Legislação Correlata - Ordem de Serviço 63 de 18/03/2022
PORTARIA Nº 918, DE 14 DE SETEMBRO DE 2021
Dispõe sobre o fluxo da Declaração de Óbito e investigação da causa básica de óbito no Distrito Federal e revoga a Portaria nº 1013, de 13 de dezembro de 2019 – Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II, do artigo 448 do Regimento Interno da Secretaria do Estado de Saúde do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto n° 34.213, de 14 de março de 2013, publicado no DODF n° 54, de 15 de março de 2013;
Considerando a Lei nº 8.080, de 19 de setembro de 1990, que dispõe sobre as condições para a promoção, proteção e recuperação da saúde, a organização e o funcionamento dos serviços correspondentes e dá outras providências;
Considerando a Portaria MS/GM nº 1405, de 29 de junho de 2006, que institui Esclarecimentos de Causas Mortis;
Considerando o disposto na Portaria n° 116/GM, de 11 de fevereiro de 2009, que regulamenta o conjunto de ações que compõe o Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM) em nível nacional e distrital;
Considerando a Portaria nº 47 MS/SVS, de 03 de maio de 2016 que define parâmetros para monitoramento da regularidade na alimentação do Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM), para fins de manutenção do repasse de Recursos do Piso Fixo de Vigilância em Saúde (PFVS) e do Piso Variável de Vigilância em Saúde (PVS), do Bloco de Vigilância em Saúde;
Considerando que a Declaração de Óbito (DO) é o documento oficial que atesta a morte de um indivíduo e que o Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM) é o instrumento oficial do Ministério da Saúde para a informação sobre óbitos em todo o território nacional;
Considerando que a Declaração de Óbito (DO) é documento de preenchimento obrigatório pelos médicos, com atribuições e responsabilidades detalhadas pela Resolução n° 1.779 de 2005 do Conselho Federal de Medicina;
Considerando a resolução número 2.171, de 30 de outubro de 2017, do Conselho Federal de Medicina, que tornou obrigatória a criação das comissões de Revisão de Óbito em todas as unidades hospitalares e Unidades de Pronto Atendimento (UPA);
Considerando que a identificação das principais causas de óbito e fatores de risco associados à mortalidade em todas as faixas etárias, assim como a definição de estratégias de prevenção são ações prioritárias para Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal;
Considerando que a agilidade no acesso à informação e a oportunidade da investigação em tempo hábil são aspectos fundamentais para o sucesso de ações e prevenção do óbito;
Considerando que o esclarecimento da causa básica do óbito é de suma importância para o planejamento e avaliação de políticas públicas de saúde;
Considerando que a Política Nacional de Qualificação da Informação das Causas de Morte tem como estratégia fundamental a investigação de óbito por causas pouco úteis; Considerando o risco de fraudes ou do uso inadequado da DO;
Considerando a Portaria nº 2529/2004 que institui o subsistema nacional de epidemiologia hospitalar; Considerando a necessidade de implantação do Sistema Vigilância DF, resolve:
Art. 1º Implantar no âmbito do Distrito Federal o fluxo da Declaração de Óbito (DO), desde a distribuição até a coleta, passando pelo processamento dos dados, pela avaliação, pelo monitoramento e divulgação de informações, em consonância com o fluxo nacional.
Art. 2º Organizar o conjunto de ações relativas à investigação, à consolidação, ao processamento de dados, à avaliação e divulgação de informações sobre os óbitos de residentes ou não residentes ocorridos no Distrito Federal, os quais compõem o Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM).
DAS COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES
Art. 3º Compete à Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal (SES-DF) a gestão distrital do Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM), conforme arts. 4º e 8º da Portaria nº 116 MS/SVS.
Parágrafo Único: Cabe à Subsecretaria de Vigilância em Saúde, da Secretaria de Estado da Saúde do Distrito Federal (SVS/SES-DF) coordenar as ações relacionadas ao Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM), promover a articulação com os demais órgãos do governo em nível distrital e federal, e a normatização do fluxo do óbito.
