Legislação Correlata - Ordem de Serviço Conjunta 4 de 10/11/2020
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001, DE 10 DE MARÇO DE 2017.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições regimentais e tendo em vista a competência que lhe foi delegada pelo artigo 105, III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, consoante às disposições do Decreto nº 34.023/2012, e suas alterações posteriores, e Decreto nº 36.561, de 19 de junho de 2015, resolve:
Art. 1º Estabelecer as responsabilidades concernentes à produção, arquivo e manuseio de documentos e informação cuja produção e arquivamento esteja relacionada ao atendimento médico, bem como ao expediente médico e/ou administrativo, no âmbito da Subsecretaria de Segurança e Saúde no Trabalho - Subsaúde.
Art. 2º O prontuário médico-pericial é composto pelo conjunto de documentos produzidos em sede do atendimento médico-pericial, da medicina do trabalho ou demais atendimentos realizados por outros profissionais de saúde, ou mesmo em decorrência destes, cujo arquivamento, ou salvamento eletrônico, corresponderá à ordem cronológica da realização de cada atendimento, ou por impulso dado pela administração pública a documentos oficiais cujo arquivamento em prontuário tenha sido determinada ou a requerimento do interessado.
I - os documentos originais são denominados primários;
II - todo documento reproduzido é denominado secundário.
Art. 3º Compete à Subsaúde a guarda, monitoramento e controle do conjunto documental que compreende o prontuário médico-pericial em seu sistema de arquivos deslizantes.
I - o controle de fluxo, entrada e saída de prontuários do arquivo, poderá ser realizada por via eletrônica ou documental, a critério da autoridade de segurança e saúde no trabalho. Sendo presumidamente verdadeiras as informações que, por ventura, venham a serem registradas eletronicamente;
II - os prontuários, via de regra, não deverão sair da sede da Subsaúde. Contudo, em caráter excepcional, poderá a chefia da perícia médica, ou superior hierárquico, autorizar sua retirada junto ao arquivo, mediante registro em protocolo, somente em razão de necessidade própria de serviço externo, quando, por exemplo, para realização de perícia médica hospitalar, domiciliar para fins de assistência técnica e/ou perícias judiciais.
Art. 4º O arquivamento dos prontuários corresponderá a ordem crescente do número de matrícula do servidor, admitindo-se ainda outra forma de identificação desde que esta esteja em consonância com a forma de identificação usual da autoridade de gestão de pessoas, podendo haver segregação por regime jurídico ou mesmo por órgão de lotação a critério da Subsaúde.
Parágrafo único. Nos casos em que o servidor acumular mais de um cargo, cada matrícula deverá corresponder a um prontuário. No entanto, os mesmos deverão estar juntados, sendo o que corresponder a matrícula mais recente de caráter secundário em relação àquele que representar a matrícula mais antiga.
Art. 5º A temporalidade total de guarda dos prontuários médicos-periciais é de 100 anos, nos termos definidos pelo Código de Classificação de Documentos de Arquivo, conforme a tabela de temporalidade de documentos, sob o código nº 026.192, consoante às disposições da Portaria nº 03, de 22 de janeiro de 1998.
Parágrafo único. A eliminação de qualquer desses documentos, ainda que parcial, deverá ser precedida da formação de uma comissão específica, que ficará incumbida da realização de inventário, composta por servidores, regidas por conselho de classe, cuja expertise compreenda também a manipulação das informações sigilosas eventualmente inscritas nos mesmos.
Art. 6º No caso de algum servidor que vier a tomar posse em outro cargo, o prontuário médico-pericial que corresponder ao cargo anteriormente exercido não deverá compor os registros funcionais inerentes ao novo cargo. Devendo ser arquivado, em arquivo permanente, podendo, no entanto, ser compulsado, por Junta Médica Oficial ou a requerimento da chefia de perícia médica, para subsidiar análise que compreenda investigação de vida pregressa.
Art. 7º As solicitações de cópias dirigidas à Subsaúde deverão ser realizadas via sistemas de ouvidoria, preferencialmente pelo Sistema de Informação ao Cidadão, e-SIC ou pela central de atendimento telefônico, número162.
§ 1º com vistas ao ressarcimento dos custos dos serviços e dos materiais utilizados, sobre as reproduções que ultrapassarem 20 páginas, incidirá a cobrança conforme os valores estabelecidos pela Portaria nº 116, de 11 de junho de 2008.
I - ficam isentas das taxas referidas no §1º as cópias cujo montante não excedam a 20 páginas.
