a devida justificativa e manifestação da contratada.

§ 1º Na hipótese de renovação contratual, o gestor do contrato/convênio deverá providenciar a documentação pertinente à instrução processual no mínimo 60 (sessenta) dias antes do término da vigência do contrato.

§ 2º Na hipótese de não renovação contratual, a área demandante/técnica responsável pelo ajuste deverá providenciar a elaboração de novo Projeto Básico/Termo de Referência, a ser apresentado com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias do término de sua vigência, com a ratificação do respectivo titular da Unidade ou Subsecretaria.

§ 3º Na hipótese de manifestação contrária a renovação contratual, o gestor do contrato deverá adotar as providências cabíveis para encerramento do processo, onde deve conter Relatório Circunstanciado Final.

Art. 8º É de competência do Subsecretário ou Chefe de Unidade responsável pela área demandante/técnica, indicar o gestor de contrato, bem como o supervisor ou comissão gestora, observadas as disposições contidas no Decreto nº 32.598/2010 e na Lei n.º 8.666/1993, e posteriormente encaminhar à Subsecretaria de Administração Geral - SUAG, que adotará as providências necessárias à sua formalização.

Art. 9º Os gestores de contratos, convênios e demais instrumentos congêneres deverão observar a legislação vigente, em especial as regras previstas no artigo 67 da Lei nº 8.666/93, no artigo 41 do Decreto nº 32.598/2010, na Portaria nº 29 - SGA, de 25 de fevereiro de 2004, publicada no DODF nº 38, de 26/02/2004, bem como as orientações complementares elencadas na Cartilha do Executor de Contrato do Distrito Federal, conforme Portaria nº 222 SEPLAG, de 30 de dezembro de 2010, publicada no DODF nº 249, de 31/12/2010, e na Instrução Normativa nº 01, da Corregedoria Geral do Distrito Federal - CGDF, de 22 de dezembro de 2005, publicada no DODF nº 243, de 26/12/2005.

Art. 10. Cabe aos gestores de contratos, convênios e demais instrumentos congêneres a organização das informações contidas nos processos SEI a que se referem o contrato gerido, devendo-o manter a seguinte estrutura mínima de organização dos processos:

I - Processo de contratação/técnico: deve compreender todos os estudos e temas que envolveram a contratação em questão, termos de referência, projetos básicos, seus aditivos contratuais, seus empenhos, pareceres, editais e indicação de executores;

II - Processo de pagamento: deve compreender todas as solicitações de pagamentos realizados pelo gestor do contrato/convênio, juntamente com sua memória de cálculo, relatório circunstanciado, atestos e roteiros, proposições de glosa, notas de lançamento, previsões de pagamento e ordem bancária.

§ 1º Os processos de pagamento indicados no item II podem ser mensais, anuais ou únicos, a depender do volume de documentos necessários a cada ciclo de pagamento, cabendo ao gestor juntamente com auxílio da Coordenação de Orçamento, Finanças, Contratos e Convênios - COFIC/SEDES sua deliberação, que por sua vez deverá manter o controle de todos os processos.

§ 2º Todos os processos devem ser relacionados utilizando-se a ferramenta SEI "Relacionamentos do Processo", disponível no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

Art. 11. Os anexos I, II e III desta Ordem de Serviço serão disponibilizados na Intranet da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social e no formato de "modelo" do Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

Art. 12. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 13. Revogam-se as disposições em contrário.

RAFAEL TOMAZ DE MAGALHÃES SAUD

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 91, seção 1, 2 e 3 de 15/05/2020 p. 9, col. 2