Art. 4º São atribuições dos serviços, estabelecimentos de saúde, instituições e profissionais de saúde envolvidos com o Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM):
I– Diretoria de Vigilância em Saúde (DIVEP):
a) Monitorar ações estratégicas pactuadas com o Ministério da Saúde;
b) Divulgar dados, informações e análises epidemiológicas, garantindo o sigilo e anonimato das informações pessoais;
c) Designar o interlocutor do Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM) no Distrito Federal.
II– Gerência de Informação e Análise de Situação de Saúde (GIASS):
a) Receber e armazenar adequadamente os formulários de Declaração de Óbito oriundos do Ministério da Saúde;
b) Distribuir os formulários de Declaração de Óbito para os estabelecimentos de saúde, serviços que atestam óbitos e médicos envolvidos com o óbito, conforme critérios internos estabelecidos para organização do serviço;
c) Receber a via branca (primeira via) das DO emitidas;
d) Efetuar a inserção de dados da DO no SIM;
e) Avaliar a regularidade, completude, consistência e integridade dos dados no SIM;
f) Monitorar no SIM e no Sistema Vigilância DF a utilização das declarações de óbito distribuídas;
g) Monitorar os indicadores operacionais e epidemiológicos do sistema;
h) Designar os servidores para monitorar e avaliar as investigações de óbitos realizadas nas unidades hospitalares, Unidades de Pronto Atendimento (UPA) e Serviços de Assistência Domiciliar (Home Care) por meio das comissões de revisão de óbitos;
i) Designar os servidores para monitorar e avaliar as investigações de óbitos realizadas por médicos que atestam o óbito domiciliar não contemplados pelo Serviço de Verificação de Óbito (SVO);
j) Designar os servidores para monitorar e avaliar as investigações de óbitos realizadas nos serviços que atestam óbitos não listados anteriormente;
k) Estabelecer diretrizes e normas técnicas, em caráter complementar à atuação do nível federal, para o funcionamento da investigação da causa básica de óbito no Distrito Federal (DF);
l) Estabelecer fluxos e rotinas para o envio dos dados sobre as investigações de causa básica de óbito junto as instituições e médicos que atestam óbitos;
m) Definir prazo para encerramento da investigação da causa básica de óbito e alimentação do sistema, respeitando as normas estabelecidas pela SVS/MS;
n) Disponibilizar, para as instituições e médicos que atestam óbitos, formulário padrão para investigação da causa básica de óbito por meio do Vigilância-DF, com finalidades epidemiológicas, além dos formulários de investigação de morte materno e infantil padronizados pelo Ministério da Saúde;
o) Enviar os dados da investigação da causa básica de óbito à SVS/MS regularmente, respeitando os prazos estabelecidos;
p) Avaliar a regularidade, completude, consistência e integridade dos dados acerca da causa básica de óbito, efetuando os procedimentos para a manutenção da qualidade da base de dados do sistema;
q) Registrar no SIM as declarações de óbito devolvidas inutilizadas, rasuradas e/ou canceladas pelos serviços e médicos.
III- Comissões de revisão de óbitos das unidades hospitalares (unidades hospitalares públicas, particulares e pertencentes a institutos), Unidades de Pronto Atendimento (UPA), Serviço de Assistência Domiciliar (Home Care) e outras:
a) Realizar as investigações dos óbitos ocorridos em sua unidade, de acordo com as orientações, treinamentos, prazos e notas técnicas disponibilizadas pela Giass/Divep/ SVS/SES-DF;
b) Enviar os formulários de investigação preenchidos à GIASS, por meio eletrônico vigente (Vigilância-DF) ou outro indicado pela GIASS, conforme cronograma pactuado e divulgado periodicamnete.