§ 2º aplicam-se às solicitações de cópias os prazos e regramentos da lei de acesso à informação, lei distrital nº 4.990, de 12 de dezembro de 2012, regulamentada pelo Decreto Distrital nº 34.276, de 11 de abril de 2013, nos termos da lei federal nº 12.527, 18 de novembro de 2011.
§ 3º Está isento de ressarcir os custos dos serviços e dos materiais utilizados aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei Federal nº 7.115, de 29 de agosto de 1983.
§ 4º para atendimento das solicitações de reprodução, as páginas de prontuários médicos deverão ser numeradas, ainda que manualmente.
§ 5º os sucessores naturais, cônjuge, ascendente, descendente ou irmão, poderão requerer vistas ou cópia do prontuário, ainda que parcial, sem necessidade de autorização judicial, desde que aberta a sucessão comprovada mediante apresentação de cópia do atestado de óbito do(a) ex-servidor(a) juntamente com documento de identificação oficial com foto.
§ 6º toda reprodução, ainda que digital, deve ser feita mediante requerimento a termo, na forma dos prazos referidos no §2º, deste artigo, vedada a fotografia, ou reprodução similar de imagem, de quaisquer documentos que componham o prontuário médico-pericial.
Art. 8º A informação que vier a ser registrada, em prontuário, em decorrência de atendimento realizado no âmbito da Subsecretaria de Segurança e Saúde no Trabalho, tem caráter de sigilo.
I - fica garantido, o direito de proteção à intimidade do servidor que sobre àquele profissional de saúde depõe os sinais e sintomas de seu corpo, bem como o relato de sua vida pessoal e profissional que motivou seu afastamento;
II - o sigilo médico-pericial somente poderá ser quebrado por força de determinação judicial ou a requerimento do interessado;
III - não se aplica as restrições de acesso ao sigilo médico-pericial às diligências, requerimentos e decisões advindas do Tribunal de Contas do Distrito Federal.
Art. 9º No caso de suspeita de extravio de prontuário, ou de qualquer de seus documentos, a Subsaúde deverá:
I - realizar verificação dentre todos os setores que compõem sua estrutura, de forma a empreender esforços contínuos objetivando a localização do mesmo;
II - se não encontra-lo, tomar as medidas administrativas cabíveis à apuração dos fatos;
III - providenciar a confecção de uma segunda via, preferencialmente com documentos que retratem informações fiéis ao documento original, devendo haver comunicação expressa ao(a) interessado(a).
Art. 10. Objetivando o controle e monitoramento dos afastamentos concedidos sob o fundamentos das licenças elencadas no art. 130, II, IX e X, da Lei Complementar nº 840, de 23 de dezembro de 2011, os dados relacionados ao afastamento deverão ser registrados no Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH, ou equivalente.
§ 1º somente os servidores autorizados pela Subsaúde poderão ter acesso às informações sigilosas registradas no SIGRH, tais como a Classificação Internacional de Doenças - CID 10;
§ 2º caberá aos gestores do sistema SIGRH a proteção do sigilo das informações médicas inseridas no sistema.
§ 3º não se aplica ao Tribunal de Contas do Distrito Federal as vedações de acesso às informações sigilosas tratadas neste artigo.
§ 4º o lançamento dessas informações ficará a cargo da Subsaúde, podendo esta fomentar a realização de parcerias, por instrumento próprio publicada em Diário Oficial do Distrito Federal, com outros entes que possam colaborar na inserção desses dados no SIGRH ou sistema equivalente.
I - Deverão ser resguardadas todas as informações de caráter sigiloso que, por ventura, seja dado o acesso através do prontuário médico-pericial, sem prejuízo das sanções administrativas, cíveis e/ou penais cabíveis no caso de haver quebra do sigilo médico-pericial ou ao direito à inviolabilidade e à intimidade da informação contida no respectivo prontuário.
Art. 11. Cabe a Diretoria de Epidemiologia em Saúde do Servidor a produção, elaboração e divulgação de informações relativas aos dados epidemiológicos, estatísticos e gerenciais das atividades desenvolvidas pela Subsaúde, atendendo tão somente as demandas que, por ventura, sejam oriundas desta Secretaria, sob o crivo do Gabinete/SEPLAG e/ou do Subsecretário da Subsaúde.
Art. 12. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 13. Revogam-se as disposições em contrário.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 51, seção 1, 2 e 3 de 15/03/2017 p. 9, col. 2