DECRETO N° 2245 DE 24 DE ABRIL DE 1973.
(revogado pelo(a) Decreto 2858 de 18/03/1975)
Dispõe sobre a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal e dá outras providências.
O Governador do Distrito Federal, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 20, inciso II, da Lei n° 3.751, de 13 de abril de 1960.
Art. 1° - As atividades relacionadas com a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal serão executadas de acordo com o disposto neste Decreto.
Art. 2° - Considera-se documento oficial, para os efeitos deste Decreto, todo e qualquer documento arquivado pelas Secretarias do Estado, Procuradoria-Geral, Gabinetes Civil e Militar, Consultoria Jurídica, Administrações Regionais e Órgãos Relativamente Autónomos.
Art. 3° - O Arquivo Geral, da Secretaria de Administração, guardará por tempo indeterminado os seguintes documentos oficiais:
a) documentos históricos de qualquer natureza;
b) projetos ou plantas de urbanização ou construção;
c) folhas de pagamento de pessoal;
d) folhas ou cartões de frequência;
e) processos de inquérito administrativos;
f) processos de que hajam resultado punições a qualquer funcionário ou servidor do Distrito Federal;
g) originais de Decretos, Portarias, Ordens de Serviços, Decisões, Pareceres Normativos e demais documentos da mesma natureza;
h) estudos que tenham dado origem aos Decretos, Portarias e Ordens de Serviço.
§ 1° - Para os efeitos deste Decreto, são considerados históricos, dentre outros, os seguintes documentos:
a) os documentos que autorizaram a edificação de prédios ou monumentos tombados pelo património histórico do Distrito Federal;
b) documentos que deram ou vierem a dar origem à criação de órgãos ou entidades da Administração do Distrito Federal;
c) documentos relacionados com o traçado urbanístico e arquitetônico do Plano Piloto e Cidades Satélites do Distrito Federal;
d) cópias de Decretos de nomeação dos Prefeitos, Governadores, Secretários de Estados e dirigentes das entidades da Administração Indireta do Distrito Federal;
e) os documentos e estudos que deram origem ao Brasão de Armas e à Bandeira do Distrito Federal;
f) documentos e estudos que deram ou vieram a dar origem a leis básicas do Distrito Federal;
g) outros documentos, que por suas características e a critério da autoridade competente, vierem a ser considerados históricos.
§ 2° - Fica a Secretaria de Administração responsável pela organização e manutenção de um arquivo de documentos históricos.
Art. 4° - Serão guardados, no Arquivo Geral, pelo prazo de 10 (dez) dias, os seguintes papéis ou documentos, que representam compromissos da administração para com terceiros ou destes para com a administração:
a) processos de pagamento a fornecedores;
b) processos de pagamentos de terceiros à administração;
c) processos ou outros documentos fiscais;
d) processos de baixa de inscrição;
e) processos de comunicação sobre extravio de notas fiscais;
f) processos de defesa de auto-infração;
g) processos de concessão de direitos e vantagens a funcionários;
h) processos de concessão de serviços de táxi.
Art. 5° - Os papéis e documentos não abrangidos pelos artigos 3° e 4°, deste Decreto , serão arquivados pelo prazo de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, de acordo om a regulamentação a ser baixada pela Secretaria de Administração. (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 95 de 18/06/1973)
Art. 6° - Os papéis e documentos que, por exigência legal, são renovados anualmente serão guardados pelo prazo máximo de 2 (dois) anos, a partir do seu arquivamento.
Art. 7° - Os prazos de guarda dos processos e documentos serão contados a partir da data do despacho para arquivamento, exarado pela autoridade competente.
Art. 9° - A eliminação de todo e qualquer documento na Administração Direta do Distrito Federal, será efetuada exclusivamente pela Secretaria de Administração do Distrito Federal.
Art. 10 - Será designada pelo Secretário de Administração uma comissão incumbida de examinar e classificar os documentos que se encontrarem no Arquivo Geral, eliminando aqueles que, de acordo com os prazos estabelecidos neste Decreto, não mais justificaram a respectiva guarda. (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 97 de 29/06/1973)
Art. 11 - Os documentos eliminados serão inutilizados por destruição mecânica ou por processo adequado que assegura a sua total descaracterização.
§ 1° - A descaracterização dos documentos eliminados será feita sob a orientação, fiscalização e responsabilidade direta do órgão competente da Secretaria de Administração.
§ 2° - Após a descaracterização dos documentos eliminados, estes serão alienados através de licitação, promovida pelo órgão próprio da Coordenação do Sistema de material.
Art. 12 - Os documentos oficiais considerados de guarda, por tempo indeterminado, poderão ser eliminados, desde que previamente microfilmados e após a lavratura de termo em livro próprio, de acordo com o que dispõe a Lei n° 5 433, de 8 de maio de 1968, e o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.
Parágrafo único - os documentos oficiais de valor histórico não poderão ser eliminados sob nenhuma hipótese sendo, entretanto, permitida sua microfilmagem.
Art. 13 - Os casos omissos ou as dúvidas surgidas na execução deste Decreto serão resolvidos pela Comissão a que se refere o artigo 10 e, em última instância, pelo Secretário de Administração.
Art. 14 Este Decreto integra o Livro IV, da Consolidação das normas de Organizarão Administrativa do Distrito Federal, de acordo com o artigo 5°, do Decreto n° 1891, de 21 de dezembro de 1971.
Art. 15 - O presente Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Distrito Federal, 24 de abril de 1973.
85° da República e 13° de Brasília.
JÚLIO DE CASTILHO CACHAPUZ DE MEDEIROS
Secretário de Serviços Sociais
OCTÁVIO ODÍLIO DE OLIVEIRA BITENCOURT
Secretário de Serviços Públicos
MANOEL CARNEIRO DE ALBUQUERQUE FILHO
Secretário de Agricultura e Produção
AIME ALCIBÍADES SILVEIRA LAMAISON
Secretário de Segurança Pública
(Republicado do DISTRITO FEDERAL N° 62, de 25 de abril de 1973, Página 4, por haver saído com incorreção devida ao original)
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 67 de 04/05/1973
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 62, seção 1, 2 e 3 de 25/04/1973 p. 4, col. 3 Este texto não substitui o publicado no DODF nº 67, seção 1, 2 e 3 de 04/05/1973 p. 4, col. 1