IV- Hospitais Públicos, Privados e Unidade de Pronto Atendimento (UPA):
a) Instituir e prover condições para o pleno funcionamento da comissão de revisão de óbito;
b) Obter juntos à GIASS o quantitativo de formulários de Declaração de Óbito destinado à unidade de saúde;
c) Armazenar os formulários das DO em local seguro;
d) Designar responsável técnico para controlar a emissão das DO na unidade de saúde;
e) Verificar se todos os campos da DO foram devidamente preenchidos, em caso negativo, proceder o preenchimento;
f) Garantir nos prontuários médicos as informações necessárias para o fechamento da causa básica do óbito;
g) Encaminhar a via branca da DO (1ª via – Secretaria de Saúde) para Comissão de Óbito da instituição no prazo de 24h, após emissão por profissional competente;
h) Inserir no Sistema Vigilância DF ou outro indicado pela GIASS as informações solicitadas nos prazos estabelecidos em nota técnica, bem como anexar a DO digitalizada e outros documentos digitalizados considerados relevantes;
i) Entregar a via branca das declarações de óbito emitidas (1ª via – Secretaria de Saúde), de forma sequenciada na GIASS, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da data do óbito;
j) Entregar aos familiares ou representante do falecido a via amarela da DO emitida (2ª via – Cartório de Registro Civil) para assentamento do óbito no Cartório de Registro Civil;
k) Arquivar a via rosa das Declarações de Óbito emitidas (3ª via – Unidade de Saúde) no estabelecimento de saúde para controle interno;
l) Inserir no Sistema Vigilância DF ou outro indicado pela GIASS as declarações de óbito que foram inutilizadas no formato digitalizado nos prazos estabelecidos em nota técnica;
m) Devolver à GIASS as declarações de óbito inutilizadas para que se proceda o devido cancelamento junto ao Sistema de Informação sobre mortalidade (SIM) no prazo máximo de 30 (trinta) dias.
V- Serviço de Verificação de Óbito (SVO):
a) Obter junto à GIASS o quantitativo de formulários de Declaração de Óbito destinados ao serviço;
b) Designar responsável técnico para controlar a emissão das declarações de óbito no serviço de saúde;
c) Preencher corretamente todos os campos da DO emitida
d) Inserir no sistema Vigilância DF as informações solicitadas, bem como anexar a DO digitalizada e incluir o laudo da necropsia realizada, nos prazos estabelecidos em nota técnica;
e) Encaminhar a via branca da declaração de óbito (1ª via – Secretaria de Saúde), de forma sequenciada, para GIASS no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da data do óbito;
f) Entregar aos familiares ou representante do falecido a via amarela (2ª via – Cartório de Registro Civil) para assentamento do óbito no cartório de registro;
g) Arquivar a via rosa da DO emitida (3ª via – Unidade de Saúde) na instituição para controle interno;
h) Fornecer excepcionalmente apenas um formulário de Declaração de Óbito, pertencente a GIASS sob domínio do SVO, para estabelecimento de saúde, serviço de saúde ou profissional médico, em finais de semana ou feriado;
i) Encaminhar à GIASS mensalmente por meio eletrônico (Vigilância-DF) ou outro indicado pela GIASS a lista das declarações de óbito distribuidas;
j) Inserir no Sistema Vigilância DF ou outro indicado pela GIASS as declarações de óbito que foram inutilizadas no formato digitalizado nos prazos estabelecidos em nota técnica;
k) Devolver à GIASS as declarações de óbito inutilizadas para que se proceda o devido cancelamento junto ao Sistema de Informação sobre mortalidade (SIM) no prazo máximo de 30 (trinta) dias.
VI- Serviço de Assistência Domiciliar (Home Care):
a) Obter junto à GIASS o quantitativo de formulários de Declaração de Óbito destinados ao serviço;
b) Guardar os formulários das DO em local seguro;
c) Designar responsável técnico para controlar a utilização das declarações de óbito na unidade de saúde;
d) Preencher corretamente todos os campos das declarações de óbito emitidas;
e) Inserir no sistema Vigilância DF as informações necessárias, bem como anexar a DO digitalizada e outros documentos digitalizados que possam ser solicitados nos prazos estabelecidos em nota técnica;
f) Entregar a via branca da DO (1ª via – Secretaria de Saúde), de forma sequenciada, na GIASS, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da data do óbito;
g) Entregar aos familiares ou representante do falecido a via amarela da DO (2ª via – Cartório de Registro Civil) para assentamento do óbito no Cartório de Registro Civil;
h) Arquivar a via rosa das declarações de óbito emitidas (3ª via – Unidade de Saúde) nas dependências do serviço para controle interno;
i) Inserir no Sistema Vigilância DF ou outro indicado pela GIASS as declarações de óbito que foram inutilizadas no formato digitalizado nos prazos estabelecidos em nota técnica;
j) Devolver à GIASS as declarações de óbito inutilizadas para que sejam canceladas junto ao Sistema de Informação sobre mortalidade (SIM) no prazo máximo de 30 (trinta) dias.
VII- Profissionais de Saúde (Médicos):
a) Obter junto à GIASS o quantitativo de formulários de Declaração de Óbito destinados ao profissional de saúde (Médico),
b) Guardar os formulários das DO em lugar seguro;
c) Preencher corretamente todos os campos da Declaração de Óbito;
d) Inserir no sistema Vigilância DF as informações necessárias para investigação da causa básica de óbito, bem como anexar a DO emitida digitalizadas e documentos digitalizados que possam ser solicitados pela GIASS nos prazos estabelecidos em nota técnica;
e) Encaminhar a via branca da DO (1ª via – Secretaria de Saúde), de forma sequenciada, na GIASS, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da data do óbito;
f) Entregar aos familiares a via amarela da Declaração de Óbito emitida (2ª via – Cartório de Registro Civil) para assentamento do óbito no Cartório de Registro Civil; g) Arquivar a via rosa da DO emitida (3ª via – Unidade de Saúde) para controle;
h) Inserir no Sistema Vigilância DF ou outro indicado pela GIASS as declarações de óbito que foram inutilizadas no formato digitalizado nos prazos estabelecidos em nota técnica;
i) Devolver à GIASS as declarações de óbito inutilizadas para que sejam canceladas junto ao Sistema de Informação sobre mortalidade (SIM) no prazo máximo de 30 (trinta) dias.
VIII– Instituições não contempladas nos itens anteriores:
a) Obter junto à GIASS o quantitativo de formulários de Declaração de Óbito destinados a instituição;
b) Guardar os formulários das Declarações de Óbito em local seguro;
c) Designar responsável técnico para controlar a utilização das Declarações de Óbitos na instituição;
d) Preencher corretamente todos os campos da DO emitida;
e) Inserir no Sistema Vigilância DF as informações solicitadas pelo sistema, bem como a DO digitalizada e outros documentos digitalizados solicitados pela GIASS nos prazos estabelecidos em nota técnica;
f) Entregar a via branca das declarações de óbito emitidas (1ª via – Secretaria de Saúde), de forma sequenciada na GIASS, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da data do óbito;
g) Entregar aos familiares ou representante do falecido a via amarela da DO (2ª via – Cartório de Registro Civil) para assentamento do óbito no Cartório de Registro Civil; inexistindo aqueles, encaminhar para o cartório a via amarela (2ª via – Cartório de Registro Civil), para o mesmo fim;
h) Arquivar a via rosa das Declarações de Óbito emitidas (3ª via – Unidade de Saúde) no instituto para controle interno;
i) Inserir no Sistema Vigilância DF ou outro indicado pela GIASS as declarações de óbito que foram inutilizadas no formato digitalizado nos prazos estabelecidos em nota técnica;
j) Devolver à GIASS as declarações de óbito inutilizadas para que sejam canceladas junto ao Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM) no prazo máximo de 30 (trinta) dias;
Art. 5º É proibido aos estabelecimentos de saúde púbicos e privados, SVO, instituições, serviços de saúde e profissionais de saúde dar ou receber, emprestar ou tomar emprestado, ceder Declaração de Óbito retirada em seu cadastro, sob pena de responsabilidade administrativa, civil e criminal decorrente do uso indevido de documento público.
Art. 6º Instituições que atestam óbitos ou médicos que atestam óbitos que não cumpram as normas, prazos e fluxos estabelecidos nessa portaria e nas notas técnicas emitidas pela Gerência de Informação e Análise de Situação em Saúde (GIASS) poderão ter restrições na aquisição de novas Declarações de Óbito até que a notificação e investigação do óbito estejam regularizadas junto a Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal.
Art. 7º É obrigatória a notificação e investigação de todos os óbitos atestados nas instituições e serviços contemplados nesta portaria no Sistema Vigilância-DF conforme normas, prazos e fluxos estabelecidos nessa portaria e nas notas técnicas emitidas pela Gerência de Informação e Análise de Situação em Saúde (GIASS).
Art. 8º É obrigatória a notificação e investigação de todos os óbitos atestados por médicos fora do âmbito institucional no Sistema Vigilância-DF ou outro sistema estabelecido conforme normas, prazos e fluxos estabelecidos nessa portaria e nas notas técnicas emitidas pela Gerência de Informação e Análise de Situação em Saúde (GIASS).
Art. 9º A ausência de regularização da notificação e investigação de todos os óbitos atestados por instituições no Sistema Vigilância-DF ou outro sistema estabelecido conforme normas, prazos e fluxos estabelecidos nessa portaria e nas notas técnicas emitidas pela Gerência de Informação e Análise de Situação em Saúde (GIASS) ocasionará pena de responsabilidade administrativa, civil e criminal decorrente do uso indevido de documento público.
Art. 10. A ausência de regularização da notificação e investigação de todos os óbitos atestados por médicos fora do âmbito institucional conforme normas, prazos e fluxos estabelecidos nessa portaria e nas notas técnicas emitidas pela Gerência de Informação e Análise de Situação em Saúde (GIASS) ocasionará pena de responsabilidade administrativa, civil e criminal decorrente do uso indevido de documento público.
Art. 11. Para fins de acesso ao Sistema Vigilância-DF, fica regulamentada a utilização da assinatura eletrônica como registro inequívoco de signatário de ato, podendo ser:
a) Assinatura cadastrada: realizada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha.
DO DOCUMENTO PADRÃO E PROCESSAMENTO DE DADOS
Art. 12. A Declaração de Óbito é o documento oficial para lavratura do óbito e emissão da Certidão de Óbito junto aos Cartórios de Registro Civil, conforme art. 50, da Lei no 6.015/1973.
Parágrafo Único: O óbito deve ser notificado por meio do preenchimento do modelo padrão do formulário da Declaração de Óbito (DO) adotado pelo Ministério da Saúde e distribuído pela GIASS, sendo de uso obrigatório em todo o território nacional.
Art. 13. O extravio de Declaração de Óbito (DO) não emitida (em branco) deve ser comunicada ao Departamento de Policia Civil do Distrito Federal e posterior envio de cópia do Boletim de Ocorrência à GIASS para cancelamento do documento no Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM).
Art. 14. A utilização indevida da Declaração de Óbito (DO) deve ser denunciada aos órgãos competentes, comunicada à SVS/SES-DF por qualquer cidadão que tome conhecimento do fato.
Parágrafo Único. É vedado cobrar qualquer remuneração pelo fornecimento da Declaração de Óbito.
Art. 15. Todos os óbitos ocorridos no Distrito Federal devem ser declarados por meio de documento oficial (Declaração de Óbito), emitida por profissional competente, cujos dados integrarão a base oficial do Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM).
Parágrafo Único. É obrigatória anexar a via branca digitalizada da DO no Sistema Vigilância DF conforme normas, prazos e fluxos estabelecidos nessa portaria e nas notas técnicas emitidas pela Gerência de Informação e Análise de Situação em Saúde (GIASS), bem como a posterior remessa para à GIASS, a fim de inserir os dados no SIM.
Art. 16. Os arquivos de transferência do Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM) serão exportados semanalmente ao Ministério da Saúde por meio do Sistema de Transmissão de dados (SISNET), sob a responsabilidade do interlocutor estadual do sistema.
Art. 17. É obrigatório o sigilo e a confidencialidade dos dados e informações contidas na DO.
Art. 18. A disponibilização da base de dados do Sistema de Informação sobre Mortalidade (SIM) para pesquisas e estudos deverá respeitar os preceitos da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/11), Resolução nº 466/2012, que trata de pesquisas em seres humanos do Conselho Nacional de Saúde e mediante termo de responsabilidade assinado pelo pesquisador responsável.
Art. 19. Os prazos para a guarda das Declarações de Óbitos (DO) emitidas estão previstos no art. 41 da Portaria nº 116 MS/SVS.
Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 21 Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Portaria nº 1013, de 13 de dezembro de 2019.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 186, seção 1, 2 e 3 de 01/10/2021 p. 25, col. 1